劉 慶 劉開芳

[摘 要]二十一世紀(jì)是信息化時(shí)代,信息時(shí)代的核心技術(shù)是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)特別是局域網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息化辦公,有效的提高工作效率,規(guī)范工作流程?，F(xiàn)代化辦公有利于工作的程序化、規(guī)范化和科學(xué)化,減少失誤,提高工作質(zhì)量和效率。當(dāng)然這需要一個(gè)科學(xué)的、完善的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)方案設(shè)計(jì)來解決這些問題。一個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)完成信息采集、信息傳輸、信息存儲(chǔ)、信息發(fā)布、信息共享等基本功能。

[關(guān)鍵詞]計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù) 辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 方案設(shè)計(jì)

[中圖分類號(hào)]TP317.1[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1007-9416(2009)11-0025-02

0 引言

現(xiàn)代企業(yè)講究企業(yè)成本,特別是辦公成本,由于傳統(tǒng)辦公具有組織龐大、機(jī)構(gòu)復(fù)雜、人員臃腫、信息共享困難等諸多缺點(diǎn),從而導(dǎo)致辦公成本大大提高,較高的辦公成本,在當(dāng)今激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中,使企業(yè)處于劣勢(shì)地位,因此,建設(shè)適應(yīng)新形勢(shì)下的辦公自動(dòng)化系統(tǒng),以實(shí)現(xiàn)辦公流程化、簡(jiǎn)單化、信息共享化、移動(dòng)化等現(xiàn)代化辦公,是現(xiàn)代企業(yè)急待解決的問題。新型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),提供辦公信息采集、信息傳輸、信息存儲(chǔ)、信息發(fā)布、信息共享等功能,為企業(yè)提供全方面的辦公服務(wù)。

1 基于局域網(wǎng)技術(shù)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的框架

辦公自動(dòng)化簡(jiǎn)稱OA,是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)路功能結(jié)合在一起的新型辦公方式,是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個(gè)非?；钴S和具有很強(qiáng)生命力的技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域,是信息化社會(huì)的產(chǎn)物。通過網(wǎng)絡(luò),組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部的人員可跨越時(shí)間、地點(diǎn)和空間協(xié)同工作。一個(gè)現(xiàn)代化的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)要完成其基本功能,必須依托網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和信息處理平臺(tái),來實(shí)現(xiàn)信息的采集、信息存儲(chǔ)、信息傳輸、信息的發(fā)布、信息共享等功能。一個(gè)基于局域網(wǎng)技術(shù)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基本框架如圖1所示。

1.1 網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)

網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是信息處理的基石,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是信息技術(shù)中最重要的技術(shù),也是發(fā)展最快的技術(shù)之一,它為各種信息應(yīng)用提供信息傳遞和資源共享服務(wù),各種網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用層出不窮,對(duì)網(wǎng)絡(luò)的傳輸能力要求越來越高,高帶寬、光交換、延遲小、高吞吐率是對(duì)現(xiàn)代通信網(wǎng)絡(luò)的總體要求。對(duì)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的設(shè)計(jì)要采用科學(xué)和標(biāo)準(zhǔn)化的手段,使之具有靈活性、可擴(kuò)展性、可實(shí)現(xiàn)性等特點(diǎn),目前對(duì)于復(fù)雜系統(tǒng)設(shè)計(jì)一般采用分層的觀點(diǎn),對(duì)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的三層架構(gòu)設(shè)計(jì)如圖2所示。

圖2 網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的三層架構(gòu)

(1)核心層:核心層構(gòu)成網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的主干,采用當(dāng)代先進(jìn)的路由設(shè)備、交換設(shè)備和防火墻設(shè)備,傳輸鏈路采用光路,速度考慮1000Mbps,網(wǎng)絡(luò)采用高速以太網(wǎng)技術(shù)。核心層設(shè)計(jì)應(yīng)考慮帶寬寬、吞吐率大、低延遲等因素,同時(shí)通過租用專線與本地ISP商連接到Internet。

(2)匯聚層:匯聚層由各樓層的交換設(shè)備和通信線路構(gòu)成?？紤]到技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用技術(shù)的深入,采用1000Mbps的速度,匯聚層設(shè)備通過光纖與核心設(shè)備相連,為信息傳輸提供充足的帶寬。

(3)接入層:接入層是樓層各辦公室設(shè)備接入的接口,速度考慮100Mbps,通過超5類或更高雙絞線與用戶設(shè)備相連,同時(shí)最好采用光纖與匯聚層設(shè)備連通。為了實(shí)現(xiàn)基于用戶設(shè)備的管理,交換設(shè)備采用可管理的智能型交換機(jī)。

(4)網(wǎng)絡(luò)安全:隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展,人們?cè)絹碓揭蕾囅冗M(jìn)的辦公技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),各種網(wǎng)絡(luò)安全事件層出不窮,網(wǎng)絡(luò)安全也就成了人們高度關(guān)注的話題,同時(shí)也是網(wǎng)絡(luò)工程技術(shù)人員必須研究的課題,采用集中式和分布式相結(jié)合的防火墻體系結(jié)構(gòu),可以最大限度保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的安全和用戶終端設(shè)備的安全。

2 信息平臺(tái)

信息平臺(tái)是構(gòu)建在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)基礎(chǔ)之上,主要提供信息存儲(chǔ)、信息發(fā)布、消息傳遞等服務(wù)功能。

2.1 信息存儲(chǔ)

一個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)將產(chǎn)生大量的信息,這些信息必須安全存儲(chǔ),以便查詢和決策之用。這類信息主要有兩類:

(1)辦公文件信息:這類信息不便于使用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ),一般采用文件傳輸協(xié)議存儲(chǔ)在FTP服務(wù)器上。

