吳雁平

摘要：本文以館藏密度、庫藏密度和庫館建筑面積比等指標(biāo)，對檔案館與圖書館空間利用效率進(jìn)行了定量對比分析。

關(guān)鍵詞：檔案館圖書館利用率比較研究

各級國家綜合檔案館與公共圖書館均屬于由公共財(cái)政供給的文化事業(yè)單位，在一定的館藏規(guī)模下，均應(yīng)當(dāng)合理使用館庫建筑空間，提高空間利用效率。本文首次運(yùn)用館藏密度、庫藏密度和庫館建筑面積比等指標(biāo)。對全國各級國家綜合檔案館與公共圖書館空間利用效率進(jìn)行了定量對比分析。

1與本研究有關(guān)的概念與指標(biāo)的界定。

1．1館藏密度。館藏密度是指一個(gè)檔案館或圖書館每平方米館舍面積容納的館藏?cái)?shù)量。館藏密度：館藏量(卷、件、冊)／館舍面積(M²)。

1．2庫藏密度。庫藏密度是指一個(gè)檔案館或圖書館每平方米庫房面積容納的館藏?cái)?shù)量。庫藏密度=館藏量(卷、件、冊)／庫房面積(M²)。

1．3庫館建筑面積比。庫館建筑面積比是指一個(gè)檔案館或圖書館庫房面積與館舍面積的比。庫館建筑面積比：庫房建筑面積／館舍建筑面積。

1．4除上述指標(biāo)外，本文采用的其他概念、指標(biāo)與《1991—2005年檔案館與圖書館若干總量指標(biāo)比較研究》(見《檔案管理》2008年2期第51—52頁)一文相同。

2館庫空間利用效率比較

2．1館庫建筑面積及館藏量(見表1)

表1中1997—2004年的數(shù)據(jù)出自(中國檔案年鑒)。由于一時(shí)無法獲得1991—1996年全國各級國家綜合檔案館庫房建筑面積的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，故根據(jù)全國各級國家綜合檔案館庫房建筑面積與各級國家綜合

3結(jié)論與分析

3．1結(jié)論

結(jié)論一：由表2、表3、表4可見，在館藏密度、庫藏密度兩個(gè)指標(biāo)上各年度檔案館均低于圖書館，而在庫館建筑面積比項(xiàng)上檔案館均高于圖書館，這表明檔案館庫房的總體空間利用效率低于圖書館，結(jié)論二：由表5可見，從“八五”到“十五”期間，在館藏密度均值、庫藏密度均值兩個(gè)指標(biāo)上檔案館呈現(xiàn)出逐步上升的趨勢，圖書館則呈現(xiàn)出下降趨勢，而在庫館建筑面積比均值項(xiàng)上檔案館與圖書館均顯現(xiàn)出下降趨勢。這表明檔案館的庫房空間利用效率呈提高趨勢。

3．2原因分析

造成檔案館的庫房空間利用效率低于圖書館的原因有如下三點(diǎn)：

一是目前以卷為主的館藏檔案的物理尺寸大于多數(shù)圖書的物理尺寸。

二是實(shí)際占用部分館庫建筑面積的館藏資料數(shù)沒有統(tǒng)計(jì)在館藏?cái)?shù)內(nèi)。從筆者了解的情況看，館藏資料數(shù)約為館藏檔案數(shù)的10％～20％，那么即便是加上這10％～20％的館藏資料，檔案館的總體空間利用效率仍低于圖書館。這也不是影響檔案館的總體空間利用效率的關(guān)鍵要素。

三是預(yù)留空間不合理。預(yù)留空間是指檔案館的館藏檔案排架中，一般都要在一個(gè)現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案構(gòu)成的全宗后面留有一定空位，為的是為以后進(jìn)館檔案存放，以便使一個(gè)現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案構(gòu)成的全宗能夠集中在一起保管，保持其檔案的聯(lián)系。就筆者了解的情況看，不少檔案館預(yù)留空間占庫容最少有總庫容的1/4到1/5。即便到了建館初的預(yù)期設(shè)計(jì)年限，仍然有相當(dāng)數(shù)量預(yù)留空間閑置。造成這種現(xiàn)象的原因：一是預(yù)留空間的測算本來就是無法精確估算：二是為了保證預(yù)留空間夠用，在計(jì)算預(yù)留空間時(shí)我們往往盡可能地“高估寬算”。庫容問題一直是檔案館面臨的難題，一方面總體上講庫容不夠用，另一方面每個(gè)庫房又從來沒有“齊裝滿員”過，整個(gè)檔案館就像是個(gè)“架子師”。這其實(shí)是一種資源浪費(fèi)，這種浪費(fèi)對資源相對匱乏的檔案部門來說確實(shí)值得注意。因此，合理預(yù)留空間是提高檔案館的總體空間利用率的關(guān)鍵。