文/陜西省水利水電工程咨詢中心 岳敏

對(duì)于基層水利檔案工作來(lái)說(shuō)，其主要內(nèi)容是水利項(xiàng)目的實(shí)踐環(huán)節(jié)，結(jié)合項(xiàng)目工作內(nèi)容、工作流程、技術(shù)手段對(duì)其中的各項(xiàng)工作信息進(jìn)行收集和整合。做好基層水利檔案工作，能夠?yàn)楹罄m(xù)水利工程建設(shè)提供良好的資料支撐和數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。開展水利工程檔案工作信息化建設(shè)，綜合應(yīng)用現(xiàn)代科技手段，能夠進(jìn)一步提升檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

一、基層水利檔案工作信息化建設(shè)的重要意義

（一）現(xiàn)實(shí)需要：水利檔案數(shù)量急劇增多。從目前國(guó)家對(duì)水利工程的重視和投入情況來(lái)看，大量的水利工程相繼竣工，現(xiàn)階段水利檔案數(shù)量大幅增加，對(duì)于檔案部門來(lái)說(shuō)，水利檔案的收集整理以及管理的任務(wù)量持續(xù)加重。并且，在水利工程建設(shè)中，對(duì)于以往水利檔案的需求不斷增長(zhǎng)，而開展基層水利檔案工作信息化建設(shè)，能夠更好地提升基層水利檔案的利用效率，能夠更好地服務(wù)于水利工程建設(shè)，服務(wù)于社會(huì)民生。

（二）原生動(dòng)力：社會(huì)信息化潮流的加劇。從近年社會(huì)的整體發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，信息化已成為不可逆轉(zhuǎn)的時(shí)代潮流，尤其對(duì)于企事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，信息化建設(shè)工作持續(xù)推進(jìn)。對(duì)于水利檔案管理來(lái)說(shuō)，工作任務(wù)逐漸加劇，伴隨著人們信息處理方式的變化，水利檔案信息化與其他社會(huì)部門、行業(yè)領(lǐng)域等方面的聯(lián)系更加密切。開展基層水利檔案工作信息化建設(shè)，能夠更好地提升水利檔案的使用效率，能夠?yàn)槿藗兲峁┑统杀靖咝б娴臋n案服務(wù)，也能順應(yīng)當(dāng)前社會(huì)信息化管理的趨勢(shì)。

（三）檔案實(shí)務(wù)：有利于提升工作的效率。在基層水利信息量快速激增的大背景下，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等的應(yīng)用，使水利檔案工作向著數(shù)字化、信息化、準(zhǔn)確化的方向發(fā)展，這能夠?yàn)樗こ探ㄔO(shè)提供及時(shí)可靠全面準(zhǔn)確的檔案信息。這不僅能夠優(yōu)化我國(guó)水利檔案工作質(zhì)量，也能為水利工程建設(shè)提供支持與幫助，有利于提高我國(guó)水利事業(yè)發(fā)展的整體效益。

二、基層水利檔案工作信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題

（一）信息化設(shè)施建設(shè)問(wèn)題。對(duì)于基層水利檔案工作信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，設(shè)施建設(shè)是基礎(chǔ)，關(guān)系到水利檔案信息化的建設(shè)質(zhì)量和建設(shè)效果。在以往的水利檔案管理中，大多缺乏專門的辦公場(chǎng)地，在檔案儲(chǔ)存安置環(huán)節(jié)，往往也缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的庫(kù)房。加之大部分水利工程是在偏遠(yuǎn)地區(qū)開展的建設(shè)，在物資物料的采購(gòu)方面也存在較大的不便，而存檔裝具的不合標(biāo)準(zhǔn)，也難以保證紙質(zhì)檔案資料的長(zhǎng)時(shí)間存放。推進(jìn)基層水利檔案工作信息化建設(shè)，能夠極大地克服以往紙質(zhì)檔案管理中存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。但對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，同樣對(duì)保存條件有要求，如果存放條件不充分，會(huì)影響電子硬盤的存儲(chǔ)效果，會(huì)影響信息內(nèi)容的讀取，也會(huì)嚴(yán)重影響到基層水利檔案管理工作的實(shí)效，難以保障基層水利檔案資料的完整性。

