摘 要：標(biāo)準(zhǔn)化是電子檔案組織管理現(xiàn)代化的重要手段，也是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目電子檔案科學(xué)管理的重要舉措，積極推動(dòng)公共資源交易項(xiàng)目電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，有利于檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化和體系化。在《檔案法》頒布實(shí)施的背景下，公共資源交易項(xiàng)目電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化有了根本的法律遵循。本文首先分析了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的現(xiàn)實(shí)意義，提出了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)堅(jiān)持的原則以及檔案標(biāo)準(zhǔn)化的主要內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上，提出公共資源交易項(xiàng)目電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)現(xiàn)路徑，為檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理提供指導(dǎo)，切實(shí)提升檔案管理科學(xué)化水平。

關(guān)鍵詞：公共資源交易；項(xiàng)目檔案；電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化

根據(jù)《中國(guó)公共采購(gòu)發(fā)展報(bào)告（2023）》公布的數(shù)據(jù)顯示，2023年，全國(guó)政府采購(gòu)、土地使用權(quán)和礦業(yè)權(quán)出讓、工程招標(biāo)、國(guó)有企業(yè)采購(gòu)、藥品和醫(yī)療器械采購(gòu)等總額達(dá)46萬(wàn)億元。隨著國(guó)家統(tǒng)一公共資源交易平臺(tái)建設(shè)步伐加快，公共資源交易市場(chǎng)的交易集中、監(jiān)管集中和數(shù)據(jù)集中力度不斷加大，在公共資源交易中心集中交易過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表和聲像等各類(lèi)公共資源交易項(xiàng)目電子檔案（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“項(xiàng)目檔案”）的數(shù)量和規(guī)模也呈現(xiàn)出不斷增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)，加快推進(jìn)項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是提升管理質(zhì)效的重要舉措，助力公共資源交易活動(dòng)的規(guī)范開(kāi)展。

1 項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的意義

隨著全球化進(jìn)程的不斷深入，標(biāo)準(zhǔn)競(jìng)爭(zhēng)成為繼產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)、品牌競(jìng)爭(zhēng)之后層次更深、水平更高、影響更大的國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)形式[1]。標(biāo)準(zhǔn)化是電子檔案組織管理現(xiàn)代化的重要手段，也是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目電子檔案科學(xué)管理的重要舉措，直接影響著項(xiàng)目電子檔案管理的質(zhì)量和水平，是克“亂”求“治”、化“孤立”為“聯(lián)系”的銳利武器[2]。

1.1 利于檔案管理現(xiàn)代化

《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確提出“到2035年，檔案管理現(xiàn)代化程度進(jìn)入世界前列”。檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用、實(shí)行科學(xué)分工和推動(dòng)廣泛協(xié)作的基礎(chǔ)上，項(xiàng)目電子檔案收集、保管和利用的每個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)既分工明確，又密切合作，形成高效的管理運(yùn)行系統(tǒng)。標(biāo)準(zhǔn)化則是通過(guò)擬訂標(biāo)準(zhǔn)，并作為統(tǒng)一管理準(zhǔn)則和依據(jù)，將項(xiàng)目檔案管理建立統(tǒng)一有機(jī)的整體，保障各環(huán)節(jié)有條不紊地運(yùn)行。項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)、利用標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)等的建立，既體現(xiàn)了檔案管理理念的革新，也是檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展成果的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)。

1.2 利于檔案管理科學(xué)化

檔案管理科學(xué)化就是指遵循檔案管理形成的規(guī)律和特點(diǎn)，采用先進(jìn)的技術(shù)和方法，利用科學(xué)的管理制度規(guī)范進(jìn)行高效管理。標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)管理的重要手段。在項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中，根據(jù)項(xiàng)目檔案歸檔范圍、內(nèi)容及形成規(guī)律，確定工程建設(shè)招標(biāo)投標(biāo)、國(guó)有土地使用權(quán)和礦業(yè)權(quán)出讓項(xiàng)目、國(guó)有產(chǎn)權(quán)交易項(xiàng)目、政府采購(gòu)、藥品和醫(yī)療機(jī)械采購(gòu)項(xiàng)目檔案收集、保管制度，并制定電子檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，包括名詞術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案檢索、利用、整理和保管標(biāo)準(zhǔn)等等，標(biāo)準(zhǔn)的制定和實(shí)施，使項(xiàng)目檔案管理更加科學(xué)、規(guī)范。

