李怡

ERP(Enterprise Resources Planning,“企業(yè)資源計(jì)劃”系統(tǒng))是由不同功能模塊組成的軟件包,它采用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的最新成就,是旨在對(duì)企業(yè)的多種資源進(jìn)行計(jì)劃和實(shí)現(xiàn)物流、資金流、信息流(“三流”)統(tǒng)一的操作平臺(tái)和管理信息系統(tǒng)。ERP就是一個(gè)應(yīng)用軟件系統(tǒng),基本思想是將企業(yè)的業(yè)務(wù)流程看作是一個(gè)緊密聯(lián)接的供應(yīng)鏈,并將企業(yè)內(nèi)部劃分成幾個(gè)相互協(xié)同作業(yè)的支持子系統(tǒng),如財(cái)務(wù)、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、生產(chǎn)制造、服務(wù)維護(hù)、工程技術(shù)等,可對(duì)企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)鏈上的所有環(huán)節(jié)如訂單、采購(gòu)、庫(kù)存、計(jì)劃、生產(chǎn)制造、質(zhì)量控制、運(yùn)輸、分銷(xiāo)、服務(wù)與維護(hù)、財(cái)務(wù)、成本控制、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)與投資、決策支持、人力資源等有效地進(jìn)行管理,從管理范圍和深度上為企業(yè)提供了更豐富的功能和工具。通過(guò)利用信息技術(shù),實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部資源的共享和協(xié)同,使得各業(yè)務(wù)流程無(wú)縫平滑的銜接,從而提高管理的效率和業(yè)務(wù)的精確度,獲得盈利能力的提高。

ERP系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中還是有相當(dāng)大的風(fēng)險(xiǎn),還是要加以重視的。主要的風(fēng)險(xiǎn)如下:

一、項(xiàng)目規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn):在ERP項(xiàng)目實(shí)施前缺乏規(guī)范或規(guī)范不合理。ERP系統(tǒng)是一種先進(jìn)的管理模式;一種網(wǎng)絡(luò)化的信息系統(tǒng);一款商品化的軟件產(chǎn)品。僅有軟件產(chǎn)品,管理模式和信息系統(tǒng)沒(méi)有跟上都會(huì)造成最終的失敗,三者缺一不可。

二、軟件風(fēng)險(xiǎn):在企業(yè)實(shí)際選擇ERP 系統(tǒng)時(shí), 由于沒(méi)有清晰地定義自身的需求和期望, 往往導(dǎo)致硬件選型及ERP軟件選擇錯(cuò)誤。選擇的軟件在日常業(yè)務(wù)中并不適合企業(yè)的實(shí)際需要, 從而導(dǎo)致投入了很高的成本卻沒(méi)有達(dá)到預(yù)期的效果。

三、環(huán)境風(fēng)險(xiǎn):在企業(yè)內(nèi)部由于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)是一個(gè)連續(xù)的過(guò)程,舊的管理模式不可以在一夜之中被打破,新的管理模式也不可能在一夜之間被確立,雙方的磨合和逐步的替換,使得人們的管理工作量在某一時(shí)期將大大的增加,其間很多沒(méi)有預(yù)計(jì)的成本將不斷產(chǎn)生。企業(yè)外部環(huán)境對(duì)企業(yè)實(shí)施ERP的風(fēng)險(xiǎn),有法律環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)、資本市場(chǎng)環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)等。實(shí)施過(guò)程控制不嚴(yán)格,階段成果未達(dá)標(biāo), 項(xiàng)目如果不能按期完成達(dá)到預(yù)期的效果, 其負(fù)面效應(yīng)也可能導(dǎo)致股東、客戶(hù)或者供應(yīng)商的不滿(mǎn), 進(jìn)而影響企業(yè)的籌資融資和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng), 從而形成資本市場(chǎng)環(huán)境引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)。

四、流程風(fēng)險(xiǎn):設(shè)計(jì)流程缺乏有效的控制環(huán)節(jié),項(xiàng)目在實(shí)施過(guò)程中的負(fù)面效應(yīng)可能會(huì)破壞正常的業(yè)務(wù)流程并影響業(yè)務(wù)的連續(xù)性; 由于無(wú)法獲得管理與軟件系統(tǒng)兼顧的專(zhuān)門(mén)人才, 項(xiàng)目的結(jié)果可能會(huì)不符合管理層和最終用戶(hù)的期望;信息技術(shù)基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)存在問(wèn)題可能影響報(bào)表的完整性、準(zhǔn)確性和數(shù)據(jù)的可獲得性。