（二）信息化應(yīng)用理念問(wèn)題。從我國(guó)基層水利檔案管理工作現(xiàn)狀來(lái)看，大部分工作人員對(duì)于信息化建設(shè)有充分的認(rèn)識(shí)，但一些年齡較大的從業(yè)人員，往往對(duì)于信息化概念認(rèn)識(shí)不清，對(duì)于信息化建設(shè)重視不足。加之各級(jí)水利部門在檔案管理方面重視不夠，這對(duì)于水利檔案信息化建設(shè)工作來(lái)說(shuō)，會(huì)造成較大的阻礙。

（三）檔案管理的效率問(wèn)題。在基層水利檔案工作中，往往與水利工程項(xiàng)目實(shí)施情況密切相關(guān)，而水利工程建設(shè)環(huán)節(jié)又涉及多個(gè)參建單位。各個(gè)參建單位在實(shí)際的經(jīng)營(yíng)管理中，其信息化程度各不相同，這也容易導(dǎo)致基層水利檔案工作信息化管理較為混亂。對(duì)于一些需要分段分期的工程來(lái)說(shuō)，在施工環(huán)節(jié)周期長(zhǎng)、內(nèi)容多，進(jìn)而加大了水利工程檔案管理工作的落實(shí)難度。同時(shí)，在水利檔案內(nèi)容整理時(shí)，由于參建單位眾多，相應(yīng)的檔案整理的規(guī)格也存在不一致的現(xiàn)象，這會(huì)進(jìn)一步加劇水利檔案資料的管理難度。

三、基層水利檔案工作信息化建設(shè)的心得體會(huì)

（一）要建立長(zhǎng)期有效的信息化建設(shè)保障機(jī)制。對(duì)于基層水利檔案工作信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，是提升水利檔案管理層次，提高水利檔案管理工作水平的重要途徑。結(jié)合基層工作實(shí)際情況，長(zhǎng)效保障機(jī)制是推進(jìn)基層水利檔案工作信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)和發(fā)展支撐。長(zhǎng)期有效的保障機(jī)制是促進(jìn)這項(xiàng)工作健康有序運(yùn)行的基礎(chǔ)，對(duì)此，可以組建基層水利檔案信息化建設(shè)工作小組，設(shè)立信息化建設(shè)的專門機(jī)構(gòu)，并匹配專業(yè)的技術(shù)隊(duì)伍，進(jìn)一步保障水利工程工作的有序落實(shí)。要做好信息化的知識(shí)培訓(xùn)，尤其要結(jié)合水利檔案工作特點(diǎn)，結(jié)合水利檔案工作現(xiàn)狀，培養(yǎng)懂信息化應(yīng)用、懂水利檔案管理的專業(yè)人員，使其更好地適應(yīng)當(dāng)前信息化的發(fā)展趨勢(shì)，更充分地結(jié)合基層水利檔案工作信息化建設(shè)的實(shí)際特點(diǎn)。并且，有針對(duì)性的對(duì)基層水利檔案工作中不同應(yīng)用層次的管理和技術(shù)人員開展培訓(xùn)，使其成為一支高素質(zhì)的管理隊(duì)伍和技術(shù)隊(duì)伍，更好地服務(wù)于基層水利工程建設(shè)工作。要結(jié)合信息化建設(shè)要求，建立健全相關(guān)制度和配套機(jī)制，基層水利檔案管理部門要與上級(jí)水利部門在檔案管理的運(yùn)行程序、信息化建設(shè)的制度設(shè)計(jì)方面做好統(tǒng)一。

（二）要想方設(shè)法爭(zhēng)取地方財(cái)政的經(jīng)費(fèi)支持。基層水利檔案工作信息化建設(shè)，需要大量的資金支持和資源投入。同時(shí)，信息化建設(shè)也是水利工程物質(zhì)裝備建設(shè)的重要組成部分。在局域網(wǎng)絡(luò)建設(shè)完成后，后續(xù)的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)耗材的使用開支，都需要強(qiáng)大的資金支持，而基層水利部門經(jīng)費(fèi)方面比較緊張，對(duì)于檔案管理工作重視不足。有限的經(jīng)費(fèi)，用來(lái)支持網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、支持基層檔案信息化建設(shè)，存在較大困難。這也使得一些基層水利部門對(duì)于水利檔案工作信息化建設(shè)的意義和作用信心不足，支持不夠。基于此，建議向上級(jí)部門、向地方財(cái)政盡量爭(zhēng)取水利檔案工作信息化建設(shè)的專項(xiàng)資金，加大對(duì)信息化建設(shè)的投入和改造力度，為水利檔案信息化建設(shè)提供更大的支持與幫助。

