摘要：分析酒店采購(gòu)管理，找出存在問(wèn)題有實(shí)際意義。酒店采購(gòu)管理存在采購(gòu)員選擇不當(dāng)、制度不完善、成本高等漏洞，探討出對(duì)采購(gòu)人員實(shí)行心理監(jiān)控、完善采購(gòu)制度、降低成本、健全監(jiān)控措施的策略。指出采購(gòu)看似簡(jiǎn)單，但要做好，卻是一門高深的藝術(shù)，成功的采購(gòu)是整體和諧的反映。
　　關(guān)鍵詞：采購(gòu)管理；漏洞；對(duì)策
　　中圖分類號(hào)：F253.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號(hào):1005-6432(2008)41-0148-02
　　
　　引言
　　
　　采購(gòu)是酒店管理薄弱環(huán)節(jié)，卻是經(jīng)營(yíng)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)引起酒店服務(wù)業(yè)重視。酒店采購(gòu)不僅是訂單開(kāi)出，也含需求確定、供應(yīng)商選擇等。有人視采購(gòu)為簡(jiǎn)單工作，認(rèn)為采購(gòu)人員只需有倫理道德觀，無(wú)須有專門化能力。其實(shí)，采購(gòu)工作的復(fù)雜性遠(yuǎn)較其他管理工作為甚，良好的采購(gòu)不僅可免麻煩，而且可助達(dá)成既定目標(biāo)。分析酒店采購(gòu)管理找出問(wèn)題，提出改進(jìn)具有實(shí)際意義。
　　
　　一、酒店采購(gòu)管理存在的漏洞
　　
　　采購(gòu)是項(xiàng)非常重要的工作，采購(gòu)人員通常由綜合素質(zhì)高，責(zé)任心強(qiáng)，能夠鑒別商品優(yōu)劣，懂相關(guān)知識(shí)的人去擔(dān)任，現(xiàn)實(shí)中選符合要求的人并非易事?，F(xiàn)實(shí)酒店采購(gòu)管理存在的漏洞是：
　　1.部分酒店采購(gòu)人員選擇不當(dāng)
　　(1)用人不當(dāng)。選派領(lǐng)導(dǎo)紅人、上級(jí)部門塞進(jìn)的人為采購(gòu)人員，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題也是大事化小、小事化了，長(zhǎng)此以往，漏洞會(huì)越來(lái)越大。有人把采購(gòu)看成肥差，吃提成撈回扣，損害酒店利益，用錯(cuò)一人，損失幾十萬(wàn)甚至數(shù)百萬(wàn)是常有的事。據(jù)統(tǒng)計(jì)有3％至5％的利差在沒(méi)進(jìn)酒店前便流失在采購(gòu)環(huán)節(jié)中，日積月累不是一個(gè)小數(shù)字。
　　(2)個(gè)別采購(gòu)人員以權(quán)謀私。部分酒店管理人員與采購(gòu)人員心心相通，充當(dāng)有劣跡采購(gòu)人員的保護(hù)傘。由于采購(gòu)人員是某些領(lǐng)導(dǎo)的知心人，員工忌談，問(wèn)題在較長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)解決不好，給采購(gòu)部門以后工作開(kāi)展帶來(lái)負(fù)面影響。
　　2.部分酒店采購(gòu)制度不完善
　　(1)使用部門采購(gòu)缺乏計(jì)劃。盲目采購(gòu)庫(kù)損高，造成流動(dòng)資金呆滯，常發(fā)生在新開(kāi)酒店；零庫(kù)存，急需時(shí)緊急采購(gòu)，不能給予采購(gòu)部充分市場(chǎng)考察時(shí)間，造成人力財(cái)力的浪費(fèi)。
