吳 瓊

（作者單位：浙江大學(xué)國際聯(lián)合學(xué)院（海寧國際校區(qū)））

隨著信息技術(shù)的更新迭代與高校各項(xiàng)事業(yè)的蓬勃發(fā)展，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)工作方式已無法滿足高校“雙一流”建設(shè)與可持續(xù)發(fā)展的需要。我國高校的財(cái)務(wù)管理模式正面臨巨大的挑戰(zhàn)，在流程再造、信息技術(shù)應(yīng)用、機(jī)構(gòu)與職責(zé)調(diào)整等各方面都發(fā)生了重大變化。因此，把握技術(shù)革新所帶來的機(jī)遇，加強(qiáng)財(cái)務(wù)智能化建設(shè)，不斷提高現(xiàn)代化財(cái)務(wù)管理水平已成為高校財(cái)務(wù)工作的當(dāng)務(wù)之急[1]。當(dāng)然，在財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的過程中會遇到許多問題與阻礙，只有積極探索切實(shí)可行的財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型方案，分階段解決在財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型過程中遇到的實(shí)際困難，才能夠?qū)崿F(xiàn)高校財(cái)務(wù)工作模式的順利升級。

一、高校財(cái)務(wù)智能化建設(shè)現(xiàn)狀與問題

當(dāng)今高校財(cái)務(wù)智能化由傳統(tǒng)的會計(jì)電算化與信息化逐步演變而來，在改善最基本的會計(jì)核算效率的基礎(chǔ)上，高校財(cái)務(wù)進(jìn)一步關(guān)注如何通過智能化建設(shè)提高服務(wù)質(zhì)量與財(cái)務(wù)管理水平。因此，目前的高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)除具備會計(jì)核算功能外，還增加了預(yù)約報(bào)銷、預(yù)算設(shè)置與管理、自由報(bào)表編制等功能，并使用了學(xué)雜費(fèi)收費(fèi)管理、資產(chǎn)管理與材料管理等輔助管理平臺。雖然各類財(cái)務(wù)智能化方式都有各自的優(yōu)勢，但是財(cái)務(wù)系統(tǒng)整體功能并不完善，系統(tǒng)或平臺間的關(guān)聯(lián)程度普遍偏低。

（一）報(bào)銷服務(wù)效果不佳，會計(jì)核算效率偏低

盡管預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)為報(bào)賬服務(wù)提供了諸多便利，但由于報(bào)銷業(yè)務(wù)量與復(fù)雜程度不斷上升，師生報(bào)賬的壓力并未減輕。從報(bào)銷材料的整理、匯總到簽蓋審批，從學(xué)習(xí)、理解報(bào)銷政策到對系統(tǒng)的正確操作，報(bào)賬花費(fèi)了師生大量的時(shí)間與精力，整體報(bào)銷服務(wù)效果不佳。

對于會計(jì)核算來說，盡管目前的預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)與財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)進(jìn)行了關(guān)聯(lián)，財(cái)務(wù)人員通過輸入預(yù)約報(bào)銷單號即可由系統(tǒng)自動(dòng)生成記賬憑證，節(jié)約了錄入憑證信息的時(shí)間，但自動(dòng)生成的憑證信息往往過于簡單，無法完全滿足核算信息在準(zhǔn)確度、完整性與個(gè)性化等方面的需求。在這種情況下，財(cái)務(wù)人員仍需花費(fèi)大量時(shí)間對報(bào)銷的支出標(biāo)準(zhǔn)、經(jīng)費(fèi)使用合理性、政策運(yùn)用情況、資金來源及匯款賬戶等信息進(jìn)行詳細(xì)審核，并根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特殊性修改或錄入摘要與會計(jì)科目等內(nèi)容。由此可見，會計(jì)核算工作整體智能化和自動(dòng)化程度不高，財(cái)務(wù)人員工作強(qiáng)度大，核算效率偏低。

