趙麗萍

完整記錄奧運(yùn)工程建設(shè)歷程，保留完整的奧林匹克文化遺產(chǎn)是檔案工作者義不容辭的歷史使命。本文擬從三個(gè)方面綜述筆者的工作體會(huì)及思考。

一、部門聯(lián)動(dòng)的方式有助于規(guī)范檔案工作

北京市承擔(dān)建設(shè)任務(wù)的各類奧運(yùn)工程總計(jì)一百余項(xiàng)，數(shù)百家參建單位管理層級(jí)極為復(fù)雜。奧運(yùn)工程檔案數(shù)量浩繁，內(nèi)容龐雜，載體多樣，檔案工作政治性、科學(xué)性、服務(wù)性的特點(diǎn)尤為突出。面對(duì)復(fù)雜的奧運(yùn)工程檔案工作形勢(shì)，改變傳統(tǒng)的建設(shè)主管單位與檔案行政管理單位各自為政、“單兵作戰(zhàn)”的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作模式，整合現(xiàn)有工作資源，采取部門聯(lián)動(dòng)、團(tuán)體作戰(zhàn)的方法，有利于提高工作效率。

（一）構(gòu)建職責(zé)清晰的檔案工作組織管理體系

奧運(yùn)工程參建方既有中央在京行政單位，也有北京市、區(qū)企事業(yè)相關(guān)單位等。針對(duì)這一特點(diǎn)，奧運(yùn)工程檔案組織管理體系的構(gòu)建工作著重于兩個(gè)方面。一是落實(shí)奧運(yùn)工程項(xiàng)目業(yè)主單位與項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制，逐級(jí)明確各有關(guān)單位檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作職責(zé)。即橫向以?shī)W運(yùn)工程主管單位為龍頭，與同級(jí)檔案管理部門溝通與協(xié)調(diào)，共同統(tǒng)籌規(guī)劃奧運(yùn)工程檔案工作；縱向以各奧運(yùn)工程業(yè)主單位為結(jié)點(diǎn)，逐級(jí)依法對(duì)工程設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位檔案工作予以監(jiān)督管理。在此管理系統(tǒng)中，各奧運(yùn)工程業(yè)主單位對(duì)上接受各級(jí)主管單位檔案部門的監(jiān)督檢查，對(duì)下指導(dǎo)幫助工程設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位開展檔案工作。各奧運(yùn)工程項(xiàng)目法人對(duì)檔案資料的齊全與完整擔(dān)負(fù)行政管理責(zé)任。二是以條塊結(jié)合的管理模式為基礎(chǔ)，強(qiáng)化檔案工作屬地管理。依據(jù)我國(guó)檔案工作法規(guī)，明晰中央在京單位、北京市、區(qū)兩級(jí)相關(guān)部門對(duì)奧運(yùn)工程檔案工作的管理職責(zé)。北京市奧運(yùn)工程主管部門總體負(fù)責(zé)檔案工作的組織協(xié)調(diào)與監(jiān)督管理。各區(qū)縣檔案行政管理部門對(duì)本行政區(qū)域的奧運(yùn)工程檔案工作予以業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)，并納入其管理范疇。

（二）構(gòu)建完整的檔案工作法制化管理體系

一是深入研究分析國(guó)家及北京市建設(shè)主管單位與檔案行政管理部門制定的重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作規(guī)范性文件，找準(zhǔn)它們之間的契合點(diǎn)，并圍繞奧運(yùn)工程建設(shè)特點(diǎn)制定兼容廣泛、操作性強(qiáng)、創(chuàng)新性突出的奧運(yùn)工程檔案工作宏觀指導(dǎo)性文件，并以之付諸實(shí)踐檢驗(yàn)、校正。二是將檔案工作列入工程合同制管理，在工程設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理合同中明確規(guī)定工程參建方的檔案管理職責(zé)、檔案編制責(zé)任、檔案編制套數(shù)與費(fèi)用等條款，使檔案工作具有法律效力。三是以突出實(shí)效性為著眼點(diǎn)，督促指導(dǎo)工程參建各方結(jié)合實(shí)際建立健全各項(xiàng)適用的檔案工作制度。

實(shí)踐中，《北京市奧運(yùn)工程建設(shè)檔案管理指南》、《北京市奧運(yùn)工程聲像檔案整編辦法》、《北京市奧運(yùn)“三大理念”科研項(xiàng)目檔案管理指南》、《北京市奧運(yùn)工程檔案工作檢查標(biāo)準(zhǔn)》等八個(gè)奧運(yùn)工程檔案工作宏觀指導(dǎo)性文件從不同側(cè)面強(qiáng)調(diào)了奧運(yùn)工程參建各方檔案管理職責(zé)，詳盡規(guī)定了各類載體檔案歸檔內(nèi)容與考核方法。它們既是對(duì)現(xiàn)有檔案工作規(guī)章的延伸與補(bǔ)充，又是對(duì)奧運(yùn)工程檔案工作規(guī)律的探索。它們從源頭規(guī)范了奧運(yùn)工程檔案工作程序與管理方法，促進(jìn)了奧運(yùn)工程檔案工作的有序開展。

