摘 要：全面落實國家關(guān)于檔案工作的部署要求，積極推進(jìn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)數(shù)字化檔案建設(shè)，促進(jìn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案資源的高效利用，越來越得到醫(yī)療領(lǐng)域的廣泛認(rèn)同。推行檔案管理信息化不僅能夠節(jié)省存量檔案資源占用空間，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的多元共享，為醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作的規(guī)范、創(chuàng)新發(fā)展提供科學(xué)路徑。因此，大力推進(jìn)醫(yī)療檔案信息化管理十分必要。文章詳述了醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要性和必要性以及所面臨的挑戰(zhàn)和解決方案，目標(biāo)是推動醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新形勢；醫(yī)院；檔案管理；信息化

中圖分類號：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

醫(yī)院的管理運作依賴于其檔案管理的質(zhì)量，同時也是評估醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理能力的關(guān)鍵指標(biāo)。醫(yī)院檔案管理主要負(fù)責(zé)收集并管理醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、人員信息、財政狀況及人力資源等各類管理信息，旨在確保所有相關(guān)信息完整且精確，從而有助于各部門的工作順暢推進(jìn)。除了記載醫(yī)院的發(fā)展歷程外，它還是醫(yī)院未來發(fā)展決策的重要參考點，是推動醫(yī)院發(fā)展的關(guān)鍵元素之一。此外，由于醫(yī)療行業(yè)涉及復(fù)雜多樣的實際操作和嚴(yán)謹(jǐn)要求，在處理眾多患者的病歷時需要考慮的問題繁雜多樣，醫(yī)院檔案是詳細(xì)記錄每位病患情況的主要措施，這種臨床經(jīng)驗的累積能顯著提升整個醫(yī)院的診療水準(zhǔn)，并且也能為醫(yī)學(xué)研究帶來有利的啟示。所以，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的意義遠(yuǎn)不只是醫(yī)院內(nèi)務(wù)管理，還深刻關(guān)系醫(yī)院的長久進(jìn)步。

一、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的必要性和重要意義

1.提高醫(yī)院的管理水平

隨著我國社會的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都在不斷推進(jìn)信息化進(jìn)程，醫(yī)院規(guī)模也在不斷擴(kuò)大。傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法滿足醫(yī)院發(fā)展的需求。因此，必須充分認(rèn)識信息化建設(shè)的重要性，提高醫(yī)院檔案管理工作效率和質(zhì)量。目前，我國許多醫(yī)院已加快了檔案信息化建設(shè)進(jìn)度，使檔案管理更加系統(tǒng)化與科學(xué)化，并在檔案信息支持下調(diào)整創(chuàng)新醫(yī)療服務(wù)模式，提高醫(yī)療服務(wù)效率和質(zhì)量。同時，計算機(jī)圖像處理技術(shù)進(jìn)步為醫(yī)學(xué)影像信息系統(tǒng)建設(shè)提供技術(shù)支持，簡化流程管理，促進(jìn)醫(yī)院服務(wù)平臺建設(shè)。檔案信息化建設(shè)不僅能夠加強(qiáng)醫(yī)院管理，還可以優(yōu)化完善醫(yī)院各流程，提高工作效率以及服務(wù)水平能力，提升患者醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。

2.適應(yīng)時代發(fā)展的實際需求

醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)不僅是為了醫(yī)院運營的需求，還是一種適應(yīng)社會需要和社會發(fā)展趨勢的關(guān)鍵路徑，在某種程度上有助于提升社會的整體生產(chǎn)力，并且數(shù)據(jù)化的構(gòu)建在醫(yī)療機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)化治理過程中扮演著關(guān)鍵角色，作為患者快速服務(wù)的核心信息源泉。另外，電腦網(wǎng)絡(luò)科技具備強(qiáng)大的互動功能，使得醫(yī)療機(jī)構(gòu)的全方位數(shù)字化得到強(qiáng)有力的支持，一些傳統(tǒng)的手工操作程序都能借助機(jī)器來完成。例如，當(dāng)病人接受診斷治療的時候，只需用人工方式辦理患者的預(yù)約與付款手續(xù)，而其他諸如檢驗、化驗、診療等各階段的信息可以利用患者支付費用后獲得的健康卡來自動記載并傳遞，極大地減輕了資料搜集的工作量。同時，也給查找和領(lǐng)取報告帶來了方便，從而顯著地增強(qiáng)了醫(yī)療機(jī)構(gòu)的運作效能。

