劉小霞 張海燕
英國博物學(xué)家赫胥黎說過:“時間是最不偏私的,給任何人都是24小時;同時,時間是最偏私的,給任何人都不是24小時。”從中,我們可以看出時間管理的重要性。對教師來說,一天當(dāng)中的事務(wù)是非常繁忙的,很多教師會說:“在學(xué)校里,我們要備課、上課、批改作業(yè),要是作為班主任的話,還要密切關(guān)注學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活等,有的時候,回到家里還要繼續(xù)忙學(xué)校的事情,無暇照管家人,壓力好大……”那么,如何才能充分利用一天的時間來處理好這些事情,讓自己在工作和家庭之間取得平衡呢?
Web2.0時代的到來,促使很多教師通過計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來搜集教學(xué)資料、備課、制作課件、和同行交流等。這里,我要給大家介紹幾款時間管理工具,讓計算機(jī)來幫助我們管理自己的時間。
● Outlook在時間管理中的應(yīng)用
Outlook是微軟公司的辦公組件Office集成中的一個桌面信息管理程序。界面如圖1所示,可以幫助管理郵件、約會、聯(lián)系人和任務(wù),也可以跟蹤活動、打開和查看文檔及共享信息。它的主要功能有:跟蹤活動,可以管理個人和商務(wù)信息,如電子郵件、約會、聯(lián)系人、任務(wù)和文件;通過使用電子郵件、小組日程安排、公用文件夾等與小組共享信息;與其他Office程序共享信息,并從Outlook內(nèi)部瀏覽和查找Office文件;通過連接到互聯(lián)網(wǎng)共享信息等。
Outlook對教師來說也是很實用的一個工具,教師的很多工作可以在這里完成。比如,通過e-mail和學(xué)生聯(lián)系;開展學(xué)習(xí)活動;組織學(xué)生進(jìn)行小組學(xué)習(xí);收發(fā)與管理作業(yè);共享資料等。Outlook使得教師的日常工作得到了有效地組織,使教師的工作更加有序,時間得到充分利用。
● Google日歷
Google日歷作為一種在線服務(wù),除了在線使用日歷,還支持Outlook數(shù)據(jù)的導(dǎo)入,從而實現(xiàn)完全在線操作的目的。界面如圖2所示,它整合了Gmail和短信通知,可以幫助用戶快捷地增加事件和提醒、發(fā)送邀請,與朋友共享自己的日歷。Gmail還可以識別e-mail中提及的事件并加入到Google Calendar中。在Google Calendar中,用戶可以在自己的日歷和公共日歷中搜索新的事件、企業(yè)和組織,甚至還可以在自己的網(wǎng)站上添加一個Google Calendar按鈕來公布自己的事件信息。而且,即使沒有Gmail帳戶的用戶也可以接受邀請,從而在日歷中直接發(fā)布公告。
教師可以通過四種方式創(chuàng)建活動,包括點擊并輸入以創(chuàng)建活動、使用活動彈出窗口框創(chuàng)建活動、使用“創(chuàng)建活動”鏈接創(chuàng)建活動、從日歷列表中創(chuàng)建活動等。也可以創(chuàng)建新的日歷,創(chuàng)建的所有日歷都將在頁面左側(cè)的“我的日歷”下列出。你可以隨時在每個日歷中添加、刪除和修改活動,還可以導(dǎo)入Outlook數(shù)據(jù)。導(dǎo)入的方法很簡單,進(jìn)入“設(shè)置”,點擊“導(dǎo)入日歷”標(biāo)簽,就能將CSV格式的Outlook數(shù)據(jù)導(dǎo)入到指定日歷中。
