隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代已然來臨。在這一時代背景下，數(shù)據(jù)成為至關(guān)重要的信息資源，對各個領(lǐng)域的發(fā)展均產(chǎn)生了深刻影響。在大數(shù)據(jù)時代背景下，文書檔案作為社會活動和組織發(fā)展的重要載體，其價值愈發(fā)凸顯。檔案管理部門在文書檔案管理的過程中，一方面需充分認識到大數(shù)據(jù)技術(shù)為文書檔案管理帶來了新方法、新理念和新手段。借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)對海量文書檔案信息的存儲與分析，使文書檔案管理更加科學(xué)高效。另一方面也要認識到，大數(shù)據(jù)技術(shù)在帶來技術(shù)便利的同時，也存在著數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)管理復(fù)雜性、技術(shù)人才短缺以及傳統(tǒng)管理模式落后等問題。因此，新時期對文書檔案進行合理地開發(fā)與利用，必須立足于大數(shù)據(jù)時代背景，對文書檔案的管理特點進行深入分析，并探尋切實可行的實踐路徑，以進一步提升文書檔案管理的整體質(zhì)量。

一、大數(shù)據(jù)時代文書檔案的管理特點

大數(shù)據(jù)時代背景下，文書檔案管理呈現(xiàn)出全新的特點，不僅重塑了文書檔案管理模式，也對新時期文書檔案管理工作提出了新的要求。

（一）數(shù)據(jù)量大且類型多樣化

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理部門在文書檔案管理過程中面臨著新的情況。一方面，越來越多的文書檔案以數(shù)字載體呈現(xiàn)，文書檔案數(shù)據(jù)迅速增長。檔案管理部門面臨各類組織和機構(gòu)移交的大量文書檔案，這些文書檔案涵蓋行政文件、郵政函件、業(yè)務(wù)報告、財務(wù)報告等，且與社會經(jīng)濟發(fā)展息息相關(guān)。檔案管理部門需要對這些文書檔案妥善保存，并結(jié)合其他部門的實際需求，對文書檔案信息進行整理，形成相關(guān)課題，提供高質(zhì)量的文書檔案信息支持。另一方面，數(shù)據(jù)類型也越發(fā)多樣。除了傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔數(shù)字化處理后形成的電子檔案之外，文書檔案數(shù)據(jù)類型也日益多元化，包括圖像、音頻、視頻等，這些新型文書檔案同樣非常重要。

（二）信息化程度高

大數(shù)據(jù)技術(shù)與檔案管理流程的深度融合，既推動了文書檔案管理的信息化進程，也提升了文書檔案的信息化程度。當(dāng)前，檔案管理部門在檔案管理過程中借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，使文書檔案的生成、存儲、檢索、利用等各個環(huán)節(jié)銜接得更為緊密。首先，電子文檔成為文書檔案的主要形式，其具有易傳輸、易存儲、易編輯的優(yōu)點，進一步提升了文書檔案的歸檔效率和管理質(zhì)量。其次，檔案管理部門的檔案管理系統(tǒng)智能化水平也越來越高。特別是辦公自動化系統(tǒng)的普及，使文書檔案在生成、傳輸、共享方面變得更為迅捷。檔案管理系統(tǒng)不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對文書檔案的快速收集、系統(tǒng)整理、科學(xué)分類和快速檢索，還能夠借助大數(shù)據(jù)分析和挖掘技術(shù)，對海量的文書檔案信息進行挖掘，提煉出有價值的文書檔案信息，為用戶提供個性化的文書檔案服務(wù)。

