楊金菊

摘要：在檔案管理運(yùn)行過(guò)程中，加強(qiáng)檔案利用保密工作，增強(qiáng)保密意識(shí)，確保檔案利用工作安全，本文結(jié)合檔案工作實(shí)際，就如何做好檔案利用保密工作作簡(jiǎn)要闡述。

關(guān)鍵詞：檔案保密工作見(jiàn)解

0引言

檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、醫(yī)學(xué)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子等不同形式的歷史記錄重視檔案工作就是對(duì)歷史的尊重。在新形勢(shì)下，檔案工作面臨新的考驗(yàn)和挑戰(zhàn)，只有進(jìn)一步增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，努力發(fā)揮檔案工作的獨(dú)特作用，更好地服務(wù)于本單位工作大局，更好地發(fā)揮檔案工作服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用，服務(wù)政治建設(shè)、促進(jìn)政務(wù)公開(kāi)的作用，服務(wù)文化建設(shè)、促進(jìn)文化繁榮的作用，服務(wù)社會(huì)建設(shè)、促進(jìn)社會(huì)和諧的作用，服務(wù)黨的執(zhí)政能力建設(shè)、促進(jìn)長(zhǎng)治久安的作用。

檔案包含著涉及國(guó)家和企業(yè)的秘密資料、科技成果、經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)，檔案真實(shí)地記載和反映了我縣的“兩煙”生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展，包含著我們公司“兩煙”生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的商業(yè)機(jī)密和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，我們?cè)诔浞掷脵n案的同時(shí)，要做好檔案的保密工作，充分發(fā)揮檔案的職能作用，為企業(yè)的“兩煙”生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。

1轉(zhuǎn)變觀念，正確理解檔案保密與利用的關(guān)系，利用檔案資源為企業(yè)“兩煙”生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)

長(zhǎng)期以來(lái)，在我國(guó)檔案保管和利用方面，由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保管輕利用、利用不足的現(xiàn)象。隨著時(shí)代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作也面臨新的挑戰(zhàn)，我們要正確理解保管與利用的關(guān)系，處理好保管利用保密工作，充分利用檔案的優(yōu)勢(shì)，為企業(yè)的發(fā)展發(fā)揮檔案職能作用，把檔案工作緊緊圍繞企業(yè)的烤煙生產(chǎn)、卷煙經(jīng)營(yíng)、專賣管理及各項(xiàng)工作服務(wù)，不斷提高檔案資源的利用效率，在“兩煙”生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中體現(xiàn)檔案資源的價(jià)值和作用，使檔案資源利用最大化。我公司歷來(lái)重視檔案資源的利用，充分利用檔案資源，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)。樹(shù)立檔案的價(jià)值在于利用的理念，充分發(fā)揮檔案的職能作用，查閱檔案上千人次，特別是在編寫(xiě)龍陵煙草志時(shí)，檔案提供了真實(shí)可靠的依據(jù)，為龍陵煙草志編寫(xiě)順利完成打下了良好基礎(chǔ)。

2宣傳學(xué)習(xí)《保密法》，檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，只有長(zhǎng)期持之以恒的工作努力，才會(huì)有隨時(shí)運(yùn)用的便利

一是加快電子檔案建設(shè)，在檔案資源利用廣度和深度上下功夫；二是加強(qiáng)檔案研究，增強(qiáng)檔案人員的保密觀念，強(qiáng)化檔案人員的保密意識(shí)和工作責(zé)任感，關(guān)鍵是加強(qiáng)《保密法》的學(xué)習(xí)，檔案人員要強(qiáng)化保密意識(shí)，就是要從思想上深刻認(rèn)識(shí)新形式下保密工作的重要性，言行上逐步養(yǎng)成保密習(xí)慣，從政治高度充分認(rèn)識(shí)檔案保密工作的重要性，特別是在對(duì)外開(kāi)放和發(fā)展社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，提高對(duì)檔案保密工作復(fù)雜性和艱巨性的認(rèn)識(shí)，始終保持高度的政治敏銳性和警惕性，把檔案保密工作列為檔案管理重要工作之一，增強(qiáng)對(duì)《保密法》的精神實(shí)質(zhì)、立法目的、意義的認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變思想中存在的現(xiàn)在是和平年代，又沒(méi)有密級(jí)檔案資料，又不是錢，無(wú)人要、無(wú)人盜竊、不用保密、“無(wú)密可?！?、“保密無(wú)用”的觀念。進(jìn)一步提高檔案人員的保密意識(shí)。

