田 雯 王 偉

（新疆維吾爾自治區(qū)科技發(fā)展戰(zhàn)略研究院，新疆烏魯木齊 830011）

0 引言

隨著國家檔案信息化建設的發(fā)展，科技檔案管理模式也發(fā)生較大的改變，科技檔案信息化建設成為當今國內(nèi)科技檔案管理部門的主要任務。為適應檔案信息化建設和檔案事業(yè)發(fā)展需要，提高科技檔案管理水平，新疆應盡快探索檔案管理創(chuàng)新機制，開發(fā)和利用現(xiàn)有科技檔案資源，為新疆科技創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展提供有力支撐。本文從館藏建設、檔案信息化建設、檔案開發(fā)與利用3 個方面對國內(nèi)科技檔案管理機構(gòu)進行了調(diào)研分析，在此基礎上總結(jié)目前新疆科技檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題，提出創(chuàng)新科技檔案管理模式的可行性建議和對策。

1 國內(nèi)科技檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 館藏資源建設

目前，國內(nèi)大部分省區(qū)科技檔案館館藏資源豐富，各省科技檔案館或科技檔案管理部門均不同程度的承擔所在省區(qū)各類科技計劃項目檔案、科技成果檔案、機關(guān)文書檔案、會計檔案、聲像檔案、基建等檔案的管理與利用。

安徽省科學技術(shù)情報研究所（安徽省科學技術(shù)檔案館）現(xiàn)存有1988 年至今文書檔案5 萬多件，科技獎勵類檔案近10500 項。科技成果鑒定檔案存有從2018 年至今7000 多件?？萍汲晒怯洿嬗袕?991 年到2017 年16000 卷，省科技廳下達的重大專項14000 項，會計檔案6000 多卷，每年新增科技成果檔案320 項，科技計劃項目檔案1200 項左右，文書檔案3000 卷（件）。為全省科技創(chuàng)新及科技管理提供基礎信息支撐[1]。

福建省科技檔案館館藏內(nèi)容已較為豐富，科技成果檔案從2015 年開始至今已達6200 項，科技計劃項目檔案從2015 年起至今達9500 項左右。四川省科技成果檔案館2021 年給予成果登記2338 項，軟科學類成果31 項；在四川省科技管理信息系統(tǒng)中驗收的成果登記1814 項；在四川政務服務網(wǎng)在線成果登記32 項；在四川省科學技術(shù)研究成果檔案館成果登記室線下通過成果登記492 項。

江蘇省科技情報所科技檔案與成果服務中心館藏面積450m2，2021 年立項擴建1000m2檔案保管庫房，主要管理江蘇省科技廳各類科技計劃項目檔案、科技成果獎勵檔案以及科技成果登記檔案共計32000 多件。陜西省科技情報研究院科技檔案管理中心現(xiàn)存省科技廳各類科技計劃項目檔案、科技成果登記項目、科技獎勵項目、文書檔案、會計檔案、基建檔案等檔案近25000 卷（件）。

1.2 檔案信息化系統(tǒng)建設

據(jù)統(tǒng)計，全國大部分省區(qū)科技檔案管理部門積極開展并加大檔案信息化建設。安徽省檔案館數(shù)字檔案室建設被納入省科技廳信息化建設總體方案，是省科技廳數(shù)字檔案室。文書檔案方面：2015 年該館聯(lián)合科易公司定制開發(fā)數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了數(shù)字檔案室系統(tǒng)與省科技廳OA 系統(tǒng)無縫對接，完成電子文件歸檔與利用；科技檔案方面實行存量數(shù)字化、增量電子化處理。2021 年該館爭取到省科技廳資配處科技服務能力建設專項經(jīng)費60 萬對2020 年以前科技成果獎勵檔案以及部分文書檔案交給專業(yè)外包服務機構(gòu)進行全文數(shù)字化加工掃描，提高了科技檔案的利用率，也提升了檔案人員工作效率。

