文/湖南省遙感地質(zhì)調(diào)查監(jiān)測(cè)所 段穎群

我國(guó)的地勘體制在相當(dāng)長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)基本上沿用了蘇聯(lián)的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)模式。自20世紀(jì)90年代，地勘單位開始正式改革，經(jīng)過(guò)近30年的推進(jìn)，國(guó)家層面的地勘行業(yè)實(shí)施屬地化管理，事企分離，加快產(chǎn)業(yè)轉(zhuǎn)型。而地質(zhì)會(huì)計(jì)檔案作為地質(zhì)產(chǎn)業(yè)發(fā)展的成果結(jié)晶，反映了單位在社會(huì)變革、經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平等方面的真實(shí)情況，是服務(wù)社會(huì)大眾的關(guān)鍵憑據(jù)。地勘單位會(huì)計(jì)檔案的信息化建設(shè)是一項(xiàng)相當(dāng)重要的工作，利用信息化管理檔案，將有效提升檔案的使用率。

一、地勘單位會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)的重要性

會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)，就是指運(yùn)用科學(xué)的管理體制和方法，通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤、刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)據(jù)庫(kù)等軟硬件設(shè)備，建立便捷、高效的檔案管理信息化系統(tǒng)，接收、統(tǒng)計(jì)、歸檔、檢索和借閱會(huì)計(jì)檔案資料。自2019年1月1日起，《政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度》在行政事業(yè)單位實(shí)行，新的《政府會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度》要求采用“雙分錄”“雙報(bào)表”形式，在對(duì)會(huì)計(jì)核算提出更高要求的同時(shí)，還可以全面反映出一個(gè)單位的財(cái)務(wù)狀況和預(yù)算執(zhí)行情況。財(cái)政部、國(guó)家檔案局于2020年3月聯(lián)合發(fā)布了《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證入賬歸檔的通知》，明確規(guī)定電子會(huì)計(jì)檔案可以不再用紙質(zhì)形式保管，電子會(huì)計(jì)憑證與紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證具有同等的法律效力。

目前，湖南省各地勘單位都根據(jù)本單位的實(shí)際情況，統(tǒng)籌安排財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，在這一趨勢(shì)下，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理模式顯然已無(wú)法滿足現(xiàn)階段地勘單位的業(yè)務(wù)需求。地勘單位的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)需要在兩個(gè)方面加大完善力度：一是在制度建設(shè)方面，建立健全財(cái)務(wù)管理辦法，完善會(huì)計(jì)信息化管理制度；二是在技術(shù)手段方面，與供應(yīng)商合作，逐步加強(qiáng)單位的軟硬件設(shè)備，設(shè)置全面科學(xué)的核算系統(tǒng)，完善會(huì)計(jì)應(yīng)用系統(tǒng)中的總賬、報(bào)表、收付款合同、資產(chǎn)等模塊，構(gòu)建可供單位內(nèi)各部門資源共享的信息化平臺(tái)。通過(guò)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案信息化平臺(tái)，各職能部門可以查詢共享不涉密的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，進(jìn)一步提高會(huì)計(jì)檔案管理資源的利用效率，推動(dòng)地勘單位高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展。因此，新形勢(shì)下提高地勘單位會(huì)計(jì)檔案管理水平的主要手段就是要加快會(huì)計(jì)檔案的信息化建設(shè)。

二、地勘單位會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)及挑戰(zhàn)

（一）地勘單位會(huì)計(jì)檔案信息化的優(yōu)勢(shì)。一是會(huì)計(jì)檔案的形成直接通過(guò)計(jì)算機(jī)的辦公軟件來(lái)完成。會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、賬簿的錄入和修改都需要利用計(jì)算機(jī)的財(cái)務(wù)軟件，在會(huì)計(jì)檔案資料形成及利用過(guò)程中，信息技術(shù)已彰顯出其特有的優(yōu)勢(shì)。電子化、信息化的應(yīng)用進(jìn)一步簡(jiǎn)化會(huì)計(jì)制單的流程，提高財(cái)務(wù)工作的精度、速度。二是會(huì)計(jì)檔案的保管和利用一定程度上依賴信息化。會(huì)計(jì)檔案資料除了紙質(zhì)檔案外，還需要將當(dāng)年所形成的財(cái)務(wù)報(bào)告、報(bào)表等，經(jīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)存儲(chǔ)至移動(dòng)硬盤、光盤、U盤等介質(zhì)，不僅占用的空間縮小，而且可通過(guò)計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)無(wú)限次讀取應(yīng)用。三是自2020年起，財(cái)政部發(fā)布了《關(guān)于規(guī)范電子會(huì)計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》，明確真實(shí)的電子會(huì)計(jì)憑證和紙質(zhì)會(huì)計(jì)憑證具有同等的法律效力，從法律層面保障了會(huì)計(jì)電子檔案和紙質(zhì)檔案的統(tǒng)一性。

