胡均蘭　周秀珍

摘要：醫(yī)院聲像檔案管理現(xiàn)狀：歸檔率不高，保管手段落后，管理不規(guī)范；醫(yī)院聲像檔案管理的體會：充分發(fā)揮主觀能動性，積極爭取領(lǐng)導的重視和支持，努力創(chuàng)造保管條件，注重歸檔的時效性。實行集中統(tǒng)一管理，各部門齊抓共管，以保證醫(yī)院聲像檔案管理工作的順利開展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院聲像檔案；檔案資料；檔案管理

中圖分類號：R197

文獻標識碼：A

文章編號：1009-2374(2009)04-0180-02

聲像檔案是檔案的一個重要組成部分，它是最能客觀、形象和真實地記載單位發(fā)展歷程的檔案資料，能將鮮活的現(xiàn)實場景原聲原貌地保存下來，并再現(xiàn)于后人的視、聽覺感官。聲像檔案較之其他載體材料的檔案，顯示出巨大的優(yōu)勢。

一、醫(yī)院聲像檔案管理現(xiàn)狀

(一)歸檔率不高

聲像檔案的制作多為業(yè)務部門，隨機性強，收集上難以控制。重要日常活動資料的拍照、錄音、錄像等工作一般由院辦或負責醫(yī)院宣傳的科室完成，到每年度完成后才將聲像資料上交檔案室。而醫(yī)療單位各科室自行拍攝活動資料也是較為普遍的，如開展新技術(shù)、新業(yè)務或者接診到特殊病人等。聲像資料形成部門的工作細致程度、對檔案工作是否支持便成為影響聲像檔案上交質(zhì)量的因素。聲像資料其檔案價值不容忽視，但是往往最容易被忽視和遺忘，致使聲像檔案歸檔率不高。

(二)保管手段落后

聲像檔案容易受到多種有害因素的影響而縮短其壽命，所以聲像檔案的保管有嚴格的條件限制，除有嚴格的溫濕度控制外，還要具備防磁、防光、防污染等多種保護措施。需要較大量資金購入儲存設備，占用較大工作用房，對于自負盈虧的醫(yī)療單位來說并不現(xiàn)實，昂貴的成本支出醫(yī)療單位普遍不易接受，所以聲像檔案保管手段普遍落后。

(三)管理不規(guī)范

目前很多醫(yī)院的聲像檔案散在聲像部門或其他業(yè)務科室，沒有集中管理，也沒有相關(guān)的制度，聲像檔案不能及時歸檔，久而久之，面對一堆照片，沒有人能說清來龍去脈。部分照片、底片分家，也不附加文字說明。有些照片說明，不是缺時間，就是缺內(nèi)容，造成管理上的不規(guī)范，給日后查找利用帶來諸多麻煩。由于底片需要單張保存，加印費用較高，許多單位索性不存檔。再有，照片檔案裝具規(guī)格通常固定，而實際照片大小、形狀不一，使整理工作停滯，難以歸檔。

二、醫(yī)院聲像檔案管理的體會

由于聲像檔案在存儲過程中，檔案信息會瞬間完全丟失，或者因技術(shù)、設備的過時導致無法讀取等劣勢。所以，長期保存好這些生動、形象的特殊載體檔案，盡量避免和減少這部分檔案人為的流失，以保證檔案內(nèi)容的齊全和歷史記錄的完整，實現(xiàn)長期利用，是我們必須解決的問題。

(一)充分發(fā)揮主觀能動性

檔案管理部門要經(jīng)常與各科室溝通，及時掌握醫(yī)院信息，經(jīng)常深入科室了解情況，及時發(fā)現(xiàn)有價值的聲像材料并加以收集整理，對重要的資料要打破常規(guī)，隨時將聲像資料歸檔，以防日久被人遺忘。檔案部門要求各科室兼職檔案員負責重要活動資料的攝影工作，這樣做有利于真正掌握醫(yī)院重要活動的第一手材料，并對活動的主題、背景、主要人物、時間等有一個深刻的印象；對保證聲像檔案的歸檔完整、歸檔質(zhì)量有很大幫助。