（二）預(yù)決算一體化與業(yè)財(cái)一體化程度有待提高

目前，高校預(yù)算管理一體化程度有待提高，財(cái)務(wù)系統(tǒng)中預(yù)算、核算與決算模塊的銜接程度偏低，不利于預(yù)算部門對各項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控、分析、評價(jià)與考核。同時(shí)，財(cái)務(wù)報(bào)表系統(tǒng)功能欠缺，大部分財(cái)務(wù)系統(tǒng)僅可生成特定會計(jì)期間的資產(chǎn)負(fù)債表、收入費(fèi)用表與凈資產(chǎn)變動(dòng)表等標(biāo)準(zhǔn)化財(cái)務(wù)報(bào)表，難以及時(shí)反映不同單位在任意期間的預(yù)算執(zhí)行情況。在大多數(shù)情況下，預(yù)決算報(bào)表與管理性報(bào)表需手工編制，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析效率較低，導(dǎo)致報(bào)表信息的可比性與可靠程度偏低，不利于預(yù)決算工作的有效開展。

同時(shí)，高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)與教務(wù)、人力資源、學(xué)生事務(wù)、科研管理及后勤保障等業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的整合程度較低，數(shù)據(jù)共享程度較弱，一方面不利于財(cái)務(wù)人員及時(shí)掌握學(xué)生人數(shù)、人員性質(zhì)、資源分布情況等非財(cái)務(wù)信息，影響財(cái)務(wù)分析能力，難以為業(yè)務(wù)發(fā)展提供決策依據(jù)；另一方面，在全面預(yù)算管理、內(nèi)控執(zhí)行與收費(fèi)結(jié)算等需要跨部門參與的財(cái)務(wù)工作中，缺乏信息溝通，不利于財(cái)務(wù)部門與各業(yè)務(wù)部門間的工作協(xié)同。

（三）收費(fèi)管理工作量大，結(jié)算效率偏低

隨著辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大和業(yè)務(wù)量的增加，高校的收費(fèi)種類與收費(fèi)量也在不斷增加，學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)、教材費(fèi)、水電費(fèi)、租金及平臺測試費(fèi)等各類費(fèi)用的收繳與結(jié)算需要花費(fèi)大量的人力與時(shí)間。此外，微信、支付寶、云閃付等多種收費(fèi)方式以及多元化的收費(fèi)渠道也增加了收費(fèi)認(rèn)領(lǐng)、對賬與結(jié)算管理工作的難度。

然而，高校對收費(fèi)業(yè)務(wù)的集中化管理程度普遍偏低。一般情況下，學(xué)校繳費(fèi)平臺往往只負(fù)責(zé)學(xué)費(fèi)、住宿費(fèi)等標(biāo)準(zhǔn)化費(fèi)用的收繳，且費(fèi)用種類較為單一，更多類別的費(fèi)用需要通過其他平臺或傳統(tǒng)的線下繳款方式收繳，導(dǎo)致收費(fèi)信息分散化程度高，不利于管理部門對收退費(fèi)狀態(tài)進(jìn)行實(shí)時(shí)準(zhǔn)確的追蹤。由于收費(fèi)工作的重復(fù)性、多樣性與復(fù)雜性較強(qiáng)，收費(fèi)管理人員往往需要通過登記各類臺賬，對所有收費(fèi)信息進(jìn)行詳細(xì)記錄與管理，但手工登記信息的準(zhǔn)確性偏低，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門與財(cái)務(wù)部門的收費(fèi)對賬難度大，結(jié)算效率偏低，整體內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)較高。

二、高校財(cái)務(wù)智能化建設(shè)方案

（一）加強(qiáng)智能報(bào)賬系統(tǒng)建設(shè)，全面實(shí)現(xiàn)會計(jì)核算自動(dòng)化

首先，高校應(yīng)充分運(yùn)用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提高報(bào)賬便利性，實(shí)現(xiàn)移動(dòng)端報(bào)賬及網(wǎng)上流轉(zhuǎn)與審批。盡可能由系統(tǒng)自動(dòng)識別拍照上傳的票據(jù)信息，減少手工報(bào)賬錄入量，努力實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)自動(dòng)填單[2]。在報(bào)賬過程中，應(yīng)將報(bào)銷基本規(guī)范、開支標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)使用說明、風(fēng)險(xiǎn)提示等信息嵌入系統(tǒng)，在讓師生充分了解如何報(bào)銷的同時(shí)實(shí)現(xiàn)取數(shù)標(biāo)準(zhǔn)化，提高會計(jì)信息質(zhì)量，從報(bào)銷流程前端降低內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)。

