摘 要：檔案管理是一項基礎(chǔ)而又重要的工作，只有創(chuàng)新檔案管理模式才能適應(yīng)新時代的需求。文章闡述了數(shù)字化檔案管理的重要意義，對大數(shù)據(jù)下數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢、劣勢、機遇和挑戰(zhàn)展開分析，并從數(shù)據(jù)挖掘與分析、構(gòu)建檔案管理體系、強化風(fēng)險管理、健全保障機制四個方面詳細(xì)闡述了大數(shù)據(jù)驅(qū)動下數(shù)字化檔案的創(chuàng)新管理對策。研究表明，在數(shù)字化檔案管理中引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠重塑檔案管理方法、流程、體系和機制，創(chuàng)新管理模式，提高數(shù)字化檔案的管理效率和質(zhì)量。文章結(jié)合實踐，探討了大數(shù)據(jù)驅(qū)動下數(shù)字化檔案的創(chuàng)新管理方法，供同業(yè)人員參考借鑒。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案管理；大數(shù)據(jù)；SWOT分析；創(chuàng)新

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

數(shù)字化檔案是一種新型的檔案信息形態(tài)，它是運用計算機、掃描、數(shù)字?jǐn)z影、多媒體等技術(shù)將各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，用數(shù)字化形式存儲、網(wǎng)絡(luò)化連接、計算機系統(tǒng)管理，形成檔案信息庫，方便及時利用?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（以下簡稱《規(guī)劃》）明確指出，要推進(jìn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型和高質(zhì)量發(fā)展。當(dāng)前，數(shù)字化檔案管理雖然成為主流，但在管理機制、方法等方面仍然存在一些問題和不足，檔案管理人員應(yīng)充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對檔案管理模式實行優(yōu)化和創(chuàng)新。

一、數(shù)字化檔案管理的重要意義

1. 提高檔案工作效率

站在檔案管理者的角度，數(shù)字化檔案管理模式采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，實現(xiàn)了檔案信息的電子化、自動化處理，提高了檔案管理的工作效率。相比傳統(tǒng)的手工檔案管理方式，數(shù)字化檔案管理能夠減少人為操作環(huán)節(jié)，降低出錯率，提升檔案處理的準(zhǔn)確性；站在檔案使用者的角度，利用檔案數(shù)據(jù)庫和索引系統(tǒng)，用戶能夠快速定位所需檔案信息，并實施在線瀏覽、下載和打印等操作，提高檔案信息的利用效率，縮短等待時間，滿足用戶對檔案信息快速獲取、靈活應(yīng)用的需求。

2.提供科學(xué)決策支持

檔案是在社會活動中形成、具有保存價值的原始記錄，這些資料是單位生存發(fā)展不可或缺的信息，能夠為決策者提供全面、準(zhǔn)確的信息支持。從紙質(zhì)檔案發(fā)展為電子檔案，通過對檔案數(shù)據(jù)的分析和挖掘可以提取有價值的信息，為政策制定與成果分析提供科學(xué)依據(jù)。另外，數(shù)字化檔案還能夠可視化展示，有助于動態(tài)更新，使決策者更加直觀地了解、利用檔案信息，進(jìn)一步提高決策的準(zhǔn)確性和有效性。

3.實現(xiàn)檔案資源共享

數(shù)字化檔案不僅保存途徑多、保存年限長，在基于5G、互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)下，還有利檔案管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)良好對接，打破檔案信息的地域和時空限制，使得檔案資源能夠更廣泛地共享和利用。在單位內(nèi)部，通過建立檔案信息共享平臺，不同部門可以相互借閱、交流檔案信息，加快了信息傳輸速率，有助于拉近各部門之間的距離，進(jìn)而消除信息孤島效應(yīng)。

二、大數(shù)據(jù)下數(shù)字化檔案管理的SWOT分析

1.優(yōu)勢（S）

第一，檔案資源豐富。隨著單位的業(yè)務(wù)和經(jīng)濟(jì)活動的開展，檔案資料也在不斷形成，具有豐富的檔案資源，如財務(wù)檔案、科技檔案、基建檔案、宣傳檔案、人事檔案等。這些檔案涉及多種類型，呈現(xiàn)出多元化特征，傳統(tǒng)管理模式不再適用。數(shù)字化檔案管理能夠提高檔案工作效率，減輕檔案管理人員的工作量，而豐富的檔案資源為數(shù)字化管理模式的應(yīng)用提供了先天條件。

