胡丹丹 劉慧琳

（1.福建福清核電有限公司 福清 350300；2.中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院 北京 100872）

0 引言

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，各行各業(yè)都已迎來數(shù)字轉(zhuǎn)型時(shí)期，數(shù)字中國(guó)戰(zhàn)略日趨深入，企業(yè)的檔案工作也迎來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，企業(yè)檔案的管理對(duì)象由模擬態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)態(tài)[1]。2016年《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》和《國(guó)家電子文件管理“十三五”規(guī)劃》中首次明確電子文件的單軌制這一概念，2018年新修訂的《電子公文歸檔管理暫行辦法》再次明確電子文件可以僅以電子形式歸檔，這意味著電子文件正在逐步脫離紙質(zhì)文件逐漸成為單獨(dú)的文檔管理對(duì)象且由可讀轉(zhuǎn)變?yōu)榭尚?，?guó)家檔案局2022年頒布了《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T 92-2022），并于同年7月1日起開始實(shí)施。所謂電子文檔的單軌制是指在數(shù)字環(huán)境中僅以電子方式運(yùn)行和保存電子文件的全流程，即文件、檔案的全程無紙化。面向知識(shí)集成的電子文檔單軌制融入知識(shí)集成的概念，在電子文件的單軌制管理和利用的過程中，需要以知識(shí)集成的視角看待問題，針對(duì)分散在各個(gè)電子文檔中的知識(shí)內(nèi)容利用合理有效的方式進(jìn)行知識(shí)的集成、整合，并創(chuàng)造新的知識(shí)。企業(yè)中存在的大量非結(jié)構(gòu)化文檔數(shù)據(jù)蘊(yùn)藏著豐富的內(nèi)容和價(jià)值，在數(shù)字中國(guó)和企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下，電子文檔的單軌制管理能夠讓企業(yè)檔案管理工作發(fā)揮更大的價(jià)值，有利于推進(jìn)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程、提升工作效率。

1 企業(yè)電子文檔單軌制管理的研究現(xiàn)狀

在理論研究方面，馮惠玲教授從實(shí)現(xiàn)電子文件管理目標(biāo)、助力信息化效能和降低成本兩大理由，法律、政策和管理三個(gè)支點(diǎn)論證了實(shí)施單軌制管理的可行性，提出電子文件管理正在走向單軌制的重要論斷，并認(rèn)為我們需要一個(gè)國(guó)家層面的發(fā)展目標(biāo)和戰(zhàn)略框，需要全面部署電子文件管理和長(zhǎng)期保存系統(tǒng)，需要電子文件管理的全套理論技術(shù)方法和一批專業(yè)人才，需要適應(yīng)電子文件管理的全新觀念[2]。錢毅教授在總結(jié)國(guó)內(nèi)外理論研究和實(shí)踐進(jìn)展基礎(chǔ)上，厘清了“軌”“套”“份”三個(gè)概念及其所表達(dá)的不同管理需求，提出各概念的應(yīng)用場(chǎng)景和約束要素[3]。齊蕊[4]提出“制度+管理+技術(shù)”三位一體方式構(gòu)建單軌制電子檔案管理的保障機(jī)制，桂美銳[5]引入?yún)f(xié)同理論，分析了電子檔案單套制管理的主體構(gòu)成，具體包括政府主體、業(yè)務(wù)主體、管理主體、技術(shù)主體四部分，并對(duì)各主體之間的協(xié)同關(guān)系以及現(xiàn)實(shí)困境做出說明。畢建新等人以國(guó)家自然科學(xué)基金項(xiàng)目電子文件為例，提出應(yīng)完善檔案管理體制機(jī)制，完善電子文件（檔案）管理制度體系、確定職能鑒定結(jié)合內(nèi)容鑒定的二次鑒定方法，制定電子檔案元數(shù)據(jù)方案，完善電子文件單軌制管理的技術(shù)體系[6]等具體對(duì)策。

在特定行業(yè)或細(xì)分領(lǐng)域也有諸多單軌制的研究與實(shí)踐探索，李春艷[7]以中國(guó)石化總部電子公文為例，對(duì)公司向單軌制過渡階段中電子文件整理的相關(guān)問題進(jìn)行了探討，劉俊慶[8]等人探索了航天產(chǎn)品檔案的單軌制管理模式。京東集團(tuán)實(shí)行“智慧財(cái)稅”改革，通過信息傳輸和共享網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)之間的無縫對(duì)接，未來有望實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)文件的完全電子化。江蘇核電作為國(guó)家首批電子文件單軌制試點(diǎn)單位中的一家，在2018年2月通過了試點(diǎn)檢驗(yàn)，將國(guó)家對(duì)于電子文件元數(shù)據(jù)以及四性檢測(cè)等要求落實(shí)、落細(xì)，為其他企業(yè)提供了可借鑒的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)[9]。

可見電子文件單軌制的研究不論是在理論上還是實(shí)踐上均不斷地出現(xiàn)新的研究成果，且研究結(jié)論在業(yè)界已經(jīng)深入到國(guó)民經(jīng)濟(jì)相當(dāng)一部分的行業(yè)中，相關(guān)實(shí)踐應(yīng)用的探討也日趨成熟。