（三）要提升檔案管理信息化建設(shè)的安全意識(shí)。強(qiáng)化工作人員的安全意識(shí)，保障信息化系統(tǒng)的安全性，預(yù)防信息泄露等問(wèn)題的出現(xiàn)，是水利檔案管理信息化建設(shè)中至關(guān)重要的內(nèi)容。目前，我國(guó)在水利工程信息化建設(shè)方面，本身起步較晚，加之對(duì)基層水利檔案工作信息化重視不夠，技術(shù)人員的專業(yè)技術(shù)和管理水平有限，導(dǎo)致在后續(xù)的管理中容易出現(xiàn)安全漏洞。在信息化建設(shè)過(guò)程中，可以考慮將內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)以物理的方式進(jìn)行隔離，將信息化建設(shè)中的安全隱患降到最低。同時(shí)，在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，內(nèi)部人員在使用時(shí)要有高度的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。要將安全放在信息化建設(shè)的重要位置，保證基層水利檔案工作信息化建設(shè)安全開展、高效落實(shí)。

四、基層水利檔案工作信息化建設(shè)的建議

（一）制訂檔案管理信息化規(guī)劃。從當(dāng)前水利檔案工作建設(shè)情況來(lái)看，正處于從人工管理階段邁向信息化管理的轉(zhuǎn)型階段，這一時(shí)期必然會(huì)遇到一些問(wèn)題與挑戰(zhàn)。例如，管理人員和業(yè)務(wù)人員在理念認(rèn)識(shí)上不到位，在工作方法上有待轉(zhuǎn)型，在應(yīng)用環(huán)節(jié)效率不高等問(wèn)題。在轉(zhuǎn)型期間，水利檔案管理較為明顯的特點(diǎn)是紙質(zhì)檔案與電子檔案共存。例如，寶雞峽引渭灌溉中心，在水利檔案管理中，早在2018年就建設(shè)了自己的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，開始了基層水利檔案工作的轉(zhuǎn)型發(fā)展，但在實(shí)際的應(yīng)用環(huán)節(jié)，往往存在著同一份檔案、同一個(gè)工程項(xiàng)目下重復(fù)建設(shè)的問(wèn)題，不同類型的檔案彼此重復(fù)。這在一定程度上加大了檔案管理信息化的難度，也使得檔案信息過(guò)于冗雜。據(jù)此，推進(jìn)水利工程檔案管理信息化，需要從管理機(jī)制的角度出發(fā)，健全規(guī)劃，完善管理方案，契合當(dāng)前檔案管理信息化的發(fā)展需要，適應(yīng)現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢(shì)，靈活調(diào)整結(jié)合單位實(shí)際情況，制訂與其相匹配的檔案管理信息化規(guī)劃。要明確信息化建設(shè)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，穩(wěn)步推進(jìn)信息化建設(shè)的有序落實(shí)，逐步補(bǔ)齊基層水利檔案工作中信息化建設(shè)的短板與不足。

（二）做好復(fù)合型人才培養(yǎng)和隊(duì)伍建設(shè)工作。在水利檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，人才問(wèn)題、隊(duì)伍問(wèn)題是影響其信息化建設(shè)的重要因素。對(duì)于基層水利單位來(lái)說(shuō)，在工作中對(duì)檔案管理重視不足，從事檔案管理的人員往往缺乏專業(yè)性。且從事檔案管理的人員隊(duì)伍，在年齡結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)方面參差不齊。據(jù)此，要吸收“新鮮血液”，引入具有專業(yè)知識(shí)同時(shí)兼具計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力的復(fù)合型人才。要逐步推動(dòng)檔案管理工作的新老交替，實(shí)現(xiàn)人員結(jié)構(gòu)的優(yōu)化調(diào)整，也要加強(qiáng)基層水利檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。伴隨著近年來(lái)國(guó)家對(duì)于檔案管理工作重視的加強(qiáng)，相關(guān)的檔案管理規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)不斷更新完善。國(guó)家檔案局發(fā)布了相關(guān)電子文件歸檔和管理標(biāo)準(zhǔn)，但在實(shí)際的應(yīng)用環(huán)節(jié)，檔案的業(yè)務(wù)培訓(xùn)卻一直被弱化，這極大影響了檔案管理信息化的成效。對(duì)于基層水利檔案部門和單位來(lái)說(shuō)，要定期選派單位內(nèi)部有一定經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員，前往專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)；或者與檔案管理信息化開展較好的單位與行業(yè)進(jìn)行交流，通過(guò)進(jìn)修培訓(xùn)的方式，提升基層檔案管理人員的工作素質(zhì)，使其能夠在后續(xù)檔案管理信息化建設(shè)方面發(fā)揮應(yīng)有價(jià)值，推動(dòng)基層水利檔案工作信息化建設(shè)高效落實(shí)。