第二，數(shù)字化基礎(chǔ)較好。為響應(yīng)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)強國、數(shù)字中國的號召，數(shù)字化轉(zhuǎn)型成為單位發(fā)展的重要方向，尤其是科技方面的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，為檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了經(jīng)驗。調(diào)查顯示，絕大多數(shù)單位已經(jīng)完成資源管控系統(tǒng)、業(yè)務(wù)協(xié)作系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等建設(shè)，為數(shù)字化檔案管理打下堅實基礎(chǔ)。另外，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換率達(dá)到80%以上，實現(xiàn)了實體檔案與電子檔案的雙向關(guān)聯(lián)。

第三，管理制度較完善。為規(guī)范檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案資源的利用價值，我國出臺了一系列管理制度與規(guī)范，如《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案實施辦法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T 18894-2002）》《政務(wù)服務(wù)電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》等。隨著檔案管理制度的不斷完善，有助于單位結(jié)合自身實際情況，制定數(shù)字化檔案管理制度體系，確保實際管理工作有章可循。

2.劣勢（W）

第一，協(xié)同管理程度低。數(shù)字化檔案管理工作應(yīng)遵循“統(tǒng)一管理、分級負(fù)責(zé)”的原則，各部門完成本部門檔案的收集和歸檔工作。雖然有明確的制度要求，但不同部門對制度的執(zhí)行力度有差異，容易形成不規(guī)范的檔案資料，給后續(xù)檔案管理增加困難。另外，檔案從形成到歸檔，其間經(jīng)歷多個環(huán)節(jié)，在不同業(yè)務(wù)流程中，檔案管理人員的業(yè)務(wù)側(cè)重點也不同，加之不同部門之間的溝通交流不暢，從而形成了管理上的風(fēng)險隱患。

第二，專業(yè)人才缺乏。數(shù)字化檔案管理對管理人員提出新的要求，然而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分檔案管理人員并非專業(yè)出身或者信息化素養(yǎng)較低，距離數(shù)字化管理要求還存在一定差距。究其原因，一是單位缺少明確的人才培養(yǎng)計劃，檔案管理人員的素質(zhì)得不到有效提升。二是考核和激勵機制不完善，無法調(diào)動管理人員的積極性，對高素質(zhì)人才的吸引力不足。

3.機遇（O）

第一，國家政策支持?！兑?guī)劃》提出借助新一代信息技術(shù)，創(chuàng)新檔案工作的理念、方法和模式，提高檔案管理的數(shù)字化水平。近年來的《政府工作報告》中多次提及“信息化”和“數(shù)字化”，指出培育壯大數(shù)字產(chǎn)業(yè)是時代發(fā)展的要求?？梢?，國家政策支持新興信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，倒逼單位重新思考檔案工作的未來發(fā)展方向，確定數(shù)字化檔案管理是必經(jīng)之路。

第二，信息技術(shù)日益成熟。檔案資源不斷形成，對管理工作提出新要求，而信息技術(shù)日益成熟，以大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能為代表的新興技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，為數(shù)字化檔案管理提供了底層架構(gòu)。通過引入信息技術(shù)，既能實現(xiàn)增量檔案的數(shù)字化，又能提高管理效率、降低人力成本，還能挖掘檔案的價值并充分利用。

第三，數(shù)字時代的推動。檔案管理屬于社會管理系統(tǒng)的一個組成部分，隨著數(shù)字時代的到來，檔案管理也要順應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展要求，從工作理念、內(nèi)容和方法上不斷探索創(chuàng)新，將互聯(lián)網(wǎng)思維和技術(shù)融入檔案工作中，以提升檔案服務(wù)質(zhì)量。

4. 挑戰(zhàn)（T）

第一，部門之間存在信息孤島。一些單位的部門設(shè)置較多，不同部門之間的交流互動少，導(dǎo)致信息傳輸不及時、不順暢，形成信息孤島。檔案管理具有綜合性、復(fù)雜性特征，需要所有部門協(xié)作配合，而信息孤島的存在不利于檔案資料的收集、歸納和開發(fā)利用，這是今后檔案管理工作必須解決的問題。

第二，檔案信息安全風(fēng)險大。信息技術(shù)是一把雙刃劍，從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案帶來了更多的信息安全風(fēng)險。一旦檔案信息被泄露或惡意篡改，就會影響檔案工作的真實性和有效性。具體來看，檔案信息安全風(fēng)險主要來源于兩個方面：一是信息載體如光盤、硬盤等，它們對外部環(huán)境條件的要求高，保管使用不當(dāng)可能影響數(shù)據(jù)安全；二是人為因素干擾，如管理人員操作失誤、黑客入侵或傳播病毒，不僅影響檔案信息的安全，還可能導(dǎo)致整個管理系統(tǒng)癱瘓。