3做好檔案利用過(guò)程中的監(jiān)督保密工作

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過(guò)程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止糾正檔案利用過(guò)程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。一是制度建設(shè)，檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，有據(jù)可依，在大力開(kāi)展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損。二是隊(duì)伍建設(shè)，擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的政治、業(yè)務(wù)、文化素質(zhì)。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問(wèn)題。三是監(jiān)督措施，在利用中，要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的。掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)，對(duì)某些為獲取憑證而來(lái)查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案，對(duì)一些平時(shí)養(yǎng)成看書(shū)劃線或翻書(shū)沾口水之類習(xí)慣的利用者，要及時(shí)提醒，做好利用監(jiān)督，并做到三勤：嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動(dòng)機(jī)：眼勤，勤觀察動(dòng)態(tài)，置利用者于視覺(jué)之中；手勤腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。四是健全保密制度，嚴(yán)格檔案保密管理，保密工作政策很強(qiáng)，按照《保密法》的要求，我公司建立健全了一系列檔案保密制度，把制度建設(shè)當(dāng)做檔案管理重要工作之一，如檔案借閱制度。查閱制度，閱覽制度等，通過(guò)建立制度、用制度管人管事，確保檔案不失密，不泄密和檔案的完整性，自公司成立至今無(wú)一泄密事件發(fā)生。

4正確把握保管期限劃分的原則

一是以反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本企業(yè)、國(guó)家歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案列為永久保管。主要包括：本機(jī)關(guān)制定的屬于法規(guī)政策性的文件，處理重要問(wèn)題形成的文件材料：召開(kāi)重要會(huì)議的主要文件材料；重要的請(qǐng)示、報(bào)告、年終總結(jié)，綜合統(tǒng)計(jì)年報(bào)表；機(jī)構(gòu)演變、機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人任免的文件材料；上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料和非直屬上級(jí)機(jī)關(guān)針對(duì)本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料：職工花名冊(cè)。二是凡是反映本企業(yè)一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。主要包括，本機(jī)關(guān)一般工作問(wèn)題文件材料，一般會(huì)議的主要文件材料：人事管理工作形成的一般文件材料，如職工錄用、轉(zhuǎn)正、調(diào)資、調(diào)動(dòng)：直屬上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料：半年、季度工作總結(jié)；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)年報(bào)表等文件材料。三是凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本機(jī)關(guān)有參考利用價(jià)值的文件材料，列為短期保管。主要包括：本機(jī)關(guān)一般事務(wù)性的文件材料：上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料：下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的一般工作總結(jié)、報(bào)告和統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。

5強(qiáng)化檔案管理工作意識(shí)，更好地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展

5.1加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)；逐步增強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理技能，特別是信息化時(shí)代對(duì)檔案信息的管理技能。不斷提高工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理工具的應(yīng)用能力。

5.2加速永久檔案從紙質(zhì)向數(shù)字化的轉(zhuǎn)化進(jìn)程，永久性保存的檔案因紙質(zhì)年代久發(fā)黃，字跡淡化，造成檔案的損耗，因此急需將這類檔案轉(zhuǎn)化為電子版，圖片可以進(jìn)行掃描，文字可以掃描識(shí)別，或者重新輸入。

5.3進(jìn)一步加強(qiáng)信息化管理，將檔案資源和檔案各項(xiàng)管理過(guò)程數(shù)字化。開(kāi)發(fā)一套適合本單位檔案管理的軟件(平臺(tái))，進(jìn)行網(wǎng)上運(yùn)行，通過(guò)信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，登錄查詢相關(guān)檔案資料，方便管理人員可以隨時(shí)歸檔(添加檔案信息)，提高工作效率。

5.4加大對(duì)《中華人民共和國(guó)檔案法》的宣傳力度，使人人遵守檔案法律法規(guī)，盡快搭建檔案信息化平臺(tái)，開(kāi)發(fā)利用檔案資源，做好編研工作。

5.5進(jìn)一步加大資金的投入力度，開(kāi)拓思路，更新觀念。把檔案工作做得更寬、更實(shí)、更細(xì)。

5.6加強(qiáng)信息化管理人才的引進(jìn)與培養(yǎng)。為了適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作的需求，必須引進(jìn)高級(jí)人才或?qū)ΜF(xiàn)有工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，拓寬知識(shí)面，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，根本上提升檔案管理水平，全面提升檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，逐漸掌握計(jì)算機(jī)和其它有關(guān)方面的知識(shí)技能，造就一批掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍，實(shí)現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化和信息化。