摘 要：本文從檔案管理信息化建設的必要性、問題和策略三個方面進行探討，最終提出了中心血站檔案管理信息化建設優(yōu)化策略，包括加強檔案信息化建設宣傳工作、引進和培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才、加強檔案資源服務和開發(fā)利用、加快檔案資源數字化轉化等，以供參考。

關鍵詞：檔案管理；信息化；血站

為實現檔案現代化、智能化、網絡化、服務化發(fā)展，血站必須設法強化檔案管理信息化建設。

1 檔案管理信息化建設意義

1.1 提高檔案安全性、保密性

血站作為負責醫(yī)療臨床用血的采集、儲血和供應工作的機構，其檔案涉及獻血者、用血者、血液成分、血液檢測、血液調撥等多方面的信息，具有重要的醫(yī)學價值和社會意義。這些信息不僅關系到個人的健康和隱私，也關系到公共衛(wèi)生和社會安全。因此，對這些檔案進行有效的管理和保護是血站的重要職責。傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式存在著諸多弊端，檔案管理信息化建設可以通過數字化、網絡化、智能化等手段，將紙質檔案轉化為電子檔案，存儲在安全可靠的服務器上，實現對檔案的遠程訪問、備份、恢復等功能，有效地提高了檔案的安全性和保密性。

1.2 提升檔案利用效率和服務水平

血站檔案需要為多個部門和對象提供服務，如醫(yī)療機構、獻血者、用血者、科研機構等。這些部門和對象對檔案的需求各不相同。傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式存在著諸多不便，而檔案管理信息化建設可以通過數字化、網絡化、智能化等手段，將紙質檔案轉化為電子檔案，實現檔案的快速檢索、分類篩選、在線瀏覽、下載打印等功能，滿足不同用戶的不同需求，提升血站檔案利用效率和服務水平。

1.3 保證檔案的質量和價值

血站檔案包含豐富的醫(yī)學知識和社會資料，具有重要的科研價值和歷史價值，但需要通過對檔案的整理、分析、挖掘等方式來發(fā)現和展現。傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式存在著諸多局限，檔案管理信息化可將紙質檔案轉化為電子檔案，實現對檔案的多媒體展示、動態(tài)更新、關聯(lián)分析，檔案的信息量和表現力可隨之提升，其質量和價值自然能夠得到更好保障。

1.4 促進檔案工作的創(chuàng)新和發(fā)展

血站檔案不僅是記錄過去的歷史資料，也是指導未來的發(fā)展資源。隨著社會的進步和科技的發(fā)展，各地血站需要不斷地創(chuàng)新和完善自身的工作機制和服務模式，適應新的需求和挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式存在檔案內容死板、形式單調、功能有限等不足，不利于對檔案進行創(chuàng)新性利用和拓展。通過數字化、網絡化、智能化等手段，信息化檔案管理能夠將紙質檔案轉化為電子檔案，實現檔案的互動式共享、跨界式融合，檔案的活力和潛力隨之增加，可更好為血站運行和發(fā)展提供支持。

2 檔案管理信息化建設現狀

2.1 檔案信息化理念缺乏

目前，部分血站存在缺乏檔案信息化理念的問題，具體表現為對檔案信息化建設的重要性和緊迫性認識不足，無法明確了解檔案信息化建設內容、范圍、方法、原則的情況也廣泛存在。部分血站檔案工作者還停留在傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式，沒有意識到檔案信息化建設對于提高檔案管理水平、發(fā)揮檔案價值、適應社會發(fā)展需求的必要性和迫切性。僅將檔案信息化建設簡單理解為購買設備、開發(fā)軟件、數字化檔案等技術層面的工作，忽視了檔案信息化建設涉及管理層面、服務層面、文化層面等多個方面的工作，這使得檔案信息化建設的質量和效果不佳。

2.2 檔案專業(yè)化人才不足

檔案管理崗位人員專業(yè)性是保證檔案管理信息化建設質量和效率的重要保障，但很多血站在檔案管理崗位人員專業(yè)性方面還存在不足，如檔案管理人員數量不足、結構不合理等。無法滿足檔案信息化建設要求。

