張文濤 山東巨明機(jī)械有限公司
在企業(yè)的實(shí)際發(fā)展經(jīng)營(yíng)中,市場(chǎng)為企業(yè)之間建立起了溝通交流的橋梁,業(yè)務(wù)的主要展開(kāi)也基本上圍繞著企業(yè)與企業(yè)之間的經(jīng)濟(jì)往來(lái)形成,同時(shí)往來(lái)賬也成為撬動(dòng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要杠桿,為企業(yè)帶來(lái)多種業(yè)務(wù)方式,反映了企業(yè)在經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中主要呈現(xiàn)出的方式方法,企業(yè)的財(cái)務(wù)工作需要通過(guò)合理的往來(lái)賬管理來(lái)實(shí)現(xiàn)自身的穩(wěn)定規(guī)劃與發(fā)展。
往來(lái)賬主要指的是企業(yè)與企業(yè)之間經(jīng)濟(jì)往來(lái)的主要記錄,重點(diǎn)反映了企業(yè)資產(chǎn)、債務(wù)的實(shí)際狀況,是企業(yè)與企業(yè)之間債務(wù)、債權(quán)關(guān)系的重要證明。在往來(lái)賬中往往會(huì)包括企業(yè)在經(jīng)營(yíng)銷(xiāo)售活動(dòng)中需要應(yīng)收、應(yīng)付或是資金周轉(zhuǎn)的相關(guān)內(nèi)容,企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)管理上需要重點(diǎn)關(guān)注往來(lái)賬內(nèi)容,以此來(lái)進(jìn)行具體的財(cái)務(wù)指標(biāo)計(jì)算,從而對(duì)企業(yè)資產(chǎn)進(jìn)行完善的管理。
企業(yè)的往來(lái)賬管理對(duì)企業(yè)自身的經(jīng)營(yíng)發(fā)展有著重要意義。一方面,往來(lái)賬的主要構(gòu)成是應(yīng)收、應(yīng)付賬款,在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中呈現(xiàn)出較強(qiáng)的實(shí)際經(jīng)濟(jì)流動(dòng)性,當(dāng)在這方面賬款的管理上出現(xiàn)失誤,可能會(huì)形成壞賬,大量壞賬的堆積會(huì)反映出企業(yè)內(nèi)部在管理上存在缺失,因此,良好的往來(lái)賬管理措施能夠有效地保障企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理上完善機(jī)制,逐步地優(yōu)化自身在經(jīng)營(yíng)管理上主要花費(fèi)的成本問(wèn)題,從而提高自身在市場(chǎng)中的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力。另一方面,往來(lái)賬不僅展現(xiàn)了企業(yè)自身的經(jīng)營(yíng)狀態(tài),還在一定程度上展現(xiàn)了外部與企業(yè)達(dá)成合作的其他企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況,具體地反映出企業(yè)與企業(yè)之間的債務(wù)關(guān)系,企業(yè)既能夠根據(jù)良好的往來(lái)賬管理在市場(chǎng)中進(jìn)行準(zhǔn)確的交流與溝通,還能夠憑借往來(lái)賬按圖索驥,跟進(jìn)了解外部其他企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理狀況,加深對(duì)市場(chǎng)的主要了解,從而進(jìn)一步抓住關(guān)鍵的企業(yè)市場(chǎng)信息,及時(shí)進(jìn)行經(jīng)營(yíng)方向的調(diào)整,同時(shí)還能夠?qū)ν鶃?lái)企業(yè)的資金狀況進(jìn)行了解,從而能夠及時(shí)地調(diào)整合作,保證經(jīng)濟(jì)交流的實(shí)際質(zhì)量,避免出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)損失,保證企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康的經(jīng)營(yíng)與發(fā)展[1]。
在部分企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中,沒(méi)有將財(cái)務(wù)管理的重點(diǎn)放在對(duì)往來(lái)賬的管理上,更多地關(guān)注企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中主要產(chǎn)生的收入、成本等更加直觀的財(cái)務(wù)指標(biāo)數(shù)據(jù),而對(duì)于往來(lái)賬的重視程度不高,這就使得一方面在往來(lái)賬管理上不夠完善,財(cái)務(wù)人員往往只進(jìn)行基本的整理與存放,沒(méi)有針對(duì)其中反映的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行深入的分析。另一方面則是重視程度不高導(dǎo)致對(duì)于債權(quán)催賬不夠重視,對(duì)于一些應(yīng)收賬務(wù)的催賬進(jìn)度緩慢,甚至可能會(huì)出現(xiàn)一項(xiàng)應(yīng)收債務(wù)長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有進(jìn)行回收,導(dǎo)致在實(shí)際債務(wù)上出現(xiàn)了缺失,長(zhǎng)時(shí)間拖延下很容易產(chǎn)生壞賬,對(duì)企業(yè)的資金運(yùn)轉(zhuǎn)狀況造成不良的影響。