2 面向知識(shí)集成的企業(yè)電子文檔單軌制管理框架

2.1 企業(yè)知識(shí)集成內(nèi)涵及其闡釋

2.1.1 知識(shí)集成的內(nèi)涵

知識(shí)集成是指將分散的知識(shí)元素依據(jù)一定的邏輯規(guī)則有機(jī)地結(jié)合在一起，使知識(shí)有序化、層次化，從而高效地利用信息資源，更好地服務(wù)知識(shí)創(chuàng)新[10]。知識(shí)集成理論最先應(yīng)用于企業(yè)的知識(shí)管理方面，Grant提出知識(shí)集成是“企業(yè)的第一角色，以及企業(yè)能力的本質(zhì)”[11]。Krogh等認(rèn)為知識(shí)集成是一種企業(yè)能保持動(dòng)態(tài)創(chuàng)新能力、以最小成本開發(fā)新產(chǎn)品、實(shí)現(xiàn)規(guī)模經(jīng)濟(jì)等的潛在戰(zhàn)略過程[12]。知識(shí)集成是一種成員之間通過交互、釋義和集體學(xué)習(xí)進(jìn)行協(xié)商、獲取、精練最終共享結(jié)果的過程[13]，可以使企業(yè)對(duì)其內(nèi)部知識(shí)進(jìn)行整理，必要時(shí)進(jìn)行重構(gòu)，并以此形成企業(yè)新的核心知識(shí)體系[14]。本文所提的知識(shí)集成主要是將相關(guān)組織內(nèi)外部的、分散的、不同來源或不同層次的知識(shí)，通過科學(xué)合理的方式進(jìn)行序化和整合，從而進(jìn)一步提高信息資源的利用效率的過程。

2.1.2 知識(shí)集成的目標(biāo)

知識(shí)集成不僅僅是簡(jiǎn)單地將知識(shí)匯總到一起，而是強(qiáng)調(diào)新的知識(shí)的發(fā)現(xiàn)，并以提升知識(shí)的利用效率為最終目的。在企業(yè)中，電子文檔知識(shí)集成的作用明顯，首先是將電子文檔上升為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的資產(chǎn)要素，成為企業(yè)的核心資產(chǎn)和戰(zhàn)略資源，借助數(shù)據(jù)模型引導(dǎo)要素向效率更高的生產(chǎn)環(huán)節(jié)集聚，實(shí)現(xiàn)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的交互，提升企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)力。其次，讓電子文檔成為企業(yè)建設(shè)發(fā)展的運(yùn)行要素，通過對(duì)每一個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)上所產(chǎn)生的文檔數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的可視化，再結(jié)合大數(shù)據(jù)、人工智能等新興技術(shù)，分析文檔數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。最后，知識(shí)集成才能讓文檔成為企業(yè)品牌建設(shè)的知識(shí)要素和文化要素，面向知識(shí)集成的電子文檔單軌制管理需建立統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)平臺(tái)，讓所有數(shù)據(jù)匯集在這個(gè)平臺(tái)之上，通過統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)化的接口提供信息，提高信息內(nèi)外部的流轉(zhuǎn)效率。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，單軌制更有利于讓電子文檔成為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過程中重要的知識(shí)要素，將文檔中的數(shù)據(jù)用活用好，實(shí)現(xiàn)為業(yè)務(wù)提質(zhì)增效、為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)賦能的目標(biāo)。

2.1.3 知識(shí)集成的工作

知識(shí)集成主要包括兩方面工作，一是文檔結(jié)構(gòu)化，二是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的知識(shí)組織。目前還有相當(dāng)數(shù)量的企業(yè)實(shí)行的是雙軌制，紙質(zhì)文檔在利用方面最大的問題是無法高效利用，而在電子文檔的管理上主要應(yīng)用行業(yè)統(tǒng)一的EAM、ECM系統(tǒng)，該系統(tǒng)中的電子文件以word文檔或者單層PDF文檔為主，沒有實(shí)現(xiàn)文檔的結(jié)構(gòu)化，這樣就無法直接存儲(chǔ)在關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)中，不利于后期對(duì)數(shù)據(jù)價(jià)值的深度挖掘分析，不利于文檔資源的深度開發(fā)。規(guī)范化的電子文檔單軌制可以按照既定的格式在形成階段就對(duì)文檔信息進(jìn)行規(guī)范，系統(tǒng)按照預(yù)先設(shè)定的方式規(guī)范化提取文檔信息，從而更好地從非結(jié)構(gòu)化文檔向結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變，以實(shí)現(xiàn)文檔內(nèi)容數(shù)據(jù)的重新整合和高效利用。知識(shí)組織的相關(guān)技術(shù)在近些年得到了飛速發(fā)展，在文檔管理領(lǐng)域已被廣泛應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)以業(yè)務(wù)為導(dǎo)向的電子文檔知識(shí)組織在企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展方面有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，可以根據(jù)企業(yè)的實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)景整理出具體的業(yè)務(wù)需求，并對(duì)所需要的知識(shí)要求進(jìn)行整理，對(duì)文檔的“多應(yīng)用”類型進(jìn)行探究，通過揭示文檔資源與知識(shí)內(nèi)容實(shí)現(xiàn)細(xì)粒度聚合，呈現(xiàn)文獻(xiàn)資源的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，并以可視化方式展示聚合結(jié)果，最終實(shí)現(xiàn)面向用戶需求的知識(shí)服務(wù)。