三、大數(shù)據(jù)驅(qū)動下數(shù)字化檔案的創(chuàng)新管理對策

檔案管理信息化是必然的發(fā)展趨勢，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用雖然帶來了機遇，但也存在劣勢，充滿了挑戰(zhàn)?；赟WOT分析結(jié)果，結(jié)合數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀和需求，提出以下創(chuàng)新管理對策。

1. 深入展開數(shù)據(jù)挖掘與分析

第一，在數(shù)字化檔案管理中，將圖像識別、自然語言處理等技術(shù)應(yīng)用其中，一方面，提高了檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換效率；另一方面，根據(jù)檔案信息自動分類和歸檔生成目錄索引，提高檔案管理工作的智能化程度。

第二，面對大量的檔案信息，引入大數(shù)據(jù)分析和挖掘技術(shù)，對檔案自動采集、整理和分析過程中，能夠識別有價值的信息，預(yù)測檔案管理工作存在的風(fēng)險隱患，以便管理人員積極應(yīng)對。云計算及云存儲技術(shù)的應(yīng)用也是數(shù)字化檔案管理的創(chuàng)新途徑，將檔案信息存儲在云端服務(wù)器，既方便備份和調(diào)用，又解決了紙質(zhì)檔案難以長期保存的問題。

第三，為保證數(shù)字化檔案的安全性和真實性還可以將區(qū)塊鏈技術(shù)運用其中，確保檔案信息可溯源。區(qū)塊鏈技術(shù)具有不可篡改和去中心化兩大特點，將其應(yīng)用在數(shù)字化檔案管理中，能夠完整記錄檔案的訪問情況，在修改前實施嚴(yán)格驗證，防止發(fā)生非法篡改的行為。另外，針對檔案的來源、流轉(zhuǎn)情況展開溯源，配合人工驗證審核的方式，能夠進(jìn)一步提升檔案內(nèi)容的真實性。

2.構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系

第一，檔案資源的數(shù)字化。首先，對檔案管理現(xiàn)狀展開分析，明確存在的問題和不足，認(rèn)識到數(shù)據(jù)歸檔和備份屬于不同的業(yè)務(wù)類型。以檔案數(shù)據(jù)歸檔為例，要識別并鑒定數(shù)據(jù)信息，保留有價值的信息，并采用合適的保存形式，從而形成電子檔案文件；其次，數(shù)字化檔案的歸檔需要各部門的支持與配合，以保證歸檔信息真實和完整。例如，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的歸檔，主要從財務(wù)管理系統(tǒng)、企業(yè)資源計劃系統(tǒng)和電子公文系統(tǒng)中采集相關(guān)數(shù)據(jù)；最后，是數(shù)字化檔案建設(shè)。采用數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)清洗等技術(shù)，檔案信息能反映單位的發(fā)展歷史、現(xiàn)狀和未來需求。

第二，業(yè)務(wù)流程的數(shù)字化。一方面，要采用快速服務(wù)部署技術(shù)，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)的前期階段科學(xué)規(guī)劃檔案形式、元數(shù)據(jù)方案、管理范圍等。以電子合同檔案為例，要根據(jù)規(guī)范要求設(shè)置歸檔標(biāo)識，確定檔案格式和元數(shù)據(jù)形式，采集檔案數(shù)據(jù)后形成完整的信息包，從源頭保證電子檔案的精準(zhǔn)性和完整性；另一方面，利用數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)對檔案資料實行集成式歸檔，從網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、接口協(xié)議、數(shù)據(jù)集成等方面提出明確要求，打造自動化歸集系統(tǒng)，對歸檔業(yè)務(wù)全面監(jiān)管核查，確保檔案歸集業(yè)務(wù)安全、高效完成。

第三，管理模式的數(shù)字化。根據(jù)單位實際情況，開發(fā)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，在系統(tǒng)中設(shè)置人員培訓(xùn)、評價考核、監(jiān)督控制、跟蹤檢查等功能，發(fā)揮一體化管理的優(yōu)勢。然后，打造檔案安全管理模塊，數(shù)字化檔案在收集、整理、傳遞、檢測、使用等環(huán)節(jié)采用數(shù)據(jù)管理、信息封裝、檔案導(dǎo)出日志等技術(shù)手段打造安全管理模塊，加強賬戶密碼管理，獲取真實的檔案使用者信息。在此基礎(chǔ)上，定期對系統(tǒng)升級，更新管理模塊，拓展業(yè)務(wù)功能，以滿足日益增加的檔案管理需求。

