王瑞琮

摘 要：工程項(xiàng)目檔案的電子化和信息化將成為必然趨勢(shì)，做好項(xiàng)目檔案的電子化歸檔與管理，將成為項(xiàng)目順利開(kāi)展的必要前提和保障，保證項(xiàng)目電子檔案的安全性、適用性和有效性是工作中的重點(diǎn)內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目電子檔案 歸檔與收集 安全管理 使用與備份

工程項(xiàng)目檔案是指在項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)、企業(yè)有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體文件材料。項(xiàng)目檔案收集的是否齊全、完整，內(nèi)容是否準(zhǔn)確，直接影響到工程竣工投產(chǎn)后的生產(chǎn)、維護(hù)、改擴(kuò)建乃至經(jīng)濟(jì)效益的產(chǎn)生和提高。而隨著現(xiàn)代計(jì)算技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及通信技術(shù)的快速發(fā)展，工程檔案的電子化和信息化將成為必然趨勢(shì)，做好項(xiàng)目檔案的電子化歸檔與管理，將成為項(xiàng)目順利開(kāi)展的必要前提和保障。

工程項(xiàng)目檔案的電子化管理與歸檔與傳統(tǒng)模式相比，傳統(tǒng)模式具有查詢效率低，勞動(dòng)強(qiáng)度大。檔案安全性得不到保證，歸檔和管理困難。而電子化管理有助于提高工作效率。便于查詢和檢索，提高檔案信息的時(shí)效性?？梢淮瓮度耄啻萎a(chǎn)出，節(jié)省費(fèi)用。便于儲(chǔ)存和保管，更可與項(xiàng)目管理軟件等新技術(shù)接軌，為提高項(xiàng)目管理水平和層次提供必要基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)。

兩種模式最本質(zhì)的區(qū)別是信息存儲(chǔ)和傳輸?shù)拿浇椴煌瑐鹘y(tǒng)的檔案管理利用紙張記錄文字、數(shù)據(jù)和圖形，利用照相機(jī)或攝象機(jī)膠片記錄影象，利用錄音機(jī)磁帶記錄聲音。這些都屬于模擬存儲(chǔ)介質(zhì)，難于實(shí)現(xiàn)高效率的信息處理、檢索和傳輸，存儲(chǔ)介質(zhì)占用的空間也很大?，F(xiàn)代化的工程項(xiàng)目管理中OA系統(tǒng)、項(xiàng)目管理軟件等先進(jìn)手段應(yīng)用日益廣泛，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使信息以數(shù)字化的形式在系統(tǒng)中存儲(chǔ)和流動(dòng)，軟件系統(tǒng)管理各種設(shè)備自動(dòng)地按照協(xié)議配合工作，使人們能夠高效率地進(jìn)行信息處理、傳輸和利用。。

但由于目前現(xiàn)在存在大量病毒木馬程序、以及惡意軟件的泛濫和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的要求，工程項(xiàng)目檔案的安全管理顯得尤為重要，為確保所使用的項(xiàng)目電子檔案的安全性、適用性和有效性,必須要注意如下幾個(gè)方面的問(wèn)題：

一、項(xiàng)目電子檔案的歸檔及收集

對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過(guò)程管理，應(yīng)當(dāng)由工程項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門(mén)人員負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。電子資料的歸檔范圍及編號(hào)，應(yīng)與傳統(tǒng)檔案管理相同，并接口一致，保證檔案的連續(xù)和完整，避免產(chǎn)生重復(fù)歸檔和遺漏的現(xiàn)象，最大程度的發(fā)揮電子檔案的功用和優(yōu)勢(shì)。歸檔電子資料同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致。保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，要與紙質(zhì)等文件之間，相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。

由于目前信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展迅速，各種軟件眾多，升級(jí)頻繁，所以對(duì)信息的共享造成一定困難，為保證信息為相關(guān)各方能夠順利共享，也為檔案的檢索和查詢提供必要條件，應(yīng)盡量采用使用廣泛的通用軟件，同時(shí)盡量采用標(biāo)準(zhǔn)格式的儲(chǔ)存方式。

通用軟件產(chǎn)生的電子資料，收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件版本型號(hào)和相關(guān)參數(shù)。并注意相關(guān)軟件的版本適用性。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)盡量轉(zhuǎn)換成為通用格式，如不能轉(zhuǎn)換，應(yīng)注明專業(yè)軟件的名稱和版本，如條件許可，收集時(shí)必須連同專用軟件一并收集。圖像、音頻、視頻、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形等電子文件應(yīng)采用標(biāo)準(zhǔn)通用格式，采用非標(biāo)準(zhǔn)通用格式時(shí)應(yīng)加以注明文件屬性和使用軟件。如果采用EPC項(xiàng)目管理軟件系統(tǒng)或其他大型軟件系統(tǒng)，運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中涉及的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)注意與電子資料一同收集。

