李元杰

摘要:文章介紹了物資采購(gòu)在企業(yè)中的重要性,簡(jiǎn)化、快捷、安全的物資采購(gòu)系統(tǒng),在采購(gòu)企業(yè)和供應(yīng)商之間搭起了一座信息交流的橋梁,降低了采購(gòu)成本,提高了采購(gòu)效率,增加了采購(gòu)?fù)该鞫?實(shí)現(xiàn)了物資采購(gòu)的高效、公正、專業(yè)的特點(diǎn)。

關(guān)鍵詞:物資采購(gòu)管理;物資采購(gòu)系統(tǒng);網(wǎng)上采購(gòu);系統(tǒng)管理;企業(yè)管理

中圖分類號(hào):TU717文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1009-2374(2009)10-0090-02

采購(gòu)直接影響著企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程、企業(yè)效益,是構(gòu)成企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要方面,起著非常重要的作用,采購(gòu)成本在不同行業(yè)中的比例不同,但總體來(lái)說(shuō),采購(gòu)成本是非常高的。根據(jù)有關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì),降低1%的采購(gòu)成本相當(dāng)于增加10%銷售額。把銷售額增加10%,對(duì)于一個(gè)成熟的市場(chǎng)來(lái)說(shuō),是很難的事情。但把采購(gòu)成本降低1%,對(duì)于目前社會(huì)平均采購(gòu)水平來(lái)說(shuō),確實(shí)非常容易做到的。這就要求企業(yè)把采購(gòu)管理提升到戰(zhàn)略的高度。

企業(yè)采購(gòu)部門業(yè)務(wù)的優(yōu)劣和效率直接關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)成本的高低,從而影響到企業(yè)的發(fā)展。而信息化時(shí)代,市場(chǎng)需求不斷變化和發(fā)展,傳統(tǒng)的采購(gòu)方式已經(jīng)很難再適應(yīng)企業(yè)信息化發(fā)展的需要,基于Internet的電子采購(gòu)受到了青睞。物資采購(gòu)系統(tǒng)是一種適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的先進(jìn)采購(gòu)模式,具有公開、透明、快捷和低成本等特點(diǎn),能夠有效地避免采購(gòu)過(guò)程中的腐敗和風(fēng)險(xiǎn),提高采購(gòu)效率。力爭(zhēng)采購(gòu)規(guī)模、服務(wù)水平、采購(gòu)效益、基礎(chǔ)建設(shè)全面再上新臺(tái)階。

企業(yè)在不斷探索物資采購(gòu)的最優(yōu)管理模式中,針對(duì)采購(gòu)性質(zhì)、對(duì)象、價(jià)值等方面,其使用的策略是不同的。如何最大限度地滿足企業(yè)的各種需要是對(duì)物資采購(gòu)軟件適應(yīng)性提出的挑戰(zhàn)。物資采購(gòu)系統(tǒng)做到了:(1)拓展采購(gòu)范圍,高質(zhì)量完成采購(gòu)任務(wù);(2)建立健全規(guī)章制度,規(guī)范采購(gòu)行為;(3)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),逐步實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)專業(yè)化;(4)加強(qiáng)采購(gòu)網(wǎng)絡(luò)建設(shè),實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理信息化;(5)及時(shí)收集信息,注意總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。

物資采購(gòu)系統(tǒng)借助有效的網(wǎng)絡(luò)信息化手段,采用集中招標(biāo)采購(gòu)和專家評(píng)委集中評(píng)標(biāo)方式,大大提高了物資采購(gòu)的透明度和工作效率,在保證采購(gòu)的物資質(zhì)量的同時(shí)又降低了采購(gòu)成本,取得了明顯的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。為了提高物資采購(gòu)?fù)该鞫?保證采購(gòu)的物資質(zhì)量,降低采購(gòu)價(jià)格和減少公司采購(gòu)成本,物資采購(gòu)系統(tǒng),借助有效的信息化手段,保證物資采購(gòu)管理工作的規(guī)范化以及招評(píng)標(biāo)過(guò)程的“公平、公開、公正”,同時(shí)實(shí)現(xiàn)對(duì)歷史資料的保存、統(tǒng)計(jì)和分析,資源的共享等。物資采購(gòu)系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)和C/S結(jié)構(gòu)相結(jié)合的方式,即ETL系統(tǒng)管理模塊采用Client/Server模式,OLAP模塊采用Browser/Server模式,招投標(biāo)系統(tǒng)建立在Internet的電子商務(wù)網(wǎng)站上,它們之間采用XML進(jìn)行數(shù)據(jù)交換,實(shí)現(xiàn)招投標(biāo)過(guò)程的網(wǎng)絡(luò)化和評(píng)標(biāo)過(guò)程的自動(dòng)化。

物資采購(gòu)系統(tǒng)的特點(diǎn):