3.加強檔案信息風(fēng)險管理

第一，數(shù)據(jù)加密處理。采用先進(jìn)的加密算法，對數(shù)字化檔案加密處理，即使檔案數(shù)據(jù)被非法獲取，對方也無法輕易破解。在此基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案的機密程度和重要性設(shè)定不同的加密等級，實現(xiàn)分級保護(hù)。還要定期對加密算法更新和升級，以應(yīng)對不斷變化的安全威脅。

第二，備份檔案數(shù)據(jù)。建立完善的備份策略，定期對數(shù)字化檔案實行備份，以防數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的地方，如遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)中心、離線存儲介質(zhì)，并定期對備份數(shù)據(jù)開展恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。

第三，實行權(quán)限管理。對訪問數(shù)字化檔案的用戶實行權(quán)限管理，用戶登錄系統(tǒng)時要身份驗證和權(quán)限審核。根據(jù)檔案管理人員的工作職責(zé)和需要，設(shè)定不同的訪問權(quán)限，遵循最小權(quán)限原則。而且，要定期審查、更新權(quán)限設(shè)置，確保權(quán)限管理的有效性和實時性。

第四，防范非法攻擊。配置專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，如防火墻、殺毒軟件、入侵檢測系統(tǒng)等，防范外部非法攻擊和入侵。定期對數(shù)字化檔案開展安全掃描和漏洞檢測，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)潛在的安全隱患。還要建立應(yīng)急預(yù)案和響應(yīng)機制，對突發(fā)事件開展快速響應(yīng)和處理，減少非法攻擊對數(shù)字化檔案帶來的損失和風(fēng)險。

4.建立健全相關(guān)保障機制

第一，檔案管理責(zé)任制。合理設(shè)置管理機構(gòu)，明確設(shè)置各崗位的工作內(nèi)容和職權(quán)，將管理責(zé)任落實到每個人身上，避免出現(xiàn)問題后推諉扯皮，及時問責(zé)當(dāng)事人。

第二，完善監(jiān)督機制。在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和運行中，應(yīng)制定完善的監(jiān)督機制，設(shè)定長期建設(shè)目標(biāo)，規(guī)劃短期工作任務(wù)，明確建設(shè)質(zhì)量與進(jìn)度上的要求，確保建設(shè)管理工作有序推進(jìn)。

第三，績效考核和激勵機制。在數(shù)字化檔案管理模式下，雖然實現(xiàn)了檔案資料收集、整理和存檔的自動化，但管理人員依然占據(jù)主導(dǎo)地位，離不開管理人員的整體規(guī)劃。因此，為了調(diào)動管理人員的積極性，必須落實績效考核和激勵機制，及時反饋考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的人員給予獎勵表揚，增強其工作責(zé)任感、使命感和自豪感，為數(shù)字化檔案管理貢獻(xiàn)力量。

第四，專業(yè)人才培養(yǎng)機制。數(shù)字化檔案管理的創(chuàng)新不僅需要技術(shù)上的升級，還需要專業(yè)人才的支持。檔案管理本身具有較強專業(yè)性，為了滿足數(shù)字化管理及創(chuàng)新需求，要落實人才培養(yǎng)機制，從理論知識、專業(yè)技能、信息素質(zhì)、職業(yè)道德等方面入手，制訂中長期培養(yǎng)計劃，采用多樣化的教育方式，打造一支高素質(zhì)、綜合型的檔案管理人才隊伍。

四、結(jié)語

綜上，數(shù)字化檔案管理能夠提高檔案工作效率，提供科學(xué)決策支持，有助實現(xiàn)檔案資源共享。將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入檔案管理中，既有優(yōu)勢又有劣勢，帶來機遇也充滿挑戰(zhàn)，文章詳細(xì)介紹了大數(shù)據(jù)驅(qū)動下數(shù)字化檔案的創(chuàng)新管理對策，希望為實際工作開展提供參考，切實提高檔案管理水平。

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作者單位：山東濰坊日報社

作者簡介：莊冰冰（1970—），女 ，漢族，山東濰坊人，本科，副研究館員，研究方向：大數(shù)據(jù)檔案整理。