（二）地勘單位會(huì)計(jì)檔案信息化的挑戰(zhàn)。1.會(huì)計(jì)檔案保管不夠規(guī)范。大多數(shù)地勘單位的財(cái)務(wù)部門沒(méi)有設(shè)置專職的會(huì)計(jì)檔案管理人員，多數(shù)由會(huì)計(jì)甚至出納兼任。同時(shí)，由于會(huì)計(jì)檔案的特殊性，部分地勘單位存放財(cái)務(wù)部門管理的會(huì)計(jì)檔案，沒(méi)有按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)政部、國(guó)家檔案局令〔2015〕第79號(hào)）規(guī)定及時(shí)移交給單位檔案室保管，而是放在財(cái)務(wù)部門由財(cái)務(wù)人員自己保存管理；還有部分單位可能并沒(méi)有專業(yè)的檔案管理人員，文書檔案、科技檔案和會(huì)計(jì)檔案一并存放，沒(méi)有根據(jù)檔案類型加以區(qū)分保管。除此之外，移動(dòng)硬盤、U盤、光盤等電子存儲(chǔ)介質(zhì)在保管中也極容易因?yàn)閯澓?、損壞、潮濕等因素，而導(dǎo)致電子檔案無(wú)法正常使用。2.缺少先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)支撐。由于歷史原因，地勘單位傳統(tǒng)的檔案管理方法和技術(shù)都比較落后，信息數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容比較簡(jiǎn)單，而地勘單位會(huì)計(jì)信息化建設(shè)又需要現(xiàn)代新興技術(shù)作為支撐，因此缺少必要的技術(shù)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支持，導(dǎo)致地勘單位會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程緩慢，影響檔案信息的管理和運(yùn)轉(zhuǎn)。3.檔案管理人員素質(zhì)有待提高。隨著地勘單位的轉(zhuǎn)型升級(jí)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理提出了全新的技術(shù)要求，不僅需要專門從事會(huì)計(jì)檔案管理和保管相關(guān)工作，還需要負(fù)責(zé)管理信息系統(tǒng)的日常維護(hù)和信息咨詢工作。因此，地勘單位的會(huì)計(jì)檔案保管人員要進(jìn)一步優(yōu)化和完善自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，除了需要積極滿足財(cái)會(huì)方面的基礎(chǔ)需求外，還需要擁有一定的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)?，F(xiàn)階段而言，大多數(shù)地勘單位的會(huì)計(jì)檔案管理人員綜合素質(zhì)相對(duì)較低，主要體現(xiàn)在低學(xué)歷人員、非檔案管理專業(yè)人員較多，專業(yè)檔案管理人員較少，同時(shí)具備檔案管理水平和計(jì)算機(jī)操作能力的人員更少，這一現(xiàn)實(shí)矛盾導(dǎo)致無(wú)法滿足會(huì)計(jì)檔案信息化管理的需求。

三、建設(shè)地勘單位會(huì)計(jì)檔案信息化的需求分析

（一）會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)的特點(diǎn)分析。會(huì)計(jì)檔案信息化管理的特點(diǎn)不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理模式，主要包括以下幾個(gè)方面：第一，存儲(chǔ)介質(zhì)的多樣性。除了將傳統(tǒng)意義的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行存檔外，還可以把會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在移動(dòng)硬盤、光盤和U盤等介質(zhì)內(nèi)，存儲(chǔ)介質(zhì)的范圍進(jìn)一步擴(kuò)大。第二，系統(tǒng)配置的科學(xué)性。電子會(huì)計(jì)文檔有別于紙質(zhì)檔案，需要通過(guò)計(jì)算機(jī)的硬件和軟件才能進(jìn)行查閱和利用，因此需要完善相匹配的軟硬件環(huán)境。第三，檔案利用的效率性。對(duì)會(huì)計(jì)檔案采取信息化管理模式，有利于便捷、快速地對(duì)會(huì)計(jì)信息調(diào)用借閱，縮短查閱時(shí)間，檔案利用率大大提升。第四，檔案信息化的復(fù)雜性。會(huì)計(jì)檔案信息化管理系統(tǒng)不同于其他檔案信息化系統(tǒng)，將財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)、報(bào)銷系統(tǒng)、票據(jù)管理系統(tǒng)等囊括其中，讓報(bào)銷環(huán)節(jié)、入賬環(huán)節(jié)以及查詢環(huán)節(jié)等涉及的各類檔案信息全部電子化、透明化，這也使得會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)更復(fù)雜。