2.2 面向知識(shí)集成的電子文檔單軌制管理框架

2.2.1 面向知識(shí)集成的電子文檔單軌制管理流程

電子文檔的單軌制管理貫穿文件的整個(gè)生命周期，從管理階段來看，可以將流程分為四個(gè)主要階段，前端控制階段、中端管控階段、后端管理階段和前后反饋階段。在前端控制階段，需要對(duì)電子文檔的形成環(huán)境，既包括管理環(huán)境也包括技術(shù)環(huán)境，制定清晰的控制方案，對(duì)文檔的內(nèi)容制定清晰的格式規(guī)范、合規(guī)檢測(cè)、內(nèi)容要求等。在中端管控階段，需要明確電子文檔捕獲的定義、對(duì)象及方式，明確電子文檔鑒定的原則、內(nèi)容與技術(shù)，明確電子文檔歸檔的原則、范圍及“四性檢測(cè)”方法。在后端管理階段，需要進(jìn)行電子文檔的移交與接收，電子文檔的長(zhǎng)久保存，以及解決數(shù)據(jù)安全的問題。最后，前后反饋階段是在電子文檔數(shù)據(jù)信息的開發(fā)與利用過程中的反饋。根據(jù)利用主體的主被動(dòng)性，可以分為主動(dòng)反饋與被動(dòng)反饋，主動(dòng)反饋是指文檔利用主體進(jìn)行主動(dòng)的內(nèi)容和知識(shí)查詢，在文檔編制時(shí)調(diào)閱系統(tǒng)中過往的檔案資料進(jìn)行參考，或是利用系統(tǒng)中的文檔數(shù)據(jù)資料進(jìn)行知識(shí)社區(qū)的共建。而被動(dòng)反饋則是系統(tǒng)在獲取電子文檔信息并構(gòu)建結(jié)構(gòu)化知識(shí)庫(kù)后，為利用主體提供或推薦相關(guān)資料、知識(shí)和智能決策方案。

2.2.2 面向知識(shí)集成的電子文檔單軌制管理框架構(gòu)成

電子文檔單軌制的保障條件包括頂層規(guī)劃、制度規(guī)范、技術(shù)支撐和質(zhì)量管控四個(gè)大的部分。頂層規(guī)劃是指從戰(zhàn)略規(guī)劃的層面加入電子文檔單軌制管理的相關(guān)要求，在組織體系設(shè)計(jì)上制定單軌制管理的部門和職責(zé)分工，在資金規(guī)劃上給予支持和監(jiān)督評(píng)價(jià)等。技術(shù)支撐是指單軌制管理過程中對(duì)文檔數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)化管理、四性檢測(cè)、高密度數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)長(zhǎng)久保存及可視化等技術(shù)的需求。質(zhì)量管控部分強(qiáng)調(diào)保證數(shù)據(jù)的安全性，進(jìn)行文檔信息質(zhì)量的監(jiān)督、整體流程的控制和最終效益的評(píng)價(jià)。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范則是指上述管理維度的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、資源維度的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)維度的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

本文以檔案經(jīng)典的“收、管、存、用”環(huán)節(jié)為基礎(chǔ)，探討面向知識(shí)集成的企業(yè)電子文檔單軌制管理模式，形成如圖1所示的企業(yè)電子文檔單軌制管理框架。整個(gè)框架以文件生命周期為核心，梳理前端控制、中端管控、后端管理和前后反饋四個(gè)階段，反饋既是終點(diǎn)也是新的起點(diǎn)，使文檔管理再次進(jìn)入前端控制階段，形成一個(gè)閉環(huán)，文檔數(shù)據(jù)在這個(gè)閉環(huán)中不斷迭代流轉(zhuǎn)。外圍的頂層規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)支撐和質(zhì)量管控，是企業(yè)電子文檔單軌制管理的支撐條件。

圖1 企業(yè)電子文檔單軌制管理框架

3 面向知識(shí)集成的企業(yè)電子文檔單軌制管理模式構(gòu)成

3.1 聚焦企業(yè)電子文檔收集的前端控制

3.1.1 電子文檔形成的環(huán)境要求

對(duì)于企業(yè)電子文檔單軌制的管理環(huán)境控制，首先建立文檔集中管理的部門機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一負(fù)責(zé)企業(yè)的電子文件、檔案和信息化建設(shè)，以打破文件、檔案和公司各個(gè)信息系統(tǒng)之間的壁壘，從組織上保障前端控制。其次提高全員文檔管理意識(shí)，明確全體員工的電子文檔管理職責(zé)，明確文件內(nèi)容格式、移交方式、保管期限等信息。第三提升文檔管理隊(duì)伍的素質(zhì)，加強(qiáng)電子文檔管理的相關(guān)知識(shí)技能培訓(xùn)，引入信息化技術(shù)人才到檔案管理崗位上，積極參加國(guó)家電子文件試點(diǎn)項(xiàng)目和公司檔案信息化科研工作，培養(yǎng)復(fù)合型檔案人才隊(duì)伍。相對(duì)應(yīng)地，對(duì)于企業(yè)電子文檔單軌制的技術(shù)環(huán)境控制，首先應(yīng)建立一個(gè)集文件的生成、流轉(zhuǎn)、歸檔、存儲(chǔ)和利用于一體的全流程文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件和檔案的一體化管理，打通企業(yè)內(nèi)各個(gè)系統(tǒng)間的壁壘，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，并將業(yè)務(wù)元素融入到文檔管理的過程中，將技術(shù)文件、商務(wù)合同、電子公文、記錄報(bào)告等多項(xiàng)業(yè)務(wù)流程和數(shù)據(jù)融入到系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)文檔流、業(yè)務(wù)流和信息流的融合。同時(shí)在元數(shù)據(jù)采集階段，設(shè)立清晰明確且統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)取值規(guī)則，建立業(yè)務(wù)系統(tǒng)與文檔管理系統(tǒng)元數(shù)據(jù)映射關(guān)系，實(shí)現(xiàn)不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)能夠自動(dòng)與文檔管理系統(tǒng)中的信息關(guān)聯(lián)，讓業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員都能夠在一個(gè)系統(tǒng)中完成文件的查詢利用等工作，也能夠?yàn)橛脩籼峁┮绘I式圖形化文檔知識(shí)服務(wù)。