在教學(xué)中,教師可以先在Google日歷上建立公共日歷,如“學(xué)習(xí)日歷”,共享給學(xué)生,每日增加的新學(xué)習(xí)計劃可以在日歷上面顯示,教師可以利用Google發(fā)送每日郵件提醒,使學(xué)生主動參與討論課題的學(xué)習(xí)并就公共日歷上面的計劃提出建議。
● 桌面時間管理小工具
1.日程精靈
日程精靈2008是一款幫助個人進(jìn)行日程管理和提醒的共享軟件。界面如圖3所示。它綜合了同類軟件的優(yōu)點,在充分考慮了用戶的使用要求后制作而成,整個軟件樸實無華,沒有多余和花哨的功能,使用起來非常方便。
日程精靈的界面非常的簡單,上面一行綠色的滾動條可以自行設(shè)置。點擊右下角的按鈕,可以彈出“工作筆記”對話框,在這里,你可以記錄當(dāng)天的工作心得、總結(jié)或備注等,這一點對于教師來說也很實用,教師可以記錄自己的教學(xué)反思等。通過菜單選項,我們可以實現(xiàn)添加日程、個性設(shè)置、日程提醒、查閱工作筆記等功能。通過“菜單”→“個性設(shè)置”,可以設(shè)置滾動字幕、提醒聲音,可以選擇開機(jī)是否自動運(yùn)行、是否刪除歷史日程以及提醒窗口彈出的位置,還可以進(jìn)行日程瀏覽和查詢,根據(jù)日程標(biāo)題、日程優(yōu)先級、日程狀態(tài)、日程日期進(jìn)行查詢。
2.飛雪桌面日歷
飛雪桌面日歷小巧而強(qiáng)大,使用飛雪桌面日歷,可以將圖4中的功能顯示在桌面上,包括時鐘、日歷、月歷、日歷表、便簽、網(wǎng)絡(luò)收音機(jī)等;可以根據(jù)自己的喜
好選擇鐘表的樣式、日歷表透明顯示、
與背景完全融合等。這些圖標(biāo)可以隨意拖動,按照我們的習(xí)慣排列。
通過節(jié)日編輯,我們可以添加節(jié)日,如親友的生日,讓你再繁忙也不會忘了重要的日子??梢栽O(shè)置開機(jī)是否自動運(yùn)行、是否啟用節(jié)日提醒等;也可以設(shè)置整點報時、半點報時,報時方式可以自定義聲音。
把鼠標(biāo)放在任務(wù)欄中的“飛雪桌面日歷”圖標(biāo)上,會出現(xiàn)如圖5所示的界面,顯示公歷、農(nóng)歷日期,當(dāng)前時間,開機(jī)時間、開機(jī)累計計時,節(jié)氣,還有今日備忘錄內(nèi)容以及最近的節(jié)日提醒等。讓你隨時知道今天的日程安排以及最近的節(jié)日。
飛雪桌面日歷面向Vista系統(tǒng)及未來Windows7系統(tǒng),此版本需.NET Framework SDK v2.0環(huán)境(以下簡稱.NET2.0),Vista系統(tǒng)已集成.NET2.0可以直接運(yùn)行此版本,如需在Windows XP/2003系統(tǒng)運(yùn)行,需要先安裝微軟公司的.NET 2.0框架。
3.桌面提醒精靈
桌面提醒精靈是一款功能豐富、操作簡單的專業(yè)提醒軟件。
如圖6所示,我們可以看到,不同的任務(wù)設(shè)置會有不同的任務(wù)提醒狀態(tài),包括正常提醒、暫停提醒、重復(fù)提醒、停止提醒等,在任務(wù)提醒界面中會顯示不同的圖標(biāo)。還有提醒對話框,我們可以很方便地查看昨天、今天、明天的任務(wù),通過“月歷”還可以查看任意某天的任務(wù)。添加提醒時,日期可以為公歷或者農(nóng)歷,還可以選擇閏月形式。另外,提醒方式也可以有多種選擇——每天、每周、每月和每年;還有定時任務(wù)設(shè)置、提醒音樂設(shè)置、定時運(yùn)行程序、打開指定網(wǎng)頁等。
桌面提醒精靈的主要功能:
* 支持公歷、農(nóng)歷時間提醒,可以設(shè)置多種提醒方式。
* 支持定時任務(wù)設(shè)置,可以設(shè)置自動關(guān)機(jī)、重啟、注銷、待機(jī)、休眠等。
