李　茅

摘要：控制采購成本對一個企業(yè)的經(jīng)營目標至關重要。由于材料成本占生產(chǎn)成本的比例往往達到50％以上，因此，控制好采購成本并使之不斷下降，是一個企業(yè)不斷降低生產(chǎn)成本、增加利潤的重要和直接手段之一。筆者所在企業(yè)在過去的一年里，加強采購成本的管理和控制，完善采購管理制度，使總體采購成本下降15％以上，再加上對施工環(huán)節(jié)材料消耗的控制，使企業(yè)的整體生產(chǎn)成本下降了20％，取得了良好的經(jīng)濟效益?，F(xiàn)結合所在企業(yè)的具體做法，討論如何對采購成本進行控制。

關鍵詞：采購成本控制

1建立完善采購程序和制度?？刂撇少彸杀?/p>

采購工作涉及面廣，并且主要是和外界打交道，因此，如果企業(yè)不制定嚴格的采購制度和程序，不僅采購工作無章可依，還會給采購人員提供暗箱操作的溫床。完善采購制度要注意以下幾個方面：

1.1建立供應商檔案和準入制度，并實行動態(tài)管理。合格的供應商是保證產(chǎn)品質(zhì)量和制定價格的前提。對企業(yè)的正式供應商要建立檔案，供應商檔案除有編號、詳細聯(lián)系方式和地址外，還應有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質(zhì)評級、銀行賬號等，每一個供應商檔案應經(jīng)嚴格的審核才能歸檔。企業(yè)的采購必須在已歸檔的供應商中進行，供應商檔案應定期或不定期地更新，并有專人管理。重點材料的供應商必須經(jīng)質(zhì)檢、物管、技術、施工等部門聯(lián)合考核后才能準入，如有可能要實地到供應商生產(chǎn)地考察。企業(yè)要制定嚴格的考核程序和指標，要對考核的問題逐一評分，只有達到或超過評分標準者才能成為合格歸檔供應商。

1.2建立嚴格的采購程序和制度。建立嚴格完善的采購制度，不僅能規(guī)范企業(yè)的采購活動、提高效率、杜絕部門之間扯皮，還能預防采購人員的不良行為和犯罪。采購制度應規(guī)定物料采購的申請、授權人的批準權限、物料采購的流程、相關部門的責任和關系、不同物料采購的規(guī)定和方式、報價和價格審批等。比如，可在采購制度中規(guī)定采購的物料要向供應商詢價、列表比較、議價，然后選擇供應商，并把所選的供應商及其報價填在申購單上；還可規(guī)定超過一定金額的采購須附上三個以上的書面報價等，以供紀委監(jiān)察或內(nèi)部審計部門稽核。還可以根據(jù)不同料性規(guī)定額度采取競爭談判或招標方式采購。

1.3建立價格檔案和價格評價體系。企業(yè)采購部門要對所有采購材料建立價格檔案，對每一批采購物品的報價，應首先與歸檔的材料價格進行比較，分析價格差異的原因。如無特殊原因，原則上采購的價格不能超過檔案中的價格水平，否則要作出詳細的說明。對于重點材料的價格，要建立價格評價體系，由公司有關部門組成價格評價組，定期收集有關的供應價格信息，來分析、評價現(xiàn)有的價格水平，并對歸檔的價格檔案進行評價和更新。這種評議視情況可一季度或半年進行一次。中石油原華北石油管理局紀委監(jiān)察處就是這樣做的，控制成本效果顯著。

1.4建立材料的標準采購價格，對采購人員根據(jù)工作業(yè)績進行獎懲。審計部門對所重點監(jiān)控的材料應根據(jù)市場的變化和產(chǎn)品標準成本定期定出標準采購價格，促使采購人員積極尋找貨源，貨比三家，不斷地降低采購價格。標準采購價格亦可與價格評價體系結合起來進行，并提出獎懲措施，對完成降低公司采購成本任務的采購人員進行獎勵，對沒有完成采購成本下降任務的采購人員，分析原因，確定對其懲罰的措施。

1.5加強企業(yè)物資采購的審計監(jiān)督，有利于規(guī)范采購行為，堵塞采購環(huán)節(jié)中的漏洞，防止國有資產(chǎn)流失，抵制不正之風，對凈化采購環(huán)境有十分重要的意義。

物資采購工作的流程：使用單位申報采購計劃——領導批準采購計劃——擬定采購價格——招標采購或議價采購——簽訂合同——質(zhì)量檢驗——倉庫驗收——發(fā)票與合同核對——結算貨款。

