李啟卿

近年來，為了改善教學(xué)環(huán)境，適應(yīng)招生的需要，各大高校相繼修建了一大批現(xiàn)代化的教學(xué)用房和職工宿舍，隨之而來的是基建檔案數(shù)量的成倍增長(zhǎng)?；n案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值極高，基建檔案是否完整、是否便于利用，會(huì)給日后的維護(hù)帶來極大的影響。目前的基建檔案整理所依據(jù)的《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范》）是1993年制定的，十幾年來，社會(huì)上檔案觀念的轉(zhuǎn)變、監(jiān)理制度的實(shí)施、對(duì)基建工程審計(jì)的加強(qiáng)，使基建檔案的特點(diǎn)與十幾年前相比有了很大變化，也導(dǎo)致目前基建檔案的庫存狀況存在一些不太合理的地方，所以基建檔案的歸檔范圍和保管期限亟須改進(jìn)。

一、基建檔案保管期限改革之必須

隨著檔案價(jià)值觀的增強(qiáng)，基建檔案數(shù)量也在成倍地增長(zhǎng)，上世紀(jì)70年代，一個(gè)民用建筑工程的檔案只有二三百頁，不到十厘米厚；90年代初增加到約兩千頁，排架長(zhǎng)度約一米；進(jìn)入21世紀(jì)，一個(gè)同等大小工程的檔案已發(fā)展為四五千頁，排架長(zhǎng)度超過兩米。如此高速的增長(zhǎng)，讓檔案庫房不堪重負(fù)，然而細(xì)查之下，又發(fā)現(xiàn)有些基建檔案對(duì)應(yīng)的建筑物早已消失，而檔案卻因?yàn)槲礉M保管期限而繼續(xù)占用庫房，成為毫無利用價(jià)值的檔案。由此說明，準(zhǔn)確劃分檔案保管期限有利于縮短檔案庫房占用周期，節(jié)約人力、物力、財(cái)力，有利于日后檔案的管理與定期鑒定銷毀，優(yōu)化館藏。要判定檔案的保管期限，首先要正確地分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，確定檔案的保存價(jià)值。當(dāng)然，即使是最有經(jīng)驗(yàn)的檔案學(xué)家或檔案工作人員，要正確預(yù)測(cè)檔案的保存價(jià)值也是相當(dāng)困難的，所以我們希望通過工作經(jīng)驗(yàn)的積累來推進(jìn)檔案保管期限的改革。

目前《規(guī)范》中設(shè)定的基建檔案保管期限大多偏長(zhǎng)，“可行性研究、工程管理文件、竣工驗(yàn)收材料和預(yù)、決算資料”及部分“設(shè)計(jì)文件、施工文件”均被定為永久保存，實(shí)際上完全沒有必要，也不科學(xué)。由于經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，有一大批上世紀(jì)七八十年代的建筑物已經(jīng)被拆除，這些建筑物的檔案被定為永久保存，只能是毫無意義地延長(zhǎng)檔案的生命，長(zhǎng)久占用庫房，造成極大浪費(fèi)。基建檔案的價(jià)值就在于它是基建工程得以順利改建、擴(kuò)建、管理、維修的重要依據(jù)，上述定為永久保存的檔案都是與建筑物不可分割的，一旦建筑物不存在了，這部分檔案就沒有繼續(xù)保存的必要了。另一方面，《規(guī)范》中規(guī)定的同一個(gè)工程檔案的保管期限一部分為永久、一部分為長(zhǎng)期、還有一部分為短期、不同保管期限的檔案混合在一起的情況，不僅不符合重要檔案重點(diǎn)保護(hù)的檔案管理原則，在現(xiàn)實(shí)工作中不便于管理，不適于檔案材料的鑒定工作，實(shí)際上也沒有哪個(gè)檔案部門會(huì)在十五年之后把一個(gè)工程中的短期材料抽出銷毀，因?yàn)榻ㄖ镞€在，要把該建筑物的一部分檔案取出銷毀，想來也沒有哪個(gè)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽這個(gè)字，所以這種設(shè)置中的短期卷實(shí)際上也按長(zhǎng)期的標(biāo)準(zhǔn)在管理，這樣不僅不利于真實(shí)掌握庫存檔案情況，還會(huì)增加到期檔案鑒定的工作量。

