董 辰，王 凡，劉燕飛

（海河水利委員會信息中心，天津 300170）

在推動海河流域治理建設波瀾壯闊的歷程中，檔案工作一路相隨，在為黨管檔、為國守史、為民服務中實現(xiàn)了海委檔案事業(yè)體系的構建和成長。深耕蘭臺數十載，故紙堆里書芳華，一代代海委檔案人緊密圍繞流域經濟發(fā)展和水利改革發(fā)展中心工作，以實現(xiàn)“檔案治理規(guī)范化、檔案資源多元化、檔案利用便捷化、檔案管理信息化”為目標，以增強檔案為流域治理管理的服務支撐功能為主導，把海河流域水利改革發(fā)展保管好、利用好、記錄好、留存好，努力為流域水利高質量發(fā)展貢獻檔案力量[1]。

1 理順體制，治理體系逐步優(yōu)化

多年來，水利部海河水利委員會（以下簡稱海委）按照國家及水利部要求，不斷提升依法治檔管檔能力，完善規(guī)章制度體系建設，以更高的標準在管理模式、工作方法、服務機制上改革創(chuàng)新。符合流域實際的檔案管理體制和工作機制逐步建立并不斷完善，成為海委檔案事業(yè)發(fā)展的基石和有力保障。

1.1 建立檔案工作管理體制

1980 年海委成立，開啟了海河流域統(tǒng)一管理的新階段，四十多年間海委檔案管理機構也幾經更迭，從最初由委辦公室歸口管理檔案工作，到1999 年海委水利信息網絡中心成立下設檔案室負責委機關文書檔案的日常管理工作，再到2004 年抓住機構改革和“三定”工作契機成立海河檔案館。委直屬各管理局及所屬二、三級單位均設有檔案管理部門，海委系統(tǒng)檔案行政管理機構覆蓋到各級單位，逐漸形成管理網絡[2]。海委檔案工作在水利部的關懷指導和海委黨組的正確領導下，基本確立了統(tǒng)一領導、自上而下、分級負責的檔案管理體系，檔案管理工作逐步邁向規(guī)范化、專業(yè)化和科學化。

1.2 頂層設計引領事業(yè)發(fā)展

為明確海委檔案事業(yè)發(fā)展的指導思想和工作目標，確立各階段海委檔案事業(yè)建設的主要任務和保障措施，檔案專項規(guī)劃編制成為重要抓手。結合國家檔案事業(yè)5 a規(guī)劃和海河流域水利發(fā)展規(guī)劃，海委于1996年制定了《海委檔案工作“九五”計劃》、2002年印發(fā)了《海委系統(tǒng)檔案工作“十五”計劃》。隨著黨的十八大以來習近平總書記對檔案工作的關心重視，以及中辦、國辦《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》等政策規(guī)劃的出臺，海委于2012 年編制《海委檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)化（2013—2020）》、2021 年編制《海委檔案事業(yè)“十四五”發(fā)展規(guī)劃》、2022 年制定《深入貫徹習近平總書記重要批示精神進一步加強海委檔案工作實施方案》，以頂層設計的高度和統(tǒng)領全局的視角，引導海委檔案事業(yè)健康快速發(fā)展，不斷提升服務流域水利高質量發(fā)展的能力和水平[3]。

1.3 健全完善規(guī)章制度體系

作為檔案治理規(guī)范化中的關鍵一環(huán)，海委結合各個時期國家及水利部對檔案工作的政策法規(guī)要求，不斷制修完善檔案規(guī)章制度，基本建成了以《海河水利委員會檔案工作管理辦法》為中心，由7個委系統(tǒng)層面的制度、9 個委機關層面的制度、9 個檔案館內部制度及若干工程項目專項檔案管理辦法組成的規(guī)章制度體系。其內容涵蓋文書、會計、科技、工程項目、電子、音像、照片、涉密、黨組、紀檢監(jiān)察等不同業(yè)務領域和不同檔案類型，從基本原則和方法措施等角度，嚴格規(guī)范檔案收集、整編、保管、利用、統(tǒng)計、鑒定銷毀等全流程各環(huán)節(jié)的管控，充分發(fā)揮依法治檔管檔能力。

