□ 杭州 周芳芳

“十四五”規(guī)劃提出：“加快數(shù)字中國的建設，全面推動生產(chǎn)方式、生活方式和管理方式的轉變?！彪S著新一輪技術革命的發(fā)展，數(shù)字化時代的來臨，數(shù)字技術對經(jīng)濟的拉動作用越來越明顯。企業(yè)是市場經(jīng)濟中的重要主體，它的數(shù)字化轉型勢在必行。從我國目前的發(fā)展狀況來看，行政管理方面的問題不僅會對提高企業(yè)的效率有很大的影響，而且對企業(yè)的發(fā)展也會產(chǎn)生一定的影響。因此，企業(yè)必須通過數(shù)字技術來進行行政管理制度的創(chuàng)新，以求達到降低成本、提高效率的目的。由于企業(yè)的經(jīng)營活動內(nèi)容非常豐富，所以在實際中運用數(shù)字技術的可能性也很大，在實踐中可以得到一定的經(jīng)驗和思考。本文重點探討了企業(yè)數(shù)字化行政管理創(chuàng)新的意義和實踐，以期能對企業(yè)的行政管理改革有所啟發(fā)，從而為企業(yè)未來的發(fā)展提供參考。

一、企業(yè)數(shù)字化行政管理創(chuàng)新的意義

1.有助于解決現(xiàn)有行政管理弊端。從目前的行政管理現(xiàn)狀來分析，目前的管理體制不完善、效率低下、管理人員素質(zhì)低下等問題，既歸咎于企業(yè)傳統(tǒng)行政管理工作特點，也取決于企業(yè)的戰(zhàn)略與發(fā)展愿景。將數(shù)字技術引入到企業(yè)的行政工作中，可以很好地處理一些常規(guī)系統(tǒng)所面臨的問題。由于傳統(tǒng)的行政系統(tǒng)過分依靠人工，造成了很多的管理負擔，在實施了數(shù)字化行政的改革之后，一些部門可以進行自動化的管理。在過去的幾年里，政府的行政工作主要依靠個人的經(jīng)驗和判斷力。傳統(tǒng)的企業(yè)管理大多依賴OA等，其功能不強，缺乏人性化，而采用數(shù)字技術可以很好地克服這種不足。企業(yè)的經(jīng)營管理數(shù)字化并非是一種巧合，它已成為現(xiàn)代公司實現(xiàn)高品質(zhì)發(fā)展的必然選擇。

2.有助于提升行政管理效能。在企業(yè)數(shù)字化行政管理的改革中，主要是借助數(shù)字平臺來提高企業(yè)的行政管理效率。一些企業(yè)的行政審批程序太繁瑣，要經(jīng)過一輪又一輪的審批，這就造成了管理的低效。在建立了數(shù)字化平臺之后，盡管相關的審批流程并未發(fā)生變化，但在線審批可以節(jié)省大量的人力、時間，提高了工作效率。例如，企業(yè)印章的管理，利用數(shù)字化的平臺，可以實現(xiàn)統(tǒng)一的保管，在線的流程，審批批準后，可以用印機進行蓋章。而數(shù)字平臺則能有效地促進企業(yè)各部門的協(xié)作。隨著企業(yè)管理的數(shù)字化轉型，各部門間的信息交流將不再是一座“孤島”，可以通過數(shù)字平臺進行信息交流，提高交流的效率，同時，各部門間的合作也會更加順利，這對提高企業(yè)的行政管理效率有著很大的作用。

3.有助于實現(xiàn)企業(yè)降本增效目標。在世界范圍內(nèi)，隨著世界經(jīng)濟的快速發(fā)展，企業(yè)為了保持自身的活力，應制定明確的降低成本和提高效率的目標，實現(xiàn)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。高成本和低效率已經(jīng)嚴重阻礙了現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，必須通過數(shù)字技術來推動企業(yè)的發(fā)展。數(shù)字化行政管理可以有效地減少企業(yè)的經(jīng)營成本。由于企業(yè)行政管理會受到經(jīng)營活動的各個環(huán)節(jié)影響，所以在經(jīng)營過程中，行政費用也是一項很大的開支，運用數(shù)字技術可以達到控制成本的目的，減少整個經(jīng)營的費用。數(shù)字化行政管理也是達到效率效益的根本。隨著數(shù)字化行政管理的改革，把繁重的工作交由數(shù)字技術處理，提高了行政管理效率，從而提升了企業(yè)的總體效益。

