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會計電算化工作中的問題及對策

2009-04-29 07:17
管理觀察 2009年10期
關鍵詞:電算化會計工作會計人員

蔣 萍

摘 要:本文就當前會計電算化進程中必須重視和需要解決的思想認識、會計電算化理論研究、管理基礎工作尤其是會計基礎工作、會計人員計算機操作業(yè)務素質、會計信息系統(tǒng)的安全保密性幾個問題進行了闡述。

關鍵詞:會計電算化

一、提高思想認識水平

會計電算化不僅改變了會計核算方式、數據儲存形式、數據處理程序和方法,擴大了會計數據領域,提高了會計信息質量,而且改變了會計內部控制與審計的方法和技術,因而推動了會計理論與會計技術的進一步發(fā)展完善,促進了會計管理制度的改革,是整個會計理論研究與會計實務的一次根本性變革。會計電算化決不僅僅是核算工具和核算方法的改進,而且必然會引起會計工作組織和人員分工的改變,促進會計人員素質和知識結構,會計工作效率和質量的全面提高,節(jié)省會計人員的時間和精力,轉變會計工作職能,推動會計理論和會計技術的進步,提高整個會計工作水平,大幅度增加企業(yè)的經濟效益,使會計理論和實務的方方面面都將發(fā)生前所未有的深刻變化。比如具有數據集中存放和管理特征的“電算化會計”,采用先進的數據庫及數據倉庫技術,實現了數據分類集中存放,完全取消了各種會計明細分類帳和對帳操作,各種報表數據均能通過數據共享及時而準確地取得。

二、重視會計電算化理論研究

電算化會計理論是指導、推動會計電算化在新的基礎上不斷完善和發(fā)展的實踐指南。電算化會計產生和發(fā)展的過程,也是突破傳統(tǒng)會計觀念,對現行會計理論和方法提出新問題、新課題,以及研究和確立新的理論和方法的過程。如電算化會計在系統(tǒng)設計、工作組織、信息處理及帳務處理程序等方式和方法上的改變,本身就是對現行會計理論和方法的突破和完善。雖然從短期看,這些影響只是漸進性的,但從長期看,隨著電子技術的飛速發(fā)展和電算化信息系統(tǒng)的普及應用,新的問題和新的課題將不斷出現,如:信息處理網絡建立后,企業(yè)將如何做到既及時合法提供會計信息,又能有效保護商業(yè)秘密;兩個會計子系統(tǒng)實現結合后,如何改進現有財務報告;信息經濟將對現行會計理論和方法產生什么影響等。對新課題進行深入研究,必將形成新的會計理論和方法,而新的會計理論和方法的確立,又將使電算化會計在新的基礎上獲得進一步完善和發(fā)展。傳統(tǒng)的會計電算化理論主要研究如何用計算機實現手工系統(tǒng)的工作,而沒有對系統(tǒng)提出更高的具有其自身特點的要求,這是遠遠不夠的。電算化會計理論即研究實現電算化后的會計信息系統(tǒng)組織、會計核算的程序和管理制度,會計核算的方法,以及用計算機作為主要的核算工具后對會計理論、會計制度的影響和會計工作的新特點。電算化會計理論的研究確定了電算化會計信息系統(tǒng)的基本功能體系、運作規(guī)范及特點、審計接口、會計檔案等基本要求,它一方面符合手工會計的基本要求,同時又具有自身的獨有的特點。電算化會計理論的基本問題研究透徹了,會計軟件的研制就有了明確的方向和目標,才能更符合會計、審計工作的實際要求,會計電算化軟件才能更好地服務于會計工作,才能使會計工作在實現電算化后更加規(guī)范、效率更高、安全性更強,才能更好地為管理決策服務,以實現會計電算化的效益原則。

網絡技術的發(fā)展及應用領域的不斷拓寬,使會計電算化系統(tǒng)出現許多新的特征。會計電算化系統(tǒng)必然向網絡化的方向發(fā)展。這就要求我們必須加強電算化會計理論的研究,建立較完備的電算化會計理論體系,以適應會計電算化迅速發(fā)展的需要。

三、要做好管理基礎工作,尤其是會計基礎工作

管理基礎主要指有一套比較全面、規(guī)范的管理制度和方法,以及較完整的規(guī)范化的數據;會計基礎工作主要指會計制度是否健全,核算規(guī)程是否規(guī)范,基礎數據是否準確、完整等,這是搞好電算化工作的重要保證。因為計算機處理會計業(yè)務,必須是事先設置好的處理方法,因而要求會計數據輸入、業(yè)務處理及有關制度都必須規(guī)范化、標準化,才能使電算化會計信息系統(tǒng)順利進行。沒有很好的基礎工作,電算化會計信息系統(tǒng)無法處理無規(guī)律、不規(guī)范的會計數據,電算化工作的開展將遇到重重困難。