1.4 推進規(guī)范管理提檔升級

以水利檔案工作規(guī)范化管理為抓手，積極推進海委檔案工作規(guī)范化管理進程。2016 年海委機關獲評“水利檔案工作規(guī)范化管理特級單位”，并于2020 年順利通過復查。在抓好委機關規(guī)范化管理建設的同時，制定實施計劃、逐級部署落實、積極組織協(xié)調，通過先指導、后評估，督導檢查兩手抓、培訓答題雙結合等方式，以問題為導向完成委屬55家單位的規(guī)范化評估，在流域管理機構內率先實現(xiàn)規(guī)范化達標全覆蓋，逐步建立起檔案規(guī)范化管理長效化和監(jiān)督指導常態(tài)化機制[4]。

2 規(guī)范管理，檔案資源豐富有序

海委檔案是海委在推動流域水利建設各項活動中形成的具有歷史價值、科技價值、法律價值、文化價值的歷史記錄。為了全面客觀地留存流域記憶、守護信息資源，多年來海委把資源體系建設作為首要任務，通過提前介入和主動服務等措施，不斷豐富資源結構內容性質和載體類型。

2.1 加大檔案收集力度

海委檔案工作始終堅持統(tǒng)一領導、分級管理原則，檔案資源建設的前期工作主要依靠委內各部門、單位的收集歸檔和檔案部門的定期接收。海委以歸檔制度建設為抓手，1992 年出臺《水利部海委關于機關檔案保管期限的規(guī)定》，1996 年制定《海委機關檔案價值鑒定辦法》，2012 年制修《海委文件材料歸檔范圍及保管期限規(guī)定》，同時在會計、科技、工程項目等類型檔案管理辦法中進一步明確歸檔范圍及保管期限，確保反映海河流域水利事業(yè)各方面活動的檔案資源全面收集并及時歸檔。各門類文件材料歸檔工作的責任主體認真履行歸檔職責，自建委以來年歸檔量大幅提升，1980—2022 年，歸檔檔案從110卷/件增長至9 529卷/件，多出近86倍。檔案資源內容不斷豐富，囊括了流域治理、行政管理、機構改革、制度規(guī)劃、財務管理、干部人事管理、水利工程建設、信息化建設等諸多方面。載體形式多樣，分為紙質、電子、音視頻、照片、實物、圖紙等。

2.2 加速檔案數字轉型

2007 年，隨著國家檔案局將電子文件管理確定為檔案資源建設的重點任務，海委按照國家逐步落實檔案資源存量數字化、增量電子化的戰(zhàn)略要求，于2008 年率先開展館藏紙質檔案的數字化加工，高站位提前部署推動檔案數字轉型，分7 期基本完成館藏全部文書檔案的數字化加工和部分重要文件的文字識別，建立了全類型檔案題錄數據庫、文書檔案全文庫、重要文件識別庫等多個專題數據庫，檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)存案卷級信息條目4.4萬條、文件級信息條目20.3 萬條、數字化電子原文100 萬頁。2015—2017年開展了3 期音像檔案數字化，完成全部傳統(tǒng)錄像帶的數字化轉換[5]。經過十多年人力和資金的持續(xù)投入，海委逐步構建了檔案數字資源體系，保證了信息資源的完整、安全和可用。

3 強化服務，檔案利用便捷多元

檔案利用是檔案服務于行政管理、服務于業(yè)務工作的重要體現(xiàn)，也是檔案效能的充分發(fā)揮。海委檔案工作積極踐行習近平總書記“讓歷史說話，用史實發(fā)言”的重要指示精神，縱向挖掘檔案資源深度，橫向拓展編研成果類型，著力發(fā)揮檔案資政育人作用，促進海河水利文化建設和發(fā)展。

3.1 高效提供檔案利用服務

海委對各類型檔案實施了有效管理，館藏各類檔案目錄齊全，并編有全宗指南用以整體介紹檔案管理情況，為檔案的便捷利用創(chuàng)造了條件。檔案部門在做好檔案查借閱服務的基礎上，不斷豐富擴展服務的內容、對象和形式，通過線下與線上相結合的方式，緊密圍繞海委中心工作，在工程建設、行政許可、災害防御、水資源調度、巡視巡察、土地確權、資產清查、編史修志等多項業(yè)務工作中主動提供決策支持，年平均查閱利用及咨詢服務總計約5 000 人次、25 000 卷/件次、復制13 000 頁，在提高工作效率和質量上取得顯著成效。