3.1.2 電子文檔形成的管理要求

電子文檔形成的管理要求具體包括形成合規(guī)、格式規(guī)范、內(nèi)容準(zhǔn)備、背景完整、控制得當(dāng)。電子文檔合規(guī)性是業(yè)務(wù)合規(guī)性的重要保障，電子文檔形成合規(guī)是指電子文檔在創(chuàng)建、接受、流轉(zhuǎn)、更改、儲(chǔ)存、利用等各個(gè)階段，都要符合法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范、監(jiān)管要求和行為準(zhǔn)則以及企業(yè)內(nèi)部所制定的準(zhǔn)則。電子文檔的格式規(guī)范包括形成系統(tǒng)的規(guī)范、文檔儲(chǔ)存格式的規(guī)范、文檔內(nèi)容格式的規(guī)范，其中形成系統(tǒng)是指電子文檔形成階段選擇的軟硬件平臺(tái)，文檔的主要儲(chǔ)存格式包括DOC、CAD、PDF等，文檔的主要內(nèi)容規(guī)范包括紙張大小、頁(yè)邊距、字體字號(hào)、段落設(shè)置、目錄設(shè)置、表格、插圖等。電子文檔的內(nèi)容準(zhǔn)確一方面是指內(nèi)容信息的準(zhǔn)確完整，即沒有漏記錯(cuò)記，保證語義、語用、編碼、數(shù)字摘要的準(zhǔn)確；另一方面是指文件生成、流轉(zhuǎn)和儲(chǔ)存等環(huán)節(jié)的狀態(tài)信息準(zhǔn)確，例如文件的編輯狀態(tài)、編寫人員、審核人員、關(guān)鍵時(shí)間節(jié)點(diǎn)、傳遞、存儲(chǔ)、利用等所依賴的軟硬件信息等，此類信息主要通過信息系統(tǒng)的規(guī)范化捕獲程序來實(shí)現(xiàn)。電子文檔是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的產(chǎn)物，電子文檔的意義很大程度上取決于它與所記錄的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)之間的關(guān)系，只有它與構(gòu)成其來源的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)聯(lián)，才能夠完整地體現(xiàn)其價(jià)值[15]。電子文檔的背景信息可以通過元數(shù)據(jù)的方式進(jìn)行管理，例如詳細(xì)采集每份文件形成的機(jī)構(gòu)、所屬機(jī)組號(hào)、系統(tǒng)設(shè)備編碼、合同號(hào)。最后電子文檔的控制主要是對(duì)電子文檔的形成過程進(jìn)行合理的監(jiān)督和控制，包括狀態(tài)、權(quán)限和版本的控制，其中狀態(tài)即編輯狀態(tài)、審核狀態(tài)、正式生效、尚未生效、作廢等，權(quán)限即系統(tǒng)賦予不同的用戶角色的不同權(quán)限，版本即草擬稿、送審稿、定稿等，以及不同版本文件的命名規(guī)則、留存規(guī)則、訪問權(quán)限、保存時(shí)限、沖突解決機(jī)制等，做好狀態(tài)、權(quán)限和版本的控制才能夠掌握文件的動(dòng)態(tài)過程，實(shí)現(xiàn)文件的可追溯。

3.1.3 電子文檔形成的職責(zé)要求

電子文檔的形成者包括文件最初的編輯者、接收者、審核者和分發(fā)者。具體而言它們都在文檔的形成上擔(dān)負(fù)著重要責(zé)任，既要保證文檔內(nèi)容符合法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范、監(jiān)管要求和行為準(zhǔn)則以及企業(yè)內(nèi)部所制定的準(zhǔn)則，又要保證文檔格式的規(guī)范、內(nèi)容的準(zhǔn)確和背景信息的完整，還要保證文檔整體的控制得當(dāng)。只有文檔形成者通力合作各盡其責(zé)，才能夠保證文檔的參考價(jià)值、利用價(jià)值和保存價(jià)值。

文檔管理者的職責(zé)包括文檔的管理職責(zé)和控制職責(zé)。管理職責(zé)主要是指為其他相關(guān)人員提供培訓(xùn)，輔助他們更好地履行各自的責(zé)任，并參與到電子文檔管理平臺(tái)的建設(shè)中，實(shí)現(xiàn)電子文檔的前端控制等?？刂坡氊?zé)則包括電子文檔的擬稿撰寫、分發(fā)、歸檔保存等活動(dòng)，在這一過程中，文檔管理者需要跟蹤文檔信息的流動(dòng)過程，確保文件質(zhì)量，完成文件整理工作，避免文件信息的錯(cuò)誤或缺失，同時(shí)也要確保文件被正確的利用。文件主管部門對(duì)電子文檔的形成負(fù)有總體的職責(zé)，對(duì)企業(yè)內(nèi)電子文檔形成的規(guī)章制度、具體規(guī)范進(jìn)行制定，并對(duì)落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督。

