科技檔案是“保存?zhèn)洳榈闹苯佑浭龊头从晨萍?、生產(chǎn)活動(dòng)的科技文件”。企業(yè)科技檔案作為企業(yè)科技活動(dòng)真實(shí)的歷史記錄，是國(guó)家重要的科技資源，企業(yè)的無形資產(chǎn)。近年來，國(guó)能徐州發(fā)電有限公司檔案室累計(jì)利用科技檔案創(chuàng)直接經(jīng)濟(jì)效益達(dá)2億元，創(chuàng)造了良好的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

一、企業(yè)科技檔案保管單位質(zhì)量監(jiān)控概述

企業(yè)科技檔案保管單位質(zhì)量即科技檔案案卷質(zhì)量，分內(nèi)在質(zhì)量和外在質(zhì)量。外在質(zhì)量主要包括：檔案制成材料（用紙、載體、書寫材料），檔案裝訂質(zhì)量等。內(nèi)在質(zhì)量主要包括：案卷內(nèi)文件材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)及組卷、排列、編目情況等。

企業(yè)科技檔案保管單位質(zhì)量是企業(yè)科技檔案管理的核心問題，企業(yè)科技檔案保管單位的質(zhì)量，也是體現(xiàn)科技檔案價(jià)值的關(guān)鍵因素。只有企業(yè)管理的科技檔案保管單位具有較高的質(zhì)量，才便于保管、利用并充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。反之，如果案卷內(nèi)文件材料不完整、齊全，排列、編目混亂，制成材料質(zhì)量低劣，內(nèi)容失真不準(zhǔn)確，不僅影響科技檔案管理，威脅科技檔案壽命，而且會(huì)直接影響科技檔案的利用效果，甚至貽誤大計(jì)。因此，為提高企業(yè)科技檔案保管單位即案卷質(zhì)量，多年來我國(guó)制訂出了一些標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)文件，為進(jìn)一步提高科技檔案質(zhì)量打下了基礎(chǔ)。

影響企業(yè)科技檔案保管單位質(zhì)量的因素是多方面的，有科技檔案形成方面的因素，也有科技檔案管理方面的因素；有自然的因素，也有人為的因素。本文著重從科技檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方面，闡明對(duì)科技檔案保管單位質(zhì)量的要求及監(jiān)控措施。

二、對(duì)企業(yè)科技檔案保管單位質(zhì)量的要求

為提高科技檔案案卷質(zhì)量（當(dāng)然也包括企業(yè)科技檔案案卷質(zhì)量），使其逐步實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，我國(guó)發(fā)布了國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）等，這些標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)科技檔案的組卷原則及文件排列、編目、裝訂以及卷皮和卷內(nèi)表格及制成材料作了明確規(guī)定，提出具體的質(zhì)量要求，使科技檔案立卷工作有了科學(xué)的便于操作的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，要提高企業(yè)科技檔案保管單位的質(zhì)量，就要認(rèn)真執(zhí)行這些標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。與此同時(shí)，由于各地區(qū)、各單位實(shí)際情況不同，企業(yè)檔案館（室）也應(yīng)執(zhí)行上級(jí)主管單位或本地區(qū)檔案行政管理部門（本地區(qū)檔案主管部門）制訂的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。

三、對(duì)企業(yè)科技檔案保管單位質(zhì)量的監(jiān)控

（一）加強(qiáng)對(duì)企業(yè)科技檔案質(zhì)量的監(jiān)督

1.運(yùn)用經(jīng)濟(jì)和行政手段進(jìn)行控制。運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段控制，就是把文件材料的形成、積累、歸檔納入企業(yè)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任體系，同企業(yè)有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)利益掛鉤，對(duì)不能按時(shí)完成文件材料的形成、積累、歸檔任務(wù)的實(shí)施考核。

