彭　頤

關(guān)于科研檔案的管理，各級(jí)業(yè)務(wù)主管部門都出臺(tái)過(guò)很多規(guī)定要求，這些規(guī)定和要求在大型的科研單位還能得到較好的落實(shí)，但在基層科研單位就相對(duì)薄弱一些。相當(dāng)來(lái)說(shuō)，基層科研單位檔案管理存在的主要問(wèn)題主要有三點(diǎn)，即檔案收集不齊全、歸檔不及時(shí)和利用率不高。以本單位為例，筆者認(rèn)為，可以從以下幾方面改進(jìn)。

一、提高單位全員對(duì)檔案工作的重視程度

單位內(nèi)各科室對(duì)科研工作中所形成文件材料的收集工作是做好檔案管理的基礎(chǔ)和源頭，只有單位全員提高對(duì)檔案工作的重視程度，才能做好本部門的收集歸檔工作，單位檔案室的室藏檔案資源才能得到豐富和優(yōu)化，做好檔案的利用服務(wù)工作才能有切實(shí)的保障。

增強(qiáng)檔案意識(shí)，提高全員檔案認(rèn)知程度，首先需要的是加大對(duì)檔案知識(shí)的宣傳和檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。如不定期地制作有關(guān)檔案作用和意義的宣傳頁(yè)，發(fā)到各科室科研人員手中；利用每次科研課題開題結(jié)題報(bào)告會(huì)講解科技材料歸檔的程序要求和重要性；在單位的局域網(wǎng)上開設(shè)檔案工作欄目，隨時(shí)上傳一些檔案工作動(dòng)態(tài)和檔案規(guī)章制度等信息；檔案人員更多地參與到科研材料形成檔案的整個(gè)過(guò)程中，向科研人員講解科研文件收集整理歸檔的每個(gè)步驟，力求不斷擴(kuò)大人們對(duì)檔案工作的了解認(rèn)識(shí)。要通過(guò)我們的宣傳，讓全體人員都了解，檔案是全面真實(shí)客觀地記錄一個(gè)研究機(jī)構(gòu)科研活動(dòng)整體面貌的原始科研資料，是后續(xù)科研工作的重要的第一手參考資料和最原始最可靠的信息來(lái)源，因此，做好科研檔案工作意義重大。要通過(guò)培訓(xùn)讓每一個(gè)科研人員都知道，按《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》，科研資料應(yīng)由主管業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)收集齊全，并進(jìn)行整理、立卷，定期交本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員集中管理，任何人都不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。

科研人員特別是課題負(fù)責(zé)人應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，保留提交科研檔案，是一項(xiàng)完整的科研活動(dòng)的組成部分，科技資料的整理歸檔與科研活動(dòng)是一個(gè)整體，絕對(duì)不應(yīng)被割裂開?？蒲许?xiàng)目結(jié)題時(shí)，如果沒(méi)能按時(shí)整理歸檔科技資料，那該項(xiàng)科研活動(dòng)就不能算完結(jié)。只有做好歸檔工作，才能使科研工作有始有終?？蒲腥藛T的科學(xué)研究完全建立在國(guó)家科研單位這一平臺(tái)之上，自覺(jué)提交科研檔案既是對(duì)科研工作本身負(fù)責(zé)，也是對(duì)所在單位的應(yīng)盡的義務(wù)和應(yīng)有的尊重，這體現(xiàn)了一名科研人員的良好素質(zhì)。如果把科研資料和科研成果據(jù)為己有，既有可能由于個(gè)人的局限性而削弱這些資料再次利用和借鑒的價(jià)值；也有可能由于個(gè)人保管不善或工作的調(diào)離退休造成檔案的遺失損毀，給單位和工作造成損失。

二、細(xì)化管理制度，確保檔案工作

與科研工作“四同步”

制度是管理的核心和關(guān)鍵，有了制度的規(guī)定約束才能有效開展檔案工作。結(jié)合基層科研單位的實(shí)際情況，應(yīng)建立健全科研材料的形成、積累和歸檔制度，并納入科研人員、管理人員的職責(zé)范圍和考核內(nèi)容。

《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》中明確規(guī)定，各級(jí)醫(yī)藥衛(wèi)生部門的檔案工作要與本部門的各項(xiàng)工作緊密結(jié)合?！犊茖W(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》中具體提出了科研工作和建檔工作實(shí)行“四同步”的管理規(guī)則。衛(wèi)生科研單位與其他科研單位一樣，應(yīng)按照科研活動(dòng)分出的若干階段，配合檔案工作，制定相應(yīng)的管理細(xì)則。第一步，課題開始階段，強(qiáng)化前端控制是做好檔案工作的基本保證，檔案人員要主動(dòng)與主管科研的科技處協(xié)作，準(zhǔn)確全面了解掌握新開課題項(xiàng)目的情況，對(duì)當(dāng)年的科研活動(dòng)備案，依據(jù)當(dāng)年的科研計(jì)劃提前制定檔案收集預(yù)案，詳細(xì)地明確歸檔范圍，使收集檔案的操作性更強(qiáng)。第二步，檔案工作與其他科室密切相關(guān)，科研處室的各項(xiàng)管理工作、科研課題檢驗(yàn)項(xiàng)目、會(huì)議交流等各項(xiàng)科研活動(dòng)形成的階段性結(jié)果，產(chǎn)生的資料都是檔案資源，檔案人員應(yīng)加強(qiáng)與其他部門的聯(lián)絡(luò)協(xié)作，定期走訪各科室，了解課題進(jìn)展情況，檢查、督促、指導(dǎo)科技人員做好科技文件材料的日常積累整理工作。第三步，當(dāng)科研課題完成后，對(duì)科研成果進(jìn)行鑒定、驗(yàn)收時(shí)必須有檔案部門參加。有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門應(yīng)會(huì)同檔案部門，共同在確?？蒲谐晒?yàn)收鑒定的同時(shí)驗(yàn)收科技文件材料。第四步，在上報(bào)、評(píng)審科研成果過(guò)程中，檔案人員與負(fù)責(zé)申報(bào)科研成果的科技處共同約定并認(rèn)真執(zhí)行，在上報(bào)評(píng)審材料時(shí)，必須按規(guī)定要求課題負(fù)責(zé)人出具歸檔情況說(shuō)明。所有這些管理規(guī)則細(xì)節(jié)必須認(rèn)真、嚴(yán)格地付諸實(shí)施，并使之形成一種相對(duì)固定的工作模式。科研檔案是科研管理的重要組成部分，科研檔案管理一定要納入科研計(jì)劃管理工作之中，一定要與課題管理、成果管理緊密結(jié)合。檔案部門應(yīng)與科研管理部門密切合作，在切實(shí)實(shí)施檔案工作管理規(guī)章制度的環(huán)境下，把歸檔工作做細(xì)致，做到位。有了約束力強(qiáng)、更具操作性的制度規(guī)定，才能提高歸檔的完整度，才能改變文件歸檔所處的被動(dòng)局面。

