縮減運(yùn)營(yíng)成本、提高管理效率——文件管理外包已成國(guó)內(nèi)企業(yè)新寵
　　
　　
　　全球金融危機(jī)已經(jīng)影響到了我國(guó)的實(shí)體經(jīng)濟(jì)。由于對(duì)市場(chǎng)前景的擔(dān)憂，很多企業(yè)已經(jīng)開始勒緊“腰帶”，準(zhǔn)備“過冬”。
　　一片蕭索之中，外包服務(wù)業(yè)燃起了“冬天里的一把火”。為了大幅減少企業(yè)的成本和風(fēng)險(xiǎn)，度過金融危機(jī)，諸多企業(yè)將希望寄托在了非核心業(yè)務(wù)的外包服務(wù)上。
　　文件外包服務(wù)就是時(shí)下“熱銷”的一款外包服務(wù)“產(chǎn)品”。它是指企業(yè)將所有文件設(shè)備（打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、一體機(jī)等）的運(yùn)營(yíng)管理全部外包給專業(yè)的文件外包服務(wù)商，由外包商對(duì)設(shè)備進(jìn)行必要的調(diào)整并予以整體優(yōu)化部署，全面接管設(shè)備的運(yùn)營(yíng)、耗材更換、維保等，同時(shí)對(duì)文件產(chǎn)生、分發(fā)、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、檢索、容災(zāi)、安全等文件生命周期環(huán)節(jié)的管理從而實(shí)現(xiàn)減少人員投入，降低文件輸出及企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理的成本，全面改善管理效率。
　　
　　文件外包助企業(yè)“過冬”
　　
　　張老師是某名牌大學(xué)的校辦公室行政人事工作人員，負(fù)責(zé)處理日常事務(wù)與管理教職員工檔案。她的辦公室有數(shù)十個(gè)文件柜管理全校數(shù)千名教職員工的檔案，每次查找都頗為困難，如果運(yùn)氣不好，碰巧要找的文件放錯(cuò)了地方，那就極有可能小半天都耗在文件柜中。即使找得到了，也需要影印再送到需要的部門，這期間還要擔(dān)心文件檔案的丟失與損毀。
　　而這一繁復(fù)而又耗時(shí)的低效率工作如今已被取代。在學(xué)校采用了文件管理外包服務(wù)后，文件柜中的文檔全部被掃描納入電子文件數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行管理，如有需要，根據(jù)文檔的關(guān)鍵屬性進(jìn)行查找，只需幾秒鐘，找到后直接點(diǎn)擊右鍵e-mail發(fā)送，并可同時(shí)發(fā)送給多人。既保證了安全性，在以后進(jìn)行的職位申請(qǐng)、審批、入職手續(xù)辦理等流程時(shí)，也更為快捷。
　　“外包服務(wù)的實(shí)質(zhì)，其實(shí)是引入外部資源來管理企業(yè)的非核心業(yè)務(wù)的一種管理理念，例如掃描與存檔，文件輸出，以及其他的文件管理服務(wù)等等。是讓企業(yè)把自己的資源放在核心業(yè)務(wù)上，把自己不專業(yè)的東西給專業(yè)的人去做。這樣能夠幫助企業(yè)在公司結(jié)構(gòu)、行政管理、人力資源、IT等很多方面實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，同時(shí)也能幫助公司降低成本，加強(qiáng)節(jié)約、環(huán)保的理念?！眹?guó)內(nèi)知名文件外包服務(wù)提供商——北京立思辰科技股份有限公司（下稱“立思辰”）董事長(zhǎng)池燕明在接受《中國(guó)經(jīng)濟(jì)周刊》采訪時(shí)給文件外包服務(wù)做出了上述注解。