計算機對數據的處理是通過程序來進行的,系統(tǒng)內部控制方式均要求程序化。比如,對操作權限的限制有密碼程序,驗證借貸金額是否平衡有校驗程序等。同時,由于數據處理的人機結合和系統(tǒng)內部控制方式程序化,使得系統(tǒng)控制復雜化。其控制點由手工會計對人的控制轉到對人和機器兩方面的控制,控制的內容涉及人員分工、職能分離和計算機軟、硬件的維護,以及會網絡環(huán)境下,會計電算化系統(tǒng)要求原始會計數據標準化和規(guī)范化,所有錄入到電腦里面的會計信息必須代碼化,以便于電腦集中處理。同時,所使用的代碼必須與財政部規(guī)定相符,與網絡環(huán)境對會計數據的傳輸要求相一致,從而更好地發(fā)揮網絡的優(yōu)勢。

做好會計電算化的長期、近期發(fā)展規(guī)劃和計劃并認真組織實施,重新調整會計及整個企業(yè)的機構設置、崗位分工,建立一系列現代企業(yè)管理制度,提高企業(yè)管理要求。還要修改擴建機房,選購、安裝、調試設備,自行開發(fā)或購買會計軟件,培訓會計電算化人員,進行系統(tǒng)的試運行等等工作。以上所列的各項工作必須做好,否則電算化會計系統(tǒng)將不能正常工作,有損于會計電算化的整體效益并使其不能深入持久地開展下去,會計和企業(yè)管理現代化將無法實現。

四、提高會計人員計算機操作業(yè)務素質

電算化會計下的人員除會計專業(yè)人員外,還有計算機專業(yè)人員及復合型人才。要提高會計人員計算機業(yè)務素質,必須大力加強人才培訓的力度。企業(yè)應立足于國際水準,培養(yǎng)或聘用一批高級技術人才。各基層單位應積極支持及組織會計人員學習和提高會計電算化知識,維護軟件正常運行,掌握計算機先進技術,培養(yǎng)復合型人才,為本單位盡快建立高效的會計信息系統(tǒng)創(chuàng)造條件。另外培養(yǎng)復合型人才,可以在大專院校開設會計電算化專業(yè)或在財會專業(yè)中增設計算機編程、維護等課程,可以讓財會人員進修計算機課程,還可以讓計算機人員、在崗人員實習并進修財會知識。

同時,要加強并制定實事求是的會計電算化人員培訓計劃。對會計人員、系統(tǒng)維護人員、系統(tǒng)管理人員,應按不同內容、不同要求進行培訓。對系統(tǒng)維護人員,應盡量聘用社會上的計算機專業(yè)人員,計算機系統(tǒng)維護是一項專業(yè)性很強的工作,對這些計算機專業(yè)人員只要簡單的會計培訓,就可以收到良好的效果。

五、加強會計信息系統(tǒng)的安全性、保密性

加強立法。當前幾乎所有的軟件系統(tǒng)都存在數據保密性、安全性差的問題。為了對付日益猖獗的計算機犯罪,國家應制定并實施計算機安全法律,在全社會加強對計算機安全的宏觀控制,政府主管部門還應進一步完善會計制度,對危害計算機安全的行為進行制裁,為計算機信息系統(tǒng)提供一個良好的社會環(huán)境。

完善管理。對于重要的計算機系統(tǒng)應加電磁屏蔽,以防止電磁輻射和干擾。制定計算機機房管理規(guī)定,制定機房防火、防水、防盜、防鼠的措施,以及突發(fā)事件的應急對策等。

強化內部控制。網絡環(huán)境下,某些內部人員的惡意行為或無意行為都可能造成會計信息的不安全性,因此建立內部控制制度是必要的。第一,實行用戶權限分級授權管理,建立網絡環(huán)境下的會計信息崗位責任。第二,建立健全對病毒、電腦黑客的安全防范措施。第三,從電算化網絡軟件的設計入手,增加軟件本身的限制功能。第四,建立會計信息資料的備份制度,對重要的會計信息資料要實行多級備份。第五,強化審計線索制。第六,建立進入網絡環(huán)境的權限制。

增強網絡安全防范能力。網絡會計實現了會計信息資源的共享,但同時也將自身暴露于風險之中,這些風險主要來自泄密和網上黑客的攻擊等。為了提高網絡會計信息系統(tǒng)的安全防范能力應采用一些措施,例如采用防火墻技術、網絡防毒、信息加密存儲通訊、身份認證、授權等。

加強數據的保密與保護。在進入系統(tǒng)時加一些諸如用戶口令、聲音監(jiān)測、指紋辨認等檢測手段和用戶權限設置等限制手段,另外還可以考慮硬件加密、軟件加密或把系統(tǒng)作在芯片上加密等機器保密措施和專門的管理制度。◆

參考資料:

(1)楊先順.會計電算化[M].北京:電子出版社,20027

(2)鐘愛軍.會計電算化應用教程[M].北京:科學出版社,2008

作者簡介:蔣萍,女,1969年12月23日出生,河南洛陽人。1992年畢業(yè)于河南師范大學,本科,副教授?,F就職于中共洛陽市委黨校信息處,副教授。多年來從事計算機教學與研究工作。

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