建廠初期，公司一直處于邊生產(chǎn)邊基建狀態(tài)，建設(shè)工期長(zhǎng)達(dá)10余年，一度檔案管理體制不健全，制度不完善，資料不完整，給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作造成很大困難。實(shí)踐中的教訓(xùn)使全公司各級(jí)人員對(duì)檔案工作及檔案資源的重要性有了全新的認(rèn)識(shí)。1987年，廠里將檔案管理作為企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，納入了《廠長(zhǎng)任期目標(biāo)》和企業(yè)升級(jí)達(dá)標(biāo)規(guī)劃之中，建立檔案機(jī)構(gòu)，充實(shí)管理人員，健全管理制度，使企業(yè)檔案管理工作步入了制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道。公司領(lǐng)導(dǎo)明確指出“檔案管理一刻也不能放松”，并采取了一系列措施保證檔案工作正常開展。一是領(lǐng)導(dǎo)重視。公司領(lǐng)導(dǎo)一直重視檔案管理的現(xiàn)代化工作，始終把檔案管理納入企業(yè)發(fā)展整體目標(biāo)，把檔案管理的現(xiàn)代化工作落實(shí)到創(chuàng)一流規(guī)劃中，親自過問并切實(shí)幫助解決檔案管理工作中存在的困難和問題，多次安排檔案人員到兄弟單位收資、學(xué)習(xí)、調(diào)研。二是充實(shí)檔案管理隊(duì)伍，完善檔案管理體系。在公司多次體制改革中，在管理機(jī)構(gòu)和人員大幅度精簡(jiǎn)的情況下，仍然堅(jiān)持檔案管理只能加強(qiáng)、不能削弱的原則，不但強(qiáng)化了檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，而且調(diào)整充實(shí)了檔案人員，同時(shí)還健全了全公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確了各單位檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員，使檔案工作進(jìn)一步加強(qiáng)。三是加大資金投入，加快檔案管理硬件建設(shè)。公司每年列有檔案資料專項(xiàng)費(fèi)用，用于檔案資料的收集和補(bǔ)充。1990年以來，又先后投資統(tǒng)一了檔案裝具，配備了微機(jī)、除濕機(jī)、吸塵器、滅蟲殺菌機(jī)等專用設(shè)備。公司先后撥?？钣糜跈n案庫房的裝修和檔案設(shè)施、設(shè)備的完善與配套。目前，綜合檔案室裝修面積達(dá)450平方米，配有檔案密集架柜及中央空調(diào)，性能優(yōu)良的計(jì)算機(jī)、掃描儀及檔案專用軟件、自動(dòng)消防報(bào)警系統(tǒng)等，為檔案的保管、保密及開發(fā)利用提供了良好的條件。

制度建設(shè)是帶有根本性、長(zhǎng)期性和穩(wěn)定性的工作。近年來，公司著眼于建立規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化的企業(yè)檔案管理體系，狠抓制度建設(shè)。首先，公司將檔案管理進(jìn)行指標(biāo)分解，納入全公司各級(jí)人員和崗位經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，按月對(duì)完成情況進(jìn)行考核，有效增強(qiáng)了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的責(zé)任感。其次，公司根據(jù)企業(yè)檔案管理的專業(yè)特性，制定了企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)流程，明確了在檔案管理的各個(gè)節(jié)點(diǎn)上，領(lǐng)導(dǎo)干部、工程技術(shù)人員、管理人員和專兼職檔案員的工作職責(zé)。對(duì)各項(xiàng)檔案資料管理制度，公司本部均專門行文發(fā)布，使其具有了權(quán)威的約束效力，從而實(shí)現(xiàn)了檔案資料的超前管理、有序控制，取得了顯著效果。

運(yùn)用行政手段控制，就是在企業(yè)有關(guān)檔案工作制度中規(guī)定。例如國(guó)能徐州發(fā)電有限公司重大技術(shù)改造項(xiàng)目、科研項(xiàng)目、基建項(xiàng)目等，沒有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的科技文件材料歸檔，不能驗(yàn)收，沒有檔案管理人員簽字蓋章，財(cái)務(wù)部門不能進(jìn)行項(xiàng)目結(jié)算等。又如國(guó)能徐州發(fā)電有限公司《檔案管理辦法》第二章第八條：對(duì)不能按時(shí)歸檔的責(zé)任人及責(zé)任部門，根據(jù)公司《考核獎(jiǎng)懲管理辦法》實(shí)施考核。