信息技術(shù)人員往往承擔(dān)著系統(tǒng)開發(fā)和維護(hù)的工作以及跟外包服務(wù)商的需求溝通和驗(yàn)收工作。對(duì)內(nèi)，信息技術(shù)人員要保證電子文檔在系統(tǒng)中形成流暢、儲(chǔ)存無誤，元數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一且完整。對(duì)外，在跟外包服務(wù)商的溝通過程中要確保需求傳達(dá)無誤，跟進(jìn)開發(fā)進(jìn)度并負(fù)責(zé)運(yùn)維溝通，驗(yàn)收每一個(gè)階段的開發(fā)成果并隨時(shí)確保方向的準(zhǔn)確性，最終保證驗(yàn)收成果的質(zhì)量符合需求計(jì)劃。而系統(tǒng)外包服務(wù)商則要保證企業(yè)電子文檔系統(tǒng)功能設(shè)置合理、運(yùn)行速度快，不出現(xiàn)外泄、信息丟失或遺漏。

3.2 聚焦企業(yè)電子文檔整理的中端管控

3.2.1 電子文檔的捕獲

企業(yè)電子文檔的捕獲就是信息化平臺(tái)獲取到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中所產(chǎn)生的或接收到的數(shù)據(jù)信息的過程，對(duì)象范圍較廣，不僅包括電子文檔，也包括音頻、視頻、圖片等多元異構(gòu)數(shù)據(jù)，具體可以分為三種類型，其一是單一文件，例如一份電子公文、一段設(shè)備維修視頻、一段商務(wù)談判的錄音等；其二是組合文件，例如企業(yè)頒布某項(xiàng)規(guī)定的正文和其相關(guān)附件共同組成一份組合文件，設(shè)備的維修工單和維修耗材記錄表共同組成的一份維修工單文件，或者是關(guān)于某項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的請(qǐng)示和領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)；其三是復(fù)合文件，復(fù)合文件包括了多份組合文件，例如企業(yè)工會(huì)活動(dòng)材料的活動(dòng)方案、活動(dòng)預(yù)算、活動(dòng)報(bào)道、相關(guān)視頻、圖片材料、調(diào)研問卷等。

電子文檔的捕獲流程具體有以下幾個(gè)步驟，首先對(duì)電子文檔和其元數(shù)據(jù)進(jìn)行獲取，其次進(jìn)行關(guān)聯(lián)和封裝，接著對(duì)內(nèi)容進(jìn)行查驗(yàn)，然后對(duì)信息進(jìn)行登記，賦予唯一標(biāo)識(shí)并進(jìn)行著錄、組織和分類，將文件存放于對(duì)應(yīng)的分類目錄下，以便于后續(xù)的流轉(zhuǎn)、管理和利用，最后以合理安全的方式存儲(chǔ)。電子文檔的捕獲方式有手動(dòng)和自動(dòng)兩種。在單軌制管理模式下，以自動(dòng)捕獲為主，即系統(tǒng)完成新的電子文檔生成或者外部文檔的接收后，自動(dòng)開始履行文檔捕獲流程，部分散落的圖片、音視頻，或者過去以紙質(zhì)方式存放的文檔需要重新進(jìn)行數(shù)字化并上傳到電子信息系統(tǒng)中的工作由人工完成。

3.2.2 電子文檔的鑒定

電子文檔的鑒定包括內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定，內(nèi)容鑒定是對(duì)電子文檔的內(nèi)容進(jìn)行現(xiàn)實(shí)價(jià)值判斷和內(nèi)容價(jià)值判斷，以確定其是否屬于歸檔范圍及其保管期限[16]。其中保存期限是對(duì)不同價(jià)值的文件做出不同保管期限的設(shè)定，我國(guó)國(guó)家檔案局規(guī)定企業(yè)管理性檔案的保存期限分為10年、30年和永久性保存三種，因此企業(yè)在設(shè)定電子文檔保管期限時(shí)，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容的重要程度判斷該電子文檔應(yīng)采用哪一種，并編制保管期限表。技術(shù)鑒定是指對(duì)文件是否可以利用的情況進(jìn)行鑒定，檢查電子文檔的格式是否符合規(guī)定、元數(shù)據(jù)著錄和背景信息是否完整、數(shù)字簽名有無問題，以及其鏈接是否有效或其他相關(guān)要素是否有效，儲(chǔ)存介質(zhì)是否攜帶病毒等。此外也需分析影響電子文檔是否可用的相關(guān)技術(shù)因素，諸如系統(tǒng)版本更新、數(shù)據(jù)庫(kù)遷移等，并做出預(yù)案，建立備份機(jī)制。

