胡 玲

（四川鐵道職業(yè)學(xué)院 四川成都 610000）

檔案的功能和作用集中表現(xiàn)為對人類文化的記錄和延續(xù)，從而包容著人類生產(chǎn)和生活過程中的海量信息，隨著數(shù)字化時代的到來，數(shù)字檔案已成為檔案管理的當下與將來之發(fā)展的方向，能夠為大眾提供更多的便捷信息。職業(yè)院校亦應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展趨勢和要求，建設(shè)數(shù)字檔案，更好地服務(wù)于各種信息使用者共享，才能夠全面展現(xiàn)數(shù)字檔案服務(wù)價值。

一、職業(yè)院校數(shù)字檔案信息資源共享平臺構(gòu)建中存在的問題

（一）相關(guān)法律法規(guī)不健全。健全的有關(guān)法律法規(guī)制度，是數(shù)字檔案管理與運作的先決條件，數(shù)字檔案信息資源共享機制的高效運行，必須以有關(guān)法規(guī)為依據(jù)。目前我國已經(jīng)出臺了許多有關(guān)數(shù)字檔案信息資源共享的法律文件，這些法律法規(guī)對數(shù)字檔案信息資源建設(shè)具有重要意義。只有建立健全法律法規(guī)制度，為了使各個部門協(xié)調(diào)一致，建設(shè)完善數(shù)字檔案信息共享平臺，保障檔案信息資源共享，確保它可以平穩(wěn)地運行。近年來，國家對于檔案信息化建設(shè)非常重視，完善了一系列政策法規(guī)來推動數(shù)字化建設(shè)工作。但是，在考察時卻發(fā)現(xiàn)，檔案信息資源平臺的運行，仍面臨法律法規(guī)制度不夠健全而導(dǎo)致的不利因素，不能建立起健全的安全保障體系等，也不能清楚地認識到信息共享時的權(quán)責(zé)義務(wù)。

（二）管理制度不完善。調(diào)查時發(fā)現(xiàn)，盡管許多職業(yè)學(xué)院已建成數(shù)字檔案信息資源共享平臺，但由于管理制度不健全，平臺運行后的結(jié)果不盡人意，輸入的流程較為混亂，影響共享平臺高效運行。目前我國已經(jīng)出臺了許多有關(guān)數(shù)字檔案信息資源共享的法律文件，這些法律法規(guī)對數(shù)字檔案信息資源建設(shè)具有重要意義。就信息資源共享而言，目前尚無可供借鑒的有關(guān)標準，亦無具體辦法進行相應(yīng)引導(dǎo)，造成數(shù)據(jù)質(zhì)量不高，比較雜亂，更新速度慢，影響資料的利用效果。此外，由于各院校之間存在較大差異，使得不同學(xué)校之間的數(shù)字檔案管理水平參差不齊。職業(yè)院校數(shù)字檔案信息資源庫具有相對獨立性，未與其他平臺分享。同時，由于職業(yè)院校之間存在較大差異，造成各個院校的數(shù)字化檔案資源不能相互兼容，這就嚴重阻礙了職業(yè)院校間的交流與合作。此外，職業(yè)院校也缺少資源共享的專門機構(gòu)，未對其作出全面的規(guī)劃，影響著數(shù)字檔案信息資源共享平臺高效運行，還限制了檔案功能發(fā)揮。

（三）技術(shù)支持能力不足。數(shù)字檔案信息資源共享平臺依托互聯(lián)網(wǎng)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)水平、軟硬件完善程度，它將影響數(shù)字檔案信息平臺高效運行，還會對用戶服務(wù)體驗產(chǎn)生影響。目前大多數(shù)職業(yè)學(xué)院都存在著對數(shù)據(jù)庫建設(shè)重視程度不足等問題，這就使得數(shù)字檔案資源無法得到充分的利用。盡管很多職業(yè)院校構(gòu)建了數(shù)字檔案信息共享平臺，但由于軟硬件設(shè)施的不足，影響平臺有效運作，也有部分環(huán)節(jié)要線下交流，手工錄入，這一情況將加大人力資源的費用，還影響信息操作準確有效，甚至有可能出現(xiàn)信息泄露的問題。所以，要想建設(shè)好數(shù)字檔案信息共享服務(wù)平臺，必須重視信息化技術(shù)應(yīng)用。由于技術(shù)支持的能力相對較差，造成了許多數(shù)據(jù)信息無法被有效地上傳，對共享機制服務(wù)質(zhì)量產(chǎn)生影響。