2.全員參與，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)科技檔案質(zhì)量的監(jiān)控。要提高企業(yè)科技檔案保管單位的質(zhì)量，首先必須提高企業(yè)科技檔案的質(zhì)量，這是使科技檔案做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，真實(shí)地反映企業(yè)歷史面貌的關(guān)鍵。在這方面，主要是靠企業(yè)各有關(guān)業(yè)務(wù)部門嚴(yán)格把關(guān)。企業(yè)檔案管理部門要增強(qiáng)企業(yè)員工全員參與檔案管理的意識(shí)，從科技檔案的形成、積累抓起，把“事后檢查”變成“前端控制”，不斷消除科技檔案產(chǎn)生過程中的質(zhì)量隱患，防患于未然。

（二）加強(qiáng)對(duì)企業(yè)科技檔案保管單位的監(jiān)控

企業(yè)科技檔案保管單位質(zhì)量除科技檔案質(zhì)量外，主要指科技檔案保管單位在組成過程中的各種質(zhì)量問題，因此企業(yè)科技檔案保管單位的質(zhì)量主要靠企業(yè)檔案管理部門來監(jiān)控，對(duì)企業(yè)科技檔案保管單位起到良好的把關(guān)作用。

1.監(jiān)督檢查的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)。企業(yè)科技檔案保管單位的監(jiān)督檢查主要依據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)企業(yè)科技檔案保管單位文件材料的完整、齊全、分類、案卷標(biāo)題擬制、保管期限確定、案卷裝訂等，全面細(xì)致地逐卷進(jìn)行檢查。

2.監(jiān)督檢查的方法。一是企業(yè)檔案管理人員努力學(xué)習(xí)科技檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)，認(rèn)真對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行自查，這是企業(yè)科技檔案保管單位監(jiān)督檢查的主要方法。二是對(duì)企業(yè)每年組成的科技檔案保管單位在企業(yè)自檢的基礎(chǔ)上，由企業(yè)上級(jí)主管機(jī)關(guān)檔案部門或企業(yè)當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門（檔案主管部門）每年集中地進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。三是在企業(yè)檔案工作升級(jí)達(dá)標(biāo)、檢查評(píng)比等活動(dòng)中，把科技檔案保管單位的質(zhì)量要求納入其中，作為重要內(nèi)容進(jìn)行檢查、評(píng)比、驗(yàn)收，對(duì)提高科技檔案保管單位的質(zhì)量也起到重要的促進(jìn)作用。

例如在公司檔案室對(duì)科技檔案保管單位自檢的基礎(chǔ)上，2005年11月，公司綜合檔案室順利通過江蘇省檔案局檔案工作“特一級(jí)”認(rèn)定。2010年12月和2015年12月，公司綜合檔案室順利通過“江蘇省檔案工作五星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)”（特一級(jí)）復(fù)查驗(yàn)收。每次認(rèn)定、驗(yàn)收本人都認(rèn)真做好準(zhǔn)備工作，對(duì)照江蘇省檔案工作等級(jí)評(píng)定試行標(biāo)準(zhǔn)，按照自己科技檔案主管的工作職責(zé)，逐條落實(shí)，加班加點(diǎn)工作，為綜合檔案室檔案工作“特一級(jí)”認(rèn)定驗(yàn)收做出了突出貢獻(xiàn)。江蘇省檔案局頒發(fā)給《江蘇省檔案工作等級(jí)評(píng)定榮譽(yù)證書》以表彰本人在“特一級(jí)”評(píng)定中做出的突出貢獻(xiàn)。又如徐州市檔案局每年對(duì)公司檔案室進(jìn)行檢查，公司檔案室近年來每年都被評(píng)為先進(jìn)單位。再如，原國(guó)華電力公司每年對(duì)所屬發(fā)電公司進(jìn)行檔案工作考核評(píng)價(jià)，在2012年原神華國(guó)華電力公司檔案工作考核評(píng)價(jià)工作中公司綜合檔案室榮獲第二名（本人主持公司科技檔案工作）。