部分企業(yè)自身在市場(chǎng)中主要開(kāi)展的業(yè)務(wù)內(nèi)容相對(duì)比較復(fù)雜,業(yè)務(wù)中主要涉及的資金細(xì)節(jié)相對(duì)較多,這就會(huì)使得在往來(lái)賬的管理上存在著一定的難度,同時(shí)自身對(duì)于往來(lái)賬的管理制度設(shè)置不夠完善,導(dǎo)致在實(shí)際管理工作中缺位的管理制度難以滿足自身的往來(lái)賬復(fù)雜管理需要,使得財(cái)務(wù)管理人員在進(jìn)行財(cái)務(wù)管理時(shí)缺少制度支撐,難以將往來(lái)賬內(nèi)容管理到位,甚至可能在往來(lái)賬的管理環(huán)節(jié)上出現(xiàn)疏漏。此外,在往來(lái)賬的管理制度不完善上,部分企業(yè)往往還沒(méi)有建立明確的權(quán)責(zé)落實(shí)制度,這就導(dǎo)致在一些涉及部門(mén)較多的往來(lái)賬管理上,財(cái)務(wù)人員在管理時(shí)難以按照具體的權(quán)責(zé)劃分進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的詢問(wèn),部門(mén)與部門(mén)之間出現(xiàn)責(zé)任相互推卸的現(xiàn)象,影響管理效率[2]。
在往來(lái)賬務(wù)的核對(duì)上,常常會(huì)出現(xiàn)不及時(shí)的現(xiàn)象。一方面,企業(yè)往來(lái)賬主要涉及的業(yè)務(wù)內(nèi)容相對(duì)較多,會(huì)包含企業(yè)在經(jīng)營(yíng)中多個(gè)方面的內(nèi)容,并且企業(yè)在經(jīng)營(yíng)中往往會(huì)涉及多個(gè)業(yè)務(wù)方面,這就使得在往來(lái)賬的財(cái)務(wù)信息上有許多需要進(jìn)行核對(duì)管理的指標(biāo)點(diǎn),同時(shí)隨著業(yè)務(wù)信息的不斷繁雜,財(cái)務(wù)工作人員需要進(jìn)行處理的內(nèi)容也越來(lái)越多,傳統(tǒng)的處理方式效率相對(duì)較低。另一方面,在傳統(tǒng)的往來(lái)賬管理上,需要通過(guò)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行處理,這就使得往來(lái)賬管理質(zhì)量主要依靠財(cái)務(wù)管理人員的個(gè)人管理水平,業(yè)務(wù)人員個(gè)人能力之間的差距也嚴(yán)重影響了往來(lái)賬核對(duì)的實(shí)際效率,嚴(yán)重拖慢了企業(yè)往來(lái)賬管理進(jìn)度。
在往來(lái)賬管理上,主要的風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)不足,首先,對(duì)于債權(quán)賒銷(xiāo)制度的制定部分企業(yè)為了吸引市場(chǎng)中的其他企業(yè),壓低自身的準(zhǔn)入門(mén)檻,忽視了壓低門(mén)檻這一行為為企業(yè)往來(lái)賬管理所帶來(lái)的實(shí)際風(fēng)險(xiǎn),其次,在合同簽訂上時(shí)而會(huì)出現(xiàn)搶占簽訂合同,而忽視對(duì)客戶進(jìn)行對(duì)應(yīng)的背景調(diào)查。最后,部分企業(yè)對(duì)于自身的往來(lái)賬務(wù)缺少核對(duì)的重視,不及時(shí)對(duì)到期的債務(wù)進(jìn)行收賬,這些行為都會(huì)加深企業(yè)在往來(lái)賬管理上的風(fēng)險(xiǎn)程度,產(chǎn)生大量的壞賬,導(dǎo)致其追款難度較高,影響到企業(yè)的正常經(jīng)營(yíng)。
針對(duì)提升往來(lái)賬管理質(zhì)量的實(shí)際方式,需要將建設(shè)重點(diǎn)首先放在對(duì)往來(lái)賬重要性的實(shí)際認(rèn)知上,降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)中壞賬出現(xiàn)的可能性,因此企業(yè)需要重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)往來(lái)賬的思想認(rèn)識(shí)。首先,企業(yè)的管理者需要起到帶頭作用,加強(qiáng)自身的思想認(rèn)識(shí),明確往來(lái)賬在企業(yè)財(cái)務(wù)管理上的實(shí)際重要性,并將其作為關(guān)鍵的管理方式,深化在實(shí)際建設(shè)中的管理措施落實(shí)。