3.2 積極拓展檔案文化宣傳

近年來，海委高度重視檔案編研宣傳工作，借助“國際檔案日”重點宣傳期，精心打造文化宣傳陣地，通過展覽陳列、新媒體宣傳、文創(chuàng)產品制作和檔案館開放日等方式，提高檔案服務能力、檔案認知程度和檔案整體意識。圍繞海委工作重點和利用需求，不斷提升檔案資源整合和開發(fā)利用水平，在續(xù)編傳統(tǒng)編研成果的基礎上充分利用館藏檔案資源進行檔案編研工作，編制了《海委發(fā)展歷程圖文選粹》《海河流域地圖集》《海委職工科技論文題錄及摘要匯編》《海委預算項目實施方案匯編》等13 類19 冊編研成果，編著出版《水利檔案工作實務》。同時，積極配合重要時間節(jié)點和重大紀念活動，創(chuàng)新文化宣傳形式，努力推出有價值、高品位的檔案文化產品，不斷增強檔案文化的傳播力和影響力。

3.3 持續(xù)推動檔案信息化建設

20、21 世紀之交，信息技術開始融入各項業(yè)務工作，海委檔案業(yè)務的發(fā)展也緊跟時代步伐，以檔案信息化建設帶動各項檔案基礎業(yè)務工作，促進檔案事業(yè)邁上新臺階。1999 年，啟動傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代化檔案管理模式的轉變。2004 年，圍繞電子文檔管理、公共數據庫建設等成果應用，編寫了《檔案管理系統(tǒng)功能需求報告》。2008 年，建成了以業(yè)務為基礎、基于水利電子政務公用平臺、與綜合辦公系統(tǒng)緊密結合的綜合型檔案管理平臺。2018 年，海委機關順利通過天津市機關數字檔案室測評，獲得“機關市級數字檔案室示范單位”榮譽稱號。2022年，經過多年在檔案信息化建設上的實踐與積累，海委基本建成以檔案信息基礎設施為平臺、檔案信息標準規(guī)范為引領、檔案信息資源建設為基礎、檔案信息服務為目的、檔案信息安全為保障的檔案信息化管理體系。按照數字孿生流域建設要求，結合海委電子政務項目的實施，初步搭建了基于國產化自主可控的綜合檔案管理平臺和工程項目檔案管理平臺，并獲得“電子檔案多層加密平臺”“多全宗分級管理檔案信息平臺”軟件著作權及相關科技成果鑒定。正是這一個個里程碑，實現(xiàn)了檔案資源數字化、生成空間虛擬化、信息利用全員化和檔案管理自動化，有效推動了海委檔案工作不斷走向開放和現(xiàn)代化。

4 筑牢底線，檔案安全穩(wěn)步提升

“安全第一，預防為主”是海委檔案安全始終堅持的工作方針。加大檔案安全工作人、財、物投入，健全人防、物防、技防相結合的檔案安全防范體系，是海委檔案管理中常抓不懈的重點工作。

4.1 基礎設施建設不斷完善

從早期使用鐵皮五節(jié)柜作為檔案裝具，到使用智能密集架保管檔案，海委檔案基礎設施建設也更加注重現(xiàn)代化、自動化和安全性。隨著檔案數量的逐年增長，為滿足業(yè)務需求，2008 年9 月，按照國家檔案館建筑標準設計建設的海河檔案館樓落成并正式投入使用，檔案專業(yè)用房面積達1 070 m2，其中庫房面積達670 m2，相比最開始的80 m2增長近9 倍。近年來，恒溫恒濕空調通風系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)、紅外線監(jiān)測系統(tǒng)、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、七氟丙烷氣體滅火系統(tǒng)及服務器、計算機等各種軟、硬件設施設備的配備，為保障海委檔案集中統(tǒng)一管理奠定了堅實基礎。

4.2 安全保管機制逐步提升

在落實檔案實體保管保護基礎設施建設的基礎上，海委逐步建立健全安全管理機制，深入開展風險隱患排查治理，完善安全檢查制度，逐級落實安全主體責任，建立響應迅速、整體聯(lián)動、處置得力的檔案安全應急協(xié)調機制，委托專業(yè)公司對消防安全系統(tǒng)進行巡檢和維護保養(yǎng)，定期開展消防安全演練，增強檔案人員保護檔案、應對險情的能力。為進一步確保檔案信息安全，對檔案管理系統(tǒng)存量及增量數據采用磁盤、光盤等多種介質備份存儲，并與珠委檔案館互為異地備份基地。檔案數字化加工采用設置獨立加工室、安裝監(jiān)控攝像頭、嚴格出入庫記錄、簽署保密條款等方式加強安全管控。實體安全與信息安全齊抓共建，確保檔案萬無一失。