重點審計環(huán)節(jié)：①采購計劃的審計。一方面通過對采購計劃中采購數(shù)量、價格的審核，可以發(fā)現(xiàn)其中的“水分”，以核實企業(yè)是否存在物資積壓和資金浪費：另一方面通過對采購計劃中有關事項的審查，促進物資采購政策(如企業(yè)采購制度、招投標法等)的貫徹落實。②采購價格的審計。審計人員應審查申報價是否與市場公允價一致，有無高估虛報的問題，同時要對與物資采購相關的諸因素包括質(zhì)量保證、售后服務及采購費用等一并進行審查，同時還要了解企業(yè)是否根據(jù)市場行情和物資供求關系適時調(diào)整了申報價格，綜合考慮采購申報價格的合理性。③招標環(huán)節(jié)的審計。通過了解采購部門的招標方式、查閱存檔的招標資料，審計是否所有應招標的物資都進行了招標采購。④采購合同的審計。根據(jù)制度規(guī)定，對于所有物資采購，不論金額大小，都必須簽訂正式的合同，以合同的形式來約束和規(guī)范采購行為，避免價格效益的流失和經(jīng)濟糾紛的發(fā)生，同時在合同中注明付款方式和期限。⑤貨款結算的審計。審計人員應對購貨發(fā)票、運費單據(jù)、入庫單等結算票據(jù)進行審計，審查票據(jù)是否合法，采購的數(shù)量、價格、金額是否合規(guī)、準確。只有符合上述各項要求的票據(jù)才能辦理貨款結算手續(xù)。

2降低采購成本的方法和措施

2.1通過付款條款的選擇降低采購成本。如果企業(yè)資金充裕，或者銀行利率較低，可采用現(xiàn)金交易或貨到付款的方式，這樣往往能帶來較大的價格折扣。此外，對于進口材料、外匯幣種的選擇和匯率走勢也是要格外注意的。如去年我公司從日本進口設備，由于考慮了美元的弱勢走勢，于是選擇了美元為付款幣種，從而降低了設備成本。

2.2以競爭招標的方式來牽制供應商。對于大宗物料采購，一個有效的方法是實行競爭招標，往往能通過供應商的相互比價，最終得到底線的價格。此外，對同一種材料，應多找?guī)讉€供應商，通過對不同供應商的選擇和比較使其互相牽制，從而使公司在談判中處于有利的地位。

2.3注意價格變動把握好采購的時機。價格會經(jīng)常隨著季節(jié)、市場供求情況而變動，因此，采購人員應注意價格變動的規(guī)律，把握好采購時機。如果采購部門能把握好時機和采購數(shù)量，會給企業(yè)帶來很大的經(jīng)濟效益。比如，近兩年鋼材市場就可以采取此種策略降成本。

2.4向制造商直接采購或結成同盟聯(lián)合訂購。向制造商直接訂購，可以減少中間環(huán)節(jié)，降低采購成本，同時制造商的技術服務、售后服務會更好。另外，有條件的幾個同類公司可結成同盟聯(lián)合訂購，以克服單個公司訂購數(shù)量小而得不到更多優(yōu)惠的弊端?，F(xiàn)中石油集團實行的一級目錄物資集中采購，成效非常顯著，在已實施的專用管材和高壓鉆探膠管采購中均同比下降40％。

2.5選擇信譽好有實力的供應商并與其簽訂長期合同，結成戰(zhàn)略伙伴。與誠實、講信譽的供應商合作不僅能保證供貨的質(zhì)量、及時的交貨期，還可得到其付款及價格的關照，特別是與其簽訂長期的合同，往往能得到更多的優(yōu)惠。

2.6充分進行采購市場的調(diào)查和信息收集。一個企業(yè)的采購管理要達到一定水平，應充分注意對采購市場的調(diào)查和信息的收集、整理，只有這樣，才能充分了解市場的狀況和價格的走勢，使自己處于有利地位。如有條件，企業(yè)可設專人從事這方面的工作，定期形成調(diào)研報告。

2.7估算供應商的產(chǎn)品或服務成本，最終達到互惠互贏。我們以前的采購管理只是過多強調(diào)公司內(nèi)部的努力，而要真正做到對采購成本的全面控制，僅靠自己內(nèi)部的努力是不夠的，應該對供應商的成本狀況有所了解，只有這樣，才能在價格談判中占主動地位?？梢酝ㄟ^參觀供應商的設施，觀察并適當提問以獲得更多有用的數(shù)據(jù)：甚至為了合作，明確要求供應商如實提供有關資料，以估算供應商的成本。在估計供應商成本并了解哪些材料占成本比重較大之后，可安排一些使自己在價格上有利的談判，并盡可能加強溝通和聯(lián)系，即與供應商一起尋求降低大宗材料成本的途徑，從而降低自己企業(yè)的材料成本。進行這種談判，要始終爭取雙贏的局面。要與供應商建立長期的合作關系，就不能在談判中把供應商逼到賠錢的地步。