（二）會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)的可行性分析。當(dāng)前，隨著地勘單位的合并轉(zhuǎn)型，業(yè)務(wù)類型的增多，導(dǎo)致需要?dú)w檔和保存的會(huì)計(jì)資料大量增加，會(huì)計(jì)檔案管理工作的難度增大。應(yīng)建立專門的會(huì)計(jì)檔案信息化系統(tǒng)，保證檔案讀取和匹配檢索的高效性；運(yùn)用有效的加密技術(shù)，加強(qiáng)檔案用戶的權(quán)限管理，提高會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。這些信息技術(shù)方面的保障，對(duì)于會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)的順利實(shí)施起到良好的推動(dòng)作用。

四、地勘單位會(huì)計(jì)檔案管理信息化的措施

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，檔案管理向信息化、數(shù)字化、規(guī)范化的建設(shè)方向發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案的收集、存儲(chǔ)、整理、歸檔、傳送、檢索、查閱等多個(gè)環(huán)節(jié)的工作效率大幅提高，如何采用專業(yè)有效的措施顯得尤為必要。

（一）轉(zhuǎn)變地勘單位會(huì)計(jì)檔案管理思維。長(zhǎng)期以來(lái)，個(gè)別地勘單位的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者均不重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案管理就是做好紙質(zhì)文件的保存和歸檔，技術(shù)含量不高，缺乏對(duì)檔案工作重要性的正確認(rèn)識(shí)。因此，會(huì)計(jì)檔案的信息化建設(shè)首先要得到管理者的重視，單位的領(lǐng)導(dǎo)層和管理層應(yīng)轉(zhuǎn)變舊思想、舊觀念。信息技術(shù)的應(yīng)用與現(xiàn)代化的檔案管理方式是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，不僅要在思想上與時(shí)代接軌，還要加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理設(shè)備設(shè)施的投入力度，將會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)納入內(nèi)控體系信息化建設(shè)中，確保有效落實(shí)，這樣才能為地勘單位會(huì)計(jì)檔案的信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)，提高地勘單位財(cái)務(wù)管理水平，推動(dòng)財(cái)務(wù)管理健康有序地發(fā)展。

（二）構(gòu)建會(huì)計(jì)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。建設(shè)會(huì)計(jì)檔案信息化處理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理數(shù)字化處理平臺(tái)深度聯(lián)系，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行全生命周期的管理，更好地滿足會(huì)計(jì)檔案從生成、采集、分類、整理、歸檔到移交、管理、鑒定、處置、保存、利用、開發(fā)、信息共享等多元化訴求，在保證會(huì)計(jì)檔案信息完整性、真實(shí)性的基礎(chǔ)之上，進(jìn)一步提升會(huì)計(jì)檔案信息管理質(zhì)量。以某地勘單位的實(shí)踐為例，構(gòu)建會(huì)計(jì)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系可以從會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)出發(fā)，按功能、文件格式、歸檔范圍進(jìn)行分類，比如分為憑證區(qū)、賬簿區(qū)、報(bào)表區(qū)、報(bào)告資料區(qū)等，根據(jù)年份和案卷號(hào)編碼，依次錄入數(shù)據(jù)庫(kù)。在一體化平臺(tái)上，設(shè)置檔案收集歸檔、借閱、查詢利用等模塊，從電子憑證錄入、紙質(zhì)檔案掃描、會(huì)計(jì)報(bào)表編制等環(huán)節(jié)開始，對(duì)接用友軟件，實(shí)現(xiàn)兼容管理，進(jìn)行數(shù)據(jù)加工整理、收集存儲(chǔ)，再將業(yè)務(wù)形成的信息分類轉(zhuǎn)化為電子檔案。采用人工或者自動(dòng)形式，發(fā)送歸檔指令，對(duì)于未處理完成的檔案反饋結(jié)果，歸集到未完成任務(wù)類。根據(jù)用戶對(duì)檔案的需求，在借閱模塊中設(shè)置借閱條件、查詢和歸還時(shí)間、檔案復(fù)印和下載所需管理員和各級(jí)負(fù)責(zé)人的審批流程。通過(guò)在單位官網(wǎng)開設(shè)會(huì)計(jì)檔案子網(wǎng)或者子欄目、完善檔案卷宗和目錄索引數(shù)據(jù)庫(kù)等形式，在局域網(wǎng)的范圍內(nèi)建立會(huì)計(jì)檔案信息共享平臺(tái)，對(duì)用戶按級(jí)別設(shè)置不同的查閱權(quán)限，使擁有權(quán)限的用戶能快速檢索到檔案，實(shí)現(xiàn)相關(guān)職能部門和業(yè)務(wù)部門的信息共享和反饋交流，這不僅能減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)和任務(wù)量，還能提高部門人員之間的溝通效率。