電子文檔的鑒定具體應(yīng)遵循完整性、安全性、可靠性、可追溯和及時(shí)性原則。其中完整性原則要求電子文檔內(nèi)容和背景完整，并且沒有被篡改，以此保證其作為憑證的效力；安全性原則要求在鑒定過程中若有任何操作需建立電子文檔副本，以保證源文件的安全性，并且整個(gè)鑒定過程也應(yīng)在安全可靠的環(huán)境中進(jìn)行；可靠性原則要求使用可靠方法進(jìn)行鑒定，反映電子文檔的實(shí)際情況并做出合理的判斷；可追溯原則要求鑒定的過程全程跟蹤記錄，鑒定的責(zé)任人劃分明確，后期可以追溯鑒定情況；及時(shí)性原則要求鑒定工作應(yīng)在文檔捕獲完成后及時(shí)開展，以保證整個(gè)中端管控環(huán)節(jié)的及時(shí)性。

3.2.3 電子文檔的歸檔

電子文檔是否具有保存價(jià)值是其是否應(yīng)該作為檔案進(jìn)行歸檔的重要判準(zhǔn)，它的價(jià)值應(yīng)結(jié)合企業(yè)的整體戰(zhàn)略規(guī)劃、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的實(shí)際需要、企業(yè)內(nèi)部的規(guī)章制度，以及當(dāng)代社會(huì)的現(xiàn)實(shí)情況、法律法規(guī)、社會(huì)歷史文化等多方面因素共同決定。傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的保存強(qiáng)調(diào)保存具有結(jié)論性內(nèi)容的文檔，可存可不存的文檔便沒有歸檔，且文檔產(chǎn)生的過程性文件、支撐性文件沒有保存，較紙質(zhì)文檔來說電子文檔保存更為便利，也更易于長(zhǎng)期性保存，因此歸檔可以更完整。電子文檔的歸檔范圍既包括文檔在形成階段的內(nèi)容和元數(shù)據(jù)，也包括在文件形成、流轉(zhuǎn)等過程中所積累的元數(shù)據(jù)，以及歸檔登記表和相關(guān)支持軟件。

歸檔階段對(duì)文件進(jìn)行“四性檢測(cè)”必不可少，“四性檢測(cè)”即真實(shí)性、完整性、可靠性、可用性的檢測(cè)，是電子文件管理的目標(biāo)，也是保證文件歸檔后的參考價(jià)值、保存價(jià)值的重要手段。真實(shí)性檢測(cè)要求包括文檔內(nèi)容真實(shí)、元數(shù)據(jù)真實(shí)可靠、文檔內(nèi)容和元數(shù)據(jù)連接真實(shí)且正確、文檔來源真實(shí)；完整性檢測(cè)要求包括文檔內(nèi)容完整，沒有漏記誤記，元數(shù)據(jù)信息完整，文件數(shù)據(jù)總量完整；可靠性檢測(cè)要求包括文檔內(nèi)沒有病毒，不含惡意代碼，文檔的儲(chǔ)存技術(shù)安全可控；可用性檢測(cè)要求包括內(nèi)容可被正常瀏覽訪問，信息可被正常提取使用，元數(shù)據(jù)可被正常調(diào)用，沒有異?；蛉笔?，軟硬件環(huán)境正常工作。

3.3 聚焦企業(yè)電子文檔存儲(chǔ)的后端管理

3.3.1 電子文檔的移交

在我國(guó)一般要求企業(yè)在文檔形成后的5年內(nèi)向?qū)?yīng)檔案館移交相關(guān)文件，且在移交至檔案館后，企業(yè)也應(yīng)當(dāng)對(duì)已移交的文檔保存至少5年。電子文檔的移交要保證其內(nèi)容可讀可用，如果是特殊格式的文件，應(yīng)與其讀取軟硬件一同移交，保證載體的正常運(yùn)轉(zhuǎn)以確保對(duì)內(nèi)容能夠正常讀取，加密的文件應(yīng)該解密后移交或是提供準(zhǔn)確無誤的解密方式一同移交，同時(shí)也要保證移交資料的安全，內(nèi)部沒有病毒或者惡意代碼。檔案接收部門應(yīng)當(dāng)建立健全完善的電子文檔接收平臺(tái)，以完成電子文檔的接收、儲(chǔ)存、檢驗(yàn)、利用、轉(zhuǎn)移等工作，依據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，結(jié)合企業(yè)、當(dāng)?shù)氐膶?shí)際情況對(duì)接收到的文檔資料進(jìn)行合理的管理。

3.3.2 電子文檔的長(zhǎng)期保存

電子文檔相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔，有易改性、對(duì)技術(shù)的依賴性、以及內(nèi)容信息更新?lián)Q代速度快的特征。同時(shí)電子文檔也面臨著組織機(jī)構(gòu)的變化、經(jīng)濟(jì)環(huán)境的變化、軟硬件設(shè)備的變化和不可抗力帶來的變化。電子文檔的長(zhǎng)期保存主要涉及更新與備份、遷移、仿真、封裝等任務(wù)。更新就是根據(jù)實(shí)際情況的需要，對(duì)電子文檔保存所依賴的硬件設(shè)備或者軟件、系統(tǒng)進(jìn)行更新，而備份的方法就是將文檔信息及其相關(guān)資料復(fù)制一份到新的載體上，避免單一保存位置被破壞而導(dǎo)致的文檔信息的丟失或損壞，但備份的位置越多，其多處數(shù)據(jù)的管理問題也會(huì)更為突出。遷移的方法只涉及電子文檔儲(chǔ)存介質(zhì)的更換，而對(duì)文檔信息的內(nèi)容沒有任何更改或破壞，且遷移并不只在電子文檔保存的階段才有，而是在文檔的形成、流轉(zhuǎn)、歸檔和利用的各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)涉及。在保存階段，往往是為了跟上信息技術(shù)的發(fā)展和硬件設(shè)備的升級(jí)而進(jìn)行遷移，缺點(diǎn)就是容易在遷移的過程中造成文件數(shù)據(jù)的丟失。仿真是指在新的系統(tǒng)環(huán)境下，構(gòu)建出一個(gè)與舊的環(huán)境類似的環(huán)境，讓原始數(shù)據(jù)能夠在新的系統(tǒng)環(huán)境下正常被訪問和讀取。仿真技術(shù)一般分為硬件環(huán)境仿真、系統(tǒng)環(huán)境仿真和應(yīng)用程序仿真。封裝是指利用XML語言將電子文件與元數(shù)據(jù)封裝在一個(gè)數(shù)據(jù)包內(nèi)，以最大程度地保證文件與元數(shù)據(jù)的完整及關(guān)聯(lián)。

