徐　智

即將推廣的卷煙專賣營(yíng)銷系統(tǒng)無(wú)論從應(yīng)用功能和業(yè)務(wù)流程，還是系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和應(yīng)用部署都進(jìn)行了較大的改進(jìn)，增加了許多內(nèi)容，該系統(tǒng)運(yùn)用現(xiàn)代營(yíng)銷理念和先進(jìn)技術(shù)手段，強(qiáng)調(diào)了專銷結(jié)合和信息共享。系統(tǒng)既有計(jì)劃、訂貨、采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、配送等傳統(tǒng)的營(yíng)銷業(yè)務(wù)，同時(shí)支持客戶經(jīng)理對(duì)客戶分析與評(píng)價(jià)、客戶誠(chéng)信等級(jí)管理和差異化服務(wù)、經(jīng)營(yíng)分析、四員聯(lián)動(dòng)與內(nèi)部考核等現(xiàn)代營(yíng)銷業(yè)務(wù)。專賣系統(tǒng)的證件管理實(shí)現(xiàn)了準(zhǔn)運(yùn)證、許可證、檢查證的審核、報(bào)批、發(fā)放、年檢的網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)管理；案件管理從案件受理立案、調(diào)查取證、審理執(zhí)行，到罰沒(méi)財(cái)物管理實(shí)行程序化管理，采用自動(dòng)判案，實(shí)現(xiàn)專賣案卷電子化管理和打假信息網(wǎng)上交流；綜合信息管理除對(duì)全省專賣人員、裝備實(shí)行動(dòng)態(tài)管理外；還能發(fā)布通知、文件、規(guī)定、專賣管理動(dòng)態(tài)、制作和上報(bào)有關(guān)報(bào)表，并確認(rèn)查收和回復(fù)，是一個(gè)綜合信息網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)平臺(tái)。誠(chéng)信等級(jí)管理對(duì)行業(yè)內(nèi)外誠(chéng)信經(jīng)營(yíng)形成監(jiān)控機(jī)制，對(duì)經(jīng)營(yíng)行為實(shí)行監(jiān)督管理。

以往的實(shí)踐表明，應(yīng)用軟件系統(tǒng)能否得以成功的應(yīng)用，除軟件質(zhì)量是基本保障外，系統(tǒng)推廣實(shí)施的質(zhì)量和應(yīng)用水平也是不容忽視的重要環(huán)節(jié)。因此，我們?cè)诰拇蛟鞈?yīng)用軟件的同時(shí)，面對(duì)這樣一個(gè)大的系統(tǒng)推廣應(yīng)用，更需結(jié)合系統(tǒng)的特性、變化和改進(jìn)，認(rèn)真探討推廣應(yīng)用的方式方法，促進(jìn)系統(tǒng)有效的應(yīng)用。

系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和應(yīng)用部署的改進(jìn)

《湖南省卷煙營(yíng)銷網(wǎng)絡(luò)建設(shè)2004－2005年工作綱要》提出：要“少層次、短流程、扁平化”的管理要求，實(shí)現(xiàn)“購(gòu)進(jìn)、訂貨、配送、管理、核算”的五個(gè)集中，原卷煙營(yíng)銷專賣管理信息系統(tǒng)(又稱“一期工程”)在運(yùn)作模式、運(yùn)行速度、設(shè)備容量和數(shù)據(jù)傳輸?shù)确矫嬉巡荒軡M足工作發(fā)展需要。新的卷煙專賣營(yíng)銷管理信息系統(tǒng)把專賣系統(tǒng)的證件、案件管理和綜合信息、營(yíng)銷、決策支持等子系統(tǒng)安裝在省局，將誠(chéng)信等級(jí)、營(yíng)銷、客戶關(guān)系管理和決策支持等子系統(tǒng)安裝在市局（公司），全省各應(yīng)用點(diǎn)通過(guò)遠(yuǎn)程登錄與省、市公司服務(wù)器相聯(lián)，變以前分別安裝在省、市（州）、縣及所屬網(wǎng)點(diǎn)、所隊(duì)的四級(jí)結(jié)構(gòu)為兩級(jí)結(jié)構(gòu)，減少了傳輸環(huán)節(jié)，保證了數(shù)據(jù)快捷集中和系統(tǒng)運(yùn)行的監(jiān)管力度，保證了數(shù)據(jù)的真實(shí)性和一致性，有利于系統(tǒng)的維護(hù)。按照“五個(gè)集中”的要求，系統(tǒng)一是采用市級(jí)公司集中電話訂貨，統(tǒng)一配送，加強(qiáng)了卷煙資源、物流線路的優(yōu)化配置，促進(jìn)了規(guī)范經(jīng)營(yíng)，提高客戶服務(wù)數(shù)量和質(zhì)量，強(qiáng)化了市（州）公司卷煙經(jīng)營(yíng)的主體地位，改變了以前系統(tǒng)相對(duì)獨(dú)立、封閉運(yùn)行而造成的操作不規(guī)范和松散性；二是強(qiáng)調(diào)電子結(jié)算，加強(qiáng)了資金的運(yùn)營(yíng)安全和監(jiān)管措施，加快了資金的周轉(zhuǎn)調(diào)配。也由于新的卷煙專賣營(yíng)銷系統(tǒng)采取集中部署，強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)應(yīng)用，對(duì)系統(tǒng)操作的時(shí)效性和規(guī)范度有了更高的要求。

