隨著網絡技術的發(fā)展,工作以項目為核心的發(fā)展趨勢日益明顯,員工居住地越來越分散,SOHO正是順時而出現(xiàn)。它是Small office(小辦公室)/Home office(居家辦公室)的縮寫,是指個人以自己的居所為辦公室從事工作的小型事業(yè)體。這種相對自由的工作方式,現(xiàn)在只被少數(shù)單位所采用,更多的人正期待著這種工作方式。
SOHO的發(fā)展現(xiàn)狀
調查顯示,受過高等教育的人群,采取居家辦公的工作形式比較多。居家辦公成為未來發(fā)展的趨勢。一是科學技術的發(fā)展使居家辦公具備了條件;二是隨著城市化規(guī)模的擴展,員工的家居地與工作地的距離不斷增大。這兩個因素使得居家辦公必要且可能。員工喜歡居家辦公的最重要原因是感到舒適,但居家辦公缺乏與同事和客戶“面對面”的交流。
現(xiàn)在,從事信息密集型行業(yè)的人數(shù),將逐漸超過從事傳統(tǒng)服務業(yè)和制造業(yè)的人數(shù)。現(xiàn)代化的通訊手段,電子郵件、網絡會議的使用,將成為人們工作聯(lián)系的主要方式。
據統(tǒng)計,在美國已有3000萬人在家中遠程辦公,占美國工作人口的16~19%。Olsten公司進行的一次年度調查顯示,56%的北美公司永久性或試驗性地允許其雇員居家辦公。其中82%的高科技公司、新聞媒體和出版業(yè)都推廣了居家辦公形式;保險公司緊隨其后,有67%;服務和批、零公司次之,為62%;公用事業(yè)和公交公司比例為71%。
在我國,特別是在大中城市,越來越多擁有良好知識背景和雄心壯志的中青年人,已經加入到自由的白領世界中。據統(tǒng)計,在上海的居家辦公人員就有70萬,在北京,這個數(shù)字已經超過100萬。居家辦公,正在成為現(xiàn)代勞動市場就業(yè)的重要發(fā)展趨勢。
SOHO面臨的問題
我們盡管看到了SOHO的未來發(fā)展前景,但是如果缺乏慎重考慮和設計,實施居家辦公可能適得其反,成本不降反升。這主要有技術設備的投資、員工士氣的降低、生產率的損失等而產生的成本,會給雇主帶來許多問題。
SOHO給現(xiàn)代企業(yè)界管理帶來很多新問題,這就是管理跨度、管理難度的增大。這對管理者素質和管理方式形成了一種挑戰(zhàn):管理者需要眼觀六路、耳聽八方,需要做千手觀音,相應的管理方式也要從傳統(tǒng)的“剛性管理”向現(xiàn)代的“柔性管理”過渡。這種工作方式不僅涉及員工與主管之間的“SOHO”協(xié)議,而且還包括員工運用自己的判斷力完成工作。這就要求企業(yè)的政策、組織結構、管理風格以及工作設計等發(fā)生一系列的變革。
SOHO的好處
我們應該看到SOHO所帶來的好處。美國《空氣清潔法案》,要求許多城市減少員工在上下班路途上的往返交通。據估計,辦公方式由集中走向分散,將使城市交通流量減少30~40%,大大緩解能源交通緊張和車輛尾氣排放而引起的社會和環(huán)境問題,緩解了上、下班高峰時段的交通堵塞程度,有利于減少市區(qū)辦公和生活垃圾(辦公廢紙和午餐飯盒等),保護環(huán)境。減少員工的舟車勞頓之苦,有利于留住員工;增加人員招聘的靈活性;以獲得較高的生產率收益。
怎樣管理SOHO
SOHO建立網絡系統(tǒng)需要很多的投資。一些小企業(yè)發(fā)現(xiàn),其公司的信息系統(tǒng)不能處理大量員工在同一時間從遠程地點注冊。對于小企業(yè)來說,居家辦公計劃的短期成本可能相當大。在制定正式的居家辦公計劃之前,企業(yè)必須進行技術可行性評價,以預測和調整由于技術方面的不適當而可能遇到的任何問題。