* 可以為每個提醒設(shè)置重復(fù)提醒時間。
* 支持定時播放音樂、定時運(yùn)行程序、定時打開網(wǎng)址等。
* 可以設(shè)置在指定時間內(nèi)鼠標(biāo)鍵盤沒操作,執(zhí)行指定任務(wù)。
* 可以隨時顯示每天的提醒信息,讓您不會錯過每個重要的約會。
* 可以設(shè)置計算機(jī)在指定時間里禁止開機(jī)。
4.EssentialPIM
EssentialPIM是一款非常杰出的個人信息管理和日程安排軟件。界面如圖7所示。PIM是personal information manager的縮寫,是幫助用戶組織信息的應(yīng)用軟件。
利用此款軟件,我們可以實現(xiàn)日程排定、待辦事項、備忘錄、通訊錄、日歷等功能,可以讓用戶輸入提示精靈、窗體日期、地址等項目,而且,它具有非常方便的操作界面,讓用戶能夠?qū)λ哦ǖ男谐桃荒苛巳弧P陆ㄈ蝿?wù)時,可以設(shè)置任務(wù)的狀態(tài)、優(yōu)先級、完成進(jìn)度和分類。還有通訊錄功能,可以添加聯(lián)系人,實現(xiàn)好友分組。教師可以把自己的學(xué)生建一個組,便于聯(lián)系。還可以添加待辦事項,圖中有一項待辦事項“包餃子”,可以看到這一行右側(cè)有一個紅色“!”,表示優(yōu)先級為“高”,也可以設(shè)置其他的優(yōu)先級,如最高、高、低、無等,如果待辦事項比較多,還可以通過指定字段,查找某一待辦事項。
另外,從左側(cè)導(dǎo)航我們可以看到,EssentialPIM還提供備忘錄、待辦事項、日歷、垃圾桶的功能,在日歷中,我們點擊某一天,就會跳到當(dāng)天的日程表。而且,每一個事件都允許用戶加入附件,如教師可以把教案、師生通訊錄等數(shù)據(jù)作為附件上傳,附帶于記錄中。這樣,日后用戶就能夠直接對所輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行搜尋,讓你不論在何時都能夠找到該事件發(fā)生時的一些特定信息。
除了桌面版以外,EssentialPIM還提供移動版,使用者可以直接安裝于U盤當(dāng)中,即使你出門在外,只要有計算機(jī)可以使用,就能夠隨時更改日歷的內(nèi)容。
● 利用Mindmapper軟件管理你的日常事務(wù)
Mindmapper軟件在教學(xué)中的應(yīng)用越來越重要,很多教師都在學(xué)習(xí)、研究該軟件的使用。今天,我要給大家介紹它的另一個重要應(yīng)用,那就是可以把我們一段時間或是一天之中的任務(wù)用Mindmapper來表示。
如圖8所示,我們可以看到,用Mindmapper來表示近期一段時間的任務(wù)是很清晰的,還可以根據(jù)需要選擇其他的地圖樣式。圖中右側(cè)一列的圖標(biāo),可以用來標(biāo)識任務(wù),比如說,如果任務(wù)有先后之分,那么,我們可以用其中的數(shù)字圖標(biāo)來標(biāo)識;如果任務(wù)很重要,還有專門表示“重要”的圖標(biāo)供選擇;如果一項任務(wù)已經(jīng)完成,會有一個圖標(biāo)表示“任務(wù)已完成”。這樣,到最后就會看出這段時間里我們完成了哪些任務(wù);哪些任務(wù)是正在做的;哪些任務(wù)很難完成,需要他人幫助等。整個任務(wù)列表一目了然,而且,一項任務(wù)從開始做到完成,不同的階段我們可以用不同的圖標(biāo)來表示,之前的圖標(biāo)也可以刪除。
下面我將上面介紹的工具特色及共性總結(jié)如下表。
Web2.0時代,人們的生活越來越繁忙,提高自己的時間管理技能,再借助這些實用的時間管理工具,高效利用我們有限的時間,那么,我們就向成功又邁進(jìn)了一步!