五、決策風(fēng)險(xiǎn):實(shí)施效果未做評(píng)估或評(píng)估不合理,導(dǎo)致決策信息風(fēng)險(xiǎn)的主要因素是在進(jìn)行決策時(shí)所依據(jù)的數(shù)據(jù)信息或是采用的決策方法、決策程序不正確。

六、系統(tǒng)安全性風(fēng)險(xiǎn):系統(tǒng)安全設(shè)計(jì)不完善,存在系統(tǒng)被非法入侵的隱患,災(zāi)難防范措施不當(dāng)或不完整,容易造成系統(tǒng)崩潰。ERP是一個(gè)信息高度集成的管理系統(tǒng),不僅可以使企業(yè)內(nèi)部的物流和資金流實(shí)現(xiàn)集成,而且也可以將企業(yè)外部有關(guān)供貨商以及其市場(chǎng)和客戶(hù)的物流和資金流信息集成在一起。雖然一方面保證了數(shù)據(jù)的一致性和共享性, 減少了重復(fù)勞動(dòng), 但另一方面, 數(shù)據(jù)的所有權(quán)和維護(hù)成為了一個(gè)問(wèn)題。如果存在不合適的訪問(wèn)權(quán)限的定義, 缺乏有效法規(guī)對(duì)系統(tǒng)使用的控制, 系統(tǒng)中一些機(jī)密數(shù)據(jù)特別是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)會(huì)變得透明, 給企業(yè)帶來(lái)重大的損失。因此, 系統(tǒng)的安全問(wèn)題比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)復(fù)雜得多, 其財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)被截取和篡改的風(fēng)險(xiǎn)也大得多。

盡管ERP 系統(tǒng)的使用會(huì)引入新的風(fēng)險(xiǎn), 但只要能識(shí)別ERP系統(tǒng)實(shí)施應(yīng)用過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn), 針對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn), 采取相應(yīng)的控制措,進(jìn)行有效地監(jiān)控,就可以降低或化解風(fēng)險(xiǎn)。ERP實(shí)施是一項(xiàng)艱巨的任務(wù),不是單單的軟件應(yīng)用,也不是單單的生產(chǎn)管理,而是把生產(chǎn)管理的流程細(xì)化到軟件的應(yīng)用當(dāng)中。充分利用ERP系統(tǒng)的集成性、先進(jìn)性、統(tǒng)一性、完整性、開(kāi)放性的優(yōu)點(diǎn),使得企業(yè)內(nèi)部信息傳遞效率得到提高,各類(lèi)報(bào)表匯總更及時(shí),這些能提高企業(yè)各級(jí)管理層的決策準(zhǔn)確性。以下是本公司實(shí)施中風(fēng)險(xiǎn)的防范措施:

(一)公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視,詳細(xì)制定出實(shí)施計(jì)劃。在打算采用ERP系統(tǒng)時(shí)全面考慮內(nèi)部外部的環(huán)境和企業(yè)自身的條件,分解出每一步實(shí)施的計(jì)劃和每一期要達(dá)到的效果。

(二)立足本企業(yè), 選擇合適軟件。公司綜合了解市場(chǎng)上多種ERP軟件,對(duì)其從功能、開(kāi)發(fā)工具、價(jià)格、軟件商的技術(shù)支持能力等多方面進(jìn)行考察, 并將自身的實(shí)際需求與軟件系統(tǒng)很好地進(jìn)行匹配, 從而選擇最適合本企業(yè)的ERP 系統(tǒng)進(jìn)行操作。