二、高職院校數(shù)字檔案信息資源平臺建設(shè)

就目前國內(nèi)職業(yè)院校數(shù)字檔案平臺管理而言，高職院校數(shù)字檔案平臺建設(shè)的目的：借助信息技術(shù)，充分整合檔案信息資源，打造數(shù)字檔案館、檔案信息資源庫等，協(xié)調(diào)管理信息資源。此外，檔案信息資源存儲與共享平臺也應(yīng)進一步健全，實現(xiàn)各檔案信息資源庫共建共享，只有這樣，才能進一步提高檔案信息服務(wù)工作的水平，加強數(shù)字檔案館職能建設(shè)。

構(gòu)建統(tǒng)一共享平臺等，才能實現(xiàn)公共檔案信息資源的充分整合與優(yōu)化，發(fā)掘其潛力，更好地服務(wù)信息使用者。通過建立統(tǒng)一的共享平臺可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享，促進各領(lǐng)域間的聯(lián)系與合作，從而推動社會信息化進程。還可以緩解各個部門的壓力、各個單位建設(shè)共享平臺壓力大，各部門都可以通用的統(tǒng)一平臺，能夠提高此方面的建設(shè)質(zhì)量和效率。

檔案信息資源共享機制的構(gòu)建，涉及的方面很多，具體地說，就是有序地整理檔案信息資源、構(gòu)建資源庫，建立信息網(wǎng)絡(luò)、引進新技術(shù)，健全共享政策及有關(guān)規(guī)定、改善服務(wù)質(zhì)量等。

（一）強化統(tǒng)一平臺建設(shè)。

1.“一站式”服務(wù)原則。如果沒有這樣的服務(wù)平臺，那么公眾將無法獲取到所需要的信息資料。滿足公眾需求，是共享平臺建設(shè)的最初目的，公共檔案信息共享平臺應(yīng)洞察公眾的需求，那么就應(yīng)該圍繞這種需要進行建設(shè)，例如，提供一站式的服務(wù)入口及檢索服務(wù)。目前我國大多數(shù)地方還沒有建立統(tǒng)一的數(shù)字檔案館，各個地區(qū)之間缺乏有效的聯(lián)系，而且各地區(qū)的館藏情況各不相同。為了能給市民提供一站式的檢索服務(wù)，那就必須擁有極為豐富的檔案資源，內(nèi)容更要多樣化，并能多渠道服務(wù)群眾。這樣既方便了大眾查詢，又節(jié)省了人力成本。因此，應(yīng)充分整合各地區(qū)檔案信息資源，均融入平臺，用戶登錄后，鍵入關(guān)鍵詞，即可查找所需資源，不需要不同科室間的重復(fù)求證，也不需要通過不同的平臺進行檢索。一站式服務(wù)更能獲得社會公眾認可，適應(yīng)公眾需求，還可以增加平臺滿意度。

2.及時反饋原則。咨詢箱以及交流論壇等，常常成為平臺與用戶之間交互的通道，用戶可以通過上述渠道反饋信息，獻言獻策，還可以推動平臺持續(xù)改進、公共檔案信息共享平臺的建立，可使以上渠道得到進一步的改善，開展各種活動服務(wù)，比如，及時解答市民反饋的信息，將當然價值推廣給大眾，加強平臺與公眾的溝通，還進一步提高了公共檔案信息共享的能力。

3.完善相關(guān)規(guī)章制度。規(guī)章制度是確保其有效運行的根本，只有具備在規(guī)章制度中明確公共檔案信息資源管理的內(nèi)容，為了使這方面的治理有合法性基礎(chǔ)。目前我國對于檔案數(shù)字平臺建設(shè)工作還處于起步階段，很多地方都存在著一些問題需要解決，其中最主要的就是法律制度不健全。從檔案數(shù)字平臺的建設(shè)現(xiàn)狀來看，要從資料的收集、保管入手，開發(fā)利用等方面健全有關(guān)法規(guī)，保證整個信息資源的正當合規(guī)的管理流程，并能實現(xiàn)規(guī)章制度框架內(nèi)的良性運行。