　　池燕明告訴記者，由于文件外包服務(wù)的這種節(jié)約人力物力、高效、環(huán)保、健康、成本清晰量化的特點(diǎn)，目前這種“非核心業(yè)務(wù)外包”廣受各行各業(yè)青睞，被大型企業(yè)、教育、政府機(jī)關(guān)等廣泛應(yīng)用。立思辰公司現(xiàn)在累計(jì)已為上千家單位提供過服務(wù)。
　　中國(guó)惠普有限公司打印及成像系統(tǒng)集團(tuán)市場(chǎng)開發(fā)經(jīng)理?xiàng)钭咏瓰橛浾咚懔诉@樣一筆賬，在企業(yè)選擇文件服務(wù)管理外包前后，通常顯性成本（即每次打印、復(fù)印成本，含機(jī)器折舊、耗材、維修）會(huì)有一定幅度的下降，但幅度不大，一般達(dá)到10%-20%；但是隱性成本卻有明顯的下降（人員成本、文件管理效率、滿意度成本等）。
　　例如某大型外企，每年1800萬印，之前每年每印成本0.29元（黑白）；外包后總的每印成本下降到0.24元（客戶不再買或租機(jī)器，而是由外包商提供），下降15%以上，5年合同期共節(jié)省450萬元。同時(shí)，企業(yè)雇員大幅減少，每年還另外節(jié)省數(shù)十萬元。同時(shí)也簡(jiǎn)化了客戶的資產(chǎn)管理。
　　東芝泰格信息系統(tǒng)（深圳）有限公司中國(guó)事業(yè)總部董事總經(jīng)理須毛原表示，文件外包是幫助客戶降低成本的有效手段，在經(jīng)濟(jì)下滑周期更容易得到客戶關(guān)注。目前的經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，正是推行文件外包服務(wù)的良好時(shí)機(jī)，以提供更多幫助讓企業(yè)降低成本，度過冬天。
　　
　　安全性是文件外包首要考量
　　
　　據(jù)了解，不同行業(yè)對(duì)文件外包服務(wù)的要求有所差異，政府機(jī)關(guān)一般對(duì)服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)要求比較嚴(yán)格，要無故障運(yùn)行，快速響應(yīng)，對(duì)安全要求高；學(xué)校師生數(shù)量成千上萬，要把文件輸出費(fèi)用精確核算到個(gè)人，把原先無法控制的成本，轉(zhuǎn)化為可以合理收取的費(fèi)用；大型企業(yè)需要對(duì)文件輸出成本進(jìn)行精確統(tǒng)計(jì)與分?jǐn)?，從而?shí)現(xiàn)到部門、到人頭的控制；為實(shí)現(xiàn)企業(yè)公民責(zé)任，需要提高環(huán)保貢獻(xiàn)；物流、法律服務(wù)等行業(yè)有極其龐大的紙質(zhì)文檔數(shù)量，管理、查找相對(duì)困難，需要相應(yīng)的文檔管理軟件進(jìn)行管理。
　　另外安全性也是文件管理外包服務(wù)公司的首要考量，紙質(zhì)文件最常見的泄密途徑就是被復(fù)印、傳真、打印后帶走或發(fā)出。文件管理外包服務(wù)的嵌入式設(shè)備可以讓復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)具備智能識(shí)別文檔密級(jí)和設(shè)備使用者的功能：如果使用者的身份與文件的密級(jí)不符，設(shè)備會(huì)拒絕復(fù)印、傳真、打印并報(bào)警。
　　池燕明告訴記者，文件外包服務(wù)公司應(yīng)具有涉密資質(zhì)，譬如軍隊(duì)、國(guó)防、科研機(jī)構(gòu)和政府等用戶都會(huì)考慮安全和設(shè)備產(chǎn)權(quán)的問題。
　　據(jù)池燕明介紹，目前立思辰的服務(wù)客戶有政府機(jī)關(guān)也有像一汽大眾、西門子這樣的世界500強(qiáng)的企業(yè)，一般和客戶簽訂長(zhǎng)期的服務(wù)合同，最少三年。