二、項(xiàng)目電子檔案的安全管理

項(xiàng)目電子檔案的安全管理是整個(gè)工作的重中之重，也是順利開(kāi)展電子化的必要前提和保障，如果安全管理沒(méi)有到位，造成檔案的損耗必將給整個(gè)項(xiàng)目管理造成巨大損失。同時(shí)目前網(wǎng)絡(luò)使用日益廣泛，項(xiàng)目管理中又存在經(jīng)常大量的與相關(guān)方進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和傳遞，為防止病毒傳播，已經(jīng)木馬程序和惡意方竊取檔案資料，做好項(xiàng)目電子檔案的安全管理將應(yīng)注意如下方面的問(wèn)題：

1. 電子資料發(fā)放傳遞

一般電子資料傳遞發(fā)放至相關(guān)方，如采用Microsoft office辦公軟件的電子資料應(yīng)設(shè)置禁止編輯權(quán)限，以避免造成無(wú)授權(quán)權(quán)限相關(guān)方進(jìn)行修改編輯。重要及有版權(quán)要求電子資料發(fā)放及傳遞應(yīng)報(bào)請(qǐng)有審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，同意后方可進(jìn)行發(fā)放傳遞，文件形式應(yīng)采用pdf格式。PDF格式文件目前已成為數(shù)字化信息事實(shí)上的一個(gè)工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。它的優(yōu)點(diǎn)在于跨平臺(tái)、能保留文件原有格式（Layout）、開(kāi)放標(biāo)準(zhǔn)，能免版稅（Royalty-free）自由開(kāi)發(fā)PDF相容軟件。PDF文件格式可以將文字、字型、格式、顏色及獨(dú)立于設(shè)備和分辨率的圖形圖像等封裝在一個(gè)文件中。該格式文件還可以包含超文本鏈接、聲音和動(dòng)態(tài)影像等電子信息，支持特長(zhǎng)文件，集成度和安全可靠性都較高。

傳遞時(shí)應(yīng)使用許可證形式進(jìn)行加密，以限制無(wú)授權(quán)權(quán)限相關(guān)方進(jìn)行編輯、復(fù)制及打印文件內(nèi)容。重要電子資料發(fā)放至相關(guān)方應(yīng)進(jìn)行紙張文件進(jìn)行簽收確認(rèn)，條件許可情況下逐步開(kāi)展電子簽名進(jìn)行簽收確認(rèn)。特殊軟件產(chǎn)生的非通用格式文檔傳統(tǒng)時(shí)應(yīng)盡量轉(zhuǎn)換成為通用格式，以避免相關(guān)方無(wú)法使用的現(xiàn)象。

2.項(xiàng)目電子檔案的使用及備份

保存項(xiàng)目電子檔案的計(jì)算機(jī)應(yīng)專人使用和管理，并應(yīng)設(shè)置登錄密碼，以限制無(wú)權(quán)限人員和單位使用，并根據(jù)需要定期不定期修改登錄密碼。

項(xiàng)目電子檔案應(yīng)放置在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)的非主引導(dǎo)分區(qū)，并設(shè)置專門(mén)文件夾進(jìn)行分類儲(chǔ)存。計(jì)算機(jī)均應(yīng)安裝殺毒軟件，并及時(shí)更新。

項(xiàng)目電子檔案應(yīng)最好每周一次備份至專用移動(dòng)硬盤(pán)，每月刻錄光盤(pán)進(jìn)行備份，當(dāng)收錄大量資料和根據(jù)工作需要，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份。備份應(yīng)由專門(mén)管理人員負(fù)責(zé)，相關(guān)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)備份情況進(jìn)行抽查。

已經(jīng)歸檔及備份電子資料進(jìn)行銷毀及刪除應(yīng)報(bào)請(qǐng)有權(quán)限的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，同意后方可進(jìn)行銷毀或刪除。◆

參考文獻(xiàn)：

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Microsoft Office Project 2007 Step by Step (美)Carl Chatfield;Timothy Johnson 翻譯湯涌濤 清華大學(xué)出版社

建設(shè)工程信息管理 機(jī)械工業(yè)出版社 李曉東 張德群