子　荷

能管理好員工，但你能管理好會議嗎？也許，這本來就是一回事。

多數(shù)時候，部門會議的主持人就是部門主管本人。但是，主管們，你是否真正知道，主持人的責任有多重大？

溝通漏斗可以告訴你：如果一個人心里想的是100%，那嘴上說的就是80%，別人聽到的則只有60%，別人聽懂的變成40%，而別人行動，最后只有20%。

溝通的效率是如此之少……而即便這20%是否能保證，還系于主持人。主持人能否引導大家真的說出80%，又能讓其他人真的聽懂40%？主持人究竟需要怎樣的管理會議技巧？

其實很簡單，那就是“聽”和“說”。

你會“聽”嗎？

每個人都會聽，但對主持人來說，要做的是真正“中立”地聽。把自己的思想、期待、成見和愿望暫時全部拋棄，全神貫注地來理解講話者的內(nèi)容，和他一起去體驗，感受整個過程。這可是一種管理技巧。要知道這看似簡單，實際上你未必能做得到。

傾聽本身就是一種互動。來點兒眼神的碰撞，點頭，簡短的“不錯”、“是的”等小反饋，或者把身子稍微前傾，如此可以增強對方的被尊重感，激發(fā)他的發(fā)言熱情。

最關(guān)鍵的則是重復和總結(jié)。重復和總結(jié)既是對發(fā)言者最有效的反饋，也有助于幫助大家準確理解發(fā)言者的意思，提高溝通效果。

傾聽還是一個排除“雜質(zhì)”的過程。比如：有些發(fā)言者天生就是個“跑偏的人”。他可能在講與主題無關(guān)的故事，很久才進入主題，或者講得太模糊。還有些人則喜歡攻擊別人，總是給予消極的意見。主持人真正去全神貫注地聽，就會迅速發(fā)現(xiàn)這些偏離點，馬上采取對策，比如：給予一些非語言性的暗示，低頭看看手表，或者提議“能給點具體的建議嗎”。

非常常見的情況還有上邊開大會，下邊開小會。一旦出現(xiàn)這種情況，最有效的辦法是主持人“不說”，示意發(fā)言者也“不說”，想想看什么效果？會場突然安靜下來，開小會的人自然就不開了。

“說”的技巧

除了聽，當然還要說。

一個很重要的說話技巧是探詢。員工發(fā)言常常是不假思索的，或者過于激動或者表達能力欠佳，往往使其他人不知所云。這時候主持人要了解他的真實意見，例如：“那結(jié)果怎么樣呢？”“你能再給我們講清楚一點嗎？”不過，探詢之后并未結(jié)束。在發(fā)言者回答之后，主持人還需要繼續(xù)呼應確認，比如：“我明白你的意思了”，“我認為問題是……”如此，一個完整的溝通過程才算完成。

會議中，總難免有反對意見。對反對意見，主持人尤其要確保自己和大家都明白。這時候可以采用“測試”的問話方式，來測試一下大家的理解情況。例如：“剛才某某的發(fā)言大家都清楚了嗎？”或者說：“你剛才是說的這個意思，對嗎？”在測試之后，再把大家的意見集中，例如：“剛才大家討論得非常好，我來總結(jié)一下你們說的是一、二、三……”使與會者一目了然。

在會議中，把大家的意見集中是主持人的一項重要功能。這也是需要很高技巧的。在會議進行到一個小階段時，主持人需要將大家表達的思想按照層次逐級歸納，從低到高，并引導大家達成一致；下一個階段也如此，再引導大家進一步達成一致，如此遞進，最終達成整個會議的一致。在這個過程中，也有幾句常用的說法可以借鑒，例如：“現(xiàn)在第一個問題討論完了，接著我們再進一步，第二個問題你怎么看？”“那我們再深一步，你如何看待這個問題的成因呢？”“我們進一步具體怎么解決這個方案呢？”

最后需要強調(diào)的是，一旦發(fā)現(xiàn)會議中有人在打瞌睡，就要考慮會議是不是進行得太長了？這時候可以休息五分鐘，或者把會議議程加快。

還有一個來自西方企業(yè)的觀點：主管不能主導會議。主管只是會議的參加者之一，但他仍然擁有其他權(quán)力和職責，包括做最后的決策。此點也供主管們參考。管理

責任編輯：曉?莊