（三）文書檔案的研究價值進一步提升

知識管理理論認為，對知識的存儲、共享、應(yīng)用和創(chuàng)造，能夠進一步提升組織的創(chuàng)新能力和競爭力。文書檔案作為重要的知識資源，對其進行科學(xué)管理，可以將文書檔案中蘊含的隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識，為組織發(fā)展提供理論支持。在大數(shù)據(jù)時代背景下，文書檔案信息蘊含著巨大價值，其不僅是組織發(fā)展的真實記錄，還蘊含著大量有價值的信息資源，可以為組織的戰(zhàn)略決策、業(yè)務(wù)規(guī)劃和創(chuàng)新發(fā)展提供支持。首先，通過對大量文書檔案數(shù)據(jù)進行分析，可以更好地把握文書檔案信息中蘊含的內(nèi)在規(guī)律。其次，文書檔案中的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如音頻、視頻、圖像、文本等，借助自然語言處理和圖像識別等技術(shù)對其進行深度挖掘，可以獲得有價值的信息。這些文書檔案信息是常規(guī)檔案利用手段無法獲得的，具有一定的研究價值。

二、大數(shù)據(jù)時代文書檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)時代背景下，文書檔案管理所面臨的挑戰(zhàn)更為多樣，問題也更為突出，影響著文書檔案管理的質(zhì)量。

（一）數(shù)據(jù)安全與隱私問題

隨著大數(shù)據(jù)、云計算技術(shù)在文書檔案管理中的廣泛應(yīng)用，一系列數(shù)據(jù)安全和隱私問題也逐漸顯露。文書檔案中通常包含大量的重要信息，因此，在數(shù)據(jù)共享傳輸過程中需要妥善管理、使用這些文書檔案信息，以避免相關(guān)數(shù)據(jù)被竊取盜用，或出現(xiàn)用戶隱私泄露的情況。

（二）文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)滯后

文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)應(yīng)與文書檔案信息化建設(shè)同步進行，這樣既能為文書檔案信息化提供標(biāo)準(zhǔn)支持，也有助于提升文書檔案管理的成效。然而，當(dāng)前部分檔案管理部門對文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)重視程度不足，導(dǎo)致文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)滯后。目前，新型文書檔案載體除了電子文檔外，還包含傳感器數(shù)據(jù)和社交媒體數(shù)據(jù)等多種載體。如果文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)未能跟上信息化建設(shè)步伐，就無法對這些新型載體的文書檔案進行收集整理，導(dǎo)致一些重要的文書檔案信息遺漏或重復(fù)收集，這既造成了資源浪費，也不利于提升文書檔案的管理效率。同時，大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用也對文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化提出了更高的要求。當(dāng)前，在文書檔案管理的過程中，大數(shù)據(jù)分析、人工智能技術(shù)應(yīng)用非常普遍，如果沒有相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，這些技術(shù)的應(yīng)用勢必會受到限制。

（三）復(fù)合型技術(shù)人才短缺

在文書檔案管理的過程中需要大量的技術(shù)人才參與。然而，目前技術(shù)人才短缺成為制約文書檔案管理高質(zhì)量發(fā)展的重要因素。一方面，文書檔案管理人員需要對文書檔案管理的各個流程較為熟悉，同時還需要具備一定的大數(shù)據(jù)知識和技能，這樣才能夠確保文書檔案管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)深度融合，并借助大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)新文書檔案管理工作。但這種復(fù)合型人才相對短缺，沒有這些技術(shù)型人才支持，就無法借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對海量有價值的文書檔案信息進行挖掘。另一方面，文書檔案管理技術(shù)人才在引進方面還缺少高校的支持。目前，檔案管理部門在檔案人才引進過程中更加傾向于檔案管理專業(yè)的相關(guān)人才，但高校在檔案管理人才的培養(yǎng)過程中并沒有將信息技術(shù)作為人才雖培養(yǎng)的重要方向，這就客觀造成了這些人才專業(yè)素質(zhì)較高，但綜合素養(yǎng)仍有待提升。

