摘 要：事業(yè)單位在我國公共服務(wù)業(yè)中占據(jù)著重要地位，為我國經(jīng)濟的快速發(fā)展作出了突出貢獻。作為事業(yè)單位管理工作中的重要組成部分，檔案管理對事業(yè)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展起到了重要作用。事業(yè)單位隨著業(yè)務(wù)量的不斷擴大，各類檔案資料數(shù)量呈現(xiàn)井噴式增長，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)海量檔案的及時處理，各種弊端展露出來。隨著信息化時代的到來，各項成熟的信息技術(shù)被事業(yè)單位應(yīng)用于各部門日常事務(wù)當中，檔案管理部門廣泛采用電子檔案管理取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式。電子檔案的應(yīng)用有效提高了檔案管理的效率，減輕了檔案管理部門的工作負擔，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。但是，在當前事業(yè)單位電子檔案管理中還存在較多問題，文章通過對加強事業(yè)單位電子檔案管理相關(guān)辦法展開探討，以促進事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量及效率的提高。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；電子檔案；管理策略

中圖分類號：G271;D630.1 文獻標識碼：A

我國事業(yè)單位是社會公共服務(wù)業(yè)的重要組成部分，肩負著為人民提供文化、醫(yī)療、教育等各類公共服務(wù)的重任。事業(yè)單位的存在和健康發(fā)展，對維護社會穩(wěn)定、促進經(jīng)濟發(fā)展、提升民生福祉等方面具有重要意義。事業(yè)單位為社會穩(wěn)定和公平提供了有力的保障，有效促進了社會經(jīng)濟發(fā)展和創(chuàng)新能力的提高，為廣大人民提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提高了人民的生活滿意度。由此可見，事業(yè)單位在我國社會發(fā)展中占據(jù)著重要地位。

作為事業(yè)單位管理工作中的重要環(huán)節(jié)之一，檔案管理工作尤為重要。鑒于事業(yè)單位肩負的重任，其服務(wù)內(nèi)容包括醫(yī)療、文化、教育等諸多方面，所產(chǎn)生的檔案資料數(shù)據(jù)每天都在快速積累，海量的檔案信息已經(jīng)不是傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式所能勝任。隨著信息技術(shù)的成熟及廣泛應(yīng)用，電子檔案管理已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理的主要方式。

一、電子檔案管理概述及特點

電子檔案是在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，將紙質(zhì)文檔、圖表通過數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案。電子檔案管理就是利用信息技術(shù)對電子檔案開展管理的模式。它具有如下幾個特點：

1.檔案信息處理效率快速

電子檔案是將原有紙質(zhì)資料、圖表通過掃描儀等設(shè)備進行數(shù)字轉(zhuǎn)化后導(dǎo)入計算機，通過計算機的應(yīng)用程序分類整理后歸檔。相對于傳統(tǒng)人工處理方式有更高效的處理效率，能夠有效提高檔案管理的工作效率，節(jié)約了大量的人力及時間成本。

2.查閱、傳遞檔案資料更為快捷

紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案后，經(jīng)過計算機處理形成目錄，自動劃分檔案類型。在需要查閱檔案時，只需要通過文獻檢索，輸入相應(yīng)關(guān)鍵字，就能快速完成查找。檔案資料在不同部門傳遞時，可以通過計算機網(wǎng)絡(luò)快速送達，精準快速，節(jié)省大量時間。

3.存儲量大，安全穩(wěn)定

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的存儲，需要占據(jù)大量空間，且對存儲條件有嚴格的要求，以防因環(huán)境變化導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的破損或丟失。電子檔案在計算機、云空間存儲，空間大且安全穩(wěn)定，可長期保存，節(jié)省事業(yè)單位大量空間。

4.有效提高了檔案的利用率

檔案的價值是通過利用來體現(xiàn)的，具體表現(xiàn)為用戶希望通過調(diào)閱、復(fù)印等方式獲取所需的資料或者文獻。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在查詢、傳遞環(huán)節(jié)需要耗費大量時間以及人力，無法及時滿足用戶需求，導(dǎo)致檔案利用率的下降，影響了檔案價值的體現(xiàn)。電子檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺，讓用戶不受時間、空間限制，通過快速檢索查找并獲取所需資料，有效提高了檔案的利用率，彰顯了檔案的價值。