（三）檔案培訓(xùn)要突出科學(xué)性和實(shí)效性

所謂科學(xué)性，就是要以廣泛調(diào)研為基礎(chǔ)，針對(duì)不同培訓(xùn)對(duì)象分層次設(shè)置檔案培訓(xùn)課程。例如，在奧運(yùn)工程建設(shè)前期準(zhǔn)備階段，檔案工作培訓(xùn)對(duì)象主要為各工程業(yè)主單位，課程內(nèi)容主要涉及與檔案工作相關(guān)的法律法規(guī)知識(shí)與職業(yè)道德，同時(shí)剖析違法案例，以提高全員檔案意識(shí)。隨著奧運(yùn)工程相繼開工建設(shè)，檔案培訓(xùn)工作則針對(duì)奧運(yùn)工程建設(shè)單位、施工與監(jiān)理單位等不同培訓(xùn)群體，結(jié)合奧運(yùn)工程建設(shè)各階段特點(diǎn)，重點(diǎn)培訓(xùn)檔案管理職責(zé)、檔案編制程序與要求。在奧運(yùn)工程竣工驗(yàn)收階段，檔案培訓(xùn)教育工作的重點(diǎn)落在竣工檔案編制與移交方法等方面。

所謂實(shí)效性，是以傳統(tǒng)與創(chuàng)新并舉、理論與實(shí)踐相結(jié)合為原則，以提高檔案工作水平為目的，將檔案工作理論與相關(guān)行業(yè)知識(shí)融為一體來(lái)確定檔案工作培訓(xùn)教育內(nèi)容。既要注重檔案工作理論知識(shí)的培訓(xùn)，也要關(guān)注傳統(tǒng)紙質(zhì)載體與新型載體檔案實(shí)操技能的培養(yǎng)。不僅如此，還要注重與檔案工作相關(guān)的其他技能的傳授。工作中，市“2008”工程辦公室免費(fèi)主辦的八期奧運(yùn)工程檔案管理專題培訓(xùn)班中，曾將聲像檔案管理知識(shí)與攝影、攝像實(shí)操技能列入培訓(xùn)內(nèi)容，有效地提高奧運(yùn)工程參建各方的聲像檔案管理水平，受到檔案管理人員的廣泛歡迎。

（四）開展全程跟蹤式的檔案檢查工作

適時(shí)開展檔案檢查工作，可敦促奧運(yùn)工程參建各方加強(qiáng)檔案組織管理工作、夯實(shí)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，確保奧運(yùn)工程檔案工作與工程同步驗(yàn)收，并為奧運(yùn)會(huì)“保駕護(hù)航”。為防止檔案檢查工作流于形式，應(yīng)加強(qiáng)其計(jì)劃性與實(shí)效性。

第一，檔案檢查工作的節(jié)點(diǎn)應(yīng)先于工程建設(shè)進(jìn)度。為此，奧運(yùn)工程建設(shè)主管單位檔案部門應(yīng)及時(shí)掌握奧運(yùn)工程建設(shè)計(jì)劃與進(jìn)度，并于工程建設(shè)重大節(jié)點(diǎn)任務(wù)部署前制定階段性檔案工作檢查計(jì)劃，并及時(shí)告之于奧運(yùn)工程參建各方。這樣做，能及時(shí)督促各有關(guān)單位及時(shí)自查整改檔案工作相關(guān)問題，以達(dá)到奧運(yùn)工程檔案工作與工程建設(shè)同步延伸的良好效果。

第二，檔案檢查工作的內(nèi)容應(yīng)于奧運(yùn)工程建設(shè)不同階段有所側(cè)重。即：結(jié)合奧運(yùn)工程建設(shè)的重點(diǎn)環(huán)節(jié)確定檔案檢查工作內(nèi)容。具體講，奧運(yùn)工程建設(shè)前期階段應(yīng)著重檢查檔案工作的組織管理與檔案資料同步形成、積累情況。在奧運(yùn)工程施工階段則全面檢查檔案安全保管設(shè)施的配備與落實(shí)以及施工資料真實(shí)、完整與準(zhǔn)確程度。在奧運(yùn)工程竣工驗(yàn)收階段重點(diǎn)檢查檔案編制質(zhì)量、檔案移交計(jì)劃制定與完成情況。

第三，檔案檢查工作應(yīng)創(chuàng)新形式，注重信息反饋與跟蹤落實(shí)。為此，除檔案檢查工作節(jié)點(diǎn)與工程建設(shè)進(jìn)度相銜接外，還應(yīng)注重檔案檢查工作的可追溯性。一要強(qiáng)化檔案檢查的組織管理工作。檢查前應(yīng)明確檢查人員工作職責(zé)，統(tǒng)一檢查工作標(biāo)準(zhǔn)、程序與方法。二要細(xì)化檔案檢查工作程序。檢查中采取“聽、看、記”相結(jié)合的方法，強(qiáng)化檢查情況記錄、整改意見的現(xiàn)場(chǎng)反饋與確認(rèn)和存檔備查工作。三要注重檔案檢查工作成效。檢查工作結(jié)束后，檢查組應(yīng)認(rèn)真剖析相關(guān)問題，確定檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作重點(diǎn)，有針對(duì)性跟蹤監(jiān)督各有關(guān)單位落實(shí)檔案工作整改措施。