（三）統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)容架構(gòu)。結(jié)合目前檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀，在檔案管理系統(tǒng)方面，其來(lái)源主要包括三大類型：第一種是由單位自行研發(fā)、自主設(shè)計(jì)的信息化系統(tǒng)。第二種是由專業(yè)公司研發(fā)由單位委托這些專門研發(fā)管理系統(tǒng)的企業(yè)公司進(jìn)行生產(chǎn)。第三種是直接購(gòu)買的商品類型的系統(tǒng)軟件，是由國(guó)家檔案局認(rèn)定的，這種商品管理軟件往往流程較為標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容架構(gòu)較為統(tǒng)一。前兩種的系統(tǒng)雖然與本單位的實(shí)際情況相吻合，與本單位的適配性更高，但是受相關(guān)人員的檔案專業(yè)知識(shí)以及單位性質(zhì)和軟件公司的對(duì)接影響，會(huì)在不同程度上存在一定的問(wèn)題。例如，其電子文件檔案與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)不相吻合，在功能模塊上不完善，在實(shí)際應(yīng)用環(huán)節(jié)安全性差等問(wèn)題，加之在后續(xù)維修使用方面也存在較高的維護(hù)成本?；诖?，在基層水利檔案工作信息化建設(shè)中，要盡量引進(jìn)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理系統(tǒng)。對(duì)于委托專業(yè)公司研發(fā)的，要首先審查這些專業(yè)公司的研發(fā)資歷，要結(jié)合檔案管理中的采集系統(tǒng)、移交系統(tǒng)、收檔存檔系統(tǒng)、儲(chǔ)存管理系統(tǒng)、借閱利用系統(tǒng)以及后臺(tái)管理系統(tǒng)等進(jìn)行逐一驗(yàn)證，做好檔案管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的對(duì)接，提升系統(tǒng)的使用效率。同時(shí)，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)方面要嚴(yán)格。遵循信息化建設(shè)原則，做好安全防護(hù)。落實(shí)網(wǎng)絡(luò)安全的相關(guān)規(guī)定，切實(shí)保障檔案信息資源的安全建設(shè)。

（四）走水利檔案資源共建共享的發(fā)展之路。結(jié)合信息化時(shí)代共建共享的要求，對(duì)于基層水利檔案工作來(lái)說(shuō)，對(duì)于一些非機(jī)密性檔案，可以提升其資源利用率，要發(fā)揮檔案資源管理的社會(huì)效益。借助信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)跨行業(yè)、跨單位的信息查閱，可以探索建設(shè)跨單位、跨行業(yè)的資源共享平臺(tái)，對(duì)于一些非涉密類的水利資源檔案，要共建共享，將資產(chǎn)轉(zhuǎn)化為公共資源，進(jìn)一步發(fā)揮基層水利檔案的資源優(yōu)勢(shì)，為生產(chǎn)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供更加安全高效的檔案信息服務(wù)。

五、結(jié)語(yǔ)

對(duì)于基層水利檔案工作來(lái)說(shuō)，推進(jìn)信息化建設(shè)，本身是一項(xiàng)系統(tǒng)龐雜的工程。對(duì)于基層水利單位來(lái)說(shuō)，要首先認(rèn)識(shí)到推進(jìn)水利檔案信息化建設(shè)的重要性和緊迫性，要認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的重要意義，并結(jié)合當(dāng)前信息化建設(shè)中存在的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題，針對(duì)性克服。要不斷提升基層水利檔案工作的服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，通過(guò)建立健全檔案管理信息化規(guī)劃，做好人才培養(yǎng)，統(tǒng)一檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)容架構(gòu)，推動(dòng)基層水利檔案資源中非涉密部分共建共享，進(jìn)一步提高基層水利檔案資源的使用效益，助推水利事業(yè)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)深入發(fā)展。