（四）傳統(tǒng)管理模式落后

傳統(tǒng)文書檔案管理模式已經(jīng)很難適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求。傳統(tǒng)文書檔案管理更加注重實體管理，管理流程相對煩瑣，效率低下，需要投入大量人力、物力、財力，但取得的效果并不理想。大數(shù)據(jù)時代的文書檔案管理更加注重檔案的數(shù)字化、智能化和信息化，要求管理模式更加靈活高效。然而，目前部分檔案管理部門在管理模式上還存在一些亟待解決的問題。首先，管理理念落后。傳統(tǒng)檔案管理更加注重前期的保存保管，而忽略了對檔案信息價值的挖掘。如果依然沿用傳統(tǒng)檔案管理思路，勢必會影響大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理流程中的利用效率，也不利于后續(xù)海量檔案信息的開發(fā)和利用。其次，管理方法陳舊。傳統(tǒng)檔案管理方法更依賴于人工，管理思路相對保守。部分檔案管理人員更依賴于傳統(tǒng)檔案管理方法，在大數(shù)據(jù)時代缺少主動學(xué)習(xí)的積極性。傳統(tǒng)檔案管理模式限制了檔案管理人員的創(chuàng)新思維，不利于文書檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

三、大數(shù)據(jù)時代文書檔案管理的應(yīng)對策略

新時期推進文書檔案管理工作，需從多方面入手。檔案管理部門應(yīng)高度重視文書檔案管理，積極主動地將大數(shù)據(jù)技術(shù)引入文書檔案管理的各個流程。同時，要采取多項舉措提升文書檔案管理質(zhì)量，促進文書檔案管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)深度融合。

（一）加強數(shù)據(jù)安全防護

為切實提升文書檔案數(shù)據(jù)的安全性，需從技術(shù)、管理等多個方面共同發(fā)力。首先，運用加密技術(shù)，對文書檔案數(shù)據(jù)進行加密存儲和傳輸，如在文件生成環(huán)節(jié)，確保元數(shù)據(jù)不可更改。在訪問控制方面，綜合運用權(quán)限管理與身份認證等手段，防止未授權(quán)人員訪問重要文書檔案數(shù)據(jù)。其次，建立嚴格的數(shù)據(jù)安全管理制度，通過制度固化明確各個崗位工作人員的具體職責(zé)，進一步提升檔案管理人員的數(shù)據(jù)安全意識。此外，建立數(shù)據(jù)安全審查制度，對重要文書檔案數(shù)據(jù)的使用過程進行審查和監(jiān)管。

（二）加強文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

首先，統(tǒng)一文書檔案數(shù)據(jù)格式。當(dāng)前部門文書檔案的形式越發(fā)多元，若不同格式的文書檔案存儲于大數(shù)據(jù)庫中，勢必影響檔案管理的質(zhì)量，進而難以實現(xiàn)資源的系統(tǒng)整合與綜合利用。因此，必須制訂統(tǒng)一的文書檔案數(shù)據(jù)格式，要求相關(guān)文書檔案生成部門嚴格按照該格式生成，在使用和傳輸過程中不得隨意改變數(shù)據(jù)格式，以確保文書檔案數(shù)據(jù)在不同系統(tǒng)和平臺之間的兼容性。其次，明確文書檔案收集范圍。制訂明確的文書檔案收集范圍標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)文書檔案管理人員開展收集工作，這樣既能避免資源浪費和管理混亂等問題，又能提升文書檔案收集的針對性。最后，明確文書檔案開發(fā)利用標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)定文書檔案的開放程度、利用權(quán)限和審批流程，同時規(guī)范文書檔案的開發(fā)方式與方法，如檔案管理系統(tǒng)的運用、研究成果展示等形式，以更好地發(fā)揮文書檔案的價值，同時保障文書檔案的信息安全。