幾年來(lái)，北京市 “2008”工程建設(shè)指揮部辦公室在做好500余次的奧運(yùn)工程檔案日常監(jiān)督指導(dǎo)工作的同時(shí)，還會(huì)同市檔案局、市規(guī)委和有關(guān)區(qū)縣檔案局組織開展三次大規(guī)模覆蓋式奧運(yùn)工程檔案檢查工作，有效地確保了奧運(yùn)工程如期竣工驗(yàn)收。

二、強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)建設(shè)

落實(shí)奧運(yùn)“三大理念”，實(shí)施“陽(yáng)光工程”是奧運(yùn)工程建設(shè)的特色。與之相對(duì)應(yīng)，奧運(yùn)工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作也以突出檔案內(nèi)容特色為核心，監(jiān)督工程參建方強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)工作。

一是注重管理奧運(yùn)“三大理念”科研項(xiàng)目檔案資料。即廣泛收集體現(xiàn)綠色、科技、人文奧運(yùn)理念的建筑節(jié)能、水資源利用、環(huán)境與生態(tài)保護(hù)、綠色環(huán)保建材運(yùn)用、高科技信息服務(wù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及“四新”技術(shù)推廣和場(chǎng)館人文環(huán)境設(shè)計(jì)的重點(diǎn)科研項(xiàng)目檔案資料，參照國(guó)家及北京市科研項(xiàng)目檔案工作規(guī)章制定相關(guān)制度，并予規(guī)范整理。

二是注重 “陽(yáng)光工程”檔案管理工作。將落實(shí)公開、公正、公平奧運(yùn)“陽(yáng)光工程”措施的各種檢查記錄，培訓(xùn)教育與會(huì)議文件、各種責(zé)任書與合同及履責(zé)監(jiān)督和廉政建設(shè)文字資料等單獨(dú)分類、編目與開發(fā)利用。

三是強(qiáng)化聲像檔案管理工作。從奧運(yùn)工程建設(shè)伊始，指導(dǎo)幫助有關(guān)單位全程跟蹤拍攝奧運(yùn)工程建設(shè)進(jìn)程，并將影像資料刻錄為光盤形成電子檔案予以備份管理。以此為基礎(chǔ)，運(yùn)用現(xiàn)代化高科技手段編輯制作各類專題片、宣傳冊(cè)及電子圖集等，并使用于奧運(yùn)會(huì)賽前與賽時(shí)宣傳教育等各項(xiàng)工作。

事實(shí)表明，奧運(yùn)工程參建方形成的百萬(wàn)余件的載體多樣、內(nèi)容豐富、具有特色的檔案資料不僅全面反映了奧運(yùn)工程建設(shè)成就，還為今后各屆奧運(yùn)會(huì)的組織籌備工作提供了翔實(shí)的參考依據(jù)。

三、分期分批移交竣工檔案有利于維護(hù)檔案的安全

按照傳統(tǒng)工作方法，竣工檔案移交工作應(yīng)于工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)展開。而奧運(yùn)工程檔案數(shù)量多，內(nèi)容復(fù)雜，檔案整理工作浩繁，工程管理機(jī)構(gòu)多為臨時(shí)機(jī)構(gòu)，人員流動(dòng)頻繁。相對(duì)于一般工程而言，奧運(yùn)工程竣工驗(yàn)收后檔案移交工作難度較大。因此，適應(yīng)奧運(yùn)工程檔案形勢(shì)需要，探索奧運(yùn)工程檔案資料分期移交的工作方法成為當(dāng)務(wù)之急。首先，按照奧運(yùn)工程竣工驗(yàn)收時(shí)間制定檔案預(yù)驗(yàn)收與移交計(jì)劃。其次，按照既定的奧運(yùn)工程竣工檔案移交計(jì)劃，以單項(xiàng)、單位工程為檔案整理單元，將已通過(guò)各項(xiàng)驗(yàn)收的檔案資料實(shí)時(shí)分批移交有關(guān)單位集中保管。按此方法，奧運(yùn)會(huì)前已有95%的奧運(yùn)場(chǎng)館以及50%的市政基礎(chǔ)設(shè)施竣工檔案資料移交市城建檔案館。實(shí)踐證明：分期、分批地移交檔案既能減少工程總體驗(yàn)收后有關(guān)單位的工作壓力，又能維護(hù)檔案的完整與安全，更利于檔案提供利用工作。

作者單位：北京市“2008”工程建設(shè)指揮部辦公室