周艷華

摘要：通過(guò)對(duì)經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)地區(qū)科技檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出了經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平比較落后的地區(qū)整理、保管好科研檔案資料的必要性和重要性，對(duì)原有的管理科技檔案的途徑、方式、方法、作用等行進(jìn)了改進(jìn)和完善，希望能對(duì)山區(qū)的科研工作和科學(xué)技術(shù)推廣工作發(fā)揮出更好的作用。

關(guān)鍵詞：科技檔案收集整理管理完善建立服務(wù)體系

0引言

科技檔案的管理工作在十一屆三中全會(huì)后得到恢復(fù)發(fā)展都是由市、縣科委(現(xiàn)在的科技局)及下屬情報(bào)機(jī)構(gòu)來(lái)承擔(dān)。一直以來(lái)因經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)，科學(xué)技術(shù)落后，科技檔案管理工作在經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)的地區(qū)缺少重視，隨著今天社會(huì)已日益信息化，除了原有的紙質(zhì)文檔外，還以數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化，多媒體等形式保存的資料，受到當(dāng)前簡(jiǎn)陋條件的限制，原有的檔案管理機(jī)制已經(jīng)滿足不了目前大量新檔案的保管。比如各市級(jí)機(jī)構(gòu)都會(huì)每年編制《科學(xué)技術(shù)年鑒》，除了書(shū)籍外還會(huì)附帶光盤(pán)，光盤(pán)作為體積小，容量大的功能，可以保存除文字以外的圖片、視頻等大量信息，但是如果不注意保存的方式方法也會(huì)使光盤(pán)損壞，導(dǎo)致重要的信息消失。書(shū)籍保存講究防蟲(chóng)防潮，而U盤(pán)，硬盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備，則需要防病毒，防損壞等等。這些都將是科技檔案管理工作面臨的新問(wèn)題。

筆者試圖結(jié)合科技檔案管理工作的實(shí)際，探討經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)地區(qū)的科技檔案管理部門(mén)在科技檔案工作中應(yīng)發(fā)揮的作用，從而推進(jìn)科技檔案管理工作邁上新臺(tái)階。

1經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)地區(qū)的科技檔案管理現(xiàn)狀

1.1缺少規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)地區(qū)大多科技發(fā)展緩慢又急切需要發(fā)展，由于受經(jīng)費(fèi)和人員的限制，管理部門(mén)很少深入企業(yè)進(jìn)行建檔調(diào)研和監(jiān)督指導(dǎo)，自身所庫(kù)存的資料也是僅局限于整理和擺放，未能形成一套較為完整的適應(yīng)科技發(fā)展的檔案管理工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，未能發(fā)揮科技檔案的知識(shí)儲(chǔ)備、情報(bào)依據(jù)憑證、促進(jìn)生產(chǎn)力發(fā)展和提高經(jīng)濟(jì)效益的功能和作用。

1.2管理人才缺乏。崗位培訓(xùn)不到位在經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)的地區(qū)科技檔案人員大多身兼多職，檔案業(yè)務(wù)生疏，對(duì)科技檔案作用的認(rèn)識(shí)不清，利用檔案的意識(shí)淡薄。因科研課題多是周期長(zhǎng)。參與人員多，合作單位多，形成的科技材料不易收集，歸檔材料等工作需要管理人員花費(fèi)大量時(shí)間和精力?？蒲谐晒S著研究工作的結(jié)束進(jìn)入檔案柜后就無(wú)人問(wèn)津，造成科技檔案資源得不到有效的開(kāi)發(fā)和利用?？萍紮n案管理工作人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)單一，素質(zhì)參差不齊，專業(yè)水平跟不上迅速發(fā)展的形勢(shì)，使得大多數(shù)都還停留在手工檢索、翻閱目錄為主的利用檔案方式上。

1.3工作思維和方式陳舊，管理意識(shí)淡薄科技檔案管理中重保管輕利用的現(xiàn)象仍很嚴(yán)重，受傳統(tǒng)觀念的束縛，企業(yè)和科研機(jī)構(gòu)都存存著重利益性的研究，輕推廣的現(xiàn)象。雖說(shuō)科技檔案中有許多強(qiáng)調(diào)的是保密工作，但民用和已經(jīng)不作保密的技術(shù)和資料應(yīng)該根據(jù)時(shí)代發(fā)展提供給大眾。實(shí)現(xiàn)資源共享。

2進(jìn)行科技檔案管理的必要性和重要性

科技檔案作為一種重要的知識(shí)財(cái)富和信息資源，它不僅記載著科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)等社會(huì)實(shí)踐的全過(guò)程，而且記載著這些活動(dòng)的全部成果。它是科技信息和科研成果的載體，是知識(shí)形態(tài)的技術(shù)資源，通過(guò)對(duì)科技檔案資源的開(kāi)發(fā)，一方面可吸收前人科技生產(chǎn)活動(dòng)中先進(jìn)、合理的成份，另一方面也可以避免一些重復(fù)勞動(dòng)，少走彎路，從而提高社會(huì)勞動(dòng)效率。