3.有效提升檔案管理人員的素質(zhì)

醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案數(shù)字化提高了檔案管理工作的效能，對于檔案管理人員的專業(yè)能力提出了更高要求。首先，檔案管理人員必須具有專業(yè)的操作技巧、優(yōu)秀的職場品德與倫理觀念，以保障工作標(biāo)準(zhǔn)化開展；其次，作為一項繁復(fù)且重要的任務(wù)，除了工作責(zé)任外，還需要增強(qiáng)服務(wù)理念，提升綜合素質(zhì)，以便推動醫(yī)院檔案管理工作順利開展；再次，信息化的構(gòu)建是一個廣泛而持久的項目，不能忽視工作人員內(nèi)心的力量，還要增強(qiáng)計算機(jī)知識及其操作技術(shù)；最后，由于這項工作包含許多環(huán)節(jié)，在執(zhí)行過程中需要特別關(guān)注每個細(xì)微之處，始終保有積極工作的態(tài)度，提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。

二、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)存在的問題和難點

1.信息化建設(shè)未得到院領(lǐng)導(dǎo)重視

為了推動醫(yī)療機(jī)構(gòu)的信息化進(jìn)程并實現(xiàn)其持續(xù)發(fā)展，必須由領(lǐng)導(dǎo)層積極介入，明確管理目標(biāo)和核心要點，以便指導(dǎo)員工理解和接受醫(yī)療機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)，確保信息技術(shù)能夠高效融入診療服務(wù)以及整個機(jī)構(gòu)的管理中，從而提高整個醫(yī)院的工作效率。并且，還可以幫助醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層迅速做出科學(xué)、合理的決策，促進(jìn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的信息化建設(shè)。但是，現(xiàn)實情況卻是大多數(shù)醫(yī)院的工作焦點集中于疾病診療方面，把病歷資料管理工作視為輔助性的后勤任務(wù)。當(dāng)醫(yī)院的信息化建設(shè)不斷發(fā)展，再加上臨床和行政部門對于醫(yī)院信息系統(tǒng)的需求越來越復(fù)雜時，病歷信息數(shù)字化已經(jīng)成為醫(yī)療工作的必要組成部分，而不是單純的后勤支持功能。

2.對外協(xié)調(diào)工作復(fù)雜

醫(yī)院的信息化建設(shè)是一項復(fù)雜工程，要求醫(yī)務(wù)人員及其他部門之間的緊密合作，并由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督實施，以便實現(xiàn)最佳的效果。唯有通過醫(yī)務(wù)團(tuán)隊和各部門的全面投入，才能夠充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，從而提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)的管理效率和診療質(zhì)量。然而，隨著系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，檔案室面臨著諸多挑戰(zhàn)，必須平衡各科室的需求，花費大量時間和精力去解決各種問題，甚至可能徒勞無功。這種狀況逐漸削弱了檔案管理人員推行新系統(tǒng)上線的熱情和決心。作為一名負(fù)責(zé)記錄信息的檔案工作人員，其主要職責(zé)是遵循規(guī)定流程，確保檔案信息的安全性和保密性。這意味著他們在處理事情之前需獲得上級批準(zhǔn)，包括訪問敏感的數(shù)據(jù)或信息以及更新軟件的功能等。由于嚴(yán)格遵守規(guī)則，有時會給其他人留下一種印象——利用檔案信息困難，使得醫(yī)院檔案管理部門在年終考核中的評分通常較低。