1.3 利于檔案管理體系化

項(xiàng)目檔案管理包括接收、登記、鑒定、分類(lèi)、整理、編目、保管、檢索、利用和銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)，通過(guò)各個(gè)管理環(huán)節(jié)和過(guò)程的標(biāo)準(zhǔn)制定與實(shí)施，最終形成項(xiàng)目檔案管理體系，提升整個(gè)項(xiàng)目檔案管理的質(zhì)量和水平。例如，按照《河北省公共資源交易電子文件歸檔與電子檔案管理暫行辦法（試行）》規(guī)定，電子檔案單套管理模式下“全流程電子化項(xiàng)目歸檔資料（政府采購(gòu)類(lèi)）”包括政府財(cái)政任務(wù)書(shū)、采購(gòu)計(jì)劃受理、招標(biāo)公告、招標(biāo)資料、開(kāi)標(biāo)資料；轉(zhuǎn)變采購(gòu)方式批準(zhǔn)文件、評(píng)標(biāo)資料、投標(biāo)文件、合同及有關(guān)變更信息等，這些資料直接實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)歸集。開(kāi)、評(píng)標(biāo)音、視頻等其他資料需要手動(dòng)上傳。一系列標(biāo)準(zhǔn)的制定和實(shí)施，有利于項(xiàng)目檔案管理體系化。

2 項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化要求

項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)現(xiàn)，主要是通過(guò)國(guó)家、機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位及檔案管理部門(mén)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定并付諸實(shí)施的過(guò)程[3]。因此，項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)化應(yīng)嚴(yán)格遵循以下要求。

2.1 依法治檔

所謂項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)法治化，就是指項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的制定和實(shí)施應(yīng)嚴(yán)格遵守上位法，即標(biāo)準(zhǔn)必須符合法律、法規(guī)、部門(mén)規(guī)章和行業(yè)規(guī)范、政策措施規(guī)定。如項(xiàng)目電子檔案只有符合《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》中的“來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”標(biāo)準(zhǔn)，其才具有法律認(rèn)可的效力。又如，項(xiàng)目電子檔案數(shù)據(jù)信息入庫(kù)之后，還需要按照《檔案法》規(guī)定，對(duì)其進(jìn)行“真實(shí)性、完整性、可用性和安全性”“四性”的自動(dòng)檢測(cè)[4]。除了法律法規(guī)，檔案管理領(lǐng)域的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及地方性法規(guī)和規(guī)范性文件也是項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)制定和落實(shí)的現(xiàn)實(shí)依據(jù)，要始終堅(jiān)持法治化，下位法不違反上位法要求，保證項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)始終合法、合規(guī)。

2.2 堅(jiān)持原則

所謂項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)原則，就是指項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的制定和實(shí)施應(yīng)始終堅(jiān)持原則要求，即標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容和要求都要體現(xiàn)檔案管理的基本原則與行業(yè)原則。如“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”原則，項(xiàng)目檔案是中心業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中產(chǎn)生，也將服務(wù)于中心五大類(lèi)型業(yè)務(wù)。因此，項(xiàng)目檔案要始終堅(jiān)持中心黨組領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理部門(mén)直接負(fù)責(zé)，其他業(yè)務(wù)部門(mén)積極做好項(xiàng)目檔案資料的移交。又如，堅(jiān)持“單套制”原則?！稒n案法》明確提出“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力”。因此，項(xiàng)目電子檔案收集、整理、檢索和利用等均可直接采取單套制，無(wú)需同時(shí)保存電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案，節(jié)約項(xiàng)目檔案的寶貴資源。還如“共享原則”，《檔案法》提出要推進(jìn)檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，中心項(xiàng)目檔案內(nèi)容多、數(shù)量大，要按照共享原則，統(tǒng)籌做好共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)，為中心業(yè)務(wù)開(kāi)展提供檔案信息服務(wù)。

2.3 兼顧其他

所謂項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)兼顧其他，就是指項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)體系的制定和實(shí)施也要兼顧其他行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或其他系統(tǒng)要求等，使項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容、規(guī)定與中心業(yè)務(wù)管理的實(shí)際要求一致，增強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)實(shí)性與可執(zhí)行性。中心項(xiàng)目檔案兼顧其他檔案標(biāo)準(zhǔn)，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的協(xié)調(diào)原理，在制定中心項(xiàng)目檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與業(yè)務(wù)規(guī)范時(shí)要注意與其他有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)相協(xié)調(diào)，而不能發(fā)生標(biāo)準(zhǔn)之間相互沖突，也不能出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)要求與原則精神相悖。如中心項(xiàng)目電子檔案形成、移交及接收要遵守《電子檔案移交接收操作規(guī)程》《電子檔案單套管理一般要求》。此外，還要兼顧《保密法》《采購(gòu)法》《招標(biāo)投標(biāo)法》等行業(yè)規(guī)定和要求，確保項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)有效。