2.3 檔案資源化利用欠缺

檔案資源服務和開發(fā)利用是衡量檔案信息化建設水平和效果的重要標準，但現階段很多血站在該方面存在欠缺，如檔案資源服務和開發(fā)利用的需求分析不充分，檔案資源服務和開發(fā)利用的功能設計不完善情況也大量存在。血站檔案涉及獻血者、用血者、血液成分、血液檢測、血液調撥等多方面的信息，具有較高的敏感性和保密性，但由于血站對檔案資源服務和開發(fā)利用的需求分析還不夠充分和細致，沒有充分了解用戶的需求特點、需求程度、需求變化等情況，檔案資源服務和開發(fā)利用往往無法發(fā)揮預期作用。

2.4 檔案數字化進展滯后

部分血站存在檔案資源數字化進度緩慢的問題，主要表現為檔案資源數字化的規(guī)劃設計不科學、相應技術手段缺失等。如沒有充分考慮檔案資源數字化的可行性、必要性、優(yōu)先性等因素，導致檔案資源數字化的目標不明確，范圍不清晰、流程不規(guī)范、標準不統(tǒng)一。沒有配備足夠數量和質量的設備、軟件、網絡等硬件和軟件設施，沒有采用合理的數據格式、數據結構、數據存儲等技術方案，也使得檔案資源數字化的效率低下，質量不高。

3 檔案管理信息化建設優(yōu)化對策

3.1 做好檔案信息化建設宣傳工作

為了解決缺乏檔案信息化理念相關問題，血站應該加強檔案信息化建設的宣傳工作，提高檔案機構和工作者以及社會各界對檔案信息化建設的重視程度和參與度，增強檔案信息化建設的主動性和積極性，形成一個良好的檔案信息化建設氛圍和環(huán)境。

3.1.1引入各種媒體和平臺。應廣泛宣傳檔案信息化建設的目的、意義、原則等方面的知識，提高公眾對檔案信息化建設的認識和理解。如通過報紙、雜志、電視、廣播、網絡等媒體，發(fā)布檔案信息化建設的新聞、專題、評論等內容，介紹檔案信息化建設的理念、進展、成果等情況，展示檔案信息化建設成果，引導公眾正確看待和支持檔案信息化建設。

3.1.2利用各種形式和渠道。為提高血站檔案工作者對檔案信息化建設的緊迫感和責任感，需要重點圍繞檔案信息化建設的需求、挑戰(zhàn)、問題等方面進行宣傳，通過召開會議、座談、培訓等活動，重點解析檔案信息化建設的難點、價值，進而激發(fā)檔案人員對檔案信息化建設的興趣和熱情。

3.2 引進和培養(yǎng)專業(yè)檔案管理人才

3.2.1加大對檔案管理人員的招聘力度。應根據檔案信息化建設的工作量和要求，合理確定檔案管理人員的編制和崗位設置，拓寬招聘渠道和范圍，吸引更多有志于從事檔案工作的人才加入血站檔案隊伍。同時，加強對檔案管理人員的激勵機制建設，提高檔案管理人員的待遇和福利，穩(wěn)定檔案管理人員的隊伍，減少檔案管理人員的流動和流失。

3.2.2優(yōu)化檔案管理人員的結構配置。根據檔案信息化建設涉及的多個領域和層面，血站需要合理分配檔案管理人員的專業(yè)背景和技能結構，增加計算機、信息、法律等相關專業(yè)的人才，打造多元化、復合型、協(xié)作型的檔案管理人員隊伍。同時，注重培養(yǎng)檔案管理人員的綜合素質和能力，使其能夠適應檔案信息化建設的多樣化和復雜化的需求。

3.2.3加強對檔案管理人員的培訓教育。根據檔案信息化建設的發(fā)展趨勢和實際需求，制訂科學合理的培訓計劃和內容，采用多種形式和方法，定期對檔案管理人員進行培訓教育。培訓內容應包括檔案信息化建設的理念、方法、技術等，以及國家和行業(yè)相關的法律法規(guī)和標準規(guī)范等。培訓應設法提高檔案管理人員對檔案信息化建設的認識和理解，使其科學掌握檔案信息化建設的原則、程序、技巧，進而更好地為檔案信息化建設提供服務。