(二)積極爭取領(lǐng)導的重視和支持

聲像檔案的保管需要一定的資金投入購買設備，醫(yī)院領(lǐng)導對檔案工作的認識程度直接影響檔案工作的發(fā)展，檔案管理者要通過日常工作取得的成效及時宣傳檔案的歷史重要性和利用價值，醫(yī)院領(lǐng)導檔案意識增強了，會大大地推動檔案工作的發(fā)展，為改善檔案保管環(huán)境、技術(shù)升級提供有力保障。

(三)努力創(chuàng)造保管條件

聲像檔案是以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄，主要以照片、唱片、錄音帶、錄像帶、光盤等不同材料形式為載體出現(xiàn)，保管起來比紙質(zhì)檔案要求更嚴格。聲像檔案由于其載體是由膠片、磁帶、光盤等特殊的材料制成的，保管亦比紙質(zhì)文獻更為講究。因而對保管溫度、濕度、包裝、存放等方面均有一定要求，要求配備聲像檔案專柜，并要具備恒溫、恒濕、防磁、防光、防污染等保管條件。避免造成聲像檔案的過早退化和損壞，影響清晰度，給利用帶來困難。

(四)注重歸檔的時效性

聲像檔案中有保存價值的照片、唱片、錄音帶、錄像帶、光盤等有很強的時效性和特殊歸檔要求，必須及時歸檔并輔以文字說明，否則因時間久遠將無法確定資料的具體時間及內(nèi)容。檔案人員應該經(jīng)常深入科室，特別是了解、掌握產(chǎn)生聲像檔案比較集中的科室情況，及時發(fā)現(xiàn)有價值的聲像材料并收集，對重要資料打破常規(guī)隨時歸檔。

(五)實行集中統(tǒng)一管理

檔案人員對相關(guān)科室攝錄入員應進行相關(guān)知識的培訓，對本院各科室聲像檔案形成、積累、立卷、歸檔工作進行檢查、督促、業(yè)務指導，同時制定相應的管理制度，強化規(guī)范管理，通過制度的嚴格落實，防止分散流失，對全院各部門產(chǎn)生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案部門實現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范管理。在聲像攝錄入員接受任務的同時，將聲像檔案同步歸檔。我們在各相關(guān)科室建立兼職檔案員網(wǎng)絡，由各科室攝錄入員擔任兼職檔案員。醫(yī)院重要活動結(jié)束后，聲像材料一經(jīng)形成。就認真登記、整理后向?qū)Ｂ殭n案人員移交。對各部門制作的聲像檔案，他們提供的發(fā)票要經(jīng)過檔案部門簽署聲像檔案移交的證明才能報銷相關(guān)的費用。

(六)各部門齊抓共管

建議上級檔案工作主管部門與政府有關(guān)基建項目審批部門及管理部門加強聯(lián)系，通報情況，聯(lián)合擬制有關(guān)文件，齊抓共管，以保證本區(qū)域內(nèi)基建聲像檔案管理工作的順利開展，為保留醫(yī)院原貌和各項新建工程全貌，提供珍貴翔實的照片、錄像檔案資料作出努力。醫(yī)院組織重大活動。召開重要會議，建議檔案人員應全程參與，負責攝影錄像的人員則應積極配合，共同做好各類檔案的收集歸檔工作，以確保重大活動產(chǎn)生聲像檔案完整、集中統(tǒng)一，對發(fā)生的有深遠影響的大事件及本單位發(fā)生的大事，檔案工作都要精心安排，有計劃、有目的的收集相關(guān)聲像資料。

醫(yī)院聲像檔案內(nèi)容豐富，但聲像檔案數(shù)量占醫(yī)院檔案總件數(shù)比例很小，然而所起的特殊作用卻是其他類型檔案無法替代的，管理好聲像檔案確保其完整、準確、系統(tǒng)和安全，對現(xiàn)實和歷史有重要的意義。