(2)數(shù)據(jù)文件:這類信息如職工檔案、學(xué)生成績(jī)、財(cái)務(wù)報(bào)表等,便于使用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)存儲(chǔ),一般采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)。

2.2 消息傳遞

在辦公過程中將有大量消息需要傳遞,如企業(yè)文件、通知、公告、員工交流等。這類需要傳遞的消息可以分為以下兩大類,分別采用不同的技術(shù)實(shí)現(xiàn)。

(1)即時(shí)消息:如文件、通知、公告等,這類消息可以采用在線消息傳遞技術(shù)實(shí)現(xiàn),同時(shí)應(yīng)提供消息提醒手段。

(2)離線消息:這類消息可以使用Email系統(tǒng)來傳遞,采用SMTP技術(shù)傳遞消息,而采用POP技術(shù)收發(fā)消息。這種技術(shù)目前較為完善和成熟。

2.3 信息發(fā)布

在辦公過程中產(chǎn)生的計(jì)劃、安排、規(guī)劃等公告信息,需要長(zhǎng)期向員工和社會(huì)發(fā)布,信息發(fā)布采用Web技術(shù)實(shí)現(xiàn),通過Web網(wǎng)站將這類信息以HTML或數(shù)據(jù)庫方式存儲(chǔ),并采用Web技術(shù)發(fā)布。

2.4 信息安全

信息安全是保證信息的完整性、保密性、可用性和可控性而采用的安全技術(shù)。

(1)完整性:信息在傳遞過程中不免被修改,被破壞,需要采用一些數(shù)據(jù)完整性驗(yàn)證機(jī)制。目前廣泛采用報(bào)文摘要協(xié)議來保證數(shù)據(jù)的完整性。

(2)保密性:涉及到保密信息,在存儲(chǔ)或在傳輸過程中必須要經(jīng)過加密處理。目前加密技術(shù)非常的完善,為了安全和便于密鑰分發(fā)的實(shí)現(xiàn),可以采用非對(duì)稱加密算法,實(shí)現(xiàn)非對(duì)稱加密,從而保證信息的保密性。

(3)可用性和可控性:通過網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)的訪問控制和授權(quán)訪問來實(shí)現(xiàn)。

3 辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)

辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)高效率辦公的關(guān)鍵所在,有了高速的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和信息處理平臺(tái),為實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化提供了硬件和軟件環(huán)境,同時(shí)還需要將這些資源有機(jī)的集成起來,使之成為一個(gè)辦公系統(tǒng)整體,即辦公系統(tǒng)集成。

3.1 辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)的框架

人們對(duì)現(xiàn)代辦公具有豐富需求和個(gè)性化追求,設(shè)計(jì)一個(gè)滿足不同用戶和用戶群需求的辦公自動(dòng)化系統(tǒng),是對(duì)系統(tǒng)設(shè)計(jì)人員的嚴(yán)峻挑戰(zhàn),根據(jù)現(xiàn)代辦公需求,一個(gè)辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)的框架如圖3所示。

3.2 辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)的功能模塊

一個(gè)辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)該具有個(gè)人辦公、協(xié)同辦公、公共信息服務(wù)和輔助辦公等模塊。

(1)個(gè)人辦公模塊:如個(gè)人文檔管理,個(gè)人名片管理,個(gè)人通信錄管理,個(gè)人計(jì)劃管理,日程安排,個(gè)人郵件管理等。通過個(gè)人辦公模塊完全實(shí)現(xiàn)個(gè)人無紙化辦公。

(2)協(xié)同辦公模塊:如部門計(jì)劃,部門工作安排,部門考核指標(biāo),部門工作流程,部門工作進(jìn)度跟蹤,電子文件審批,各種請(qǐng)示和回復(fù)管理,電子印章管理等,通過該模塊可以實(shí)現(xiàn)各部門間的協(xié)同工作。

(3)公共信息模塊:企業(yè)新聞動(dòng)態(tài)、部門新聞動(dòng)態(tài)、工資信息查詢、生產(chǎn)資源共享、各類信息查詢等,通過該模塊可以實(shí)現(xiàn)信息資源共享,提高工作效率。

(4)輔助辦公模塊:如用戶管理,權(quán)限管理等,通過該模塊可以實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)的安全管理。

3.3 開發(fā)模式

程序的工作模式已經(jīng)由傳統(tǒng)的兩層C/S模式向多層的B/S模式發(fā)展,所以辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)該在.NET或Java環(huán)境下開發(fā),底層采用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng),中間層采用XML技術(shù)實(shí)現(xiàn)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理。

3.4 運(yùn)行平臺(tái)

利用.NET開發(fā)環(huán)境,運(yùn)行平臺(tái)采用windows的IIS,利用Java開發(fā),運(yùn)行平臺(tái)采用Linux的apache,數(shù)據(jù)庫最好采用SQL server或Oracle。

3.5 審計(jì)和日志

對(duì)于辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng),應(yīng)該具有審計(jì)和日志記錄功能,企業(yè)文件的分級(jí)審閱和分級(jí)批示等,這就涉及到審計(jì)。同時(shí),對(duì)文件的閱讀、批示、修改等,應(yīng)有詳細(xì)記錄,這就是日功能。

4 結(jié)語

現(xiàn)代辦公自動(dòng)化是一個(gè)系統(tǒng)化工程,既要有支持平臺(tái),又要有應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā),是企業(yè)各類信息資源的系統(tǒng)集成過程,涉及的技術(shù)較多,需要合理規(guī)劃,科學(xué)開發(fā),更要有熟練使用信息化系統(tǒng)的技術(shù)人員,才能有效發(fā)揮辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能,真正實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量、高效率、低成本辦公,造福人類。

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