5.有利于檔案資料及時更新和補充

事業(yè)單位的檔案隨著時間的推移，需要不斷更新和補充。傳統(tǒng)檔案管理在檔案內(nèi)容更新和補充時需要投入大量的人力及時間，并需要翻閱原有檔案資料實施操作，流程煩瑣且耗時長。電子檔案在內(nèi)容補充和更新時，只需要通過計算機調(diào)閱后對原有電子文檔補充、修改即可，方便快捷，避免了人力資源的浪費。

6.有效提高檔案管理人員的工作效率

檔案管理是一項內(nèi)容煩瑣且需要工作人員耐心細致的工作，對管理人員而言，需要耗費大量的時間和精力。電子檔案管理模式的出現(xiàn)，有效提高了檔案工作人員的工作效率，擺脫了繁重的工作負擔，讓檔案管理人員能夠有更多的時間參加培訓(xùn)，以提高各項業(yè)務(wù)能力。

通過以上電子檔案管理的特點不難看出，電子檔案具有存儲量大且安全穩(wěn)定、方便快捷以及節(jié)約大量人力、物力，能夠有效提高檔案資源利用率等諸多優(yōu)點。因此，事業(yè)單位檔案管理中實現(xiàn)電子檔案管理模式，相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式有無可比擬的優(yōu)勢，是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

隨著信息技術(shù)的日益成熟，在事業(yè)單位管理中廣泛應(yīng)用了OA辦公自動化、MIS信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了整體辦公自動化。在事業(yè)單位管理體系信息化建設(shè)過程中，由于諸多因素的影響，電子檔案管理模式的構(gòu)建及使用中還存在不少問題亟須解決。

二、事業(yè)單位電子檔案管理存在的問題

1.加大對電子檔案管理的重視程度

事業(yè)單位在管理現(xiàn)代化建設(shè)過程中，對檔案管理部門重視程度不足，重點表現(xiàn)在資金和人員投入上相對較少，導(dǎo)致在電子檔案管理中信息化建設(shè)相對其他部門較為落后。信息化建設(shè)需要大量的軟硬件投入及相關(guān)專業(yè)人員的加入，缺少足夠的資金投入無法滿足軟硬件的配備，而專業(yè)人員的缺失更會阻礙電子檔案管理工作的順利開展。

2.檔案管理制度不完善，電子檔案管理工作缺乏規(guī)范性及合理性

完善的管理制度是保證工作順利開展及取得良好效果的基礎(chǔ)，也是工作人員開展工作的依據(jù)。電子檔案管理是信息化時代的產(chǎn)物，需要借助計算機、互聯(lián)網(wǎng)等信息化手段完成，如果沒有規(guī)范、合理、科學(xué)的管理制度，雖然會帶來較高的工作效率，同時也會帶來一定的安全風(fēng)險。例如，電子檔案在存儲、轉(zhuǎn)移過程中經(jīng)常會利用移動硬盤，如果沒有制度要求，就容易出現(xiàn)硬盤隨處亂放甚至丟失的情況，可能會導(dǎo)致存儲數(shù)據(jù)被盜用、泄露及篡改，對事業(yè)單位的公信力產(chǎn)生極為惡劣的影響。

3.電子檔案管理人員專業(yè)水平及素質(zhì)亟待提高

電子檔案是對原有紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換、分類、歸檔，需要相關(guān)的工作人員同時具備檔案專業(yè)和計算機兩項基本技能，其專業(yè)水準直接關(guān)系到工作效率的高低。事業(yè)單位對電子檔案管理投入不足，導(dǎo)致人員專業(yè)培訓(xùn)有所欠缺，相當一部分檔案管理人員無法勝任信息化檔案管理崗位，對電子檔案操作不熟練，在工作中出現(xiàn)人為的工作失誤，會讓電子檔案的工作效率大打折扣。

4.電子檔案存在一定的安全隱患

作為信息化時代的科技成果，電子檔案嚴重依賴網(wǎng)絡(luò)、計算機等信息技術(shù)和設(shè)備設(shè)施會帶來一定的安全隱患。如果事業(yè)單位在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)過程中沒有設(shè)立有效的安全保護措施，電子檔案資料極易遭到不法分子的盜取的篡改，會給事業(yè)單位名譽造成無法彌補的損失。