SOHO的網絡系統(tǒng)建立起來后,不要忘了對員工的工作績效進行評價。公司對員工的遠程監(jiān)督與現(xiàn)場監(jiān)督基本相似。不論其下屬在哪里工作,主管人員都可以監(jiān)督下屬的工作進展并提供反饋和建議。居家辦公沒有妨礙管理人員行使這些職能。公司要制定居家辦公員工的工作績效評價體系,對每一個居家辦公的員工都有一套明確的、可衡量的目標,并對這些目標進行評價。惠普公司發(fā)現(xiàn),由于長期實行目標管理計劃,管理人員容易接受居家辦公的方式。思科系統(tǒng)公司是加州硅谷的一家網絡公司,也利用其精心建立的目標管理方式,對6600名員工中10%的人實行全面的居家辦公計劃,讓他們所有的工作都在家進行。但采用這種方法,須有完善的制度,評價員工的生產率和工作績效。
另外,SOHO所帶來的有關費用承擔,這是SOHO管理中,一個不容忽視的問題。是否給員工提供家庭辦公設備,取決于其在家與在辦公室工作的頻率,以及由于減少了辦公室空間需求而可能節(jié)省的成本。Autodesk公司是舊金山地區(qū)一家多媒體軟件開發(fā)公司,他們制定了三個層次的居家辦公計劃進行成本管理,為員工提供了不同的辦公室安排。第一層次由每星期至少居家辦公四天的員工組成,分配20名員工使用8個“旅店性質”的辦公桌,這類員工在確定到辦公室工作時,先要在接待員那里預定。第二層次由每星期至少居家辦公兩到三天的員工組成。公司為這類員工指定一個共享的辦公空間。第三層次由每星期在辦公室工作四到五天的員工組成。這類員工的辦公空間比其他類員工的辦公空間大。
SOHO的網絡系統(tǒng)建立了,員工的績效評價體系也制定了,這時就要選擇合格的員工了。首先要審查員工的本職工作是否適應居家辦公,這種方式能完成有關崗位的多少工作任務。讓員工參與這一過程很有意義,如果在遠離辦公室的地方無法創(chuàng)造最佳工作績效,他們會自行選擇退出居家辦公計劃。此外還必須注意到員工的個人特點。居家辦公通常要求員工比在單位工作的員工具有更強的內驅力,更好的組織性和時間觀念。要求員工完成自我評價問卷,讓他們檢查自己的工作職責、個性特點、工作風格,幫助他們認識居家辦公對他們個人而言的優(yōu)缺點。
SOHO也會發(fā)生辦公室辦公所面臨的問題,譬如,SOHO時發(fā)生員工傷害。居家工作空間是公司工作空間的擴展,因此,在規(guī)定的工作時間內發(fā)生與工作有關的傷害和事故,還是由雇主負責。所以,雇主要在居家辦公協(xié)議中加上一個條款:允許雇主對家庭辦公區(qū)域進行現(xiàn)場檢查,以確保那里的工作條件安全。這種檢查,一般是在居家辦公員工認同的時間里進行的。
SOHO實施了,但許多管理人員對SOHO卻感到不適應,對于下屬離開辦公室工作感覺到不舒服,這主要是由于他們沒有經歷過居家辦公計劃。成功的居家辦公計劃,包括對管理人員及員工進行某種形式的培訓,以便取得高績效。培訓內容包括有效的時間管理、與同事及客戶溝通、家庭辦公室的建立、工作流程的變化、項目報告以及如何實施目標導向型工作績效計劃。
管理人員還必須接受有關信任與控制的培訓,學會建立信任,減少控制,打消不允許員工居家辦公的想法。主管人員要建立與居家辦公下屬進行溝通的系統(tǒng),通過該系統(tǒng)使雙方都感到順暢。要經常安排反饋討論會,會議方式可以是與會人員親臨會場,也可以是遠程會議。Autodesk公司要求居家辦公者簽署一份“登記報到”的協(xié)議,頂頭上司、電信系統(tǒng)以及同事都要遵循協(xié)議規(guī)定的事項。簡言之,即使員工在家辦公,仍要對辦公室所發(fā)生的事情負責。思科公司的要求更嚴格,它鼓勵員工定期到團隊成員家工作,以保持直接聯(lián)系。
信息時代的SOHO正在改變企業(yè)的運作方式。在那些與技術有關的行業(yè),如果組織在將來不能提供居家辦公方式的話,那么在留住和吸引員工時,組織就不具備優(yōu)勢了。因此,從企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度來看,SOHO將被更多的企業(yè)所采用。這樣,企業(yè)的工作方式更加靈活,員工的工作情緒更加輕松,企業(yè)的發(fā)展也更加順利。
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