強(qiáng)調(diào)專銷結(jié)合流程程序化管理

為更好地發(fā)揮湖南煙草系統(tǒng)的整體優(yōu)勢(shì)，及時(shí)有效地調(diào)節(jié)、控制、規(guī)范和服務(wù)湖南卷煙市場(chǎng)，實(shí)現(xiàn)事前監(jiān)督、事中控制、事后檢查，新系統(tǒng)將專銷結(jié)合的操作實(shí)現(xiàn)流程化管理，各環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣。專賣和銷售在共同按要求給零售戶發(fā)放卷煙零售許可證后，銷售按照專賣給定的每零售戶一次供貨總量和銷售測(cè)定的每零售戶銷售周轉(zhuǎn)量向零售戶進(jìn)行電話訂貨，與此同時(shí)，專賣和銷售按照系統(tǒng)提供的經(jīng)營(yíng)情況和檢查記錄在系統(tǒng)中給每零售戶綜合打分進(jìn)行誠(chéng)信等級(jí)評(píng)定，系統(tǒng)自動(dòng)按零售戶的得分情況對(duì)零售戶進(jìn)行升降級(jí)，專賣和銷售按每零售戶等級(jí)對(duì)其進(jìn)行個(gè)性化服務(wù)和管理。系統(tǒng)還通過(guò)設(shè)置的控制點(diǎn)來(lái)關(guān)聯(lián)下一步的操作，以制約和規(guī)范系統(tǒng)應(yīng)用，例如：采購(gòu)入庫(kù)是在某卷煙倉(cāng)庫(kù)實(shí)物入庫(kù)后，必須進(jìn)行該卷煙到貨確認(rèn)，才能進(jìn)行業(yè)務(wù)采購(gòu)入庫(kù)，否則，系統(tǒng)中就不能增加該卷煙庫(kù)存，也就無(wú)法進(jìn)行貨源分配和電話訂貨。

中購(gòu)銷存及成本核算不容忽視

原營(yíng)銷系統(tǒng)與全省系統(tǒng)內(nèi)各公司應(yīng)用的三門會(huì)計(jì)核算軟件采用的成本核算方法不同，兩套系統(tǒng)的數(shù)據(jù)未能互相轉(zhuǎn)換，加之對(duì)三門財(cái)務(wù)系統(tǒng)熟悉等原因，對(duì)原營(yíng)銷系統(tǒng)成本核算沒(méi)有及時(shí)記賬，以致經(jīng)營(yíng)成果無(wú)法實(shí)時(shí)反映，影響了系統(tǒng)的應(yīng)用效果。隨著以市級(jí)公司作為經(jīng)營(yíng)主體和取消縣級(jí)法人工作的開(kāi)展，三門會(huì)計(jì)核算軟件已不適應(yīng)變化的要求，在《2004－2006年湖南省商業(yè)系統(tǒng)信息化總體規(guī)劃》中已進(jìn)行了業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)一體化的總體部署，財(cái)務(wù)系統(tǒng)作為管理系統(tǒng)不再進(jìn)行成本核算，而是在卷煙專賣營(yíng)銷系統(tǒng)中進(jìn)行，其核算的進(jìn)銷存及經(jīng)營(yíng)成果作為會(huì)計(jì)憑證的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)向財(cái)務(wù)系統(tǒng)傳遞。成本核算軟件在新卷煙專賣營(yíng)銷系統(tǒng)實(shí)施時(shí)將進(jìn)行的轉(zhuǎn)換，如果仍以原系統(tǒng)操作慣性來(lái)對(duì)待新的卷煙專賣營(yíng)銷系統(tǒng)，勢(shì)必影響正常核算工作的質(zhì)量和進(jìn)度。