在實(shí)際操作上,管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)往來(lái)賬管理予以高度的重視,開(kāi)展對(duì)各項(xiàng)往來(lái)賬決策審批的復(fù)核,以此來(lái)提升往來(lái)賬信息審核的準(zhǔn)確性,同時(shí)在財(cái)務(wù)會(huì)議上加強(qiáng)對(duì)往來(lái)賬的重視宣傳,從而自上而下地強(qiáng)化對(duì)往來(lái)賬管理的基礎(chǔ)認(rèn)識(shí)。其次,應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理人員對(duì)往來(lái)賬的管理意識(shí),及時(shí)開(kāi)展對(duì)往來(lái)賬的深化管理,提升往來(lái)賬數(shù)據(jù)信息的核算準(zhǔn)確度,從而實(shí)現(xiàn)對(duì)往來(lái)賬及時(shí)管理及時(shí)賒銷(xiāo),避免壞賬的出現(xiàn)。再次,應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)往來(lái)賬信息的分析意識(shí),及時(shí)發(fā)現(xiàn)往來(lái)賬中主要存在的問(wèn)題,并在發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的第一時(shí)間采取措施進(jìn)行處理,從而盡早消除往來(lái)賬問(wèn)題造成的負(fù)面影響。最后,應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)動(dòng)員企業(yè)內(nèi)各個(gè)層級(jí)的員工,分別在業(yè)務(wù)開(kāi)展階段、財(cái)務(wù)階段、管理階段進(jìn)行全方位的重視,從而將往來(lái)賬管理做到全范圍全方位的管理效果,從而實(shí)際地提高往來(lái)賬管理的基礎(chǔ)水平[3]。
企業(yè)需要針對(duì)實(shí)際管理中主要存在的管理制度不夠完善的情況,重點(diǎn)進(jìn)行往來(lái)賬實(shí)際管理制度的建設(shè),一方面,應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)按照往來(lái)賬管理方向上主要存在的管理需要,進(jìn)行分階段的具體劃分,從往來(lái)中涉及的原材料賬單管理以及到最后訂單的應(yīng)付款項(xiàng)和實(shí)際債務(wù)都應(yīng)當(dāng)確定實(shí)際的操作的對(duì)應(yīng)制度,將企業(yè)整個(gè)往來(lái)賬信息的產(chǎn)生都納入管理制度中,從而以全面的管理制度規(guī)范各項(xiàng)管理內(nèi)容,讓財(cái)務(wù)人員在進(jìn)行往來(lái)賬管理時(shí),能夠有實(shí)際的制度支撐,保證完善的制度能夠健全整個(gè)管理步驟,從而確保在管理上能夠保證全面地落實(shí),形成健全的管理機(jī)制,使整個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)規(guī)劃以及成本管理達(dá)到實(shí)際的優(yōu)化效果。另一方面,在健全往來(lái)賬實(shí)際管理制度上需要加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理措施,重點(diǎn)在業(yè)務(wù)開(kāi)展前對(duì)客戶的主要誠(chéng)信背景以及資金狀況進(jìn)行調(diào)查,在確定其主要的運(yùn)營(yíng)能力以及還款能力之后再開(kāi)展對(duì)應(yīng)的經(jīng)濟(jì)往來(lái)業(yè)務(wù),以此來(lái)保證自身的實(shí)際經(jīng)營(yíng)利益,同時(shí)重點(diǎn)強(qiáng)化內(nèi)部的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制,依照常見(jiàn)的往來(lái)賬問(wèn)題進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案規(guī)劃,并針對(duì)常見(jiàn)的壞賬問(wèn)題,進(jìn)行著重處理,及時(shí)追收債款,以此來(lái)保證自身的實(shí)際利益,從而盡可能地規(guī)避賬目上的主要風(fēng)險(xiǎn),提高自身的運(yùn)營(yíng)的穩(wěn)定性。
企業(yè)在強(qiáng)化財(cái)務(wù)上的往來(lái)賬管理時(shí),應(yīng)當(dāng)將強(qiáng)化內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制作為強(qiáng)化的重點(diǎn)方向。