（二）對檔案目錄、主題詞進行重置。檔案信息管理關(guān)鍵是建立檔案目錄。透過目錄，可以精確地查找有關(guān)資料。目前我國對于檔案數(shù)字平臺建設(shè)工作還處于起步階段，很多地方都存在著一些問題需要解決，其中最主要的就是法律制度不健全。檔案信息資源的劃分，還需依據(jù)目錄，目錄像個帶領(lǐng)，能做到統(tǒng)一檢索。因此，為了保證檔案信息能夠被有效地查找和利用，必須對其進行數(shù)字化處理。在對數(shù)字檔案的信息進行整理后，應(yīng)以此為基礎(chǔ)，構(gòu)成目錄，為了提高檔案信息檢索工作效率。

通常會使用XML技術(shù)進行封裝，將所述電子文件與所述原數(shù)據(jù)封裝，再用這種技術(shù)綜合集成資料。此外，還需要綜合考慮資料的種類、特色以選擇適合自己的打包技術(shù)，技術(shù)恰當，可以使數(shù)據(jù)間達到有效連接。對于紙質(zhì)檔案管理來說，其主要目的是將各種載體上的信息存儲起來并形成完整的信息庫。數(shù)字化檔案、電子檔案等，其管理過程必須使用統(tǒng)一目錄。目前很多檔案館都已經(jīng)采用了這種方式對檔案信息進行分類，并將其存儲到數(shù)據(jù)庫當中去。檔案館應(yīng)充分整合已有的資源，淘汰不合理的部分、數(shù)據(jù)不規(guī)范，有些資料還需補充，從而使資料更加規(guī)范化。對于不同種類的數(shù)據(jù)資料，應(yīng)該采用不同的存儲方式，包括數(shù)據(jù)庫形式、文件形式等。數(shù)據(jù)劃分的方式多種多樣，可按目錄或時代分類，亦可采用全宗分類法。對于檔案的整理，我們應(yīng)該采用不同類型的方式，例如按照內(nèi)容來組織材料。如專題檔案的設(shè)置，收集與主題相關(guān)的一切資料，并對其進行總體分類。對于這些資料的整理是一項非常重要的工作，能夠更好地滿足社會發(fā)展中的各項服務(wù)要求。還可按需要集成有關(guān)資料，增強檔案管理能力。

結(jié)合檔案信息管理系統(tǒng)的特點，不斷應(yīng)用新技術(shù)等，使數(shù)字檔案系統(tǒng)更新，為了更好地綜合管理檔案，具體說來，可做以下幾方面，改善館藏檔案結(jié)構(gòu)，再以此為基礎(chǔ)，對檔案信息管理系統(tǒng)進行“檔案樹”的建設(shè)，此法較為簡單，又能清楚地看到各類檔案的區(qū)別，制定流程較為靈活。另外還需要注重檔案資源建設(shè)工作，通過建立統(tǒng)一的平臺，將檔案與相關(guān)部門聯(lián)系起來，這樣才能夠有效提升檔案管理水平。二是檔案整理的方式多樣化，有些按年編排，有些則按全宗達到了整理目的，任何一種方法，都必須以社會需求為導(dǎo)向，聚焦社會熱點，再以此為基礎(chǔ)整理而成，形成與之對應(yīng)的課題，建設(shè)形式多樣專題檔案數(shù)據(jù)庫，能適應(yīng)不同人群需要，例如，婚姻或社保檔案信息數(shù)據(jù)庫。另外，還應(yīng)該加強信息化建設(shè)，將檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合，使之成為一個完整、科學(xué)的體系，這樣就能有效提升管理水平。最后，在對檔案數(shù)據(jù)進行分類管理與存儲時，還應(yīng)該考慮國家標準，增強管理規(guī)范性。