規(guī)范的重要性

常言道“無(wú)規(guī)矩不成方圓”，對(duì)這樣一個(gè)涉及全省行業(yè)的卷煙專賣營(yíng)銷管理信息系統(tǒng)，沒(méi)有一套與之相適應(yīng)的應(yīng)用規(guī)范，其達(dá)不到預(yù)期的應(yīng)用效果。信息系統(tǒng)是由許多的業(yè)務(wù)流程組成，由各相關(guān)崗位的人員按照規(guī)范的業(yè)務(wù)流程操作應(yīng)用來(lái)實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)。在我省煙草商業(yè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化重組后，卷煙專賣營(yíng)銷信息系統(tǒng)按照要求設(shè)置了相應(yīng)機(jī)構(gòu)、崗位，它與原來(lái)設(shè)置的機(jī)構(gòu)、崗位的職能和職責(zé)發(fā)生了變化，需要重新加以明確，提出各崗位具體要求和規(guī)范的業(yè)務(wù)流程；應(yīng)用系統(tǒng)是人來(lái)運(yùn)用的，如果各自都按照自己的習(xí)慣隨意操作，勢(shì)必形成一個(gè)混亂的局面，為保證系統(tǒng)運(yùn)行效果，我們必須編制使用管理制度，安全防范規(guī)程、設(shè)備管理辦法等，對(duì)操作過(guò)程和質(zhì)量提出要求。這些管理規(guī)范和制度制定和執(zhí)行，與系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)息息相關(guān)，是規(guī)范系統(tǒng)管理和提供應(yīng)用效率的保障，系統(tǒng)應(yīng)用效果只有從業(yè)務(wù)流程和細(xì)節(jié)上加以規(guī)范和實(shí)行，才能真正保證系統(tǒng)功能的正常發(fā)揮。

上級(jí)主管部門成為應(yīng)用的關(guān)鍵

基礎(chǔ)信息的統(tǒng)一和執(zhí)行是克服數(shù)據(jù)的奇異性，正確反映各種信息的關(guān)鍵。原系統(tǒng)由于各單位相對(duì)獨(dú)立的封閉運(yùn)行，數(shù)據(jù)沒(méi)有及時(shí)接收更新和匯總上報(bào)，影響全省系統(tǒng)信息的時(shí)效性和正確性，因此，新的系統(tǒng)對(duì)基礎(chǔ)信息采用集中統(tǒng)一維護(hù)，自動(dòng)下發(fā)全省統(tǒng)一執(zhí)行，如商品價(jià)格、卷煙編碼等。這樣，對(duì)管理部門，特別是上級(jí)主管部門的應(yīng)用是更高的要求和考驗(yàn)，上級(jí)主管部門能否擔(dān)負(fù)起對(duì)基礎(chǔ)信息的及時(shí)維護(hù)，能否應(yīng)用系統(tǒng)來(lái)掌握各地專賣營(yíng)銷情況決定了整個(gè)信息系統(tǒng)的應(yīng)用效果。系統(tǒng)應(yīng)用不能再滿足于手工替代，要發(fā)揮信息綜合平衡功能，為宏觀管理決策服務(wù)，因此，通過(guò)應(yīng)用系統(tǒng)所獲得的信息來(lái)檢查、追蹤、督促全省系統(tǒng)逐步規(guī)范、高效、正確的應(yīng)用起來(lái)，上級(jí)主管部門成為不可替代的應(yīng)用關(guān)鍵。

表率作用非常重要

從以前卷煙專賣營(yíng)銷系統(tǒng)應(yīng)用來(lái)看，全省的應(yīng)用效果很不平衡，但有一點(diǎn)是共同的，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注系統(tǒng)建設(shè)越多且自身應(yīng)用越多，則該地區(qū)普遍應(yīng)用越好。可見(jiàn)，要推動(dòng)信息系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)是不可或缺的重要角色。信息化建設(shè)的意義和價(jià)值需要在應(yīng)用中體現(xiàn)，如果領(lǐng)導(dǎo)運(yùn)用其非權(quán)力的影響力，在系統(tǒng)應(yīng)用中做出表率，如：要求在規(guī)定時(shí)間要從系統(tǒng)中看到庫(kù)存分析、客戶分析、經(jīng)營(yíng)成果等報(bào)表，逐步取消日常手工報(bào)表的報(bào)送，對(duì)推動(dòng)系統(tǒng)應(yīng)用將起到事半功倍的效果。新的卷煙營(yíng)銷系統(tǒng)可提供很多統(tǒng)計(jì)分析信息，由此，要準(zhǔn)備的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)較多，需要多個(gè)部門來(lái)共同完成，各單位還要結(jié)合新的系統(tǒng)和自身實(shí)際情況編制系統(tǒng)管理制度和操作規(guī)程，迫切需要領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)來(lái)推進(jìn)夯實(shí)此項(xiàng)工作，否則，不但系統(tǒng)設(shè)計(jì)的功能難以發(fā)揮，系統(tǒng)應(yīng)用仍可能停留在手工替代和一般報(bào)表上，難免出現(xiàn)通常所說(shuō)的“手機(jī)現(xiàn)象”，即買的功能多，用的功能少。

剖析即將推廣的卷煙專賣營(yíng)銷系統(tǒng)的改進(jìn)和應(yīng)用方法，審視應(yīng)用過(guò)程中現(xiàn)在和未來(lái)可能面臨的問(wèn)題，旨在總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，避免教訓(xùn)，有效地控制系統(tǒng)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)，最大地發(fā)揮信息綜合平衡功能，推進(jìn)應(yīng)用水平向著更高層次發(fā)展，使業(yè)務(wù)流程程序化，決策更加科學(xué)化。