(三)充分細(xì)致地做好實(shí)施前的準(zhǔn)備工作,調(diào)動(dòng)不同部門(mén)協(xié)同作戰(zhàn),更好地使用企業(yè)的資源。法律部門(mén)掌握相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)要求,做好ERP系統(tǒng)和外部法律環(huán)境有效銜接。做好項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)預(yù)算, 充分估計(jì)可能的變化, 為整個(gè)項(xiàng)目提供充分的資金保證。因?yàn)檫@種投資不是一個(gè)一次性的投入過(guò)程,企業(yè)一旦選擇信息化之后,可能產(chǎn)生一次性的購(gòu)買(mǎi)硬件和軟件的費(fèi)用,但隨之而來(lái)的相應(yīng)的維護(hù)和服務(wù)確是一項(xiàng)常年的投入,特別是由信息化而引發(fā)的對(duì)企業(yè)整體人員基本素質(zhì)的提高的需求,更是需要一個(gè)長(zhǎng)期的培訓(xùn)投資過(guò)程。按公司ERP實(shí)施目標(biāo)、客觀的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)和科學(xué)的評(píng)價(jià)方法,正確地評(píng)價(jià)實(shí)施成果。

(四)成立ERP小組,加強(qiáng)培訓(xùn),做好新舊系統(tǒng)交替工作,對(duì)公司內(nèi)部業(yè)務(wù)流程和管理過(guò)程進(jìn)行了優(yōu)化、重組。公司從業(yè)務(wù)、IT、財(cái)務(wù)等部門(mén)抽調(diào)人員組成ERP工作小組,針對(duì)選定軟件進(jìn)行開(kāi)發(fā),使得主要的業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化,編制出符合公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)的操作模塊;根據(jù)公司業(yè)務(wù)的特點(diǎn)及最終客戶(hù)的需求開(kāi)發(fā)多類(lèi)型的報(bào)表,豐富壯大了系統(tǒng)的查詢(xún)功能。對(duì)所有最終用戶(hù)進(jìn)行培訓(xùn),企業(yè)內(nèi)部須全員參加并考核。同時(shí)做好新舊系統(tǒng)并行工作,并嚴(yán)格備份。各部門(mén)必須提高工作效率,在籌備新系統(tǒng)的同時(shí)處理好日常工作。對(duì)原系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理,使其成為符合ERP新系統(tǒng)要求的上線數(shù)據(jù)。對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新梳理,使用成熟、先進(jìn)的ERP 系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程模板進(jìn)行合同創(chuàng)建、執(zhí)行等操作步驟,慢慢上手,達(dá)到熟練掌握的目的。

(五)公司管理人員轉(zhuǎn)變管理理念,只有深刻理解、全面消化吸收新的管理思想,并結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況加以運(yùn)用,才能充分發(fā)揮ERP 系統(tǒng)帶來(lái)的效益。ERP是建立在標(biāo)準(zhǔn)化管理基礎(chǔ)上,標(biāo)準(zhǔn)化管理可以提高ERP應(yīng)用的成功率。ERP系統(tǒng)是對(duì)企業(yè)物流、資金流、信息流進(jìn)行一體化管理的軟件系統(tǒng),軟件的應(yīng)用將跨越多個(gè)部門(mén)甚至公司的多個(gè)企業(yè)平臺(tái),在公司中用利潤(rùn)中心編碼這條線串起不同公司平臺(tái)的操作,最終將同一利潤(rùn)中心在不同平臺(tái)的業(yè)務(wù)操作結(jié)果反映在一張報(bào)表里,不同幣別也可以進(jìn)行換算后反映?，F(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)不是單一企業(yè)與單一企業(yè)間的競(jìng)爭(zhēng),而是一個(gè)企業(yè)供應(yīng)鏈與另一個(gè)企業(yè)供應(yīng)鏈之間的競(jìng)爭(zhēng)。ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)整個(gè)企業(yè)供應(yīng)鏈的管理,實(shí)現(xiàn)集成化應(yīng)用,建立企業(yè)決策完善的數(shù)據(jù)體系和信息共享機(jī)制,建立一個(gè)可以不斷自我評(píng)價(jià)和不斷改善管理的機(jī)制。

(六)通過(guò)設(shè)置操作權(quán)限,保證系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的安全。ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)由業(yè)務(wù)前端高度集成的,數(shù)據(jù)在各業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間高度共享,所有源數(shù)據(jù)只需在某一個(gè)系統(tǒng)中輸入一次,數(shù)據(jù)的來(lái)源唯一,避免了重復(fù)輸入和其他人為因素帶來(lái)的誤差。數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)處理的結(jié)果可以由公司IT部門(mén)設(shè)置操作權(quán)限給相關(guān)授權(quán)人,被授權(quán)人員才可以實(shí)時(shí)共享系統(tǒng)中的信息,根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行多路徑查詢(xún)。公司選用的軟件對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的修改,都會(huì)在系統(tǒng)中留有痕跡,可以追溯所發(fā)生的相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng),保障系統(tǒng)信息的完整和真實(shí)。