三、基于數(shù)字技術(shù)的職業(yè)院校檔案共享平臺建設(shè)建議

職業(yè)院校應(yīng)當充分考慮檔案相關(guān)人員或者組織的需要，進而以此為基礎(chǔ)，建設(shè)檔案服務(wù)共享平臺，持續(xù)改進平臺后端的服務(wù)質(zhì)量，提高了平臺智能化程度，滿足各種信息需求者。另外還需要注重檔案資源建設(shè)工作，通過建立統(tǒng)一的平臺，將檔案與相關(guān)部門聯(lián)系起來，這樣才能夠有效提升檔案管理水平。只有打造安全的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，為了使數(shù)字檔案的價值得到充分的發(fā)揮。當前，我國很多職業(yè)教育機構(gòu)都建立了數(shù)字化檔案庫，但是，如何將這些數(shù)字化檔案庫與信息化系統(tǒng)結(jié)合起來，形成一個高效實用的智能共享體系呢？可借助區(qū)塊鏈技術(shù)、密碼技術(shù)等，實現(xiàn)協(xié)同管理電子文件，還可以使觀眾得到更好地共享服務(wù)。同時，還應(yīng)該借助大數(shù)據(jù)技術(shù)等進行分析處理，從而保證數(shù)字化檔案資源能最大限度地發(fā)揮作用。由原來學(xué)校內(nèi)部檔案到現(xiàn)在的共享，對不同的用戶共享服務(wù)，不斷總結(jié)經(jīng)驗，增強平臺搭建實際能力等，保證數(shù)字檔案在高職院校中的作用得以發(fā)揮，除此之外，還可借助各方面的經(jīng)驗，創(chuàng)建職業(yè)院校智慧檔案管理平臺，集各方面之力，合力打造，實現(xiàn)各主體間的分享。

區(qū)塊鏈技術(shù)在數(shù)字檔案信息資源平臺中的運用

（一）強化檔案系統(tǒng)之間的合作。

1.職業(yè)院校內(nèi)部各種管理系統(tǒng)共享。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化成為一種趨勢，但同時，數(shù)字檔案也帶來了一些問題。調(diào)查時發(fā)現(xiàn)，不同職業(yè)院校都以自己為依托，建立起形式多樣的管理系統(tǒng)，例如辦公系統(tǒng)、圖書管理系統(tǒng)等、智慧校園系統(tǒng)等、財務(wù)管理系統(tǒng)等，盡管職業(yè)院?？梢跃毣毓芾磉@些體系，但目前還未建立起系統(tǒng)電子檔案，移交歸檔時使用光盤，即各個系統(tǒng)彼此隔開，沒有互聯(lián)互通，因此，這一局限應(yīng)被突破，實現(xiàn)了各個系統(tǒng)的整體性和集中管理，能提高文檔管理效果。這一集中共享模式將各個系統(tǒng)看作是整個系統(tǒng)的特定節(jié)點，每個節(jié)點向檔案系統(tǒng)服務(wù)器發(fā)送有關(guān)的信息，可借助區(qū)塊鏈技術(shù)，將不同區(qū)塊信息連接成通用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)前端系統(tǒng)與檔案平臺接口的連接，均并入通用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫，能對其實施統(tǒng)一的管理。

2.為了實現(xiàn)這一目標，提出基于區(qū)塊鏈去中心化的檔案管理模式，將各個子系統(tǒng)以分布式存儲結(jié)構(gòu)連接為主體，形成一個相對獨立的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫。信息技術(shù)正在更新?lián)Q代，管理系統(tǒng)還在不斷地引進新技術(shù)，觸發(fā)系統(tǒng)頻繁更新，系統(tǒng)升級過程中，往往存在前后期檔案數(shù)據(jù)不能有效銜接的問題，因此要位于系統(tǒng)的前端，需要設(shè)計歸檔板塊，前端數(shù)據(jù)采集后，直接進行歸檔管理，再融入新的體系，甚至整個系統(tǒng)的升級，仍不會對資料的存檔造成影響。數(shù)字資源共享平臺的設(shè)計，應(yīng)主動與校檔案館等部門磋商，為解決歷史數(shù)據(jù)資料歸檔，應(yīng)探索適宜歸檔技術(shù)，選用精確歸檔方法，保證信息能達到有效的傳輸，具體能做的：一種是以硬盤拷貝或刻錄光盤形式；另一種是前端用戶對系統(tǒng)的直接操作，最后，采用區(qū)塊鏈技術(shù)的加密算法來加以實現(xiàn)。