3.4 聚焦企業(yè)電子文檔利用的前后反饋

3.4.1 主動(dòng)反饋

主動(dòng)反饋指的是用戶在主動(dòng)利用電子文檔過程中產(chǎn)生的反饋，主動(dòng)利用的途徑主要是文檔信息的查詢。為了方便文檔信息的查詢，需要建立支撐業(yè)務(wù)流程的電子文檔數(shù)據(jù)庫(kù)。構(gòu)建業(yè)務(wù)導(dǎo)向的文檔數(shù)據(jù)庫(kù)在業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和工作效率提升方面有諸多作用，其一，通過對(duì)電子文檔管理技術(shù)和電子文檔管理制度的有效配合，使電子文檔能夠?qū)ιa(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行真實(shí)、全面、完整且規(guī)范的記錄，避免了紙質(zhì)文件的錯(cuò)記漏記或重復(fù)記錄；其二，在具體的業(yè)務(wù)流程中能夠隨時(shí)給用戶提供相關(guān)資料的查詢服務(wù)，例如在設(shè)備維修過程中能夠隨時(shí)為用戶提供所需維修設(shè)備清單、在出現(xiàn)設(shè)備故障需要檢修時(shí)提供智能決策方案、在新文檔編制的過程中可以快速查詢到以往的案例和相關(guān)信息推薦以做參考；其三，在業(yè)務(wù)流程過程中能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)人員之間隨時(shí)隨地的對(duì)接和協(xié)同，不受時(shí)間和空間的限制，能夠產(chǎn)生高度的共享效應(yīng)；其四，在文件的管理和利用方面，也能夠利用電子文件系統(tǒng)強(qiáng)大的檢索與分類體系實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔的多維度展現(xiàn)，適應(yīng)不同用戶習(xí)慣對(duì)電子文件的分類管理、多維度檢索[17]。

3.4.2 被動(dòng)反饋

被動(dòng)反饋指的是用戶在被動(dòng)利用電子文檔過程中產(chǎn)生的反饋，被動(dòng)利用的主要方式是問答和推薦。智能問答系統(tǒng)能夠?qū)⑵髽I(yè)電子文檔中分散各處的信息，進(jìn)行有序科學(xué)的整理，并建立知識(shí)的分類模型，針對(duì)企業(yè)的基本情況和常見問題，整理為規(guī)范的答題庫(kù)形式，以支撐各種形式的智能問答。在精準(zhǔn)問答方面，能夠以一問一答形式，為用戶提供精準(zhǔn)的問答服務(wù)；在相關(guān)問答推送方面，用戶在輸入查詢問題后，不僅將該問題的答案精準(zhǔn)推送出來，更能夠?qū)⑾嚓P(guān)問題一并展現(xiàn)出來，盡可能讓用戶實(shí)現(xiàn)一次提問就能掌握全部信息；在提問智能提示方面，用戶在提問的過程中，系統(tǒng)將已經(jīng)輸入的內(nèi)容自動(dòng)分析給予優(yōu)化的補(bǔ)全或相關(guān)提示，幫助用戶樹立提問思路；在高頻搜索統(tǒng)計(jì)方面，系統(tǒng)可對(duì)用戶搜索問題的頻率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并按照詞頻形成業(yè)務(wù)關(guān)鍵詞熱力圖，可視化地展現(xiàn)當(dāng)前業(yè)務(wù)方面的研究熱點(diǎn)；在交互方面，還能夠?qū)⒊Ｒ妴栴}整理成若干流程診斷型的知識(shí)，通過引導(dǎo)交互式地服務(wù)，盡量從Web端解決客戶常見問題。因此智能問答系統(tǒng)能夠極大地方便用戶，提高業(yè)務(wù)的辦事效率，促進(jìn)企業(yè)文檔資源的進(jìn)一步開發(fā)利用。

推薦的功能會(huì)借助知識(shí)圖譜，知識(shí)圖譜具有強(qiáng)大的語義處理能力和開放組織能力，是推動(dòng)數(shù)據(jù)價(jià)值挖掘和支撐智能信息服務(wù)的重要基礎(chǔ)技術(shù)[18]。企業(yè)的文檔數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)并建立文檔知識(shí)庫(kù)后，從總體上建立起企業(yè)文檔資源體系，然后再構(gòu)建企業(yè)文檔數(shù)據(jù)的知識(shí)模型，實(shí)現(xiàn)語義關(guān)聯(lián)挖掘，用可視化技術(shù)描述知識(shí)資源及其載體，挖掘、分析、構(gòu)建、繪制和顯示知識(shí)及它們之間的相互聯(lián)系。在具體的應(yīng)用上，可以根據(jù)工作人員輸入的自然語句，進(jìn)行分析和推理，也可以為用戶推薦相關(guān)的結(jié)果，提前一步為用戶提供可能需要的信息。