四川省科技成果檔案館聯(lián)合四川省計算機研究院進行檔案館數(shù)字化管理軟件開發(fā)，對現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進行掃描，目前掃描科技成果檔案1730 項。福建省科技檔案館于2019 年創(chuàng)建“全國示范數(shù)字檔案室”，全面提高電子檔案管理水平。2021 年，該館近3 萬卷（件）文書檔案及部分科技檔案經(jīng)省科技廳項目資助140 萬元外包給專業(yè)機構(gòu)進行全文數(shù)字化掃描。江蘇省科技情報所科技檔案與成果服務中心于2016 年爭取省科技廳科技成果轉(zhuǎn)化資金400萬元用于檔案館建設以及科技計劃項目數(shù)字化外包。目前已實現(xiàn)全文數(shù)字化掃描50 萬頁。陜西省科技情報研究院科技檔案管理中心加快推進檔案數(shù)字化建設，對文書檔案采用數(shù)字化外包模式進行全文掃描，2021 年該中心將1970 年至2020 年共50 年文書檔案進行了規(guī)范化整理和數(shù)字化加工，共計1592 卷和53360 件，60 余萬頁。

1.3 檔案開發(fā)與利用

各地科技檔案館除面向科技主管部門和科研人員進行調(diào)檔、查詢利用外，還持續(xù)開展檔案編研工作，以館藏各類檔案信息資源為基礎，針對不同服務對象進行服務。如安徽省科技檔案館對檔案進行科學分類，按年度分別編纂出版內(nèi)部參考資料，主要包括《安徽省科學技術(shù)廳工作年報》《科技工作文件匯編》《安徽省軟科學計劃研究成果選編》。四川省科技成果檔案館對科技成果數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計并向科技部報送《四川省科技成果登記統(tǒng)計報告》以及《四川省科技成果統(tǒng)計分析報告》。完成四川省檔案統(tǒng)計年報工作。福建省科技檔案館積極探索科技檔案的開發(fā)與利用模式，2021 年開始，面向省科技廳及科研人員，利用文書檔案、聲像檔案等二三十年的檔案材料為每名當年退休的職工編撰發(fā)行了《公務紀念冊》，得到了廳領導與職工的一致好評。江蘇省科技情報所科技檔案與成果服務中心開展科技成果目錄匯編、面向企業(yè)提供定題服務等。

2 新疆科技檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題

新疆科技檔案種類豐富、數(shù)量龐大，為科技檔案的開發(fā)利用打下了良好的基礎，也為科技創(chuàng)新發(fā)展提供了一定的支撐。然而，在檔案的信息化管理和檔案的開發(fā)利用等方面仍存在需要完善和亟待解決的問題[2]。

2.1 科技檔案管理制度不夠完善，不能適應當前形勢下科技檔案管理工作發(fā)展需要

（1）現(xiàn)有科技檔案管理仍依照2008 年《新疆科技檔案數(shù)字化管理規(guī)化方案》《新疆科技檔案歸檔范圍及保管期限表》等規(guī)章制度開展科技檔案的收集整理加工，而隨著近年來我國創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略的實施和科技體制改革步伐不斷加快，科技檔案管理要求也發(fā)生了較大的變化。國家檔案局、科技部于2020 年11 月發(fā)布的第15 號令《科學技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》中，明確科研文件材料的歸檔內(nèi)容，提出增加科研電子檔案的管理要求?，F(xiàn)執(zhí)行的科技檔案管理制度沒有明確將電子文件按要求進行歸檔。（2）雖然現(xiàn)新疆科技計劃項目管理系統(tǒng)從2019 年開始逐步實現(xiàn)了科技計劃項目的電子申報、受理、評審、立項、任務書簽訂、中期評估、驗收等各個環(huán)節(jié)的網(wǎng)絡管理功能[3]。但該科技計劃項目管理系統(tǒng)與科技檔案管理系統(tǒng)沒有實現(xiàn)融合，項目的電子文件未實現(xiàn)歸檔，造成完整的項目檔案僅部分內(nèi)容數(shù)字化，不能體現(xiàn)科技項目檔案數(shù)字化的完整性、成套性。

