【摘要】會計人員如何運用計算機財務軟件快速、準確地編制利潤表，本文以利潤表“本月數(shù)”編制方法為例作一探討。
　　
　　利潤表是反映一定會計期間經(jīng)營成果的報表。報表中“本月數(shù)”一欄各個項目的數(shù)據(jù)是根據(jù)有關損益類賬戶的本月實際凈發(fā)生額填列的。會計電算化中，“本月數(shù)”一欄各個項目的數(shù)據(jù)是會計人員根據(jù)系統(tǒng)已經(jīng)定義好的公式計算出來的，公式的定義及報表的計算與手工報表基本相同，但是又有所不同。
　　
　　一、公式定義剖析
　　
　　正常情況下，定義利潤表“本月數(shù)”公式時，取損益類科目的借方或貸方發(fā)生額即可。大家知道，按照企業(yè)財務制度規(guī)定，損益類賬戶中，其中一類屬收益類賬戶，如主營業(yè)務收入、其他業(yè)務收入、投資收益和營業(yè)外收入等，這類賬戶在發(fā)生業(yè)務時，取得的收益記入該科目的貸方，結轉(zhuǎn)損益時記入該科目的借方。公式定義時，取這些科目的貸方發(fā)生額，以浪潮財務軟件為例，“主營業(yè)務收入”項目“本月數(shù)”的公式定義為KMJE（5101，DFFS），即取主營業(yè)務收入的貸方發(fā)生金額。而另一類屬支出類賬戶，如主營業(yè)務成本、主營業(yè)務稅金及附加、管理費用、財務費用、營業(yè)費用等。此類科目在發(fā)生業(yè)務時，支出的費用記入該科目的借方，結轉(zhuǎn)損益時記入貸方，如“財務費用”項目“本月數(shù)”的公式定義為KMJE（5503，JFFS），即取財務費用的借方發(fā)生金額。公式定義以后，就可以準確地計算利潤表中相關項目的數(shù)據(jù)。
　　以上公式定義及報表計算與手工報表的思路基本相同，但當某些特殊業(yè)務發(fā)生時，以上公式的定義就不夠準確。現(xiàn)以“財務費用”項目舉例說明。
　　某企業(yè)2006年12月份銀行存款利息收入10000元，利息支出90000元，無其他財務費用發(fā)生，按照現(xiàn)行會計制度有關分錄如下：
　?。?）收到利息收入
　　借：銀行存款10000
　　 貸：財務費用 10000
　　（2）支付貸款利息
　　借：財務費用90000
　　 貸：銀行存款90000
　?。?）月末結轉(zhuǎn)
　　借：本年利潤80000
　　貸：財務費用 80000
　　如果按照以上財務軟件系統(tǒng)定義的公式，即取財務費用科目的借方發(fā)生額，利潤表中“財務費用”項目“本月數(shù)”一欄金額為90000元，顯然是錯誤的，“財務費用”項目“本月數(shù)”的金額應為80000元，按照系統(tǒng)公式計算的利潤表也是錯誤的。因此，必須重新定義公式，可以取“財務費用”科目的借方發(fā)生額和貸方發(fā)生額之差，公式為：
　　KMJE（5503，JFFS）-KMJE（5503，DFFS）
　　此公式可以用來計算利潤表，計算生成的利潤表中“財務費用”項目“本月數(shù)”金額為80000元（借方90000與貸方10000的差額），數(shù)據(jù)是正確的。但前提是：必須在結轉(zhuǎn)損益以前完成利潤表的計算、保存和打印；然后進行結轉(zhuǎn)損益的業(yè)務處理、復核并記賬；最后編制資產(chǎn)負債表、現(xiàn)金流量表等其他會計報表。否則，結轉(zhuǎn)損益以后，所有的損益類賬戶借方發(fā)生額和貸方發(fā)生額相等，根據(jù)上述定義公式計算的財務費用“本月數(shù)”為0，無法根據(jù)公式正確地計算利潤表。
　　
　　二、相關業(yè)務調(diào)整
