曾涵文

（作者單位：首都醫(yī)科大學）

現(xiàn)階段，大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等高新技術(shù)得到應用，高校財務工作由會計電算化階段逐步邁向財務智能化階段。智慧校園建設中的信息聚合是高校智慧財務實施的基礎。智慧財務的應用是新時代高校財務信息化發(fā)展的必然結(jié)果，同時也是提升高校財務內(nèi)部控制建設水平的重要手段。為此，在智慧財務視角下，創(chuàng)新財務管理模式、構(gòu)建完善的內(nèi)控機制是切實提升高校財務風險控制效果的關鍵。

一、高校智慧財務及其財務內(nèi)部控制概述

（一）智慧財務特征

智慧財務模式由傳統(tǒng)財務管理模式和大數(shù)據(jù)等高新技術(shù)融合形成，本質(zhì)上屬于一類具備數(shù)據(jù)采集、計算、處理、報告、決策等多項使用功能的信息化系統(tǒng)，以財務人員作為服務對象，在財務管理過程中為其提供智能決策、財務信息匯總整理等服務。從實際財務管理情況來看，智慧財務模式具備易于操作、個性服務、實時監(jiān)控的基本特征。

第一，易于操作。在傳統(tǒng)財務模式下，財務人員不但需要具備豐富的實踐經(jīng)驗和較高的專業(yè)素養(yǎng)，還需要采取手動處理方式來完成預算編制、財務報告編制、風險識別評價等各項工作，實際工作負擔較重，難免出現(xiàn)錯誤操作。而在智慧財務模式下，利用信息技術(shù)所搭建的智慧財務系統(tǒng)具備完善的使用功能和極高的自動化程度，可以替代人工完成絕大部分操作任務，并把剩余手動完成的操作流程簡化到極致。以報表生成為例，只要提前在系統(tǒng)中設定財務數(shù)據(jù)處理程序，財務人員在系統(tǒng)中選擇模板文件、導入原始財務數(shù)據(jù)，系統(tǒng)就會自動生成財務報表，后續(xù)對報表內(nèi)容進行人工校核即可。

第二，個性服務。智慧財務模式屬于全新的財務管理概念，并未對財務流程、系統(tǒng)功能配置等要求加以嚴格限制。從高等院校角度來看，在內(nèi)部推廣智慧財務模式時，可以遵循從實際出發(fā)原則，根據(jù)財務管理和內(nèi)部控制需要來定制智慧財務系統(tǒng)、再造財務流程，為財務工作開展提供個性服務。

第三，實時監(jiān)控。智慧財務系統(tǒng)具備強大的數(shù)據(jù)采集與處理能力，可以全程跟蹤監(jiān)督預算執(zhí)行等財務活動的開展情況，并根據(jù)已掌握信息來識別財務風險，在發(fā)現(xiàn)異常問題后向財務人員發(fā)送警示信號。這樣一來，既可以減輕財務人員的工作負擔，也可以加大財務內(nèi)部控制力度，避免因財務問題發(fā)現(xiàn)和處理不及時而造成不必要的損失。

（二）基于智慧財務的財務內(nèi)部控制優(yōu)勢

現(xiàn)階段，雖然智慧財務在財務管理與財務內(nèi)控領域的應用可行性得到了充分論證，但部分財務人員并未正確認識到智慧財務背景下財務內(nèi)部控制活動發(fā)生的巨大改變，盲目選擇財務內(nèi)控工作開展方向，使得工作效果不理想。因此，財務人員必須深入了解智慧財務和財務內(nèi)部控制的內(nèi)在聯(lián)系，將充分體現(xiàn)智慧財務核心優(yōu)勢作為財務內(nèi)控體系的創(chuàng)新優(yōu)化方針。從同類項目案例來看，智慧財務有著規(guī)范化、共享化、科學決策的核心優(yōu)勢[1]。

第一，規(guī)范化。智慧財務系統(tǒng)具備預算管理、會計核算、采購控制等若干功能模塊，依托系統(tǒng)“一站式”開展財務管理工作，財務人員按照系統(tǒng)指示進行規(guī)范化操作，避免出現(xiàn)篡改業(yè)務流程等錯誤操作行為。同時，智慧財務系統(tǒng)對線上操作過程進行跟蹤監(jiān)督與記錄保存，發(fā)現(xiàn)不規(guī)范操作行為后進行提示。