3.3 加強檔案資源服務和開發(fā)利用

3.3.1充分分析檔案資源服務和開發(fā)利用的需求。根據血站檔案涉及的不同用戶不同需求，應針對性制定科學合理的檔案資源服務和開發(fā)利用的政策和規(guī)則，明確檔案資源服務和開發(fā)利用的對象、范圍、方式、流程、條件、標準，保證檔案資源服務和開發(fā)利用的合法性和實用性。

3.3.2科學設計檔案資源服務和開發(fā)利用功能。應根據血站檔案能夠提供的多種類型服務，如查詢、統(tǒng)計、分析、評估等，設計完善的功能模塊和接口，提供便捷的操作方式和流程。如通過網上查詢系統(tǒng)，提供檔案信息的在線查詢、瀏覽、下載、打印等功能?；蛲ㄟ^數據分析系統(tǒng)，提供檔案信息的統(tǒng)計、分析、評估等功能。也可以通過信息共享平臺，提供檔案信息的交流、協(xié)作、共享等功能。圖1為某血站檔案信息化管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)能夠實現對血站檔案收集和利用全過程、各環(huán)節(jié)的管理。此外，還應聚焦“互聯(lián)網＋檔案”方面探索，積極爭取血站檔案管理科研創(chuàng)新項目，實現整體層面的檔案管理水平協(xié)同提升。

3.3.3定期評估。應對血站檔案資源服務和開發(fā)利用的實際情況及效果進行定期評估，及時發(fā)現問題并進行改進，聚焦質量、效率、滿意度等指標。如通過問卷調查、訪談訪問、滿意度評價、數據監(jiān)測、數據分析、數據報告等方法，監(jiān)測檔案資源服務和開發(fā)利用的運行狀態(tài)，收集用戶對檔案資源服務和開發(fā)利用的反饋意見和建議，找出相關問題的背后原因，采取相應措施進行改進。

3.4 加快檔案資源數字化轉化

3.4.1科學制定檔案資源數字化的規(guī)劃設計。應根據血站檔案的數量、內容、結構、特點等情況，制訂科學的檔案資源數字化規(guī)劃設計，確定檔案資源數字化的目標和范圍，選擇合適的檔案資源數字化的方式和流程。圖2為典型的血站檔案電子化流程，檔案分類、語義沖突問題處理屬于其中關鍵。此外，具體設計還需要遵循國家和行業(yè)相關的法律法規(guī)和標準規(guī)范，保證檔案資源數字化的目標明確、范圍清晰、方式合理、流程規(guī)范、標準統(tǒng)一。

3.4.2完善數字化技術手段。應根據血站檔案的質量和安全要求，采用先進的技術手段來進行檔案資源數字化，保證數字檔案的清晰度、完整性、真實性。具體包括配備足夠數量和質量的設備、軟件、網絡等硬件和軟件設施，采用合理的數據格式、數據結構、數據存儲等技術方案，建立有效的數據校驗、數據備份、數據恢復等技術措施。具體實踐可考慮引入云存儲，通過將檔案數據上傳到政務云統(tǒng)一平臺，做好安全等級及使用權限劃分，檔案分散管理的安全風險即可降到最低，血站檔案管理的效率也能夠同時提升。

3.4.3加強檔案資源數字化管理。根據血站檔案是動態(tài)變化的信息資源，在檔案資源數字化時，應設法加強對數字檔案的管理措施，保證數字檔案的更新、維護、優(yōu)化等工作。同時，也應設法加強紙質檔案的管理措施，保證紙質檔案的保存、利用、銷毀等工作高質量開展，聚焦管理職責和權限的明確制定，以此為檔案資源數字化轉化奠定堅實基礎。

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作者簡介：徐艷（1979— ），本科學歷，延安市中心血站館員，研究方向：檔案管理。