　　(2)不能堅(jiān)持多人采購(gòu)制。領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)了算，不能堅(jiān)持多人參與，對(duì)采購(gòu)造成客觀的局限性，缺乏對(duì)商品原料的質(zhì)量?jī)r(jià)格比較，熟人面子難拒，人情采購(gòu)甚至白花錢的事時(shí)有發(fā)生?；?、審計(jì)部門很少對(duì)采購(gòu)部門進(jìn)行專門監(jiān)管，即使做了也缺乏客觀性。
　　3.采購(gòu)成本高
　　(1)大件商品采購(gòu)暗箱操作，未能實(shí)行公開(kāi)競(jìng)標(biāo)。供應(yīng)商選擇暗箱操作，采購(gòu)大宗低值易耗品質(zhì)次價(jià)高，損耗大。廚房鮮活原料采購(gòu)多以半成品、海干貨采購(gòu)多以市場(chǎng)發(fā)好的為主，對(duì)原料優(yōu)劣缺乏鑒別能力，導(dǎo)致增大成本，影響菜肴質(zhì)量。
　　(2)酒店進(jìn)貨采購(gòu)打游擊戰(zhàn)。造成很大的人力、財(cái)力的浪費(fèi)，無(wú)法享受供貨方的批零差價(jià)，更無(wú)法穩(wěn)定采購(gòu)成本支出。
　　4.監(jiān)督控制措施不健全
　　(1)采購(gòu)缺乏市場(chǎng)調(diào)查。缺乏價(jià)格走勢(shì)的預(yù)見(jiàn)性，造成的損失不容忽視；缺乏客觀同行間比較，不對(duì)比物品品質(zhì)差異，盲目評(píng)判。
　　(2)監(jiān)督部門失察。因缺乏專門技能知識(shí)，或另有原因，財(cái)務(wù)部門只關(guān)注采購(gòu)價(jià)格的高低，不遵循市場(chǎng)規(guī)律按實(shí)際進(jìn)行價(jià)格和采購(gòu)監(jiān)督，對(duì)采購(gòu)工作起到消極的影響。
　　
　　二、酒店采購(gòu)管理的解決方法
　　
　　針對(duì)酒店采購(gòu)存在的漏洞，本文提出酒店采購(gòu)管理的解決方法如下：
　　1.把好采購(gòu)人員選定的第一關(guān)，對(duì)采購(gòu)人員實(shí)行心理監(jiān)控，防患于未然
　　(1)采購(gòu)人員選定要聽(tīng)取各方面意見(jiàn)。好工種采購(gòu)許多人都想干。采購(gòu)人員不能選用領(lǐng)導(dǎo)親屬擔(dān)任；上級(jí)部門指派的人最好不用，一旦出了問(wèn)題左右為難，處理起來(lái)棘手。過(guò)去曾在別處干過(guò)采購(gòu)，來(lái)后百般要求再干的人不能用；有過(guò)劣跡的人不能用；采購(gòu)員之間曾是同事親屬的，不能選派在一個(gè)采購(gòu)部門工作。
　　(2)有必要實(shí)行心理監(jiān)控。健全有效的監(jiān)控措施對(duì)絕大多數(shù)采購(gòu)人員能起到約束作用，對(duì)個(gè)別僥幸心理監(jiān)控就有必要。由保衛(wèi)部門組織政治學(xué)習(xí)，宣講典型案件，尤其是本酒店的反面教材，增強(qiáng)其法制意識(shí)。組織參觀貪賄犯罪案例展覽，使其明白不義之財(cái)拿不得，否則追悔莫及。這些教育方式看起來(lái)似乎過(guò)分，其實(shí)是有效進(jìn)行心理監(jiān)控，對(duì)采購(gòu)人員有益無(wú)害。
　　2.完善采購(gòu)制度，做好采購(gòu)管理的基礎(chǔ)工作
　　若不制定嚴(yán)格的采購(gòu)制度，不僅無(wú)章可依還會(huì)給采購(gòu)員提供暗箱操作的溫床。完善制度從以下做起：