四、企業(yè)科技檔案信息資源開發(fā)利用

企業(yè)檔案是在企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)中形成的，也是生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)的控制手段，企業(yè)有效地管理檔案可協(xié)助企業(yè)管控運(yùn)行，企業(yè)檔案的開發(fā)利用是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的途徑。

案例分析一：徐州公司原生產(chǎn)技術(shù)部副主任董某利用公司兩臺(tái)百萬機(jī)組基建檔案、檢修檔案。2017年2月7日，徐州公司原生產(chǎn)技術(shù)部副主任董某來到檔案室要求查閱徐州公司#2機(jī)高壓廠用電源二次接線竣工圖、#1機(jī)組2015年C級(jí)檢修電氣二次專業(yè)檢修試驗(yàn)報(bào)告及檢修文件包等檔案。企業(yè)檔案利用工作是企業(yè)檔案工作的根本前提和最終目的，企業(yè)之所以花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力來保管檔案，就是因?yàn)闄n案具有利用價(jià)值，保存檔案，就是為了現(xiàn)在或?qū)硖峁├?，這是企業(yè)檔案工作的最終目的。企業(yè)檔案管理工作，即檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)各個(gè)環(huán)節(jié)，都是圍繞檔案利用這一中心而展開的，因而檔案的利用工作也是檔案工作的根本前提。離開檔案利用這一前提和目的，其他檔案管理工作將毫無意義。徐州公司科技檔案是徐州公司建廠40余年廣大技術(shù)人員辛勤和汗水的結(jié)晶，是徐州公司的寶貴財(cái)富，包括技術(shù)改造檔案、三期工程檔案、2×1000MW建設(shè)工程基建檔案、2×1000MW發(fā)電機(jī)組檢修檔案等等，類型復(fù)雜，共1萬余卷，且多年來根據(jù)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和上級(jí)單位的要求科技檔案目錄代號(hào)等經(jīng)過數(shù)次更改，由于需要保證企業(yè)檔案的連續(xù)性不再改變，如03-770-01（川里湖灰場(chǎng)#1壩土建施工圖）、0402-8073-007（國(guó)華徐電2×1000MW建設(shè)工程2號(hào)機(jī)組機(jī)側(cè)邏輯校驗(yàn)單）等。因此，由于徐州公司科技檔案管理難度大需要高素質(zhì)的科技檔案管理人員來管理才行，絕非一般人想象的檔案室是“養(yǎng)老”“休閑”之地，科技檔案管理人員需要孜孜不怠地努力學(xué)習(xí)科技檔案管理業(yè)務(wù)，一如既往、堅(jiān)持不渝地幾十年如一日默默堅(jiān)守在自己的工作崗位，兢兢業(yè)業(yè)吃苦耐勞，為企業(yè)建設(shè)做出自己的貢獻(xiàn)。徐州公司檔案室本人立即通過電腦檢索檔案并調(diào)出0402-8474-001（國(guó)華徐電2×1000MW建設(shè)工程#2機(jī)高壓廠用電源二次接線竣工圖）、0401-903-096（國(guó)華徐電#1機(jī)組2015年C級(jí)檢修電氣二次專業(yè)檢修試驗(yàn)報(bào)告及檢修文件包）等科技檔案案卷4卷，董某將檔案借出利用并于2017年2月28日歸還，科技檔案起到應(yīng)有的重要的參考作用。