科技檔案的作用是多方面的。例如唐山地震時(shí)利用科技檔案進(jìn)行救災(zāi)、搶險(xiǎn)就是一個(gè)突出的例子。1976年7月28日唐山大地震，民用建筑幾乎全倒塌，工業(yè)和公用設(shè)施百分之九十被震毀，道路、橋梁、給排水等市政設(shè)施也都遭到嚴(yán)重破壞。震后大批人民解放軍和醫(yī)療隊(duì)伍趕到唐山搶救，但面對(duì)一片廢墟，如何辨認(rèn)房屋、街道成了問(wèn)題。市城建局從廢墟中扒出唐山五萬(wàn)分之一的全圖和市區(qū)萬(wàn)分之一的地形圖，對(duì)各路大軍進(jìn)行的搶救工作起了很大的作用。河北省建委送來(lái)了萬(wàn)分之一的唐山地下管網(wǎng)現(xiàn)狀圖，唐山市又扒出全市供水管網(wǎng)和分區(qū)給水圖和水廠的設(shè)計(jì)檔案，促成十一天局部地區(qū)強(qiáng)行送水，兩個(gè)月后整個(gè)市區(qū)用上了自來(lái)水，同時(shí)也解決了工業(yè)用水問(wèn)題。在2008年的5月12日我國(guó)再次出現(xiàn)汶川大地震，同樣科技檔案在救災(zāi)救險(xiǎn)中提供了重要的作用，特別是現(xiàn)在災(zāi)后重建工作上，同樣發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。作為科技工作人員。更是要未雨綢繆，為了防范不可預(yù)見(jiàn)的強(qiáng)地震災(zāi)害或其它自然災(zāi)害，很有必要對(duì)科技檔案進(jìn)行系統(tǒng)地管理和規(guī)范。

3經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)地區(qū)的科技檔案管理工作中的管理和完善

3.1改變意識(shí)，規(guī)范管理科技檔案管理部門(mén)和管理人員要克服“重管輕用”的觀點(diǎn)，積極向領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門(mén)說(shuō)明情況，申請(qǐng)相關(guān)的資金，促進(jìn)人員的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》、《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》、《著作權(quán)法》０和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的有關(guān)法律法規(guī)等，依法制定有關(guān)科技檔案管理的規(guī)章制定，保證科技檔案的信息、資料的收集和利用工作順利開(kāi)展。

3.2做好科技檔案的編研工作，提高科技檔案利用率要使“死”檔案變?yōu)榛钚畔?，滿足現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)生活的需要，只有對(duì)科技檔案材科進(jìn)行排列、組合、摘編、匯集。編印各種科技檔案參考資料或?qū)ｎ}著述等。這都需要檔案管理人員通過(guò)針對(duì)性的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和鍛煉，才能寫(xiě)出質(zhì)量好、利用率高的信息資料。

3.3引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，改善環(huán)境必要的資金投入和先進(jìn)設(shè)備的配置，是實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)科技檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)和條件。根據(jù)庫(kù)藏內(nèi)容及用戶的需求，建立有特色的數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，運(yùn)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、多媒體、視頻、智能模擬等現(xiàn)代信息技術(shù)，為企業(yè)或者基層科研人員提供快速、便捷、開(kāi)放性、交互式、智能化的科技信息支持。建立科技信息數(shù)據(jù)平臺(tái)，為科技查新、信息咨詢、戰(zhàn)略情報(bào)研究與軟科學(xué)研究等科技文獻(xiàn)信息增值服務(wù)提供有力的支撐。

3.4建立健全科技檔案信息資源服務(wù)體系經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)地區(qū)的科技檔案管理部門(mén)多為基礎(chǔ)差，資源少，如果離開(kāi)政府財(cái)政的支持，自身將難以獨(dú)立生存，為了提高科技檔案信息的利用率，科研機(jī)構(gòu)檔案管理部門(mén)要堅(jiān)持以科技情報(bào)信息研究與服務(wù)為主，加強(qiáng)信息資源共建共享。建立面向政府的科技信息服務(wù)體系，面向企業(yè)的技術(shù)咨詢和創(chuàng)新服務(wù)體系，面向科技人員的培訓(xùn)服務(wù)體系，為政府的科學(xué)決策和宏觀管理上做好服務(wù)。提升科技信息服務(wù)能力。

總之，在信息化社會(huì)里，只有在依靠政府的前提下，努力發(fā)展自身，最大限度地挖掘出本地科技檔案信息資源的潛在價(jià)值，學(xué)人所長(zhǎng)，才能為生產(chǎn)發(fā)展提供高質(zhì)有效的服務(wù)。