鑒于上述觀點(diǎn)，筆者認(rèn)為：基建檔案中，除了“基建工作總體規(guī)劃、全校性總體規(guī)劃和設(shè)計(jì)平面圖、年度總結(jié)和統(tǒng)計(jì)報(bào)表、水電氣管道分布圖、地質(zhì)勘探和地形測(cè)量材料、征用土地及紅線圖、拆遷補(bǔ)償協(xié)議書和產(chǎn)權(quán)證書”應(yīng)設(shè)為永久保存外，其余材料一律定為長(zhǎng)期保存，并在其后附加“保管期限為長(zhǎng)期的工程材料與建筑物共存，即若建筑物提前滅失，該建筑物定為長(zhǎng)期保存的檔案可以提前鑒定銷毀；若建筑物超過五十年仍然存在，該建筑物檔案繼續(xù)保存至建筑物滅失”。這樣設(shè)置，有利于基建檔案的保管、統(tǒng)計(jì)和鑒定銷毀，如果不滿五十年，該建筑物滅失了，在定期鑒定銷毀的時(shí)候可以根據(jù)實(shí)際情況將該建筑物的基建檔案提出鑒定，不必非得等到五十年期滿；如果超過五十年建筑物仍“健在”，也可依據(jù)附加條件而繼續(xù)保存。需要提一句的是，檔案部門應(yīng)該建立建筑物滅失備案制度，要求拆除建筑物時(shí)必須到檔案部門備案，這樣才不至于讓沒有價(jià)值的檔案長(zhǎng)期占據(jù)庫房，浪費(fèi)大量人力、物力和財(cái)力。

二、歸檔范圍之改革

隨著經(jīng)濟(jì)技術(shù)的發(fā)展，基建檔案包含的內(nèi)容也產(chǎn)生了一些變化，現(xiàn)有的歸檔范圍在實(shí)際工作中暴露出一些缺陷，比如新增了監(jiān)理這個(gè)新興的行業(yè)，產(chǎn)生了一系列由監(jiān)理單位獨(dú)立形成的檔案材料；由于工程性質(zhì)不同，目前各工程的主體部分和環(huán)境、裝飾工程都是由不同的施工企業(yè)承擔(dān)，也就涉及到同一建筑物的檔案材料由不同施工企業(yè)產(chǎn)生，這就需要檔案規(guī)范新增加一些條款。另外《規(guī)范》中設(shè)置的歸檔范圍有一些不合理之處，需做一些相應(yīng)的調(diào)整，具體如下：

1、需新增“監(jiān)理文件”一項(xiàng)，放在二級(jí)類目中，歸置監(jiān)理單位產(chǎn)生的所有材料，包括監(jiān)理合同、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃及監(jiān)理過程中產(chǎn)生的一切相關(guān)材料。

2、需新增“環(huán)境工程和裝飾工程”一項(xiàng)，放在二級(jí)類目中，由于這兩類工程金額不大，施工時(shí)間較短，而且施工單位一般都與主體工程不是同一個(gè)單位，所以單獨(dú)設(shè)置一項(xiàng)，將其產(chǎn)生的所有材料都?xì)w入其中。

3、歸檔范圍和保管期限表中的“生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)材料”對(duì)于高校來說基本上沒有什么意義，應(yīng)歸入高等學(xué)?！爱a(chǎn)品與科技開發(fā)類”檔案中去，因?yàn)楦叩葘W(xué)校的基建項(xiàng)目多與生產(chǎn)無關(guān)，而且高等學(xué)校檔案分類中本身就有“產(chǎn)品與科技開發(fā)”一類，把與生產(chǎn)產(chǎn)品相關(guān)的材料歸于“產(chǎn)品與科技開發(fā)類”中更為清晰、貼切些。

4、檔案類目的劃分是為了明確地將不同類型的材料歸入不同的類別，而基建類與財(cái)會(huì)類檔案兩個(gè)類目中都設(shè)置了基建財(cái)務(wù)方面的內(nèi)容，這樣會(huì)造成材料要么分割、要么重復(fù)，不利于科學(xué)管理。應(yīng)將全?；üこ痰念A(yù)、決算歸入財(cái)會(huì)類檔案，將單項(xiàng)工程的預(yù)、決算歸入基建檔案中的“基建財(cái)務(wù)、器材管理”類目下，取消“基建綜合”類中的“基建財(cái)務(wù)預(yù)、決算”。