1.采用Microsoft Net技術(shù),三層體系結(jié)構(gòu),XML數(shù)據(jù)表達(dá)方式,保證系統(tǒng)的開放性、可擴(kuò)展性和柔韌性。系統(tǒng)采用三層體系結(jié)構(gòu),將用戶界面、業(yè)務(wù)邏輯和數(shù)據(jù)庫(kù)分開。當(dāng)公司招投標(biāo)的流程或方式發(fā)生變化時(shí),可以只對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)邏輯組件進(jìn)行簡(jiǎn)單的修改而無(wú)需修改界面部分?；赪EB服務(wù)的ASP.NET具有簡(jiǎn)潔、高效等特點(diǎn),使物資采購(gòu)系統(tǒng)具有良好的可擴(kuò)充性、可維護(hù)性。將WEB服務(wù)與XML技術(shù)相結(jié)合,由于WEB服務(wù)的接口只需公共定義,隱藏了私有代碼和實(shí)際的執(zhí)行過(guò)程,從而降低了系統(tǒng)的復(fù)雜性,應(yīng)用系統(tǒng)維護(hù)的成本大大降低,順應(yīng)了從組件復(fù)用向服務(wù)復(fù)用轉(zhuǎn)變的軟件發(fā)展趨勢(shì)。數(shù)據(jù)表達(dá)以XML技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展,將應(yīng)用到越來(lái)越多的系統(tǒng)。當(dāng)企業(yè)不同系統(tǒng)之間或者不同企業(yè)之間需要進(jìn)行數(shù)據(jù)交換時(shí),各個(gè)平臺(tái)之間的差異會(huì)成為數(shù)據(jù)交換的障礙,以XML表達(dá)數(shù)據(jù)是克服此障礙的最有力的技術(shù)。從長(zhǎng)遠(yuǎn)的目光來(lái)看,XML增加了系統(tǒng)的生命力。ASP.NET技術(shù)使得本系統(tǒng)的配置靈活,具有柔韌性。當(dāng)應(yīng)用軟件修改后,不必運(yùn)行其他注冊(cè)工具,也不需要服務(wù)器重新啟動(dòng),只需復(fù)制到目標(biāo)位置即可。同時(shí)頁(yè)面會(huì)自動(dòng)加載新的組件,使用它來(lái)處理當(dāng)前未執(zhí)行的所有網(wǎng)絡(luò)請(qǐng)求,保證了系統(tǒng)的全天候運(yùn)行。

2.具有良好的安全管理模式,保證系統(tǒng)的安全性。系統(tǒng)采用IE/IIS所具有的一套完整的安全控制體系,包括驗(yàn)證(支持SSL,SET等驗(yàn)證)、存取控制、字段級(jí)加密等安全措施,確保所有數(shù)據(jù)的安全。ETL/系統(tǒng)管理模塊:主要針對(duì)系統(tǒng)管理用戶,采用Client/ Server模式,包括ETL,元數(shù)據(jù)管理,用戶、角色、權(quán)限和日志管理,數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)。采用全表對(duì)比方式進(jìn)行加載,在ETL過(guò)程中,抽取所有源數(shù)據(jù),并進(jìn)行相應(yīng)規(guī)則轉(zhuǎn)換,完成后先不插入目標(biāo),而對(duì)每條數(shù)據(jù)進(jìn)行目標(biāo)表比對(duì)。根據(jù)主鍵值進(jìn)行插入與更新的判定,目標(biāo)表已存在該主鍵值的,表示該記錄已有,并進(jìn)行其余字段比對(duì),如有不同,進(jìn)行Update操作,如目標(biāo)表沒(méi)有存在該主鍵值,表示該記錄還沒(méi)有,即進(jìn)行Insert操作。其優(yōu)勢(shì)在于,對(duì)已有系統(tǒng)表結(jié)構(gòu)不產(chǎn)生影響,不需要修改業(yè)務(wù)操作程序,所有抽取規(guī)則由ETL完成,管理維護(hù)統(tǒng)一,可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的遞增加載,沒(méi)有風(fēng)險(xiǎn)。系統(tǒng)對(duì)供應(yīng)商的投標(biāo)文件采用了雙重加密措施(即對(duì)投標(biāo)書的內(nèi)容進(jìn)行MD5對(duì)稱加密,同時(shí)又對(duì)其密鑰采用了RSA加密)。標(biāo)書的解密必須在評(píng)標(biāo)過(guò)程中方可進(jìn)行。這徹底杜絕了標(biāo)書泄密情形的發(fā)生,大大提高了招投標(biāo)和評(píng)標(biāo)工作的公平性、透明性。

3.對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行聯(lián)機(jī)分析模式,保證系統(tǒng)的靈活性和可用性。OLAP和數(shù)據(jù)挖掘模塊:主要針對(duì)決策人員,采用Browser/Server模式。瀏覽器端通過(guò)ASP.net頁(yè)面實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)信息的數(shù)字化或圖形化表現(xiàn);Web服務(wù)器可分為表示層和業(yè)務(wù)邏輯層兩個(gè)子層,表示層通過(guò)ASP.net生成Web頁(yè)面,業(yè)務(wù)邏輯層通過(guò).NET Framework 2.0中的ADOMD.Net實(shí)現(xiàn)工作流管理及表示層中全部數(shù)據(jù)訪問(wèn)管理等;數(shù)據(jù)層主要為數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器,負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)管理。對(duì)于數(shù)據(jù)可以保存為Excel和Microsoft Word的格式,加強(qiáng)了導(dǎo)出數(shù)據(jù)在各個(gè)部門間的通用性,使用戶可以用自己熟悉的軟件工具,編寫評(píng)標(biāo)報(bào)告等報(bào)表文檔。