　　記者了解到，通常當(dāng)客戶有節(jié)約、環(huán)保方面的考慮的時(shí)候（如最近的金融風(fēng)暴所引發(fā)的企業(yè)成本壓力），或者覺得管理難題比較嚴(yán)重的時(shí)候（如文件輸出費(fèi)用居高不下，而又因?yàn)榻y(tǒng)計(jì)與核算不清楚而難以壓縮），還有客戶搬遷、系統(tǒng)升級(jí)等等，企業(yè)會(huì)考慮與文件管理外包服務(wù)公司簽訂一個(gè)長(zhǎng)期的合作關(guān)系。
　　
　　文件外包服務(wù)前景可觀
　　
　　根據(jù)國(guó)際外包協(xié)會(huì)統(tǒng)計(jì)，世界500強(qiáng)企業(yè)中，有85%以上采用文件外包服務(wù)，而國(guó)內(nèi)企業(yè)中采用文件外包服務(wù)的目前尚不足5%。
　　按照國(guó)際權(quán)威機(jī)構(gòu)測(cè)算，文檔管理改善為全球2000強(qiáng)企業(yè)節(jié)約費(fèi)用達(dá)每年732億美元。以此推算，若中國(guó)企業(yè)500強(qiáng)中，采用文件管理外包服務(wù)的比例達(dá)到世界平均水平（85%），按照2007年數(shù)據(jù)，可為中國(guó)企業(yè)節(jié)約文件管理費(fèi)用達(dá)每年667億元人民幣。
　　隨著席卷全球的金融危機(jī)將對(duì)實(shí)體經(jīng)濟(jì)產(chǎn)生持續(xù)而深遠(yuǎn)的影響，當(dāng)今原材料價(jià)格上漲對(duì)企事業(yè)單位的費(fèi)用與成本形成巨大的壓力，一些企業(yè)的決策者將更加關(guān)注核心競(jìng)爭(zhēng)力的提升，同時(shí)也在找尋降低運(yùn)營(yíng)成本的方法。
　　“在此情況下，致力于幫助客戶節(jié)約文檔管理費(fèi)用及提高效率的文件管理外包服務(wù)，將為中國(guó)的企事業(yè)單位發(fā)揮更大的價(jià)值?！背匮嗝鞅硎?。
　　“過去的三年中，我們一直保持著50％的增長(zhǎng)速度，現(xiàn)在已達(dá)到數(shù)億元的年?duì)I收規(guī)模。對(duì)于明年及未來的業(yè)務(wù)增長(zhǎng)預(yù)期，保守地估計(jì)，將會(huì)超過30％?！背匮嗝飨蛴浾呓榻B，國(guó)內(nèi)的文件外包業(yè)尚在啟動(dòng)階段，是個(gè)很有發(fā)展的新興行業(yè)。
　　據(jù)ATM咨詢?cè)陧?xiàng)目中研究發(fā)現(xiàn)，未來外包服務(wù)將推動(dòng)企業(yè)戰(zhàn)略進(jìn)行轉(zhuǎn)型。企業(yè)不再將外包服務(wù)視為一般性管理工具，而是將其視為獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的戰(zhàn)略性工具。企業(yè)希望并需要通過業(yè)務(wù)外包獲得更多益處，不僅僅是節(jié)約成本，更希望外包決策能夠改進(jìn)流程和客戶服務(wù)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)變并獲得較高的投入產(chǎn)出比。
　　隨著生產(chǎn)領(lǐng)域技術(shù)的不斷創(chuàng)新，社會(huì)化分工越來越細(xì)，全球日趨嚴(yán)重的環(huán)保壓力，更進(jìn)一步凸顯了文件外包服務(wù)通過大幅降低紙張及碳粉耗用而帶來的巨大市場(chǎng)與環(huán)保價(jià)值，這也成為諸多具有社會(huì)責(zé)任感的優(yōu)秀企業(yè)加速推動(dòng)文件管理優(yōu)化的重要?jiǎng)恿Α?br/>