IT技術(shù)的發(fā)展,ERP系統(tǒng)得以用計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)將先進(jìn)的管理思想在現(xiàn)實(shí)中實(shí)施應(yīng)用,反映現(xiàn)代化管理對(duì)企業(yè)合理調(diào)配資源,最大化地創(chuàng)造社會(huì)財(cái)富的要求,成為現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)行模式,成為企業(yè)在信息時(shí)代生存、發(fā)展的基石。企業(yè)這種管理模式的變化,對(duì)于企業(yè)的會(huì)計(jì)人員來(lái)說(shuō)要適時(shí)調(diào)整工作的側(cè)重點(diǎn)。

ERP系統(tǒng)通過(guò)事務(wù)代碼處理相關(guān)的會(huì)計(jì)核算科目與核算方式,以便在事務(wù)處理發(fā)生的同時(shí)自動(dòng)生成會(huì)計(jì)核算分錄,保證了資金流與物流的同步記錄和數(shù)據(jù)的一致性。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息直接來(lái)源于業(yè)務(wù)本身,而非財(cái)務(wù)系統(tǒng)本身,系統(tǒng)中多數(shù)會(huì)計(jì)憑證是自動(dòng)生成的,只有不涉及到合同內(nèi)容的憑證由會(huì)計(jì)人員手工錄入。財(cái)務(wù)人員從日常以會(huì)計(jì)憑證編制為主的工作中解放了不少,而是轉(zhuǎn)向加強(qiáng)對(duì)從業(yè)務(wù)前端產(chǎn)生的憑證進(jìn)行審核。審核業(yè)務(wù)前端發(fā)票校驗(yàn)時(shí)往來(lái)的客戶(hù)、供應(yīng)商與合同的相一致性;會(huì)計(jì)科目的選取和對(duì)應(yīng)的附件是否符合會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的要求,及其在會(huì)計(jì)報(bào)表中反映的結(jié)果是否可行。因?yàn)闃I(yè)務(wù)人員不是專(zhuān)業(yè)的會(huì)計(jì)人員,因此對(duì)從他們手上產(chǎn)生的會(huì)計(jì)憑證中會(huì)計(jì)科目在會(huì)計(jì)報(bào)表相關(guān)欄目的歸集不具備敏感性,作為會(huì)計(jì)人員就要將工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到審核上來(lái),關(guān)注合同的毛利率等財(cái)務(wù)指標(biāo),發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)要求業(yè)務(wù)前端進(jìn)行改正。會(huì)計(jì)人員要多跟業(yè)務(wù)人員請(qǐng)教業(yè)務(wù)流程、合同創(chuàng)建等等方面的事項(xiàng),多了解業(yè)務(wù)方面的知識(shí),以便于自己在ERP一體化的系統(tǒng)中更好操作、查詢(xún)、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。

上了系統(tǒng)后,財(cái)務(wù)人員可以從終日埋頭于日常憑證處理中騰出更多時(shí)間和精力來(lái)關(guān)注企業(yè)的發(fā)展,使得財(cái)務(wù)人員的視野和思維變得更開(kāi)闊。利用系統(tǒng)自有的多種維度的查詢(xún)和公司自行開(kāi)發(fā)的業(yè)務(wù)報(bào)表和財(cái)務(wù)報(bào)表的查詢(xún),了解公司整體業(yè)務(wù)的信息,做好事前的預(yù)測(cè)和決策、事中的監(jiān)督和控制、事后的核算和分析,朝著管理會(huì)計(jì)方面發(fā)展,為公司管理層提供更多實(shí)用的信息資料。

公司上下同心,防范風(fēng)險(xiǎn),成功實(shí)施ERP,最為顯著的是帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益的提高,其次是管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,然后是行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的提高。另外,它還對(duì)企業(yè)形象改善、管理思維提升、員工積極性的激勵(lì)方面都有所幫助。