　　(1)建立嚴(yán)格、完善的采購(gòu)制度。規(guī)范酒店采購(gòu)活動(dòng)、提高效率、杜絕部門扯皮能預(yù)防不良的采購(gòu)行為。采購(gòu)制度應(yīng)規(guī)定采購(gòu)申請(qǐng)、授權(quán)人權(quán)限、采購(gòu)流程、相關(guān)責(zé)任、采購(gòu)方式、報(bào)價(jià)和審批等。如可在采購(gòu)制度中規(guī)定采購(gòu)的物品要向供應(yīng)商詢價(jià)、列表比較，然后選擇供應(yīng)商，并把所選供應(yīng)商及報(bào)價(jià)填在申請(qǐng)訂購(gòu)單上；可規(guī)定超限額采購(gòu)須附三個(gè)以上的書面報(bào)價(jià)等供財(cái)務(wù)部門審核。
　　(2)建立供應(yīng)商檔案和準(zhǔn)入制度。對(duì)供應(yīng)商要建立檔案，有編號(hào)、聯(lián)系方式和地址，每個(gè)檔案應(yīng)嚴(yán)格審核才能歸檔。采購(gòu)必須在歸檔供應(yīng)商中進(jìn)行，檔案應(yīng)不定期更新，有專人管理；同時(shí)建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度。重點(diǎn)物品供應(yīng)商須經(jīng)質(zhì)檢、財(cái)務(wù)等部門聯(lián)合考核才能進(jìn)入，如可能要實(shí)地到生產(chǎn)地考察。
　　(3)建立價(jià)格檔案和價(jià)格評(píng)價(jià)體系。采購(gòu)部門對(duì)所有采購(gòu)物資建立價(jià)格檔案，對(duì)采購(gòu)物品報(bào)價(jià)，先與歸檔采購(gòu)價(jià)比較，采購(gòu)價(jià)不能超檔案價(jià)。對(duì)于重點(diǎn)物資價(jià)格，建立價(jià)格評(píng)價(jià)體系組成評(píng)價(jià)組，定期收集供應(yīng)價(jià)格信息、評(píng)價(jià)現(xiàn)有價(jià)格水平，并對(duì)價(jià)格檔案進(jìn)行評(píng)價(jià)更新。
　　(4)建立標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)價(jià)格以進(jìn)行比價(jià)采購(gòu)。財(cái)務(wù)部對(duì)重點(diǎn)監(jiān)控采購(gòu)據(jù)市場(chǎng)變化定期定出標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)價(jià)，促使采購(gòu)員貨比三家，不斷地降低采購(gòu)價(jià)格。
　　3.降低材料成本的方法和手段
　　酒店采購(gòu)管理要達(dá)一定水平，應(yīng)對(duì)采購(gòu)市場(chǎng)調(diào)查，這樣才能充分了解市場(chǎng)狀況和價(jià)格走勢(shì)，使自己處于有利地位。本文提出降低采購(gòu)成本的方法是：
　　(1)把握價(jià)格變動(dòng)的時(shí)機(jī)，通過(guò)付款條款選擇降低成本。價(jià)格會(huì)經(jīng)常隨著季節(jié)供求而變，因此，注意價(jià)格變動(dòng)規(guī)律，把握好采購(gòu)時(shí)機(jī)。若資金充?；蜚y行利率較低，可采用現(xiàn)金交易或貨到付款，這樣往往能帶來(lái)較大折扣。
　　(2)向廠商直接采購(gòu)或結(jié)成同盟聯(lián)合訂購(gòu)。向廠商直接訂購(gòu)可以減少中間環(huán)節(jié)，降低成本，售后服務(wù)更好；幾個(gè)酒店結(jié)成同盟聯(lián)合訂購(gòu)，可克服單體量少得不到更多優(yōu)惠的矛盾。
　　(3)以競(jìng)標(biāo)的方式來(lái)牽制供應(yīng)商。對(duì)大宗采購(gòu)有效方法之一是競(jìng)標(biāo)，通過(guò)供應(yīng)商相互比價(jià)，最終得到價(jià)格底線。對(duì)同種材料多找?guī)讉€(gè)供應(yīng)商，通過(guò)不同供應(yīng)商選擇和比較使其互相牽制，從而使酒店在談判中處于有利地位。與講信譽(yù)供應(yīng)商合作能保證供貨質(zhì)量，還可得到價(jià)格優(yōu)惠，與其簽訂長(zhǎng)期合同，往往能得到更多的優(yōu)惠。
