摘要：學(xué)籍異動(dòng)管理是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作，許多信息人為處理起來(lái)不易操作，可以充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理相關(guān)信息。本文介紹了基于Access2003設(shè)計(jì)的學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)通過(guò)錄入基本信息，按要求依據(jù)查詢(xún)可實(shí)現(xiàn)以下功能：針對(duì)教學(xué)計(jì)劃表進(jìn)行更新查詢(xún)，針對(duì)學(xué)生成績(jī)表進(jìn)行更新查詢(xún)，學(xué)生未修課程的查詢(xún)，依據(jù)學(xué)生成績(jī)不及格列表生成考試成績(jī)交叉列表。此外，還可以根據(jù)學(xué)生成績(jī)交叉列表生成報(bào)表，方便直觀地進(jìn)行學(xué)籍異動(dòng)管理。

關(guān)鍵詞：學(xué)籍異動(dòng)；管理信息系統(tǒng)；數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)；Access

一、研究背景

我國(guó)高等教育的發(fā)展給高校學(xué)籍管理工作帶來(lái)了很多新要求，學(xué)籍異動(dòng)管理是其中重要的工作之一，原有的一些操作模式已遠(yuǎn)不能滿(mǎn)足現(xiàn)實(shí)的需要。探討目前學(xué)籍異動(dòng)管理工作所處的形勢(shì)，提出解決當(dāng)前學(xué)籍異動(dòng)管理工作中所存在問(wèn)題的思路，有著很現(xiàn)實(shí)的意義。

筆者在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，在學(xué)籍異動(dòng)成績(jī)審核中，各個(gè)基層學(xué)院教學(xué)秘書(shū)均是將學(xué)生成績(jī)與計(jì)劃逐門(mén)核對(duì)，工作量大且不準(zhǔn)確，尤其是已經(jīng)做過(guò)異動(dòng)的學(xué)生有選課時(shí)，審核起來(lái)更復(fù)雜；由于教學(xué)計(jì)劃變動(dòng)而導(dǎo)致課程號(hào)、課程名的變動(dòng)，學(xué)生選擇重考后，成績(jī)無(wú)法替代，只得借助人工審核，這也加大了工作的難度?，F(xiàn)有的學(xué)校綜合教務(wù)系統(tǒng)在統(tǒng)計(jì)此類(lèi)數(shù)據(jù)中，由于具體情況的復(fù)雜性，學(xué)生信息處理收集不及時(shí)或不全面而造成信息錯(cuò)誤和缺失，造成學(xué)籍異動(dòng)處理不嚴(yán)謹(jǐn)。必須積極開(kāi)發(fā)軟件進(jìn)行輔助管理，借助計(jì)算機(jī)開(kāi)發(fā)配套適用的學(xué)籍異動(dòng)管理軟件才能確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

二、系統(tǒng)設(shè)計(jì)

1 Access2003簡(jiǎn)介

Microsoft Access2003是一種基于關(guān)系型、面向?qū)ο蟮臄?shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)。Access 2003提供了豐富的開(kāi)發(fā)工具和向?qū)?，可以在一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)文件中管理所有的數(shù)據(jù)。它包含7個(gè)對(duì)象，通過(guò)7個(gè)對(duì)象可以收集、存儲(chǔ)和操縱各種不同的信息，實(shí)現(xiàn)高效的信息管理和數(shù)據(jù)共享。Access提供了完整的可視化工作環(huán)境：用戶(hù)可自定義工作環(huán)境、自定義個(gè)性化菜單以及個(gè)性化的工作界面。

2 系統(tǒng)說(shuō)明

系統(tǒng)基本信息包括“學(xué)生名錄”、“教學(xué)計(jì)劃表”以及“學(xué)生成績(jī)表”，其中學(xué)生名錄包含學(xué)生的基本信息，即班級(jí)、學(xué)號(hào)以及姓名；教學(xué)計(jì)劃表包含專(zhuān)業(yè)、課程號(hào)、學(xué)分、課程屬性等信息；學(xué)生成績(jī)表包含學(xué)生各學(xué)期的具體考試信息?；拘畔⒅懈鱾€(gè)表通過(guò)學(xué)號(hào)、專(zhuān)業(yè)以及課程名稱(chēng)相關(guān)聯(lián)，其關(guān)系視圖如下：

系統(tǒng)具備以下查詢(xún)功能：針對(duì)教學(xué)計(jì)劃表進(jìn)行更新查詢(xún)，針對(duì)學(xué)生成績(jī)表進(jìn)行更新查詢(xún)，學(xué)生未修課程的查詢(xún)，依據(jù)學(xué)生成績(jī)不及格列表生成考試成績(jī)交叉列表。

三、系統(tǒng)功能

由于各個(gè)學(xué)期教學(xué)計(jì)劃的變更，導(dǎo)致教學(xué)計(jì)劃表中各個(gè)學(xué)期的課程名稱(chēng)有可能不一致，因此需要甄別出課程名稱(chēng)變動(dòng)的科目并進(jìn)行修改。基于該變動(dòng)科目的課程號(hào)保持不變，于是可以將同一課程號(hào)的科目賦給相同的課程名。在設(shè)計(jì)視圖中更改課程名稱(chēng)項(xiàng)以及相關(guān)聯(lián)的課程號(hào)項(xiàng)即可方便完成修改。例如：將課程號(hào)為“10720014”的科目均命名為“大學(xué)英語(yǔ)一”，可利用如下代碼：