3.信息化人才匱乏

作為一門跨領(lǐng)域的專業(yè)，醫(yī)院檔案管理信息化要求檔案管理人員不僅具備軟件和硬件技術(shù)操作能力，還需要一定的醫(yī)學(xué)知識。然而，在現(xiàn)有的檔案管理員工構(gòu)成中，僅有少數(shù)人員來自檔案管理學(xué)領(lǐng)域，其余皆為工程類教育背景，滿足檔案信息化所需的人員數(shù)量極度匱乏，從而影響醫(yī)院檔案部門工作的全面與高效執(zhí)行。通過對部分醫(yī)院檔案管理信息化的調(diào)研之后發(fā)現(xiàn)，檔案工作在基礎(chǔ)建設(shè)方面參差不齊，但更多的問題出現(xiàn)在專職檔案管理員身上。

事實上，雖然很多單位對于檔案工作還是給予了一定的重視，無論在人力還是物力上面都花了很多工夫，但是檔案資源管理信息化方面取得的成效卻不盡如人意。其主要原因就是因為缺少專業(yè)的信息化管理人才。很多單位配備了檔案管理的計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)和掃描儀等，部分單位還購買了檔案管理軟件，但是絕大部分檔案室的專職管理員長期習(xí)慣原始的手工保管和處理紙質(zhì)的檔案資料，對于如何利用信息化手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子信息檔案如何利用信息化手段去保管、利用都缺乏相關(guān)的專業(yè)知識。

正是因為專業(yè)的信息管理人員的缺失，所以當(dāng)前很多部門的檔案工作無法將這些信息化基礎(chǔ)設(shè)施最大化地利用，導(dǎo)致檔案管理的信息化處于“聽得到，用不著”的尷尬境地。因此，從長遠(yuǎn)的角度來看，要完全改變傳統(tǒng)的檔案處理方式是一個長期的過程，而具有信息化專業(yè)技術(shù)水平的人才將是未來檔案工作信息化必不可少的推進(jìn)者。

4.缺乏明確的科室建設(shè)制度和標(biāo)準(zhǔn)

盡管醫(yī)院檔案管理人員承擔(dān)著繁重的任務(wù)，但因為缺乏適當(dāng)?shù)莫剟钪贫?，工作主動性和對工作的熱情受到一定程度的影響，對檔案管理工作來說是不利的。檔案管理人員沒有足夠的動力投入自我提升的學(xué)習(xí)中，如技能培訓(xùn)、軟件開發(fā)或系統(tǒng)優(yōu)化等方面，甚至有些檔案管理人員仍然無法獨自解決有關(guān)服務(wù)器、路由器、防火墻及數(shù)據(jù)存儲等硬件設(shè)施的基本調(diào)試和設(shè)置問題，一旦出現(xiàn)困難，只能尋求外部支持來解決問題。至于深入了解日益嚴(yán)重的網(wǎng)絡(luò)安全挑戰(zhàn)或者鉆研數(shù)據(jù)庫管理的更高層面，更是遙不可及的目標(biāo)了。

5.難以準(zhǔn)確把控采購風(fēng)險

在開展醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過程中，醫(yī)療機(jī)構(gòu)如何掌握和應(yīng)用信息技術(shù)的細(xì)節(jié)成為一項挑戰(zhàn)。為了防止采用過時的技術(shù)，醫(yī)院會盡可能地挑選在資金預(yù)算內(nèi)最先進(jìn)的技術(shù)和產(chǎn)品，但由于缺乏廠商的支持，使得一些具體的招標(biāo)要求難以制定。目前，主要是先從政府采購合同供應(yīng)清單里選擇商品，然后參考其他同級醫(yī)院在網(wǎng)絡(luò)上公布的招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)參數(shù)。如果不能符合這些條件的話，就需要花費大量時間去了解各種技術(shù)信息并考察實例。即使這樣，還是存在引入供應(yīng)商技術(shù)參數(shù)不合要求的風(fēng)險。所以，檔案管理人員試圖減少購買信息化設(shè)備的風(fēng)險，卻降低了工作的效率，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