一方面,企業(yè)應(yīng)當(dāng)以相關(guān)法律政策為出發(fā)點(diǎn),結(jié)合自身在經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的主要的發(fā)展方向,來(lái)健全內(nèi)部的財(cái)務(wù)監(jiān)督管理機(jī)制,并以此來(lái)提出一整套完善的監(jiān)督管理流程,以此來(lái)對(duì)往來(lái)賬的管理流程進(jìn)行監(jiān)督,同時(shí)結(jié)合基礎(chǔ)的思想建設(shè),在各個(gè)環(huán)節(jié)中發(fā)動(dòng)各級(jí)員工來(lái)對(duì)整個(gè)往來(lái)賬管理進(jìn)行監(jiān)督,以此來(lái)補(bǔ)足財(cái)務(wù)管理人員工作中可能存在的疏漏,發(fā)揮監(jiān)督的作用以提高往來(lái)賬管理的實(shí)際科學(xué)性。另一方面,在內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制上,需要進(jìn)行合理的權(quán)責(zé)劃分,來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)往來(lái)賬管理制度的基本落實(shí)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照整個(gè)往來(lái)賬的收集、管理、處理的步驟階段來(lái)將往來(lái)賬應(yīng)付、應(yīng)收進(jìn)行劃分,從而將整個(gè)管理流程進(jìn)行細(xì)化切分,保證將不同的職責(zé)落到不同的人員職責(zé)上,既要保障每個(gè)人員能夠以良好的完成本職工作,避免職權(quán)上的交叉,還要保障財(cái)務(wù)工作人員之間能夠進(jìn)行相互監(jiān)督,保證工作內(nèi)容能夠完善地進(jìn)行落實(shí),避免在財(cái)務(wù)人員的工作中出現(xiàn)疏漏,完善整個(gè)監(jiān)督控制作用機(jī)制,強(qiáng)化基礎(chǔ)的往來(lái)賬管理方式[4]。
在往來(lái)賬的執(zhí)行方式上,企業(yè)需要進(jìn)行實(shí)際具體化。首先,財(cái)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)著重核對(duì)往來(lái)賬,按照賬目中應(yīng)收應(yīng)付內(nèi)容,仔細(xì)核對(duì)企業(yè)與外部企業(yè)之間經(jīng)濟(jì)來(lái)往的具體內(nèi)容,保證應(yīng)付應(yīng)收內(nèi)容能夠和賬目來(lái)往之間形成準(zhǔn)確的對(duì)應(yīng)。其次,嚴(yán)格落實(shí)往來(lái)賬管理執(zhí)行方式的具體步驟,對(duì)于往來(lái)賬單據(jù)需要進(jìn)行多層級(jí)核實(shí),單據(jù)上除了單位公章證明以外,還需上級(jí)管理人員核實(shí)以后進(jìn)行確認(rèn),其中手續(xù)不全的往來(lái)賬單據(jù)一律視為不合格的單據(jù),不將其加入財(cái)務(wù)做賬中,并將單據(jù)進(jìn)行及時(shí)上報(bào)。再次,對(duì)于往來(lái)賬原始憑證需要加強(qiáng)管理,保證在銷(xiāo)售活動(dòng)之后對(duì)發(fā)票等單據(jù)進(jìn)行保留,做好保管工作,以此作為往來(lái)賬關(guān)鍵的原始憑證對(duì)實(shí)際物料進(jìn)行比對(duì),確保單據(jù)與物料數(shù)目匹配,做到基本的數(shù)據(jù)相符。最后,應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)往來(lái)賬的實(shí)際監(jiān)督管理,針對(duì)往來(lái)賬的實(shí)際運(yùn)行建立起全路程監(jiān)督機(jī)制,定期對(duì)往來(lái)賬數(shù)據(jù)進(jìn)行內(nèi)容核對(duì),及時(shí)清理已經(jīng)處理完的賬目數(shù)據(jù)并進(jìn)行歸檔,發(fā)現(xiàn)往來(lái)賬中潛藏的壞賬信息,在第一時(shí)間采取對(duì)一個(gè)措施進(jìn)行處理,從而加快整個(gè)賬務(wù)處理的機(jī)制環(huán)節(jié)的運(yùn)行速率,從而提高對(duì)公司資金的管理能力。
對(duì)于往來(lái)賬管理中心主要存在的管理難題,需要對(duì)應(yīng)地加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的基礎(chǔ)能力水平。首先,企業(yè)應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)培養(yǎng)財(cái)務(wù)管理人員,轉(zhuǎn)變財(cái)務(wù)人員的傳統(tǒng)職能,使其由原本的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)核算人員進(jìn)一步轉(zhuǎn)換為財(cái)務(wù)管理人員,在保證原有財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)核算能力的同時(shí),延伸出更多的基于財(cái)務(wù)往來(lái)賬的分析能力,以此發(fā)揮出往來(lái)賬信息對(duì)于企業(yè)的發(fā)展引導(dǎo)效果,提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理的綜合性效果。