UPDATE教學(xué)計(jì)劃表SET教學(xué)計(jì)劃表，課程名稱(chēng)=‘大學(xué)英語(yǔ)一’

WHERE(((教學(xué)計(jì)劃表，課程號(hào))=’10720014’))

教學(xué)計(jì)劃表更新后，學(xué)生成績(jī)表由于歷年的存檔，也不能及時(shí)更新，因此仍需要對(duì)學(xué)生成績(jī)表進(jìn)行修改。例如：將課程號(hào)為“10940123”的科目均命名為“電路理論2”，可利用如下代碼：

UPDATE學(xué)生成績(jī)表SET學(xué)生成績(jī)表，課程名稱(chēng)=‘電路理論2’

WHERE (((學(xué)生成績(jī)表，課程號(hào))=‘10940123’))；

系統(tǒng)主要功能是篩選出學(xué)生不及格科目，并求出學(xué)生累計(jì)的不及格學(xué)分。每個(gè)學(xué)生每個(gè)學(xué)科的考試屬性可能為“緩考”、“補(bǔ)考”以及“重修”，因此應(yīng)用考試屬性對(duì)學(xué)生數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選顯然不恰當(dāng)。但是可以考慮將學(xué)生考試數(shù)據(jù)按日期排序后，把相同科目的最后一個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)篩選出來(lái)，即排序后按“課程名稱(chēng)”分組，保留最后一條記錄。按此，本系統(tǒng)預(yù)先生成查詢(xún)“不及格表生成-Basic”。其設(shè)計(jì)視圖如下：

在該查詢(xún)中，“不及格表生成-Basic”與“教學(xué)計(jì)劃表”通過(guò)“專(zhuān)業(yè)”以及“課程名稱(chēng)”相關(guān)聯(lián)。學(xué)生不及格科目的考察應(yīng)主要針對(duì)必修及限選科目，因此可將課程屬性的條件設(shè)為“必修’Or‘限選”。若對(duì)-學(xué)生科目的考察包括考試成績(jī)項(xiàng)為空的科目，可將“考試成績(jī)Final”的條件設(shè)置為“<60’Or‘IsNull”。最終生成表的視圖如下：

利用上述查詢(xún)可生成不及格綜合列表，最后利用交叉表查詢(xún)即可生成“考試成績(jī)交叉列表”，包含各個(gè)學(xué)生不及格科目名及對(duì)應(yīng)的學(xué)分，并匯總出不及格學(xué)分合計(jì)。

四、系統(tǒng)應(yīng)用

1 基本信息的錄入

針對(duì)系統(tǒng)的查詢(xún)功能應(yīng)首先從外部獲取數(shù)據(jù)，信息的獲取可通過(guò)從其他數(shù)據(jù)庫(kù)文件導(dǎo)入，也可以從Excel表中直接導(dǎo)入。由于學(xué)生成績(jī)表多以Excel表形式存檔，故在此以Excel表錄入數(shù)據(jù)進(jìn)行說(shuō)明。

如圖所示，只需從外部獲取與“學(xué)生成績(jī)表”相同格式的Excel表，并導(dǎo)入到現(xiàn)有表中，提示導(dǎo)入成功過(guò)后即將學(xué)生成績(jī)信息錄入系統(tǒng)中。

按照相同的方法，可以將“教學(xué)計(jì)劃表”、“學(xué)生名錄”信息錄入到系統(tǒng)中去。

2 查詢(xún)功能的應(yīng)用

若想更改教學(xué)計(jì)劃表及學(xué)生成績(jī)表的信息，可利用“教學(xué)計(jì)劃—更新”及“學(xué)生成績(jī)表—更新”，在設(shè)計(jì)視圖中更改課程名稱(chēng)項(xiàng)以及相關(guān)聯(lián)的課程號(hào)項(xiàng)即可完成修改。

應(yīng)用“不及格表一生成”可生成“不及格綜合列表”，而后通過(guò)“考試成績(jī)交叉列表”即可獲取學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)信息。

本文結(jié)合實(shí)際工作，已經(jīng)將該系統(tǒng)在各年級(jí)中使用，極大地提高了工作效率，對(duì)加強(qiáng)學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)管理具有很好的應(yīng)用價(jià)值。同時(shí)，在2008年的畢業(yè)生畢業(yè)資格成績(jī)審核中也應(yīng)用了本系統(tǒng)，準(zhǔn)確率很高。但由于英語(yǔ)分級(jí)教學(xué)，導(dǎo)致自然班和教學(xué)班不一致，或由于個(gè)別學(xué)生的個(gè)別課程選課錯(cuò)誤等造成的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，還需要人工核查，針對(duì)此類(lèi)特殊問(wèn)題，系統(tǒng)還需要進(jìn)一步改進(jìn)。