三、事業(yè)單位電子檔案管理質(zhì)量提升的路徑

1.加強對電子檔案管理的重視，增加資金投入

為了保障電子檔案管理工作順利開展，事業(yè)單位要加強對電子檔案的重視程度，投入充足的資金以配備相關(guān)的軟硬件設(shè)備設(shè)施，為電子檔案管理工作奠定扎實的物質(zhì)基礎(chǔ)。除了基本設(shè)施的投入，還要對電子檔案管理工作人員予以重視，提高薪資和福利待遇，避免工作人員流失，確保工作團隊的穩(wěn)定。

2.構(gòu)建完善的管理制度，切實提升電子檔案歸檔制度的科學(xué)性與合理性

為了推進事業(yè)單位電子檔案工作安全、有序開展，應(yīng)完善管理制度，保障檔案管理人員遵從制度操作，保障電子檔案的完整性和真實性。因此，制度應(yīng)滲透到收集、歸檔、管理以及保管等各個環(huán)節(jié)，提升電子檔案管理的規(guī)范性。在整理電子檔案時，應(yīng)按照整理的統(tǒng)一標準開展，電子檔案應(yīng)按照標準接收、存儲等，確保電子檔案信息的有效性和完整性。除了信息整理和歸檔外，有效的制度也能促使工作人員保持責任心，可以將電子檔案管理人員的工作結(jié)果與績效掛鉤，促使相關(guān)人員在工作過程中保持專注，從而提升管理質(zhì)量。

在電子檔案形成和構(gòu)建中，需要嚴格遵守國家制定的統(tǒng)一標準和格式，尤其是規(guī)范不同電子檔案的相關(guān)接收和存儲，應(yīng)關(guān)注各種載體和標準。重視對電子檔案相關(guān)背景、元數(shù)據(jù)的統(tǒng)一保存，目的是保證電子檔案信息的完整性與全面性。

合理的管理機制是保證各項管理工作順利開展以及取得預(yù)期效果的重要手段，事業(yè)單位電子檔案管理工作同樣如此。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身管理工作中的實際需求及相關(guān)規(guī)定中的內(nèi)容對電子檔案管理機制重新構(gòu)建，在管理機制中需要明確說明電子檔案文件制作、審核、歸檔以及后期管理等內(nèi)容及具體要求，為工作人員及管理人員實際工作提供依據(jù)和支持，進而保證電子檔案管理工作有條不紊地開展。制定相應(yīng)的監(jiān)督管理機制，通過制度約束管理人員的工作行為，避免工作過程中出現(xiàn)僥幸或者敷衍了事的情況。與此同時，可以實行責任制度，劃分電子檔案管理工作的內(nèi)容責任，將管理工作落實到每個人，提升電子檔案管理工作的實效，為事業(yè)單位后續(xù)工作的開展奠定堅實的基礎(chǔ)。

3.提升管理人員的綜合素質(zhì)，重視人才教育與培養(yǎng)，建設(shè)復(fù)合型管理隊伍

想要提升事業(yè)單位電子檔案管理工作質(zhì)量，就一定要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)?？梢云刚垖ｉT的電子檔案管理人員開展檔案管理工作，還可以對內(nèi)部人員開展理論知識與實踐技能的培訓(xùn)，確保所有檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升。同時，還要加強對電子檔案管理人員的職業(yè)道德培訓(xùn)，促使所有人員能依照規(guī)章制度開展工作。在部分檔案管理人員的認知中，檔案管理工作簡單且枯燥，對工作影響較小。但如果信息丟失就會產(chǎn)生很嚴重的負面影響，因而應(yīng)當增強工作人員的認知，促使他們能更高質(zhì)量地完成工作。為了確保電子檔案的安全性，還要定期維護，檢查電腦等設(shè)備的相關(guān)功能，避免錄入過程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失。為了降低意外發(fā)生率，應(yīng)對數(shù)據(jù)備份保存。為了降低風(fēng)險，電子檔案管理人員還要采用技術(shù)手段和制度規(guī)定來避免其他人查詢和修改檔案資料，從而提升信息的安全性。