二、企業(yè)數(shù)字化行政管理創(chuàng)新的應用場景與實踐案例

1.數(shù)字化制度管理。在傳統(tǒng)的企業(yè)制度管理中，存在著制度不規(guī)范、管理困難等問題，推行數(shù)字化管理模式，既能有效地解決這一問題，又能使管理工作更便捷、更迅速。一是對企業(yè)的各種系統(tǒng)進行了分類和識別，使系統(tǒng)的查詢更為便捷。二是實現(xiàn)了網(wǎng)上系統(tǒng)的發(fā)布和傳遞，提高了行政效能，加速了系統(tǒng)的工作實施。三是實現(xiàn)了網(wǎng)上系統(tǒng)的分析和評估，既方便了系統(tǒng)的制定，也方便了系統(tǒng)的實施。J公司企業(yè)采用EBPM系統(tǒng)的數(shù)字化系統(tǒng)，積極推動了數(shù)字化行政的實踐。在制度編制階段，實現(xiàn)了內(nèi)容的自動轉換、文件條款的共享和協(xié)作，在系統(tǒng)的管理方面，實現(xiàn)了系統(tǒng)在線發(fā)布和查詢，并設置了不同的權限，以確保系統(tǒng)的安全。在系統(tǒng)評估階段，通過動態(tài)評估，不斷優(yōu)化系統(tǒng)，提高系統(tǒng)的效能。自從建立了數(shù)字化的管理平臺，系統(tǒng)的管理問題得到了有效地解決，也得到了進一步的改善。此外，企業(yè)數(shù)字化行政管理應用場景主要包括空間管理數(shù)字化場景、員工連接數(shù)字化場景、后勤服務數(shù)字化場景等，為企業(yè)的行政管理工作帶來極大便利。

2.數(shù)字化采購管理。從現(xiàn)代企業(yè)的采購管理狀況看，目前我國企業(yè)的采購管理中，存在著較高的采購成本和管理松散的問題。尤其是在某些企業(yè)的采購過程中，由于沒有健全的采購管理程序，導致了采購管理的混亂，部分企業(yè)的經(jīng)營過程不明朗，加大了采購管理的難度，當前許多企業(yè)的采購管理都是通過OA、ERP等軟件來實現(xiàn)的，這就導致了管理的低效。從這一點可以看出，在企業(yè)中實施數(shù)字化采購管理系統(tǒng)是一種必然趨勢。例如，J公司采用了數(shù)字行政采購系統(tǒng)，體驗非常好。本系統(tǒng)包含八個功能模塊，既可以管理采購需求，也可以管理訂單，還可以管理供應商和合同。本系統(tǒng)的主要功能是在系統(tǒng)的日程表中設置采購任務，并對采購任務進行智能提醒，智能分析，通過對采購金額變動趨勢的自動統(tǒng)計，使管理者清楚地了解支出成本，通過對B2B付款的支持，實現(xiàn)了在線的金融支付，有效地解決了行政代付的問題。采用了數(shù)字采購制度，企業(yè)的采購成本支出更合理，行政管理也更具科學性。