2.2 科技檔案數(shù)字化、信息化建設需進一步加強

目前，新疆雖然完成了文書檔案和部分科技檔案的數(shù)字化工作，充實了本地檔案數(shù)據(jù)庫，但受人力、設備因素影響仍有大量科技檔案以及未在歸檔范圍內(nèi)的科技項目檔案沒有實現(xiàn)全文電子掃描，現(xiàn)使用的科技檔案管理系統(tǒng)仍沿用2008 年研發(fā)的系統(tǒng)，因多種因素影響未能更新升級。該科技檔案系統(tǒng)設計不夠合理，不能對科技檔案資源進行統(tǒng)計分析，不能開展深度挖掘利用，急需升級完善現(xiàn)在系統(tǒng)，不斷開發(fā)利用功能模塊以適應新形勢下科技檔案信息化新要求。

2.3 科技檔案資源的研究開發(fā)水平較低，檔案的利用意識薄弱

因科技檔案強調(diào)保密性，現(xiàn)有檔案資源僅以文獻的形式進行收集存檔，開放服務也僅面向于上級科技主管部門及科研人員調(diào)閱查檔，檔案資源的開發(fā)與利用明顯不足。

2.4 科技檔案管理工作經(jīng)費不足，制約檔案信息化建設工作的正常開展

新疆科技檔案管理部門既有科技檔案管理服務功能，也兼具科技報告審核改寫以及科技文獻服務等責任，任務較繁雜。自治區(qū)科技廳每年移交檔案種類繁多、數(shù)量巨大，科技檔案管理任務艱巨，科技檔案信息化建設緩慢?？萍紮n案管理尤其是檔案信息化建設無論從整理、管理、利用等各個方面都需要爭取更多的經(jīng)費支持以及人力、物力支撐。

3 創(chuàng)新科技檔案管理模式的對策與建議

新疆檔案管理部門如何在科技創(chuàng)新、適應檔案信息化建設需求中生存發(fā)展，如何實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，是科技檔案工作者需要認真思考的問題。在信息化建設不斷加強的今天，新疆科技檔案管理模式不僅要適應檔案數(shù)字化、信息化建設的需要，還要對館藏科技檔案資源做進一步的開發(fā)和利用，為自治區(qū)科技創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展提供有力的支撐。

3.1 完善并規(guī)范現(xiàn)有科技計劃項目檔案管理制度

隨著國家《科學技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》（以下簡稱《管理規(guī)定》）的公布，原執(zhí)行的科技檔案管理規(guī)定中部分內(nèi)容已不能適應當前科研檔案工作發(fā)展需要，應盡快修改完善現(xiàn)在規(guī)章制度，依照國家《管理規(guī)定》的要求，完善并細化科技檔案定義、管理責任、科研文件材料的歸檔內(nèi)容、科研電子檔案的管理要求，優(yōu)化科技檔案開發(fā)和利用制度，推進科技檔案信息的共享利用。研究探索科技計劃項目電子檔案歸檔管理與實踐，積極開展課題研究，以研究帶動實踐科技計劃項目檔案管理的科學化、規(guī)范化[4]。