3.職業(yè)院校智慧平臺之間合作共享。在共享經(jīng)濟迅猛發(fā)展的背景下，資源共享已是目前社會發(fā)展中的普遍趨勢。在此背景下，將各類資源通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有機融合起來形成一個新的系統(tǒng)——數(shù)字檔案館，可以說是信息化時代檔案事業(yè)創(chuàng)新與變革的必然結(jié)果。檔案信息共享，一，統(tǒng)一收集檔案信息的必要性1、分類統(tǒng)一保管，能盡量減少重復(fù)操作，減少信息共享成本。通過建立共享機制，將檔案信息按照一定方式集成到同一數(shù)據(jù)庫中，并采用分布式存儲結(jié)構(gòu)，從而有效解決了數(shù)據(jù)分散存儲問題。此外，信息共享也可以將全部信息匯集在一起，充分整合了各個部門的資料，能實現(xiàn)多種信息平臺高度協(xié)同，實現(xiàn)各平臺、各部門信息互聯(lián)互通，使得跨界共享得以實現(xiàn)，還可以更好地服務(wù)于用戶，實現(xiàn)全方位的數(shù)字檔案共享。目前來看，數(shù)字檔案館共享平臺存在很多問題，例如數(shù)據(jù)安全性不高，資源共享水平較低，無法滿足大數(shù)據(jù)分析等需求。研究者可借助區(qū)塊鏈技術(shù)，增強數(shù)字檔案館共享平臺的構(gòu)建能力，例如，裝備數(shù)字簽名、高清視頻等，能更加全面地對數(shù)字資源進行保護，充分發(fā)掘資源價值。

（二）注重檔案數(shù)據(jù)信息的安全共享。檔案遠在漢王朝即已存在，那時叫“蘭臺”的是隋唐、宋朝對檔案有更進一步的開發(fā)，分別叫“甲庫”和“架閣庫”，清代稱“內(nèi)閣大庫”，就總體而言，檔案的歷史源遠流長，古時一般采用中心化管理，設(shè)立是為了向統(tǒng)治者提供情報，該管理方法有若干個中心節(jié)點參與，某個節(jié)點出了毛病，不影響其他節(jié)點，能進一步提升檔案管理安全性。

（三）滿足基于用戶的檔案服務(wù)共享。隨著人工智能和大數(shù)據(jù)等技術(shù)的不斷更新?lián)Q代，數(shù)字檔案的管理功能愈加多樣化，服務(wù)方式更多元。在此背景下，需要對傳統(tǒng)檔案工作進行創(chuàng)新改革，建立起數(shù)字化管理模式，從而提高工作效率以及服務(wù)質(zhì)量。網(wǎng)絡(luò)模式下尤其如此，可與檔案管理相結(jié)合，研發(fā)專用APP，還可借助微信公眾號平臺對其實施管理。這些都能滿足不同用戶群的使用需要。借助區(qū)塊鏈技術(shù)與SG 技術(shù)的結(jié)合，既能共享信息，還可以向用戶推送有針對性的信息，滿足用戶個性化需求。因此，本文就針對基于區(qū)塊鏈下的數(shù)字檔案共享服務(wù)平臺進行研究與分析，并提出相應(yīng)建議。數(shù)字檔案共享服務(wù)平臺正在建設(shè)中，必須充分借助新技術(shù)，例如，相遇的運行中，通過區(qū)塊鏈技術(shù)，能夠更好地與用戶進行交互，解答用戶問題，將個性化消息推送給用戶等。這樣就能讓用戶獲得更加便捷的服務(wù)體驗，同時提升其使用價值。共享平臺也可開通在線查詢功能、預(yù)約及其他版塊，對注冊用戶提供咨詢、溝通等服務(wù)，提升用戶滿意度。目前，我國已經(jīng)建立了多個數(shù)字化檔案文件共享平臺，這些平臺對于傳統(tǒng)檔案館來說是一種沖擊，對其產(chǎn)生巨大影響。在檔案管理過程中，也同樣面臨著各種各樣的危險，在傳統(tǒng)模式中，風(fēng)險亦相對較大，例如，清代內(nèi)閣大庫，1909 年曾因庫房老化而失修，出現(xiàn)1 例灌腸治療毀損嚴重，庫房坍塌后，淹沒館藏檔案絕大部分，當時，管理人員花費大量的時間，從他們那里救出一批人，還有一些遭到了破壞。這些損失都需要通過檔案保管部門來承擔。目前，許多平臺都存儲著海量用戶資料，比如京東和淘寶等等，既然他們也設(shè)置了信息監(jiān)管中心，但若該中心的安全程度較低，極易造成信息泄露，它將使用戶承受各種各樣的資金風(fēng)險。所以說，對于信息化時代來說，如何提高檔案保護水平已經(jīng)成為一個非常重要的問題。目前，職業(yè)院校采用中心化檔案管理模式，幾乎所有的紙質(zhì)檔案都放在庫房里，危險發(fā)生時還可能有檔案遭到破壞。