第二，共享化。在智慧財務模式下，財務系統(tǒng)與其他職能部門的操作系統(tǒng)均接入財務共享平臺，財務人員并不需要定期前往各部門收集原始財務數(shù)據(jù)和業(yè)務數(shù)據(jù)，而是可以直接訪問平臺數(shù)據(jù)庫來查閱所需數(shù)據(jù)。同時，智慧財務系統(tǒng)還具備線上開展財務內(nèi)控工作的條件，通過平臺系統(tǒng)可以實時掌握財務數(shù)據(jù)和業(yè)務數(shù)據(jù)，遠程督促各職能部門遵循財務內(nèi)控規(guī)定要求和提供業(yè)務指導。

第三，科學決策。智慧財務系統(tǒng)具備較高的智能化水準，可以替代人工完成一些決策，并保障決策結(jié)果的準確性。以財務風險識別為例，智慧財務系統(tǒng)能夠從原始財務數(shù)據(jù)中提取風險特征量，把特征量導入風險知識庫進行診斷分析，挑選出同類型的風險案例，從而確定財務風險類型，準確判斷風險出現(xiàn)概率，預測風險事件在未來一段時間的演變過程。

二、基于智慧財務的高校財務內(nèi)部控制優(yōu)化路徑

（一）做好頂層設計

高校財務內(nèi)控控制優(yōu)化是一項綜合性、長期性活動，既需要重新設計一套財務內(nèi)部控制流程，也需要同步做好制度建設、財務組織結(jié)構(gòu)調(diào)整、數(shù)據(jù)交互共享、部門協(xié)作等多方面的準備工作。因此，高等院校應加強頂層設計，遵循從實際出發(fā)、逐步推進原則，結(jié)合自身情況來明確財務內(nèi)控優(yōu)化目標、思路、方針，把財務內(nèi)控優(yōu)化過程拆分為若干階段，明確各階段優(yōu)化目標和具體措施。例如，在制度建設方面，既要著手建立授權(quán)審批、預算質(zhì)詢、責任落實等制度，也要明確規(guī)定財務人員及各部門崗位的職責范圍、具體工作內(nèi)容。同時，圍繞財務內(nèi)部控制線上業(yè)務的活動特點，對業(yè)務流程、財務內(nèi)控要點、常見問題應對方法進行標注，并編制作業(yè)指導書，便于財務人員參照指導書內(nèi)容開展工作[2]。在財務組織結(jié)構(gòu)調(diào)整方面，考慮到高等院校財務內(nèi)控工作內(nèi)容繁雜，且在智慧財務背景下的控制范圍還將進一步擴大，高校需要著手構(gòu)建具備獨立地位的財務內(nèi)控部門，逐步整合財務部門、審計部門、紀委監(jiān)察部門等的財務控制職能，避免后續(xù)出現(xiàn)重復控制、交叉控制等問題。

（二）財務數(shù)據(jù)集成利用

財務內(nèi)部控制內(nèi)容涵蓋高校運營期間開展的全部經(jīng)濟業(yè)務活動，包括預算編制執(zhí)行、年度財務決算、財務狀況評價分析、財務風險防范等。在會計電算化階段，雖然各高校陸續(xù)搭建了信息化管理系統(tǒng)，由線上業(yè)務模式取代線下業(yè)務模式，財務管理效率得到顯著提升，但所搭建的采購管理、預算管理、收支管理、資金管理等多套財務系統(tǒng)互不關聯(lián)，信息交流成本高昂，形成了“信息孤島”。這無疑加重了財務處理和財務內(nèi)控流程的復雜程度，導致各項財務管理活動脫節(jié)。因此，為掃清智慧財務模式推廣實施期間遇到的內(nèi)部阻力，高校應著手實現(xiàn)財務數(shù)據(jù)集成利用目標，具體從財務信息系統(tǒng)整合、多平臺數(shù)據(jù)共享兩方面著手。

第一，財務信息系統(tǒng)整合。高校應搭建具備完善服務功能的財務共享平臺，把預約報銷、預算執(zhí)行控制、績效管理、資金管理等多套操作系統(tǒng)接入財務共享平臺，以原有財務管理系統(tǒng)作為首層財務平臺，財務共享平臺作為第二層財務平臺。如此，財務人員可以在平臺上“一站式”開展各項工作，無須頻繁切換操作系統(tǒng)、轉(zhuǎn)換財務數(shù)據(jù)格式。