3 項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化內(nèi)容

通常，標(biāo)準(zhǔn)化包括物質(zhì)資料標(biāo)準(zhǔn)化、方法和程序標(biāo)準(zhǔn)化、概念標(biāo)準(zhǔn)化。就中心項(xiàng)目檔案而言，物質(zhì)資料標(biāo)準(zhǔn)化是指項(xiàng)目檔案內(nèi)容形式標(biāo)準(zhǔn)化；方法和程序標(biāo)準(zhǔn)化主要是指項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，而概念標(biāo)準(zhǔn)化則主要指管理制度體系標(biāo)準(zhǔn)化。項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容是執(zhí)行的重點(diǎn)和核心，也是項(xiàng)目檔案管理能否實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵。

3.1 檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化

中心項(xiàng)目檔案主要包括政府采購(gòu)、工程建設(shè)、土地礦產(chǎn)、產(chǎn)權(quán)交易、排污權(quán)交易、醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)等六大類(lèi)業(yè)務(wù)電子檔案。每一類(lèi)業(yè)務(wù)所包含的歸檔內(nèi)容及形式要求都有其具體標(biāo)準(zhǔn)。如工程建設(shè)領(lǐng)域招投標(biāo)項(xiàng)目檔案，包括進(jìn)場(chǎng)登記表、專(zhuān)家抽取資料、開(kāi)標(biāo)資料、評(píng)標(biāo)資料，開(kāi)評(píng)標(biāo)視音頻資料以及由招標(biāo)人或其委托機(jī)構(gòu)提供的歸檔資料，如招標(biāo)公告、文件、代理合同和中標(biāo)合同等，這些資料都以電子文件形式直接上傳至檔案管理系統(tǒng)。中心項(xiàng)目電子檔案的收集、整理、鑒定、著錄和標(biāo)引等業(yè)務(wù)都要嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)。如招投標(biāo)電子文件從文件形成、收集、整理和歸檔都要嚴(yán)格執(zhí)行《招標(biāo)投標(biāo)電子文件歸檔規(guī)范》，包括招標(biāo)投標(biāo)策劃、招標(biāo)、投標(biāo)、開(kāi)標(biāo)、中標(biāo)及其他各階段電子文件歸檔范圍，元數(shù)據(jù)編號(hào)及名稱(chēng)以及歸檔信息包結(jié)構(gòu)都要符合相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)要求。

3.2 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化

中心項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化包括項(xiàng)目檔案組織標(biāo)準(zhǔn)化、人員標(biāo)準(zhǔn)化、保管標(biāo)準(zhǔn)化及數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和管理標(biāo)準(zhǔn)化等等。其中組織標(biāo)準(zhǔn)化是指項(xiàng)目檔案管理設(shè)有專(zhuān)門(mén)部門(mén)或成立領(lǐng)導(dǎo)小組，檔案管理部門(mén)有一定數(shù)量的檔案管理專(zhuān)兼職人員，制定檔案管理組織、崗位及人員職責(zé)。此外，還要出臺(tái)項(xiàng)目檔案借閱管理辦法、保密守則等管理標(biāo)準(zhǔn)。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展以及檔案電子化、數(shù)字化的應(yīng)用，還要制定具體檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，項(xiàng)目電子檔案服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)等，嚴(yán)格按照《電子檔案管理辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《電子檔案單套管理一般要求》，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。

3.3 檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化

大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等信息技術(shù)的發(fā)展及應(yīng)用，為項(xiàng)目檔案管理提供了強(qiáng)有力的技術(shù)支持。因此，項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)化還包括技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)化。如立卷標(biāo)準(zhǔn)化、分類(lèi)編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化、縮微復(fù)制品規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)化、磁帶等存儲(chǔ)介質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)化。如縮微影像采集中的日期格式統(tǒng)一為YYYYMMDD；錄音錄像檔號(hào)編制規(guī)則為：全宗號(hào)-檔案門(mén)類(lèi)代碼·年度-保管期限代碼-件號(hào)或者全宗號(hào)-檔案門(mén)類(lèi)代碼·保管期限代碼-年度-件號(hào)。

4 項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化路徑

河北省石家莊公共資源交易中心建立“來(lái)源可溯、去向可查、監(jiān)督留痕、數(shù)據(jù)共享、遠(yuǎn)程利用”的公共資源交易電子檔案系統(tǒng)，發(fā)布全國(guó)首個(gè)省級(jí)公共資源交易電子檔案管理地方性標(biāo)準(zhǔn)——《河北省公共資源交易電子檔案管理規(guī)范》，制發(fā)了兩個(gè)規(guī)范性文件——《河北省公共資源交易電子文件歸檔與電子檔案管理暫行辦法（試行）》《河北省公共資源交易歸檔文件整理規(guī)則（試行）》以及十余個(gè)嵌入電子檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與行業(yè)規(guī)范，逐步建立了完整的公共資源交易電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制度體系，使項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平越來(lái)越高。新時(shí)代，應(yīng)從檔案治理、共享、服務(wù)和創(chuàng)新等方面推動(dòng)項(xiàng)目檔案體系標(biāo)準(zhǔn)化，不斷提升檔案管理現(xiàn)代化的水平。