3.數(shù)字化固定資產(chǎn)管理。企業(yè)要想獲得良好的發(fā)展，必須進行有效的固定資產(chǎn)管理。一方面賬實不符，導致了固定資產(chǎn)的損失。在大公司中，行政人員要管理數(shù)千項固定資產(chǎn)，很難清點，很容易出現(xiàn)固定資產(chǎn)的真實數(shù)額與賬目不符的現(xiàn)象，這種情況，很容易導致公司的虧損。另一方面固定資產(chǎn)的管理不規(guī)范，導致了閑置和浪費。主要是由于固定資產(chǎn)登記、使用等方面的薄弱，導致急需物資找不到，常用物品無存貨。而數(shù)字資產(chǎn)管理方式就是很好的解決辦法。通過對企業(yè)固定資產(chǎn)進行數(shù)字化管理，使企業(yè)的行政管理工作有了很大的提高。一是實現(xiàn)了自助登記、提取固定資產(chǎn)。員工本人可以使用軟件進行注冊、領取，并設置回車提示。二是即時查詢。在每個固定資產(chǎn)上都有二維碼，通過手機掃描就能了解到資產(chǎn)的詳情。三是聯(lián)合清點，提升工作效率。實現(xiàn)了部門清點、員工清點，降低了管理人員的工作量。通過對資產(chǎn)進行數(shù)字化管理，使公司的資產(chǎn)增值得到了有效地提高，并在一定程度上促進了公司的行政管理信息化。結合實際的工作內(nèi)容分析，數(shù)字化固定資產(chǎn)管理邏輯可以用下圖表示。

4.數(shù)字化活動管理。企業(yè)數(shù)字化活動，既能反映公司的文化，又能提高員工的工作熱情。在傳統(tǒng)的行政管理方式中，行政人員往往無法有效地進行活動的溝通，從而導致活動的效果不理想，還有一些問題，例如，職工的參與度較低，形成“形式主義”。這樣一來，公司的活動就失去了意義，會起到反作用。所以，在現(xiàn)代企業(yè)中，必須積極地進行數(shù)字化的經(jīng)營管理。J公司引進了數(shù)字活動管理系統(tǒng)，收獲了很好的應用效果。通過網(wǎng)絡通知和群內(nèi)交流，有效地提高信息溝通效率。同時，通過移動簽到、多場景直播等形式，讓員工能夠有更多的選擇來參加，提高了員工的積極性。同時，通過網(wǎng)上的收費管理，使收費更方便、更靈活，有利于活動的順利進行。通過實施數(shù)字活動管理，企業(yè)參加活動的人數(shù)不斷增加，有效地調(diào)動了員工的工作熱情，并在實踐中形成了良好的企業(yè)文化。這種管理方式具有人性化、智能化的特點，使行政工作的水平得到提高。

圖 數(shù)字化固定資產(chǎn)管理邏輯

三、企業(yè)數(shù)字化行政管理創(chuàng)新的思考

許多企業(yè)在實施數(shù)字化行政管理方面的嘗試取得了良好效果，既改變了傳統(tǒng)的行政管理方式，又提高了行政管理工作效率。

1.數(shù)字化理念轉變是基礎。為了實現(xiàn)企業(yè)的健康發(fā)展，應積極走數(shù)字化的道路，實現(xiàn)企業(yè)的核心競爭力。一方面，企業(yè)經(jīng)營者必須全面了解數(shù)字化行政。數(shù)字化行政不僅要運用數(shù)字系統(tǒng)，還要把數(shù)字規(guī)劃建設到整個行政工作中去，有目的地推動數(shù)字化行政管理的創(chuàng)新進程。同時，企業(yè)高層管理者也要正視數(shù)字化轉型所面臨的機遇和挑戰(zhàn)，確保行政管理工作效率的提高。另一方面，要樹立正確的數(shù)字發(fā)展觀念，順應時代潮流。對現(xiàn)代企業(yè)而言，數(shù)字化發(fā)展的理念不能只停留在理論上，而是要把數(shù)字化理念真正落實到實踐中去。根據(jù)時代特點和數(shù)字技術的變化，對企業(yè)的經(jīng)營方式和經(jīng)營目標進行調(diào)整，以實現(xiàn)企業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。

2.數(shù)字化技術應用與融合是樞紐。為了達到最佳的效果，必須將數(shù)字技術與企業(yè)的行政管理相結合。一是針對企業(yè)的管理需要，加大對數(shù)字技術的運用和創(chuàng)新。在引入數(shù)字技術的過程中，企業(yè)不能脫離現(xiàn)實，必須將相關技術與企業(yè)的需求相適應，避免造成資源的浪費。二是建立健全的行政管理信息化平臺，根據(jù)行政管理的現(xiàn)狀、需求和目標，對行政管理系統(tǒng)進行數(shù)字化管理，對采購的第三方平臺也要進行調(diào)整和優(yōu)化。