第二，多平臺數(shù)據(jù)共享。為實現(xiàn)業(yè)財融合目標，確保財務內(nèi)控范圍有效涵蓋科研、資產(chǎn)管理、基建等環(huán)節(jié)，高校還應保持財務共享平臺與科研管理等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享互通。以科研管理系統(tǒng)為例，財務人員依托財務共享平臺，可以直接提取科研項目經(jīng)費分配數(shù)據(jù)、預算剩余額度等原始財務數(shù)據(jù)，判斷是否存在項目預算超支等風險隱患，以及做好預算跟蹤控制等財務管理工作。

（三）財務內(nèi)部控制閉環(huán)管理

在傳統(tǒng)財務管理模式下，由于管理方式落后、部門間信息交流不暢，高校不具備實施閉環(huán)管理的前提條件，而是把財務內(nèi)控工作拆分為多個環(huán)節(jié)，委派專人負責跟蹤監(jiān)督單項經(jīng)濟業(yè)務活動的開展情況，由此出現(xiàn)了諸多薄弱環(huán)節(jié)。在智慧財務背景下，隨著財務管理效率、管理時效性的提升，以及財務內(nèi)部控制能力的增強，高校應推廣實施財務內(nèi)控閉環(huán)管理模式。閉環(huán)模式由建立標準、監(jiān)控評估、優(yōu)化完善三部分組成，具體如下。

第一，建立標準。高校結(jié)合財務管理實際情況，明確規(guī)定在資金管理、財務報告編制、預算管理、項目管理等環(huán)節(jié)的流程步驟及內(nèi)控要點，把標準適用范圍、控制目標描述、責任人員等作為財務內(nèi)控要素。同時，在財務共享平臺內(nèi)建立財務內(nèi)部控制模型，模型涵蓋高校財務有關的全部業(yè)務流程和關鍵環(huán)節(jié)，并開展穿行測試，根據(jù)測試結(jié)果判斷財務內(nèi)控制度是否具備完整性、可行性[3]。

第二，監(jiān)控評估。在各項經(jīng)濟業(yè)務活動開展前，在財務內(nèi)控流程中增加風險評估、計劃可行性論證、流程穿行測試等前置程序，幫助財務人員找出潛在問題并采取改進措施，避免造成實質(zhì)性損失。例如，在預算編制完畢后，財務人員根據(jù)預算執(zhí)行部門的實際工作安排來論證預算可行性，并充分聽取預算執(zhí)行部門負責人所提意見，必要時把預算退回修改，避免因預算額度過高而造成資金浪費，或是因預算額度偏低而影響正常工作開展。隨后，依托智慧財務平臺來固化財務內(nèi)控程序，平臺負責記錄操作過程與判斷操作行為是否符合規(guī)定，如果發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作行為，或是預算執(zhí)行等目標事件出現(xiàn)預料之外的狀況，則把問題反饋給財務人員和相關業(yè)務人員著手處理[4]。

第三，優(yōu)化完善。智慧財務背景下，無論是高校財務模式還是相關業(yè)務活動的開展情況均發(fā)生了明顯改變。隨著時間的推移，原有財務內(nèi)控制度將會缺乏適用性，導致規(guī)定要求與實際情況、財務內(nèi)控目標產(chǎn)生出入。為取得理想內(nèi)控效果，財務人員需要定期對財務內(nèi)控效果進行綜合評價，必要時更改內(nèi)控流程、規(guī)定要求和方法手段。同時，在出現(xiàn)智慧財務系統(tǒng)功能變更、擴大財務內(nèi)控范圍等情況時，立即對現(xiàn)行財務內(nèi)控制度的健全程度進行評價，并對不足之處加以彌補。

（四）再造業(yè)務流程

為增強財務內(nèi)控控制能力和提升工作效率，高校應重新設計一套完善的業(yè)務流程，實現(xiàn)財務內(nèi)控活動與智慧財務系統(tǒng)的融合發(fā)展。以預算控制流程為例，控制過程由預算編制、預算執(zhí)行、預算績效評價三部分組成，財務人員依托智慧財務系統(tǒng)線上開展全部控制工作。

第一，預算編制。各職能部門根據(jù)工作安排來編制預算草案，把草案提交至智慧財務系統(tǒng)，使用系統(tǒng)自帶的功能對各個草案進行匯總整理、統(tǒng)計預算額度。隨后，再把統(tǒng)計結(jié)果轉(zhuǎn)交預算管理委員會或是評審小組，由小組成員檢查預算額度是否超標、預算資金安排是否真實合理，根據(jù)所發(fā)現(xiàn)問題來調(diào)整預算方案、確定各項預算指標。