案例分析二：徐州公司原生產(chǎn)技術(shù)部副主任董某利用公司百萬機(jī)組1號(hào)發(fā)電機(jī)組設(shè)備檔案。2017年2月28日，徐州公司原生產(chǎn)技術(shù)部副主任董某來到檔案室要求查閱徐州公司1號(hào)機(jī)閉式冷卻水泵設(shè)備檔案。做好企業(yè)檔案利用工作，是對(duì)檔案工作最有效的宣傳，企業(yè)檔案利用工作是檔案工作活力和地位的體現(xiàn)，向企業(yè)各部門及時(shí)提供檔案，滿足企業(yè)對(duì)檔案利用的需求，不僅能夠引起企業(yè)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，而且能夠獲得企業(yè)大力支持。只有搞好檔案利用工作，企業(yè)檔案工作才能搞活，只有當(dāng)企業(yè)檔案工作在企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)中“有為”，才能使檔案工作在企業(yè)中真正“有位”。徐州公司檔案承載著徐電人建廠40余年以來“自強(qiáng)不息，追求卓越”光榮業(yè)績(jī)的厚重歷史，是徐州公司珍貴彌堅(jiān)的寶貴歷史文化財(cái)富，徐州公司科技檔案包括兩臺(tái)百萬機(jī)組基建期檔案、建廠前期征地檔案、一至三期工程檔案等，數(shù)量達(dá)1萬余卷，類型繁多，且建廠40余年以來根據(jù)上級(jí)單位檔案管理要求和原國(guó)家電力公司等分類表的要求分類號(hào)、目錄代號(hào)等經(jīng)過數(shù)次修改調(diào)整，由于考慮需要保證保持企業(yè)檔案的連續(xù)性，因此檔號(hào)沒有必要重新調(diào)整改變，如03-899-017（廠區(qū)綠化規(guī)劃圖）、0401-8051-038（國(guó)華徐電2×1000MW建設(shè)工程1號(hào)機(jī)組熱力設(shè)備與管道保溫單位工程綜合卷）等。面對(duì)數(shù)量如此龐大、種類繁多復(fù)雜的企業(yè)科技檔案，必須由高業(yè)務(wù)素質(zhì)的科技檔案管理人員來管理，科技檔案管理人員要勤奮學(xué)習(xí)和鉆研科技檔案管理業(yè)務(wù)，業(yè)精于勤而荒于嬉，踏踏實(shí)實(shí)任勞任怨地努力工作，遇到困難堅(jiān)韌不拔，默默地甘于枯燥寂寞地堅(jiān)守在自己的工作崗位，逐步成長(zhǎng)為科技檔案管理工作的管理行家。徐州公司檔案室本人立即通過檔案軟件檢索并調(diào)出科技檔案案卷0401-937-006（國(guó)華徐電2×1000MW建設(shè)工程1號(hào)機(jī)閉式冷卻水泵），董某將檔案借出利用并于2017年5月22日歸還，科技檔案起到重要的參考作用，保證徐州公司生產(chǎn)、管理等工作的正常進(jìn)行。

案例分析三：徐州公司生產(chǎn)技術(shù)部技術(shù)監(jiān)督專業(yè)工程師張某利用公司1號(hào)機(jī)金屬探傷底片檔案。企業(yè)檔案與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和改革發(fā)展密切相關(guān)，不可或缺，徐州公司科技檔案包括小型基建檔案、一至三期工程檔案和一至三期征地檔案、2臺(tái)百萬機(jī)組基建檔案和2臺(tái)百萬機(jī)組設(shè)備檢修檔案、科研檔案和重大技術(shù)改造檔案等等，是建廠40余年科技人員智慧的結(jié)晶，具有重要的情報(bào)價(jià)值和憑證價(jià)值。由于歷史的原因，科技檔案檔號(hào)的項(xiàng)目代號(hào)、分類號(hào)等幾經(jīng)變更，為保持企業(yè)檔案的連續(xù)性沒有必要更改。因此，徐州公司科技檔案類型較為復(fù)雜，種類較為繁多，管理難度較大，需要優(yōu)秀的科技檔案管理人員才能管理好這些檔案。徐州公司科技檔案管理人員需要默默堅(jiān)守在自己平凡的崗位上，任勞任怨不知疲倦，潛心鉆研業(yè)務(wù)，努力提高檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)等才能干好這項(xiàng)工作。

（作者單位：國(guó)家能源集團(tuán)江蘇電力有限公司國(guó)能徐州發(fā)電有限公司檔案室 ）