4 面向知識(shí)集成的企業(yè)電子文檔單軌制管理的實(shí)現(xiàn)路徑

4.1 建立企業(yè)電子文檔單軌制管理的實(shí)現(xiàn)平臺(tái)

電子文檔單軌制管理的平臺(tái)架構(gòu)可以分三層進(jìn)行設(shè)計(jì)，即數(shù)據(jù)層、業(yè)務(wù)層和應(yīng)用層，如圖2所示。數(shù)據(jù)層涵蓋了企業(yè)所有文檔資料，其格式包括了DOC文檔的格式、CAD等建設(shè)圖紙的格式，同時(shí)也包括了PDF、XLS、PPT等多種格式的文件。在數(shù)據(jù)層的支撐之上構(gòu)建業(yè)務(wù)層，從業(yè)務(wù)流程生命周期視角和文檔生命周期的視角出發(fā)，以企業(yè)業(yè)務(wù)為導(dǎo)向，呈現(xiàn)業(yè)務(wù)導(dǎo)向、文檔賦能的雙向交互形態(tài)，一方面文檔的產(chǎn)生是由業(yè)務(wù)場(chǎng)景決定的，另一方面文檔的流轉(zhuǎn)也在推動(dòng)業(yè)務(wù)流程。應(yīng)用層包括業(yè)務(wù)服務(wù)、知識(shí)服務(wù)、文化服務(wù)等，對(duì)于企業(yè)而言，業(yè)務(wù)服務(wù)例如維修工單的編制、設(shè)備隔離方案的制定、文件關(guān)聯(lián)查詢，知識(shí)服務(wù)例如知識(shí)社區(qū)服務(wù)、知識(shí)圖譜服務(wù)和智能問答服務(wù)，而文化服務(wù)可以從企業(yè)文化的角度出發(fā)，構(gòu)建文化專題展覽、文創(chuàng)產(chǎn)品開發(fā)以及文化活動(dòng)記錄。

圖2 電子文檔單軌制管理的平臺(tái)架構(gòu)設(shè)計(jì)

4.2 完善企業(yè)電子文檔單軌制管理的實(shí)現(xiàn)保障

第一，在管理保障層面，應(yīng)建立健全支撐企業(yè)文檔單軌制管理的頂層設(shè)計(jì)，企業(yè)文檔數(shù)據(jù)量龐大、來源異構(gòu)、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、內(nèi)容專深，創(chuàng)新電子文檔管理的相關(guān)理念與實(shí)踐，強(qiáng)化相關(guān)工作規(guī)劃，可以提高運(yùn)作效率、文檔管理水平、強(qiáng)化業(yè)務(wù)經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)其在行業(yè)中的競(jìng)爭(zhēng)能力。具體而言，可以將企業(yè)文檔單軌制管理納入企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃，加強(qiáng)企業(yè)在文檔單軌制管理的資金支持，優(yōu)化文檔管理相關(guān)組織體系，拓展文檔管理部門的職能，促進(jìn)信息資源的開發(fā)、智能化的服務(wù)以及與業(yè)務(wù)發(fā)展相協(xié)調(diào)的文檔管理，推動(dòng)文檔工作的數(shù)字化轉(zhuǎn)型及整個(gè)企業(yè)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

第二，在制度保障層面，企業(yè)應(yīng)遵循國(guó)家、行業(yè)的法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展要求，切合自身業(yè)務(wù)發(fā)展的實(shí)際需求，制定電子文檔單軌制管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。從工作流程上明確各環(huán)節(jié)責(zé)任，例如檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所和數(shù)字檔案館安全與保密管理規(guī)則等；從資源描述上構(gòu)建分類標(biāo)準(zhǔn)體系，例如會(huì)計(jì)檔案、維修工單、建設(shè)圖紙等；從系統(tǒng)建設(shè)上形成功能設(shè)計(jì)需求與操作規(guī)范，例如操作實(shí)施、運(yùn)行維護(hù)、風(fēng)險(xiǎn)管理的技術(shù)性指南。

第三，在技術(shù)保障層面，需要積極擁抱各類電子文檔的新型技術(shù)，例如文檔數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化技術(shù)是文檔知識(shí)開發(fā)利用的基礎(chǔ)，可視化技術(shù)可以展示時(shí)間、地點(diǎn)、人物等多種維度，大規(guī)模數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)能夠解決異地存儲(chǔ)、多源異構(gòu)、多數(shù)據(jù)庫(kù)調(diào)用等問題[19]。

第四，在質(zhì)量保障層面，保證數(shù)據(jù)的安全性，加強(qiáng)系統(tǒng)的“四性檢測(cè)”等質(zhì)量和流程的監(jiān)控，包括狀態(tài)、權(quán)限、版本等，進(jìn)行預(yù)期經(jīng)濟(jì)效益評(píng)估、經(jīng)濟(jì)效益測(cè)算和經(jīng)濟(jì)效益追蹤評(píng)價(jià)等。