3.2 加快推進科技檔案信息系統(tǒng)和檔案信息化建設

（1）明確檔案系統(tǒng)設計方案，升級現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)軟件，使科技檔案系統(tǒng)與OA 系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接，促進檔案便捷利用，推進科技檔案信息化建設向數(shù)字檔案室建設目標邁進。（2）研究探索科技計劃項目電子檔案歸檔管理與實踐，著力解決電子文件接收和電子檔案保管問題?，F(xiàn)使用的科技檔案管理系統(tǒng)無法實現(xiàn)科技計劃項目電子文件歸檔的技術(shù)要求，應進行改造升級[5]，同時增加統(tǒng)計分析模塊，方便檔案管理者與決策者利用檔案資源開展統(tǒng)計分析、決策參考。（3）逐步創(chuàng)建科技數(shù)字檔案室，一方面探索將部分存量科技檔案以數(shù)字化外包模式進行管理。當前，各省根據(jù)當?shù)貙嶋H陸續(xù)開展了數(shù)字化外包工作，數(shù)字化外包管理比較成熟，已成為各地檔案館比較普遍的一種檔案管理模式。新疆各類科技計劃項目檔案、科技成果檔案等大部分仍處于待數(shù)字化加工狀態(tài)。除此之外，還包括大量文書檔案、會計檔案、基建檔案等，需要數(shù)字化的檔案量巨大，僅靠科技檔案部門獨自承擔，時間長、見效慢、利用率低。依靠專業(yè)外包服務機構(gòu)提供服務，可加快檔案數(shù)字化和信息化的工作進程，解決人員緊缺、檔案信息化建設進程緩慢等問題，數(shù)字化外包后檔案管理人員還可集中精力完成科技檔案的開發(fā)利用工作，提升檔案館的服務能力[6]。另一方面，對于增量科技檔案，依靠開發(fā)科技計劃項目管理系統(tǒng)與科技檔案管理系統(tǒng)的對接，將電子文件從項目管理系統(tǒng)歸檔到科技檔案管理系統(tǒng)，補充現(xiàn)科技檔案管理系統(tǒng)中未實現(xiàn)數(shù)字化加工的檔案，從而實現(xiàn)科技檔案傳統(tǒng)紙質(zhì)文件與電子文件存儲相結(jié)合的“雙套制”管理，推動檔案信息化建設。

3.3 創(chuàng)新科技檔案開發(fā)利用模式

檔案工作的最終目的是提供利用，科技檔案編研就是對科技檔案內(nèi)容進行分析研究，對相關(guān)的科技檔案信息進行摘編，加工編輯成各種形式的科技檔案參考資料。科技檔案管理部門應加大科技檔案開發(fā)利用力度，不局限于檔案的調(diào)閱與查詢等利用方式，文書檔案方面可根據(jù)需要對科技廳收發(fā)文件進行編研[7]。例如選擇重點有參考價值的文件形成科技工作年報，或?qū)γ磕戤a(chǎn)生的收發(fā)文以目錄形式匯編形成科技工作文件匯編?？萍柬椖繖n案方面可根據(jù)內(nèi)容及服務對象需要，將科技成果相關(guān)內(nèi)容進行專題匯編或形成科技成果簡介、科技史等材料。

3.4 積極爭取科技廳對科技檔案信息化建設的經(jīng)費支持

2018 年，國家檔案局發(fā)布第13 號令《機關(guān)檔案管理規(guī)定》中，明確將檔案信息化建設經(jīng)費列入機關(guān)年度財政預算。新疆科技管理部門可根據(jù)當前檔案信息化建設工作實際，爭取自治區(qū)科技廳對建設工作的支持，將檔案信息化建設資金列入單位預算，以課題或立項形式積極爭取專項資金，推動新疆科技檔案信息化建設再上新的臺階。

4 結(jié)語

新疆科技檔案管理部門應盡快適應國家對檔案信息化建設的要求，落實科技部《科學技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》，根據(jù)新疆科技管理工作實際，完善制定符合本行業(yè)本部門的新疆科技檔案管理辦法，在科技檔案資源建設、科技檔案工作機制、科技檔案信息化建設、科技檔案人才隊伍建設等方面取得實質(zhì)性進展，從而形成與新時代中國特色社會主義事業(yè)相適應的科技檔案事業(yè)發(fā)展新局面。