三、歸檔范圍和保管期限表之調(diào)整

基建工程是以一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目為對(duì)象的，是在工程建設(shè)中形成的一系列相關(guān)的文件材料，基建檔案的核心是以獨(dú)立建筑物構(gòu)成一個(gè)組卷單位，保證工程施工檔案的系統(tǒng)性和完整性，一個(gè)完整的基建項(xiàng)目要經(jīng)過立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工等階段，一般要經(jīng)過幾年時(shí)間?，F(xiàn)有的歸檔范圍和保管期限表設(shè)置了兩個(gè)二級(jí)類目，實(shí)際上每個(gè)工程的施工單位不同，歸檔時(shí)間也不同，而且同一年度之中可能有幾個(gè)甚至十幾個(gè)工程同時(shí)竣工歸檔。《規(guī)范》沒有明確是應(yīng)該把各個(gè)工程的材料按照要求分別歸入同一個(gè)二級(jí)類目的不同類別中，還是各工程排好序之后依次放入二級(jí)類目中。要將每個(gè)工程的檔案按照設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目管理文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件分開，把不同工程的同類文件排列在一起，容易造成不同工程材料的混亂交叉甚至錯(cuò)誤，也不符合保持檔案材料有機(jī)聯(lián)系的原則，而且操作上也是行不通的，因?yàn)楦鞴こ淌┕挝徊煌荒曛袣w檔時(shí)間也不同，不可能把所有的基建檔案收齊之后再排架。筆者認(rèn)為：除了前期工程文件按文件生成年度歸檔外，其他屬于施工單位的材料讓各個(gè)工程獨(dú)立為序，采用不同的二級(jí)類目編號(hào)來區(qū)別，這樣也便于不同工程的附屬工程如環(huán)境工程、裝飾工程等檔案插入，使同一工程的檔案材料更加完整有序，便于查詢和銷毀。

為便于管理同一工程的檔案，在歸檔范圍和保管期限表內(nèi)也需要做一些調(diào)整：第一，凡與工程項(xiàng)目前期工作相關(guān)的建設(shè)方材料，除“可行性研究”外一律歸入綜合類，如立項(xiàng)批復(fù)，因?yàn)橛袝r(shí)幾個(gè)工程的立項(xiàng)批復(fù)在同一份文件中，若放入不同工程中會(huì)造成重復(fù)，放入一個(gè)工程中又不便于查詢；第二，設(shè)計(jì)基礎(chǔ)主要是針對(duì)地形、地質(zhì)的勘測(cè)，這些材料不僅對(duì)該項(xiàng)工程有利用價(jià)值，就是該建筑物不存在了，以后在該地塊上修建其他建筑物的時(shí)候這些檔案同樣有利用價(jià)值，所以應(yīng)把設(shè)計(jì)基礎(chǔ)方面的材料歸入綜合類中；第三，征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖、拆遷、補(bǔ)償協(xié)議、產(chǎn)權(quán)證書也應(yīng)放入綜合類中去，這部分工作屬于基建工程的前期準(zhǔn)備階段，而且在建筑物滅失后仍有相當(dāng)高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，放在工程檔案中不便于重點(diǎn)保管。這樣一來，需要永久保存的檔案材料都?xì)w入綜合類，一旦建筑物滅失，該工程的施工檔案就可以整套提出銷毀，而不會(huì)涉及到檔案的重新編號(hào)和重新排序。

任何事物都是發(fā)展變化著的，作為檔案工作人員，也需要與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)檔案工作的發(fā)展潮流，以上所述，都是結(jié)合實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)的問題而產(chǎn)生的一些改革設(shè)想，以期拋磚引玉，盡快促成高等學(xué)校檔案歸檔范圍和保管期限表的重新設(shè)置，更有利于檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，使檔案工作能為學(xué)校、為社會(huì)提供更高效的服務(wù)。

作者單位：重慶工商大學(xué)檔案館