6.難以有效保障檔案管理信息化建設(shè)資金

檔案信息化建設(shè)需要單位投入一定的資金、人力等必要的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，盡管一些單位逐漸意識到了檔案信息化管理的重要性，但是由于資金、專業(yè)技術(shù)人員不足等問題導(dǎo)致信息化建設(shè)難以全面開展。資金投入不足問題尤為明顯。充足的資金投入是檔案信息化建設(shè)的根本保障，信息化建設(shè)需要有快速的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、必要的計 算機(jī)設(shè)備、打印機(jī)及掃描儀等現(xiàn)代辦公設(shè)備，而單位缺乏充足的資金投入勢必會影響檔案信息化建設(shè)。對基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)來說，其開展檔案信息化建設(shè)需要耗費相當(dāng)一部分資金，然而該投資在短期內(nèi)不會產(chǎn)生明顯的收益，導(dǎo)致部分醫(yī)院對開展檔案管理信息化建設(shè)存有疑慮。依據(jù)二級甲等醫(yī)院評定標(biāo)準(zhǔn)，年度業(yè)務(wù)營收中至少應(yīng)有1%用于信息化建設(shè)?？紤]到單位的具體情況，在過去的5年里，醫(yī)院的信息化支出占比約為0.4%，只能勉強(qiáng)滿足日常運營需求。現(xiàn)階段，與其他同級醫(yī)院相比，基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)在檔案信息化建設(shè)方面已經(jīng)嚴(yán)重滯后。

三、加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的具體建議

1.醫(yī)院要進(jìn)一步明確檔案信息化建設(shè)的基本原則

在開展醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)時，醫(yī)院全體員工需要深刻理解并執(zhí)行以下幾條關(guān)鍵的基本準(zhǔn)則。首先，是保障安全的原則。醫(yī)院需要確立整套檔案管理安全機(jī)制，實施必要的保護(hù)策略。例如，確認(rèn)電腦防火墻是否啟用，是否有裝載專門的反病毒防護(hù)工具，有沒有妥善停用可能影響系統(tǒng)穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議等，這些是在醫(yī)院檔案管理信息化進(jìn)程中不可或缺的考量點；其次，經(jīng)濟(jì)效益也是一項重要原則。由于信息化建設(shè)是一個持續(xù)的過程，需要一定的經(jīng)費支持，但醫(yī)院可用的資源有限，有必要深入研究信息化建設(shè)過程中每個環(huán)節(jié)所需的費用，以實現(xiàn)合理的預(yù)算管控，提高資金的使用效率，進(jìn)而推動檔案信息化與智能化的同步發(fā)展；最后，全方位管理原則也同樣至關(guān)重要，意味著醫(yī)院在建立檔案信息化管理體系時，不能僅僅關(guān)注各類檔案信息的存儲和處理，還應(yīng)該著眼于如何方便用戶查詢、傳遞和使用檔案資料，確保檔案管理系統(tǒng)的實際應(yīng)用效果和潛在價值。

2.醫(yī)院要進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理方式

一旦檔案信息化建設(shè)初見成效，就必須指派專門的人員來執(zhí)行檔案信息化管理任務(wù)。檔案工作人員需要掌握相關(guān)的檔案處理技巧與技能，深入理解各科室的特點及其系統(tǒng)架構(gòu)，以協(xié)助各部門工作順利推進(jìn)。同時，在電力中斷或災(zāi)難突發(fā)時能夠迅速反應(yīng)，保障醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)能夠正常運行。此外，在實施檔案管理過程中，還需建立一套規(guī)范化的操作流程，采用科學(xué)、合理的方法，使得檔案管理人員能夠遵循保密性和真實性的準(zhǔn)則，根據(jù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的需求綜合管理各類資料，保證檔案管理的高效性和準(zhǔn)確度，推動醫(yī)療行業(yè)的長遠(yuǎn)進(jìn)步。