其次，高校應(yīng)深入分析會計(jì)核算人員耗時(shí)較多的核算環(huán)節(jié)，有針對性地運(yùn)用信息化手段，提高核算工作效率。對于有特定規(guī)則、操作簡單，但是重復(fù)性強(qiáng)、業(yè)務(wù)量大的報(bào)銷核算，可嘗試使用財(cái)務(wù)機(jī)器人進(jìn)行憑證錄入，讓財(cái)務(wù)人員把更多精力投入更有價(jià)值、更具挑戰(zhàn)性的財(cái)務(wù)工作中。對于采購支付、材料管理、資產(chǎn)管理等系統(tǒng)，因其含有大量業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，建議將其與會計(jì)核算系統(tǒng)建立接口，自動(dòng)推送數(shù)據(jù)并生成憑證信息。財(cái)務(wù)人員只需對暫存憑證進(jìn)行審核校驗(yàn)，這樣能夠節(jié)約憑證錄入時(shí)間，提高財(cái)務(wù)對賬與結(jié)算效率。

（二）促進(jìn)財(cái)務(wù)管理一體化建設(shè)，提高財(cái)務(wù)分析能力

高校的財(cái)務(wù)管理一體化主要包括預(yù)決算一體化與業(yè)財(cái)一體化，二者側(cè)重面不同，前者強(qiáng)調(diào)的是財(cái)務(wù)本身各工作環(huán)節(jié)間的聯(lián)系與銜接，后者注重財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)活動(dòng)間的互動(dòng)與協(xié)同，具體框架如圖1 所示。

圖1 財(cái)務(wù)管理一體化框架

在預(yù)決算一體化建設(shè)方面，高校應(yīng)積極響應(yīng)財(cái)政部關(guān)于預(yù)算管理一體化改革的號召，努力實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全生命周期管理，以項(xiàng)目為基礎(chǔ)與主線，厘清預(yù)算、核算與決算之間的聯(lián)系，加強(qiáng)預(yù)算管理、會計(jì)核算與決算管理模塊的對接與整合，并將相應(yīng)規(guī)則與邏輯關(guān)系嵌于信息系統(tǒng)，及時(shí)通過智能報(bào)表系統(tǒng)將預(yù)算執(zhí)行、資金使用情況等結(jié)果運(yùn)用于績效考核，不斷加強(qiáng)預(yù)算績效管理體制建設(shè)，提高預(yù)決算管理水平[3]。

在業(yè)財(cái)一體化建設(shè)方面，高校可根據(jù)自身戰(zhàn)略目標(biāo)與政策導(dǎo)向，全面梳理重點(diǎn)業(yè)務(wù)與關(guān)鍵流程，將各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行對接和整合。對于所有財(cái)務(wù)與非財(cái)務(wù)信息，應(yīng)實(shí)現(xiàn)共享數(shù)據(jù)庫，便于在編制各類管理性報(bào)表時(shí)進(jìn)行無障礙取數(shù)。首先，業(yè)財(cái)信息化整合可以促進(jìn)全面預(yù)算管理，能夠在預(yù)算、核算與決算的每一個(gè)環(huán)節(jié)快速獲取相關(guān)業(yè)務(wù)信息，提高財(cái)務(wù)處理效率與管理水平。其次，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)可以為業(yè)務(wù)活動(dòng)提供支持與指導(dǎo)。例如，可以通過分析業(yè)務(wù)單位現(xiàn)有財(cái)力情況并結(jié)合資源拓展規(guī)劃，制訂人才引進(jìn)、招生與科研合作等具體業(yè)務(wù)計(jì)劃。同時(shí)，還可以運(yùn)用Power BI 等智能分析軟件，及時(shí)生成可視化圖表，提高財(cái)務(wù)分析能力，方便各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行決策管理。

（三）建立智能收費(fèi)管理平臺，實(shí)現(xiàn)收退費(fèi)統(tǒng)一管理

針對多渠道、多方式、分散化收費(fèi)導(dǎo)致收費(fèi)認(rèn)領(lǐng)、對賬與結(jié)算效率偏低的問題，建議高校對各類收費(fèi)項(xiàng)目進(jìn)行全面梳理，建立智能收費(fèi)管理平臺，將所有收退費(fèi)工作納入平臺統(tǒng)一管理，具體框架如圖2 所示。