　　
　　上述方法計算出來的利潤表是完全正確的，但是對于公式定義和報表的編制都比較繁瑣。為了使會計人員能夠運用計算機方便、準確、快速地編制會計報表，建議在定義利潤表“本月數(shù)”一欄的公式時，只從損益類各個賬戶的一個方向進行取數(shù)計算，如財務費用項目，只從財務費用賬戶的“借方發(fā)生額”取數(shù)，公式仍為KMJE（5503，JFFS）。那么，發(fā)生的特殊業(yè)務如何處理呢，當然必須在不違背企業(yè)會計準則和財務制度的前提下，從公式定義出發(fā)對有關業(yè)務進行適當?shù)恼{(diào)整。即：收益類科目如有借方發(fā)生額，不記借方，而以紅字（負數(shù)）記貸方；支出類科目如有貸方發(fā)生額，不記貸方，而以紅字（負數(shù)）記借方，也可以兩個借方或兩個貸方，金額一正一負。比如收到利息收入的分錄可以調(diào)整為：
　　借：財務費用 -10000
　　 貸：銀行存款-10000
　　或者：借：財務費用 -10000
　　借：銀行存款 10000
　　筆者將調(diào)整后的分錄登記入賬，財務費用賬簿記錄如下：
　　
　　按照已經(jīng)定義的公式KMJE（5503，JFFS）進行計算，利潤表中財務費用項目的“本月數(shù)”金額為80000元，這樣期末損益的結轉(zhuǎn)不會影響利潤表及其他報表的計算。但這種調(diào)整會計分錄的方法與傳統(tǒng)的分錄編制方法存在一定的差異，可能出現(xiàn)“有借無貸”或“有貸無借”，但借貸差額為0的憑證。許多財務軟件，如浪潮、用友等都允許輸入此類憑證，主要是從以上利潤表“本月數(shù)”一欄的公式定義考慮的。
　　除了上述財務費用項目，利潤表中主營業(yè)務收入、主營業(yè)務成本、管理費用、投資收益、營業(yè)外支出等項目都存在類似情況。下面筆者針對主要的業(yè)務調(diào)整進行說明：
　　1.企業(yè)發(fā)生銷售退回時，按允許扣減的增值稅銷項稅額，貸記“應交稅金—應交增值稅（銷項稅額）”（紅字）；按應沖減的銷售收入，貸記“主營業(yè)務收入”（紅字），按已付或應付的數(shù)額，貸記“銀行存款”或“應付賬款”等科目；按退回的商品的成本，借記“主營業(yè)務成本”（紅字），借記“庫存商品”。
　　2.企業(yè)采用備抵法提取壞賬準備，當壞賬準備應提數(shù)小于賬面余額時，按其差額借記“管理費用”（紅字），貸記“壞賬準備”（紅字）。
　　3.企業(yè)計提存貨跌價準備、固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)及在建工程減值準備時，當應提數(shù)小于賬面余額時，分別借記“管理費用”（紅字）或“營業(yè)外支出”（紅字），貸記“存貨跌價準備”（紅字）或“固定資產(chǎn)減值準備”、“無形資產(chǎn)減值準備”、“在建工程減值準備”（紅字）；已經(jīng)計提的存貨跌價準備、固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)及在建工程減值準備轉(zhuǎn)回時，會計分錄同上。
　　4.企業(yè)對外投資，實現(xiàn)收益時，借記“銀行存款”，貸記“投資收益”；發(fā)生損失時，貸記“銀行存款”，貸記“投資收益”（紅字）。
　　5.企業(yè)取得利息收入或期末調(diào)整匯兌收益時，借記“財務費用”（紅字），貸記有關科目。
　　會計核算中其他類似的業(yè)務事項也可以參照進行分錄調(diào)整。調(diào)整后，會計人員就能夠運用財務軟件定義的公式快速、準確地計算、編制利潤表。