三、強(qiáng)化服務(wù)功能，尋找檔案

為科研工作服務(wù)的切入點(diǎn)

檔案部門要利用所擁有的檔案資源因地制宜地拓展檔案業(yè)務(wù)，通過(guò)對(duì)檔案的匯集綜合、加工整理，使之轉(zhuǎn)化為更直接、更適應(yīng)科研活動(dòng)需要的檔案信息，讓檔案“活”起來(lái)，提高檔案的利用與服務(wù)功能，使檔案信息最大程度地傳播到公眾和相關(guān)利用者那里，盡力為科研管理、科研決策、科研創(chuàng)新、大眾科普、宣傳教育提供各種服務(wù)，并以積極有效的服務(wù)促進(jìn)歸檔工作。

作為基層科研單位，就要從加強(qiáng)檔案工作與科研工作的聯(lián)系入手，尋找檔案為科研服務(wù)的切入點(diǎn)。（1）與信息部門合作，積極開發(fā)利用檔案信息資源，編制各種檢索工具，利用單位的局域網(wǎng)，建立檔案目錄信息檢索系統(tǒng)，提供網(wǎng)絡(luò)查詢服務(wù)；（2）調(diào)查研究科研工作對(duì)檔案資料的需求，設(shè)計(jì)一些簡(jiǎn)易調(diào)查問(wèn)卷，了解科研人員希望得到什么樣的檔案服務(wù)，使提供的服務(wù)與需求對(duì)接，更具有針對(duì)性；（3）充分開發(fā)利用檔案資源，將每年年鑒中的科研課題、學(xué)術(shù)會(huì)議、論文專著、國(guó)內(nèi)外交流訪問(wèn)、研究工作總結(jié)報(bào)告、衛(wèi)生管理工作中的重要事件摘編在網(wǎng)上發(fā)布，從檔案資源的角度反映展示本單位科研實(shí)踐活動(dòng)；（4）要積極開展檔案的編研工作，對(duì)檔案中的信息進(jìn)行二次加工， 對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行分類整理編輯，做一些專題匯編統(tǒng)計(jì)、歸納概括、分析小結(jié)等，為科研人員提供一些可利用的參考資料；（5）加強(qiáng)檔案工作的橫向聯(lián)系，與同系統(tǒng)或相關(guān)單位檔案室開展多種形式的協(xié)作交流，做到檔案資源共享，為科研人員提供來(lái)自多種渠道的信息。

四、列入計(jì)劃規(guī)劃，及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題

《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》要求各級(jí)醫(yī)藥衛(wèi)生部門，必須把檔案工作納入本單位工作的發(fā)展計(jì)劃，把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，切實(shí)解決工作中存在的實(shí)際問(wèn)題。在基層科研單位更需要加強(qiáng)檔案工作的行政監(jiān)管力度，加強(qiáng)各方面的協(xié)調(diào)，認(rèn)真解決檔案工作中遇到的實(shí)際問(wèn)題。檔案人員要主動(dòng)制定好年度檔案工作計(jì)劃安排，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視與關(guān)注，把檔案工作納入單位整體工作計(jì)劃。工作過(guò)程出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)、請(qǐng)示，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的理解和支持，讓領(lǐng)導(dǎo)在繁忙的中心工作之外擠出時(shí)間了解指導(dǎo)檔案工作，以便更有力、有效地開展工作，這是做好科研檔案管理的有效保障之一。

參考文獻(xiàn)：

1、《科技檔案管理學(xué)概要》，國(guó)家檔案局編，檔案出版社，1991年版。

2、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》(1992年8月1日發(fā)布施行)

3、《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》（1992年頒發(fā)）。

4、劉國(guó)能：《檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律研究》，《檔案學(xué)通訊》2005年第6期。

5、劉守華：《北京市委機(jī)關(guān)開展規(guī)范歸檔工作的體會(huì)》，《中國(guó)檔案》2007年第6期。

6、安小米：《國(guó)外科研文件和檔案管理研究》，《北京檔案》2007年第5期。

作者單位：中國(guó)疾控中心環(huán)境與健康相關(guān)產(chǎn)品安全所