（三）培養(yǎng)復(fù)合型人才

大數(shù)據(jù)時代需要優(yōu)秀的復(fù)合型人才參與文書檔案管理。為培養(yǎng)復(fù)合型人才，需從教育、培訓(xùn)、引進三個環(huán)節(jié)入手。首先，高校應(yīng)加大對檔案學(xué)專業(yè)人才培養(yǎng)模式的改革力度。在課程設(shè)置方面，應(yīng)增加大數(shù)據(jù)技術(shù)、信息技術(shù)等相關(guān)課程，使檔案專業(yè)人才更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代要求。同時，開展跨學(xué)科合作教育，促進檔案學(xué)與計算機科學(xué)、信息管理科學(xué)等學(xué)科展開合作，培養(yǎng)多學(xué)科復(fù)合型人才。其次，加大對管理人員的培訓(xùn)力度，組織檔案管理人員參加大數(shù)據(jù)技術(shù)等方面的培訓(xùn)，進一步提升檔案管理人員應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)的能力，不斷更新其知識結(jié)構(gòu)和專業(yè)技能。最后，引進復(fù)合型人才。檔案管理部門可通過招聘、引進等多種方式，吸引具備信息技術(shù)背景和檔案管理知識背景的復(fù)合型人才加入檔案管理隊伍。同時，還可以與高校和科研機構(gòu)開展合作，引進高水平復(fù)合型人才，為檔案管理事業(yè)發(fā)展提供高素質(zhì)人才支持。

（四）創(chuàng)新文書檔案管理模式

傳統(tǒng)文書檔案管理模式已影響了文書檔案管理質(zhì)量。為實現(xiàn)文書檔案管理模式的創(chuàng)新，需從理念、方法和技術(shù)等多個維度入手。首先，應(yīng)樹立便于查詢、利用的服務(wù)理念，注重文書檔案的數(shù)據(jù)挖掘和利用。檔案管理部門要堅持開放的理念，主動提供個性化、精準(zhǔn)化的文書檔案信息服務(wù)，同時加強溝通互動，利用各方反饋意見優(yōu)化文書檔案的管理流程。其次，采用先進的管理方法和技術(shù)手段。例如，利用信息化管理系統(tǒng)對文書檔案進行分類、檢索和推薦，采用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)對文書檔案數(shù)據(jù)進行深度挖掘。最后，應(yīng)構(gòu)建文書檔案大數(shù)據(jù)管理平臺，并對其不斷優(yōu)化和完善，實現(xiàn)文書檔案數(shù)據(jù)的在線存儲、檢索和利用，進一步提升文書檔案管理的整體質(zhì)量。在文書檔案大數(shù)據(jù)管理平臺建設(shè)過程中要加強硬件設(shè)備保障，主動引入高性能服務(wù)器和存儲設(shè)備，以滿足文書檔案數(shù)據(jù)的存儲和快速訪問需求。同時，應(yīng)打造高速穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，確保文書檔案信息傳輸?shù)牧鲿承院凸蚕淼母咝?，方便后續(xù)利用云計算技術(shù)實現(xiàn)資源的靈活調(diào)配和綜合利用。在用戶界面與交互體驗方面要充分尊重用戶的習(xí)慣，為用戶提供分類瀏覽、關(guān)鍵詞檢索等多種查詢方式，滿足用戶的查詢需求，進一步提升文書檔案數(shù)據(jù)資源的利用效率。此外，還要支持移動端訪問，開發(fā)移動應(yīng)用程序，進一步擴大文書檔案服務(wù)的覆蓋范圍，方便用戶隨時隨地查詢和利用相關(guān)檔案資源，進一步提升信息訪問的便捷性。最后，還要組建專門的人才團隊，對文書檔案大數(shù)據(jù)管理平臺進行運營和維護。并加大對文書檔案大數(shù)據(jù)管理平臺的宣傳力度，進一步提升大數(shù)據(jù)文書檔案管理平臺的知名度和使用率。

四、結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理部門要注重數(shù)據(jù)安全防護，明確文書檔案數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)，培養(yǎng)復(fù)合型人才，創(chuàng)新文書檔案管理模式，確保文書檔案信息的保密性、安全性和完整性，使文書檔案管理更適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求，進而推動文書檔案管理事業(yè)邁上新臺階。

（作者簡介：蔣杜娟，女，北京新航城開發(fā)建設(shè)有限公司，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）