圖2 智能收費(fèi)管理框架

首先，將智能收費(fèi)管理平臺與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)集中處理各類業(yè)務(wù)的收退費(fèi)任務(wù)。同時(shí)，該平臺還應(yīng)支持支付寶、微信、云閃付等多種收費(fèi)方式，全方位滿足各類支付偏好。對于租金、住宿費(fèi)等標(biāo)準(zhǔn)化、常規(guī)化的收費(fèi)項(xiàng)目，可由業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算收費(fèi)金額，將數(shù)據(jù)推送至收費(fèi)平臺，并告知用戶進(jìn)行繳費(fèi)；對于水電費(fèi)、燃?xì)赓M(fèi)、教材費(fèi)等個(gè)性化強(qiáng)、需按實(shí)統(tǒng)計(jì)金額的收費(fèi)項(xiàng)目，可由業(yè)務(wù)部門提前將應(yīng)繳費(fèi)信息導(dǎo)入收費(fèi)平臺并發(fā)起繳費(fèi)[4]。此外，利用智能收費(fèi)管理平臺對所有交易信息進(jìn)行詳細(xì)、準(zhǔn)確的記錄，并及時(shí)將收退費(fèi)狀態(tài)反饋給業(yè)務(wù)部門，幫助各部門做好收退費(fèi)工作的安排與管理。

其次，智能收費(fèi)管理平臺對接銀行系統(tǒng)，在后臺自動(dòng)生成與各類收費(fèi)項(xiàng)目和收費(fèi)方式相匹配的賬單，便于收費(fèi)對賬與結(jié)算管理。同時(shí)，可將收費(fèi)平臺與開票軟件或系統(tǒng)進(jìn)行對接，實(shí)現(xiàn)用戶在線申請和系統(tǒng)自動(dòng)開票，提高開票便利性。在此基礎(chǔ)上，還可將收費(fèi)信息推送至?xí)?jì)核算系統(tǒng)，自動(dòng)生成記賬憑證，進(jìn)一步提高收費(fèi)核算工作效率。

三、實(shí)施財(cái)務(wù)智能化轉(zhuǎn)型的三個(gè)階段

財(cái)務(wù)智能化方案的實(shí)施是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，在思維模式、組織架構(gòu)、職責(zé)分工、信息系統(tǒng)等各方面都將發(fā)生巨大的變化。財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型的期限長短，以及將會面臨的實(shí)際困難取決于不同高?，F(xiàn)階段的財(cái)務(wù)管理水平與信息化程度。為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理模式的順利升級，高校應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)智能化建設(shè)逐級遞進(jìn)的發(fā)展思路，并結(jié)合成本效益原則，從以下三個(gè)階段實(shí)施財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型。

（一）第一階段：促進(jìn)思維轉(zhuǎn)變，加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)

飛速發(fā)展的信息技術(shù)給財(cái)務(wù)人員的職業(yè)發(fā)展帶來了挑戰(zhàn)，不少財(cái)務(wù)人員擔(dān)心未來的財(cái)務(wù)工作會被機(jī)器人替代。但信息技術(shù)也給財(cái)務(wù)工作帶來更多的機(jī)遇，使財(cái)務(wù)工作從傳統(tǒng)的核算計(jì)量型向價(jià)值創(chuàng)造型轉(zhuǎn)變。財(cái)務(wù)人員應(yīng)從固有的財(cái)務(wù)思維模式中解放出來，以開放的心態(tài)積極探索與學(xué)習(xí)新型財(cái)務(wù)工作模式[5]。例如，財(cái)務(wù)報(bào)表編制人員可嘗試培養(yǎng)一定的“程序員”思維，在傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)方法上進(jìn)行創(chuàng)新，將煩瑣的數(shù)據(jù)分類編寫成代碼進(jìn)行取數(shù)，提高數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析的效率。