由于會(huì)計(jì)檔案的特殊性，在辦理交接、傳遞、查詢利用時(shí)，可在信息化平臺(tái)系統(tǒng)中加裝數(shù)據(jù)加密、數(shù)字印章、數(shù)字簽名、數(shù)字水印等技術(shù)，確保會(huì)計(jì)檔案信息的真實(shí)性、完整性和保密性。

（三）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案信息化的安全保障。首先，要有效協(xié)調(diào)會(huì)計(jì)人員、檔案人員、相關(guān)業(yè)務(wù)人員等在會(huì)計(jì)檔案管理中的角色、職責(zé)、權(quán)限。在信息化環(huán)境中，會(huì)計(jì)檔案客體呈現(xiàn)出復(fù)雜化趨勢(shì)，要針對(duì)不同種類的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)資源及其載體采取有效的安全管控措施，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)、會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)、會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)管理與控制環(huán)節(jié)中，協(xié)調(diào)好相關(guān)人員的權(quán)利和職責(zé)，便于會(huì)計(jì)檔案管理工作依規(guī)展開、按章操作，提升會(huì)計(jì)檔案管理的科學(xué)性、有效性和安全性。其次，安全性是會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)的重中之重。會(huì)計(jì)檔案的安全管理是保障檔案信息化建設(shè)得以順利實(shí)施的前提基礎(chǔ)，包括信息安全、數(shù)據(jù)安全、管理安全等多個(gè)方面。信息安全要求利用現(xiàn)代信息技術(shù)做好對(duì)檔案內(nèi)容的保密，防止丟失、泄密現(xiàn)象發(fā)生；數(shù)據(jù)安全需要防止會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)被破壞、篡改、非法復(fù)制下載、病毒攻擊、硬件毀損等；管理安全則要做好交接全過(guò)程監(jiān)控、出入庫(kù)登記、定期查驗(yàn)等。為此，應(yīng)對(duì)檔案信息化安全管理，可采取設(shè)置局域網(wǎng)限制訪問(wèn)權(quán)限，定期病毒查殺防止被黑客攻擊，異地異質(zhì)數(shù)據(jù)交叉?zhèn)浞?、防磁等措施?lái)保證檔案的安全；與專業(yè)技術(shù)單位、企業(yè)合作，由專業(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)涉密會(huì)計(jì)資料加強(qiáng)安全保密管理，根據(jù)保密程度設(shè)置密級(jí)，并根據(jù)密級(jí)進(jìn)行分層次管理，設(shè)置訪問(wèn)調(diào)閱權(quán)限。

（四）建設(shè)高素質(zhì)的復(fù)合型人才隊(duì)伍。由于地勘單位的會(huì)計(jì)信息處理軟件、檔案存儲(chǔ)介質(zhì)、數(shù)據(jù)庫(kù)保密系統(tǒng)等愈加先進(jìn)，對(duì)高素質(zhì)“復(fù)合型”人才的需求增大，因此，地勘單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的教育培訓(xùn)，重視對(duì)檔案管理人員的培育工作，重點(diǎn)加強(qiáng)數(shù)字化、信息化技術(shù)的專業(yè)教育，采取崗前培訓(xùn)、外送培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)、網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)等多種方式，幫助檔案管理人員不斷提高專業(yè)知識(shí)水平，熟練掌握相關(guān)技能技術(shù)，不僅具備豐富的現(xiàn)代檔案管理知識(shí)，還能透徹了解相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)以及通信技術(shù)。只有這樣，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理人員從傳統(tǒng)保管員到信息綜合員的轉(zhuǎn)變，建設(shè)一支高素質(zhì)、業(yè)務(wù)精的“復(fù)合型”人才隊(duì)伍，從而勝任新時(shí)期地勘單位的檔案管理工作。

五、結(jié)語(yǔ)

在信息技術(shù)高速發(fā)展的背景下，地勘單位加快會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)已刻不容緩。但這是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工程，需要得到人力、財(cái)力、物力、技術(shù)等多方面的支持。結(jié)合地勘單位會(huì)計(jì)檔案管理工作，依據(jù)信息時(shí)代的實(shí)際需求，基于會(huì)計(jì)檔案信息化的發(fā)展趨勢(shì)和特點(diǎn)，以信息技術(shù)為支撐，以人才培育為根基，以風(fēng)險(xiǎn)防控為保障，建立符合地勘單位實(shí)際情況的會(huì)計(jì)檔案信息化管理模式，為推進(jìn)地勘單位會(huì)計(jì)檔案管理工作有序、高效地發(fā)展起到積極作用。