　　4.制定健全有效的監(jiān)督控制措施，實(shí)行戰(zhàn)略采購(gòu)管理
　　(1)對(duì)采購(gòu)部門和人員實(shí)行監(jiān)控。監(jiān)控是防止出現(xiàn)漏洞，采購(gòu)與其他權(quán)力一樣，都必須置于必要監(jiān)管下，采購(gòu)部門人員應(yīng)接受監(jiān)督，具體措施必須根據(jù)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)和實(shí)際情況制定。如采購(gòu)進(jìn)貨必須共同采購(gòu)，不能一人說(shuō)了算；制定效益考核指標(biāo)，規(guī)定采購(gòu)物品在保質(zhì)前提下，批量進(jìn)貨必須低于市場(chǎng)價(jià)格。配置物價(jià)調(diào)查人員，預(yù)測(cè)價(jià)格走勢(shì)，供采購(gòu)部門參考，對(duì)采購(gòu)人采購(gòu)物品的價(jià)格實(shí)行監(jiān)督。派專人驗(yàn)貨給予一定權(quán)力，對(duì)每批采購(gòu)的貨物進(jìn)行檢驗(yàn)；對(duì)大宗物品采購(gòu)實(shí)行公開(kāi)競(jìng)標(biāo)，擇優(yōu)采購(gòu)。采購(gòu)人員可光明正大地要回扣，將回扣交財(cái)務(wù)部門作為年終對(duì)采購(gòu)部門獎(jiǎng)勵(lì)依據(jù)來(lái)堵塞漏洞。
　　(2)估算供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)成本。真正做到對(duì)采購(gòu)成本全面控制，僅靠強(qiáng)調(diào)內(nèi)部努力這點(diǎn)是不夠的，應(yīng)對(duì)供應(yīng)商成本有所了解，這樣才能在談判中占主動(dòng)。通過(guò)參觀供應(yīng)商設(shè)施，觀察提問(wèn)獲有用數(shù)據(jù)，盡可能加強(qiáng)溝通，從而尋求成本降低途徑，降低采購(gòu)成本。這種談判要始終爭(zhēng)取雙贏的局面，以達(dá)到長(zhǎng)期良好的合作。
　　(3)對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手進(jìn)行分析。明確我方與競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手相比的態(tài)勢(shì)如何，我們的優(yōu)勢(shì)、對(duì)手優(yōu)勢(shì)在哪，其根源是什么，然后從消除劣勢(shì)，保持優(yōu)勢(shì)入手，制定在競(jìng)爭(zhēng)中戰(zhàn)勝對(duì)手的策略。
　　
　　三、結(jié)語(yǔ)
　　
　　要做好酒店采購(gòu)管理并非易事，要有一個(gè)平衡的心態(tài)，不能有私心，同時(shí)要工作勤奮。
　　不難發(fā)現(xiàn)，酒店采購(gòu)理念在發(fā)展過(guò)程中一直在追求一種平衡，追求貨品價(jià)格與貨物質(zhì)量的平衡，追求成本與效益的平衡，追求采購(gòu)成本與服務(wù)質(zhì)量的平衡，同時(shí)也得保持采購(gòu)人員心理的平衡。酒店采購(gòu)看似簡(jiǎn)單，但想要做好，卻是一門高深的藝術(shù)，成功的酒店采購(gòu)是酒店整體和諧的反映。
　　作者單位：西安廣播電視大學(xué)財(cái)經(jīng)教學(xué)部
　　
　　參考文獻(xiàn)：
　　[1]張毅.控制采購(gòu)成本的方法項(xiàng)[J].科