當(dāng)然，高校的財(cái)務(wù)智能化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，也是一項(xiàng)涉及跨部門協(xié)同的財(cái)務(wù)管理變革，這種轉(zhuǎn)型僅僅靠財(cái)務(wù)部門的努力是不夠的，還應(yīng)得到最高管理層的充分重視。應(yīng)在對高校所有關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程與重點(diǎn)工作進(jìn)行全面性分析、前瞻性思考的基礎(chǔ)上，將財(cái)務(wù)智能化建設(shè)工程融入高校的發(fā)展戰(zhàn)略與年度規(guī)劃，并賦予該項(xiàng)工作足夠的政策支持與財(cái)力保障。

（二）第二階段：結(jié)合信息化手段，提升財(cái)務(wù)工作效率

在具備財(cái)務(wù)創(chuàng)新思維，以及對智能化建設(shè)進(jìn)行系統(tǒng)性設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)上，高?？梢愿鶕?jù)目前財(cái)務(wù)工作中遇到的實(shí)際問題，通過進(jìn)一步的流程再造并結(jié)合信息化手段，不斷提高財(cái)務(wù)工作效率。高校財(cái)務(wù)人員可對所有財(cái)務(wù)流程進(jìn)行梳理，深入分析各個(gè)工作環(huán)節(jié)的耗時(shí)量、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)與困難之處，從現(xiàn)階段迫切需要解決的財(cái)務(wù)痛點(diǎn)與難點(diǎn)入手，提升財(cái)務(wù)工作效率。例如，某高校耗時(shí)最多、人手最緊張的財(cái)務(wù)工作是報(bào)銷核算，則該高校應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注如何對網(wǎng)上報(bào)賬與會計(jì)核算系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化與升級，確保系統(tǒng)能夠自動(dòng)、快速地生成高質(zhì)量的記賬憑證信息；如果某高校在財(cái)務(wù)報(bào)表編制與財(cái)務(wù)分析方面的效率偏低，則財(cái)務(wù)信息化工作應(yīng)注重如何提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化程度，并根據(jù)報(bào)表取數(shù)規(guī)則與財(cái)務(wù)分析需求，建立智能報(bào)表系統(tǒng)，快速生成高質(zhì)量的報(bào)表信息。

值得注意的是，財(cái)務(wù)智能化建設(shè)是提高財(cái)務(wù)工作效率的手段，而不是最終目的。在改進(jìn)財(cái)務(wù)工作時(shí)，高校首先應(yīng)考慮如何對財(cái)務(wù)流程本身進(jìn)行優(yōu)化，然后思考哪些環(huán)節(jié)可借助信息化手段進(jìn)行改進(jìn)。只有建立在系統(tǒng)性與專業(yè)性思維之上的財(cái)務(wù)智能化建設(shè)，才能為財(cái)務(wù)管理工作創(chuàng)造最大的價(jià)值。

（三）第三階段：增強(qiáng)用戶財(cái)務(wù)服務(wù)體驗(yàn)感，促進(jìn)信息共享與業(yè)財(cái)融合

在優(yōu)化財(cái)務(wù)流程、提高工作效率的基礎(chǔ)上，高校應(yīng)進(jìn)一步考慮如何提升財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量。一方面，可運(yùn)用財(cái)務(wù)智能工具，幫助用戶理解財(cái)務(wù)報(bào)銷、預(yù)決算、收退費(fèi)等工作的要求與操作規(guī)則，提升用戶在系統(tǒng)操作上的便利性，增強(qiáng)用戶使用財(cái)務(wù)平臺的體驗(yàn)感。另一方面，可借助信息化手段，在確保財(cái)務(wù)信息安全的前提下，幫助用戶高效獲取滿足管理需求的各類財(cái)務(wù)信息，并通過提高財(cái)務(wù)信息的可視化程度，提高用戶對財(cái)務(wù)信息的理解度及對財(cái)務(wù)服務(wù)的滿意度。

同時(shí)，高校還應(yīng)充分考慮各關(guān)鍵財(cái)務(wù)流程中不同職能部門間的分工與合作，促進(jìn)跨部門協(xié)同，加強(qiáng)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的整合及數(shù)據(jù)共享，促進(jìn)業(yè)財(cái)融合，利用財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)為業(yè)務(wù)發(fā)展提供決策依據(jù)，不斷助推高校的“雙一流”建設(shè)與可持續(xù)發(fā)展。