4.1 堅(jiān)持?jǐn)?shù)字化管理模式，完善檔案治理標(biāo)準(zhǔn)

檔案管理已從傳統(tǒng)的信息化階段邁入數(shù)字化管理階段，項(xiàng)目電子檔案管理模式轉(zhuǎn)向了以數(shù)據(jù)為核心的檔案治理模式[5]。要始終堅(jiān)持?jǐn)?shù)字化管理模式，完善檔案治理體系標(biāo)準(zhǔn)。一方面，從項(xiàng)目檔案數(shù)字化管理硬件要求來(lái)看，應(yīng)建立完善的檔案信息平臺(tái)，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案庫(kù)房。以《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》為根本遵循，高標(biāo)準(zhǔn)地建立公共資源交易電子檔案管理平臺(tái)，完善電子檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)，圍繞電子檔案數(shù)字化管理模式，進(jìn)一步完善檔案治理體系標(biāo)準(zhǔn)。包括項(xiàng)目檔案數(shù)字格式標(biāo)準(zhǔn)、信息采集標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、紙質(zhì)項(xiàng)目檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)等。

4.2 打造數(shù)據(jù)庫(kù)管理平臺(tái)，完善檔案共享標(biāo)準(zhǔn)

建立健全檔案共享體系標(biāo)準(zhǔn)是發(fā)揮項(xiàng)目檔案價(jià)值的根本保障，要嚴(yán)格落實(shí)信息與文獻(xiàn)文件（檔案）管理體系實(shí)施指南與要求，基礎(chǔ)與術(shù)語(yǔ)、概念與原則等，積極打造項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理平臺(tái)。依托區(qū)塊鏈、云平臺(tái)技術(shù)搭建公共資源交易六大主要業(yè)務(wù)檔案專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)，按照“增量電子化、存量數(shù)字化”原則，不斷豐富平臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)資源。嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，持續(xù)推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)為基本單元的平臺(tái)系統(tǒng)建設(shè)，以數(shù)據(jù)庫(kù)為基本單元，從電子檔案案卷題名、頁(yè)碼、分類(lèi)號(hào)及主題詞等，細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容，完善數(shù)據(jù)庫(kù)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。

4.3 以檔案文化為新方向，完善檔案服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)

檔案具有“存史資政育人”功能，以項(xiàng)目檔案文化價(jià)值挖掘?yàn)槠跞朦c(diǎn)，從項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)、性質(zhì)及其對(duì)公共資源交易作用為視角，挖掘檔案信息資源的文化價(jià)值底蘊(yùn)，將其作為檔案服務(wù)的重要內(nèi)容，增強(qiáng)項(xiàng)目檔案服務(wù)的思想自覺(jué)與行為自覺(jué)。一方面，圍繞公共資源交易電子檔案內(nèi)容，挖掘內(nèi)容背后的文化內(nèi)涵，積極打造特色檔案文化，從檔案查詢(xún)、檢索和利用等全過(guò)程，健全檔案服務(wù)體系標(biāo)準(zhǔn)，為檔案服務(wù)提供根本制度保障和標(biāo)準(zhǔn)支持。另一方面，要加強(qiáng)檔案編研工作，圍繞檔案服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)要求，挖掘館藏檔案的資源信息，發(fā)揮項(xiàng)目檔案存史、資政和育人功能。此外，還要持續(xù)健全檔案服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系，根據(jù)公共資源交易行業(yè)發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要以及《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》的新規(guī)定、新標(biāo)準(zhǔn)和新要求，積極打造行業(yè)性檔案服務(wù)文化品牌，切實(shí)發(fā)揮檔案服務(wù)的價(jià)值[6-7]。

4.4 以檔案宣傳為突破口，完善檔案創(chuàng)新標(biāo)準(zhǔn)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，也要做好現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)“立改廢”工作的常態(tài)化，按照“單套制”“以我為中心的歸檔模式”等新要求，持續(xù)完善檔案創(chuàng)新體系標(biāo)準(zhǔn)。要善于利用某信、某博、新聞客戶(hù)端或門(mén)戶(hù)網(wǎng)站等，持續(xù)加強(qiáng)檔案創(chuàng)新體系標(biāo)準(zhǔn)的宣傳教育，擴(kuò)大新標(biāo)準(zhǔn)的社會(huì)知曉度與影響力，自覺(jué)落實(shí)新標(biāo)準(zhǔn)與新要求。此外，還要堅(jiān)持走出去戰(zhàn)略，增強(qiáng)檔案管理的創(chuàng)新理念，將最新的前沿理論應(yīng)用到項(xiàng)目檔案管理中，持續(xù)向創(chuàng)新要管理生產(chǎn)力。

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