第二，預算執(zhí)行。財務人員通過智慧財務系統(tǒng)實時收集、匯總整理原始預算數(shù)據(jù)，全過程跟蹤監(jiān)督收入情況與支出情況，準確掌握各筆資金的后續(xù)流向，量化比較實際收支和預算方案內(nèi)容的偏差程度，二者偏差程度超標時立即把問題反饋給預算責任部門督促整改，必要時調(diào)整預算內(nèi)容。

第三，預算績效評價。在預算方案實施完畢后，財務人員通過系統(tǒng)整理數(shù)據(jù)，按照預算指標和計算規(guī)則，然后系統(tǒng)在短時間內(nèi)完成預算績效考評工作，根據(jù)考評結(jié)果來反映預算目標實現(xiàn)程度、分析預算差異問題原因，制定面向各個預算責任部門的績效激勵方案。后續(xù)在編制下一年度預算方案時，把上年度預算考評報告、預算決算報告作為重要依據(jù)。

（五）加強風險控制

在智慧財務背景下，財務風險類型發(fā)生了一定程度的改變，財務人員應更新風險意識，把握新型財務風險的客觀規(guī)律，制定風險專項防控方案。以數(shù)據(jù)安全風險為例，財務數(shù)據(jù)存儲載體由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)文檔，將原始業(yè)財數(shù)據(jù)和財務報表提交至系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中歸檔保存，如果在財務工作期間出現(xiàn)錯誤操作行為，或是平臺系統(tǒng)遭受計算機病毒入侵，有可能造成財務數(shù)據(jù)丟失、機密信息外泄。

因此，高校應適時調(diào)整財務風險的內(nèi)控工作內(nèi)容，既要監(jiān)督各項經(jīng)濟業(yè)務活動全過程的開展情況，也要提高對數(shù)據(jù)安全風險的重視程度。具體采取權(quán)限管理、財務數(shù)據(jù)加密傳輸、用戶身份認證、重要數(shù)據(jù)文件異地容災備份等控制措施，防止財務數(shù)據(jù)丟失等風險事件出現(xiàn)，或是把風險事件造成的損失降到最低。同時，充分發(fā)揮智慧財務模式科學決策的優(yōu)勢，在平臺系統(tǒng)內(nèi)搭建財務風險數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫內(nèi)收錄預算執(zhí)行失控、資產(chǎn)貶值、現(xiàn)金流量不足等各類風險事件的案例，系統(tǒng)通過長期訓練已經(jīng)具備風險識別和評價能力，在所收集原始財務數(shù)據(jù)基礎上能夠自動識別風險隱患[5]。

（六）建設復合型財務團隊

財務人員的專業(yè)素養(yǎng)與財務內(nèi)控效果密切相關。當前，部分高校雖然推廣使用智慧財務模式，卻沒有對財務人員的培訓學習予以關注，導致因財務人員理念落后、工作方式僵化而引發(fā)的各類問題時有出現(xiàn)。因此，高校需要加大財務人員培訓力度，具體從理論學習、專業(yè)培訓兩方面著手，及早建立一支復合型的專業(yè)化財務團隊。第一，在理論學習方面，以智慧財務的概念和特征、財務內(nèi)部控制內(nèi)容流程與要點作為學習內(nèi)容，幫助財務人員更為全面、深入地了解智慧財務模式，以及智慧財務背景下的財務內(nèi)部控制重點。第二，在專業(yè)培訓方面，以智慧財務系統(tǒng)的操作方法、財務內(nèi)控線上業(yè)務流程、工作交接手續(xù)、內(nèi)控制度規(guī)定等作為培訓內(nèi)容，并由財務人員進行實操演練，幫助財務人員在短時間內(nèi)熟悉全新的工作模式。

綜上所述，為順利實現(xiàn)財務管理轉(zhuǎn)型升級目標，確保智慧財務模式落地應用，高等院校應更新財務內(nèi)部控制思路，堅持走頂層設計、財務數(shù)據(jù)集成利用、閉環(huán)管理、再造業(yè)務流程、加強風險控制、建設復合型財務團隊等正確的優(yōu)化路徑，為高校財務內(nèi)部控制能力的提升奠定堅實基礎。