5 新時期海委檔案工作發(fā)展對策建議

進入新發(fā)展階段，海委檔案工作要以習近平總書記關于做好新時代檔案工作的重要批示精神為根本遵循，以“走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化”和“四個好”“兩個服務”為引領，堅守“為黨管檔、為國守史、為民服務”的職責使命，在服務海河流域水利高質量發(fā)展大局中，適應信息化社會要求，圍繞海河水利發(fā)展需要，開拓創(chuàng)新，積極作為，努力提高檔案收集、管理、利用和服務能力。為此，應做好以下4個方面工作。

5.1 檔案治理更加規(guī)范

切實加強黨對檔案工作的領導，發(fā)揮黨管檔案制度優(yōu)勢，建立健全由分管領導、檔案部門、業(yè)務部門共同組成、運轉高效的檔案工作管理網絡，確保分工明確、各司其職，密切配合、執(zhí)行有力，打造“人人需要檔案、人人支持檔案”的事業(yè)發(fā)展環(huán)境。依托高等院校、科研機構、知名企業(yè)等探索建立檔案事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略智庫，提升檔案學理支持和智力支撐能力。提升依法管檔治檔能力，建立檔案監(jiān)督檢查長效化管理機制，創(chuàng)新檔案業(yè)務監(jiān)督指導方式，建立檔案數字治理新模式，研究開發(fā)檔案監(jiān)督檢查、規(guī)范化管理評估、水利工程檔案驗收等相關業(yè)務的動態(tài)化管理系統(tǒng)，推進檔案業(yè)務在線監(jiān)督指導，提升檔案治理網絡化、智能化、精細化水平。

5.2 檔案資源更加優(yōu)化

數字世界中，人類記錄社會生活的能力超速增長，越來越多的事物以數字方式全量、全程、全要素記錄儲存，具有檔案價值的信息日益泛在化，檔案和檔案保管的概念都需要更新拓展。在突破了存儲空間對于檔案業(yè)務的局限后，檔案資源收集將從“選時代”迎來“全時代”。為此，必須積極推動檔案工作與其他工作同規(guī)劃、同部署、同落實，全方位收集反映推動新階段水利高質量發(fā)展各項工作形成的各類檔案材料，著力健全重大活動、突發(fā)事件應急處置檔案管理機制，圍繞海委重點中心工作，建立專題檔案數據庫。同時，著力推進在各類新建的水利智能業(yè)務應用中同步規(guī)劃、同步實施電子文件歸檔功能，及時收集整合數字孿生流域建設產生的海量數據資源，加快完成檔案資源數字轉型，逐步建立以檔案數字資源為主導的檔案資源體系，搭建工程記憶和流域文化相結合的信息資源匯聚平臺，多維系統(tǒng)立體展現(xiàn)館藏檔案資源。

5.3 檔案利用更加開放

開展信息資源管理，通過數據挖掘技術，將檔案的潛在價值和潛在用戶以及用戶的潛在需求挖掘出來，從而大大提高檔案的價值。進一步規(guī)范和簡化檔案利用程序，積極推進互聯(lián)網和移動端查詢利用，通過在線瀏覽、智能篩選和主動推送等技術手段實現(xiàn)更便捷、更開放、更精準的服務。以文化建設為依托，創(chuàng)新展示宣傳形式，推出系列活動，打造檔案文化精品。通過多媒體等各種現(xiàn)代化技術輔助，努力建設集展示、宣傳和教育意義為一體的實物檔案展館，以檔案展示承載海委歷史變遷，將檔案工作融入海河文化傳承。

5.4 檔案安全更加穩(wěn)固

在新一代科學技術的賦能之下，檔案管理的數字化、智能化程度也隨之不斷提升。檔案管理對象從傳統(tǒng)的紙質檔案向數字信息轉變，檔案人員工作環(huán)境從以前的檔案庫房向數字空間轉變，在數據安全方面，要健全檔案網絡、檔案管理系統(tǒng)和檔案數字資源安全保密防護體系。在實體安全方面，要融合互聯(lián)網、物聯(lián)網等“互聯(lián)網+”技術，逐步提升檔案庫房安全保護信息化水平，滿足對庫房環(huán)境監(jiān)測、安全防范監(jiān)控、設施設備監(jiān)管等一體化、智能化管理需求，推進“一屏觀全館”“一屏管全館”等場景應用，積極探索綠色智慧檔案館室建設。