其次,企業(yè)應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注對(duì)于財(cái)務(wù)管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng),定期組織財(cái)務(wù)工作人員進(jìn)行職業(yè)道德培訓(xùn),強(qiáng)化工作人員的基礎(chǔ)職業(yè)道德精神,保證財(cái)務(wù)人員在工作中能夠恪守道德底線,做到公平、公正地處理企業(yè)財(cái)務(wù)信息。再次,在企業(yè)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)確定對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)人員工作指標(biāo),設(shè)定每個(gè)月與每個(gè)季度的階段財(cái)務(wù)管理考核目標(biāo),核查財(cái)務(wù)管理中往來(lái)賬的實(shí)際管理狀況,以此作為重要的一項(xiàng)財(cái)務(wù)考核指標(biāo)內(nèi)容進(jìn)行監(jiān)管,并根據(jù)實(shí)際的考核結(jié)果來(lái)采取對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲方式進(jìn)行獎(jiǎng)懲。最后,在實(shí)際工作中,往來(lái)賬管理人員應(yīng)當(dāng)積極鍛煉自身的信息技術(shù)能力,面對(duì)愈發(fā)復(fù)雜的賬目單據(jù)處理需要,積極使用信息處理手段來(lái)簡(jiǎn)化處理過(guò)程,降低處理難度提高對(duì)資金的管理能力[5]。
針對(duì)越發(fā)的復(fù)雜的往來(lái)賬數(shù)量以及管理中的各項(xiàng)明細(xì),企業(yè)應(yīng)當(dāng)逐步地健全內(nèi)部信息建設(shè),來(lái)改變傳統(tǒng)的信息傳遞、信息分析、信息整理方式,實(shí)現(xiàn)更加高效的內(nèi)部控制方式和工作方式。首先,應(yīng)當(dāng)針對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管理方式進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的建立,對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)進(jìn)行環(huán)節(jié)中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行收集,落實(shí)完善的信息數(shù)據(jù)庫(kù),以此作為往來(lái)賬管理的實(shí)際基礎(chǔ),逐漸形成體系的往來(lái)賬信息歸檔方式。其次,應(yīng)當(dāng)將信息化建設(shè)延伸進(jìn)財(cái)務(wù)人員的實(shí)際工作方式之中,簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)人員的實(shí)際工作難度,以此來(lái)作為企業(yè)往來(lái)賬管理優(yōu)化的實(shí)際手段,從而進(jìn)一步減輕財(cái)務(wù)人員工作壓力,提高財(cái)務(wù)管理上的準(zhǔn)確性。再次,對(duì)于往來(lái)賬的管理應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行分析,之后由財(cái)務(wù)人員在企業(yè)內(nèi)的信息系統(tǒng)上進(jìn)行信息公示,以此來(lái)強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部的信息透明度效果,保證企業(yè)上下能夠通過(guò)公開(kāi)信息了解到整個(gè)工作落實(shí)的實(shí)際情況,明確自身的責(zé)任落實(shí)狀況,進(jìn)一步刺激工作人員改善工作方式。最后,企業(yè)應(yīng)當(dāng)充分應(yīng)用信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析能力,以財(cái)務(wù)分析人員的分析能力為基礎(chǔ),從往來(lái)賬中抓取關(guān)鍵的企業(yè)信息與市場(chǎng)信息,及時(shí)調(diào)整企業(yè)的發(fā)展方向。
在企業(yè)發(fā)展中,完善的往來(lái)賬管理體系能夠有效地幫助企業(yè)規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),及時(shí)地調(diào)整自身的資金資源的運(yùn)轉(zhuǎn)狀況,從而實(shí)現(xiàn)更加穩(wěn)定的發(fā)展,因此,企業(yè)需要針對(duì)往來(lái)賬的管理特點(diǎn),不斷深化企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)監(jiān)督管理機(jī)制,以此作為重點(diǎn)發(fā)展方向,來(lái)不斷地推進(jìn)管理方式的優(yōu)化,實(shí)現(xiàn)企業(yè)在市場(chǎng)中健康穩(wěn)定地發(fā)展?!?/p>