3.醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要高度重視和把握檔案管理工作重點

為了實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確檔案管理部門的工作核心要點和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，幫助檔案工作人員正確地理解醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要性，確保信息技術(shù)能夠成功應(yīng)用于醫(yī)院的工作流程及全局管理中。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案部門的具體情況，明確崗位職責(zé)，把檔案管理工作和其他后勤服務(wù)工作區(qū)分開，逐漸使檔案部門成為醫(yī)學(xué)科技部門的一部分，以確保醫(yī)院檔案部門的運作可以順利實施，滿足日常檔案管理任務(wù)的需求。

4.明確檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)，并制定全局策略

對基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)來說，信息化建設(shè)的總方針應(yīng)該是追求地區(qū)內(nèi)的領(lǐng)先地位，建立具有本地特點的數(shù)字醫(yī)療中心。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)將其檔案信息化項目融入機(jī)構(gòu)的發(fā)展計劃中，并在信息化建設(shè)過程中依據(jù)自身的財務(wù)狀況和管理能力來設(shè)定合理的全面戰(zhàn)略及逐步執(zhí)行計劃，并明確每個階段預(yù)期的成果及其完成的時間表，以此作為推動檔案信息化長期穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)。

5.招募專業(yè)人才擴(kuò)充檔案管理信息化建設(shè)團(tuán)隊

醫(yī)院需要增強(qiáng)對檔案管理信息化建設(shè)團(tuán)隊的支持力度，加大信息化建設(shè)中設(shè)備設(shè)施以及工作人員培訓(xùn)經(jīng)費的投入力度，優(yōu)化檔案管理信息化建設(shè)所需設(shè)備設(shè)施，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力。聚焦醫(yī)院數(shù)字化檔案管理人員的培育與招聘，創(chuàng)建全面且有效的檔案管理人員成長政策和機(jī)制支持。細(xì)化醫(yī)院檔案管理人員招聘標(biāo)準(zhǔn)，并設(shè)定針對性強(qiáng)的獎勵措施。同時，還應(yīng)注重醫(yī)院檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，并將理論知識轉(zhuǎn)變?yōu)閷嶋H技能。

6.采取集中的購買方式

醫(yī)院需要考慮檔案工作的獨特性，可以通過整合相關(guān)的購買資源，采取集中的購買方式。一是能夠更好地掌控供貨商的管理；二是對采購資金有更全面的掌握；三是可以吸取其他醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的成功經(jīng)驗，防止錯誤決策和路徑依賴，降低或消除投資損失的可能性，從而提升檔案管理信息化建設(shè)效果。

四、總結(jié)

隨著互聯(lián)網(wǎng)科技的進(jìn)步，醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型是一個不可避免的過程。對于醫(yī)院而言，數(shù)據(jù)中心作為一個關(guān)鍵部分對整個醫(yī)療體系的影響至關(guān)重大，其構(gòu)建方式與管理的精度決定了醫(yī)院的現(xiàn)代化水準(zhǔn)。因此，應(yīng)積極解決信息化建設(shè)過程中的系列問題，積極推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程并增強(qiáng)檔案資源的使用效果。為了達(dá)到這個目的，醫(yī)院要有明確的目標(biāo)導(dǎo)向，加強(qiáng)對檔案管理數(shù)字化的認(rèn)識，并投入足夠的資金。此外，還需要建立一支專業(yè)的知識型管理團(tuán)隊，保證檔案管理信息化建設(shè)的延續(xù)性和可持續(xù)性，有效助力醫(yī)療行業(yè)的長足發(fā)展。

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作者單位：河南省平頂山市第三人民醫(yī)院

作者簡介：劉廣娟（1979—），女，漢族，河南魯山人，本科，中級，研究方向：檔案管理。