支貴生

一、貫徹集中統(tǒng)一管理原則

集中統(tǒng)一管理原則是教學(xué)檔案管理的指導(dǎo)方針和基本原則。一方面，教學(xué)檔案的收集是獲得和積累教學(xué)檔案的手段，只有通過收集工作，才能將散存于教師、學(xué)生及各職能部門的教學(xué)檔案材料集中到檔案部門，形成集中管理的客觀條件，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的科學(xué)管理。另一方面，只有認(rèn)真貫徹執(zhí)行教學(xué)檔案材料的集中統(tǒng)一管理原則，才能為教學(xué)檔案的收集工作奠定基礎(chǔ)，確保教學(xué)檔案收集工作的高質(zhì)量。

二、遵循教學(xué)檔案的形成規(guī)律

教學(xué)檔案材料是教學(xué)單位在教學(xué)活動(dòng)過程中形成的，它的收集是一個(gè)承前啟后的重要環(huán)節(jié)，它聯(lián)系著教學(xué)檔案材料的形成部門、個(gè)人和檔案部門的活動(dòng)。在歸檔制度的制定上，既要照顧到檔案部門的工作需要，又要考慮到教學(xué)檔案材料形成部門、個(gè)人的利用要求，按照教學(xué)活動(dòng)的基本程序和教學(xué)檔案材料的形成過程，對(duì)教學(xué)檔案材料的歸檔范圍和歸檔時(shí)間做出具體規(guī)定，以保證教學(xué)檔案材料收集工作的質(zhì)量，使教學(xué)檔案的收集遵循教學(xué)檔案材料形成的客觀規(guī)律。

三、以滿足教學(xué)活動(dòng)需要為原則

教學(xué)檔案是從事教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)管理和科研工作必不可少的資料，教學(xué)檔案的收集工作要適應(yīng)教學(xué)工作的需要。一方面，教學(xué)檔案的收集應(yīng)是多方位的積極收集；另一方面，教學(xué)檔案的收集工作必須適應(yīng)教學(xué)工作的需求，確保教學(xué)檔案的完整準(zhǔn)確，能夠真正對(duì)總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、探索教學(xué)規(guī)律、進(jìn)行教學(xué)改革、深化教學(xué)研究和提高教學(xué)質(zhì)量起到作用。

四、教學(xué)檔案的收集與積累要責(zé)任到人

為保證教學(xué)檔案材料的完整和準(zhǔn)確，應(yīng)建立教學(xué)檔案分層管理辦法，每位從事教學(xué)及管理工作的人，對(duì)自己所負(fù)責(zé)或從事的工作應(yīng)有一個(gè)完整的記錄，并及時(shí)提供給檔案管理人員。教研室主任、專業(yè)負(fù)責(zé)人、普通教師應(yīng)在日常工作、科研及教學(xué)過程中將自己形成的有價(jià)值的材料收集起來。

五、建立健全歸檔制度

建立、健全和完善歸檔制度，是做好教學(xué)檔案收集工作的重要前提，也是保證教學(xué)檔案齊全完整的重要條件。歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間和歸檔要求三方面的內(nèi)容。歸檔時(shí)應(yīng)注意：歸檔范圍必須明確完整，以免少收或漏收，應(yīng)將評(píng)估要求的教學(xué)檔案內(nèi)容全部納入收集范疇，全部收集，完整無缺；再就是加強(qiáng)文件管理，即凡是上級(jí)部門下發(fā)的文件材料，應(yīng)由專門人員登記，這樣檔案部門就能及時(shí)明確掌握有哪些文件材料需要收集；檔案部門也必須主動(dòng)同有關(guān)部門聯(lián)系，互相配合，確保歸檔材料齊全、完整、準(zhǔn)確。

六、實(shí)行靈活的收集方式

教學(xué)檔案具有來源上的分散性、內(nèi)容上的復(fù)雜性、時(shí)間劃分上的特殊性、制成材料上的多樣性及綜合性、專業(yè)性等特點(diǎn)，因此，檔案部門必須擴(kuò)大檔案收集范圍，拓寬檔案收集渠道，查漏補(bǔ)缺，采取較為靈活的方式進(jìn)行收集?熏盡量做到經(jīng)常性的收集與集中收集相結(jié)合，催交與上門收集相結(jié)合，歸檔范圍內(nèi)與歸檔范圍外相結(jié)合，收集過程中還要對(duì)師資隊(duì)伍、學(xué)風(fēng)、教學(xué)效果、教學(xué)評(píng)價(jià)、實(shí)踐教學(xué)、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控、多媒體課件、專業(yè)地位與特色、畢業(yè)生在各自工作崗位上的業(yè)績(jī)成就等非文件材料和電子文件多加關(guān)注。也可將需收集的檔案信息材料明確通知教師，讓教師制成電子文擋，利用目前校園網(wǎng)普及的有利條件發(fā)送至統(tǒng)一的電子郵箱，既方便快捷，又可復(fù)制利用。

七、加強(qiáng)宣傳教育，提高全員檔案意識(shí)

高校檔案部門應(yīng)通過各種渠道，如舉辦培訓(xùn)班、知識(shí)競(jìng)賽等形式，進(jìn)行宣傳教育，普及檔案基本知識(shí)，不定期召開教學(xué)檔案管理會(huì)議，用具體實(shí)例闡述教學(xué)檔案的特點(diǎn)、地位和作用，增強(qiáng)教師的歸檔意識(shí)。高校教學(xué)管理部門要加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案收集工作的檢查、指導(dǎo)，使教學(xué)檔案收集工作制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)一步規(guī)范和完善歸檔程序和檔案移交制度，使教學(xué)檔案材料的收集工作成為高校教師的自覺行動(dòng)，進(jìn)一步提高教學(xué)檔案收集工作的質(zhì)量。

作者單位：河南省南陽師范學(xué)院