鑒于電子檔案的專業(yè)性以及管理內(nèi)容的復(fù)雜性，需要重視實踐指導(dǎo)作用，積累經(jīng)驗，防止出現(xiàn)頻繁的人員流動，目的是維護電子檔案管理工作的可持續(xù)開展。另外，檔案管理人員要積極學(xué)習(xí)，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，注重職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，積極學(xué)習(xí)先進的信息技術(shù)，提升自身的綜合素質(zhì)，以更好地適應(yīng)電子檔案管理發(fā)展的需要。

一是重視人才選拔。在實際選拔過程中需要對應(yīng)聘人員的專業(yè)知識、管理經(jīng)驗以及綜合素質(zhì)等考量，選擇專業(yè)性強、有責任心、熱愛檔案事業(yè)的人員加入管理團隊，充實隊伍力量；二是加強培訓(xùn)。人員正式上崗前需要做好崗前培訓(xùn)工作，使其了解和掌握事業(yè)單位電子檔案管理現(xiàn)狀及要求等，能有效提高工作效率。在后期實際管理過程中同樣需要做好專業(yè)培訓(xùn)工作，幫助檔案管理人員學(xué)習(xí)新興技術(shù)及管理方法，提高專業(yè)水平，能夠?qū)⑿录夹g(shù)及方法應(yīng)用至電子檔案管理工作中，提升管理效率和效果；三是提高從業(yè)人員的薪酬待遇。針對檔案管理人員流動性較強的問題，事業(yè)單位需要根據(jù)經(jīng)濟情況合理調(diào)整檔案管理人員的薪資待遇，保證其工作量與收益成正比。同時，要加強對檔案從業(yè)人員的人文關(guān)懷，給予關(guān)心和幫助，增強他們的歸屬感，有利于檔案管理工作順利開展。

4.構(gòu)建嚴謹?shù)碾娮訖n案保管體系，確保檔案完整性和安全性

為了確保電子檔案歸檔的安全問題，事業(yè)單位要構(gòu)建嚴謹?shù)碾娮訖n案保管體系。首先，要保證電子檔案保管載體的質(zhì)量和安全，避免因使用不合格的載體造成的電子檔案損失；其次，要注意電子檔案保管環(huán)境安全，避免因環(huán)境受到污染或濕度、溫度的變化而造成的檔案損毀；最后，設(shè)立完善的安全訪問體系，設(shè)置訪問權(quán)限，加強網(wǎng)絡(luò)防火墻設(shè)置，避免網(wǎng)絡(luò)病毒侵害，工作人員要定期對計算機展開病毒查殺，定期檢查電子檔案是否完整，避免出現(xiàn)檔案系統(tǒng)被入侵或電子檔案被盜取等情況。

電子檔案安全保護工作應(yīng)作為一項日常工作，定期升級、維護辦公軟件以及檢修電腦硬件，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)采取合理措施及時處理。在相關(guān)信息及數(shù)據(jù)傳輸或者輸入完成后需要及時保存，避免出現(xiàn)信息丟失。應(yīng)充分重視網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，在實際建設(shè)過程中可以合理應(yīng)用一些新興技術(shù)，更好地提升網(wǎng)絡(luò)安全性，減少病毒及黑客入侵的概率，為電子檔案完整性及保密性提供更多的保障。

四、結(jié)束語

電子檔案管理工作的順利開展可以有效提高事業(yè)單位的檔案管理工作效率，減少因人為因素出現(xiàn)的工作失誤，提升檔案信息查詢、轉(zhuǎn)交的速度。電子檔案是信息化時代的產(chǎn)物，在事業(yè)單位電子檔案管理工作進程中，還存在著一些問題，諸如資金投入不足、工作人員缺乏專業(yè)技能培訓(xùn)、在管理制度上還有待完善，這些問題都對事業(yè)單位電子檔案管理工作的順利開展產(chǎn)生了不良影響。因此，事業(yè)單位要從領(lǐng)導(dǎo)層重視電子檔案管理工作，加大資金和人員的投入，完善相關(guān)管理制度，對工作人員開展技能培訓(xùn)，注重電子檔案安全問題，降低電子檔案管理風(fēng)險，確保電子檔案的完整性和保密性，進一步提高事業(yè)單位檔案管理工作的整體效率。

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作者單位：中共菏澤市紀委監(jiān)委清菏園管理服務(wù)中心

作者簡介：侯燕（1977—），女，漢族，山東菏澤人，本科，館員，研究方向：檔案管理。