4.記錄采購(gòu)物資的數(shù)量、單價(jià)、費(fèi)用、相關(guān)信息錄入、編輯和查詢、負(fù)責(zé)各類信息統(tǒng)計(jì)、顯示、打印工作、系統(tǒng)管理的系統(tǒng)初始化、用戶口令管理和數(shù)據(jù)庫(kù)備份和恢復(fù)等。提供多種查詢統(tǒng)計(jì)方法,充分利用信息資源。系統(tǒng)對(duì)招評(píng)標(biāo)業(yè)務(wù)流程中產(chǎn)生的大量信息與文件進(jìn)行分門別類的歸檔保存,提供分類分級(jí)分權(quán)的管理和操作。在系統(tǒng)中,業(yè)務(wù)人員可以快速生成評(píng)標(biāo)規(guī)則,整理標(biāo)書內(nèi)容,形成投標(biāo)對(duì)比表;可以迅速、準(zhǔn)確地查找歷史招標(biāo)檔案;專家評(píng)委可以快速查取投標(biāo)信息,靈活對(duì)比;管理人員可以快速查看招標(biāo)活動(dòng)的進(jìn)展,全面了解項(xiàng)目情況,可以分析產(chǎn)品的價(jià)格趨勢(shì)和供應(yīng)商的投標(biāo)走勢(shì);監(jiān)察人員可以監(jiān)督評(píng)委的評(píng)分過(guò)程,對(duì)評(píng)標(biāo)會(huì)議過(guò)程中出現(xiàn)的異常狀況可及時(shí)做出反應(yīng)。

5.利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上招-投標(biāo),招標(biāo)準(zhǔn)備階段:投標(biāo)人可以網(wǎng)上獲取招標(biāo)信息、下載標(biāo)書、上傳資格預(yù)審文件(最后一般需要驗(yàn)證原件)、網(wǎng)上在線答疑和澄清等。投標(biāo)階段:網(wǎng)上上傳投標(biāo)文件。開標(biāo)階段:網(wǎng)上開標(biāo)直播。評(píng)標(biāo)階段:借助電子評(píng)標(biāo)系統(tǒng)輔助評(píng)標(biāo)。中標(biāo)階段:網(wǎng)上公示中標(biāo)結(jié)果。監(jiān)管機(jī)構(gòu)可以在線監(jiān)管各招投標(biāo)的各個(gè)流程,也節(jié)省了投標(biāo)商投標(biāo)費(fèi)用。

增加采購(gòu)?fù)该鞫?預(yù)防腐敗行為。物資采購(gòu)系統(tǒng)是一個(gè)半開放的系統(tǒng),各部門、各委員會(huì)有關(guān)人員都可以上網(wǎng)瀏覽或查閱采購(gòu)信息,其中采購(gòu)單位和人員,商品名稱、數(shù)量、價(jià)格、供貨商等內(nèi)容一目了然,方便管理部門的監(jiān)控和審查,同時(shí)任何人都可以對(duì)采購(gòu)行為提出異議,并要求審計(jì)。一旦發(fā)現(xiàn)供貨商或采購(gòu)人員有不當(dāng)行為,不僅雙方都要受到法律制裁,供應(yīng)商的商品信息也將永久性地從商品采購(gòu)信息庫(kù)中刪除。網(wǎng)上采購(gòu)的實(shí)施,增加了采購(gòu)?fù)该鞫?減少了采購(gòu)爭(zhēng)議,提高了犯罪難度和成本,有效地遏制和預(yù)防了腐敗行為的發(fā)生。

物資采購(gòu)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了從“用腿采購(gòu)”到“用鼠標(biāo)采購(gòu)”的轉(zhuǎn)變。有利于擴(kuò)大供應(yīng)商范圍,提高采購(gòu)效率,降低采購(gòu)成本,產(chǎn)生規(guī)模效益。突破傳統(tǒng)采購(gòu)模式的局限,從貨比三家到貨比多家,在比質(zhì)比價(jià)的基礎(chǔ)上找到滿意的供應(yīng)商,大幅度地降低采購(gòu)成本。由于不需要出差,可以大大降低采購(gòu)費(fèi)用,通過(guò)網(wǎng)站信息的共享,可以節(jié)省紙張,實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公,大大提高采購(gòu)效率。有利于提高采購(gòu)的透明度,實(shí)現(xiàn)采購(gòu)過(guò)程的公開、公平、公正,杜絕采購(gòu)過(guò)程中的腐敗。物資采購(gòu)系統(tǒng)通過(guò)將采購(gòu)信息在網(wǎng)站公開,采購(gòu)流程公開,避免交易雙方有關(guān)人員的私下接觸,由計(jì)算機(jī)根據(jù)設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)完成供應(yīng)商的選擇工作,有利于實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控,避免采購(gòu)中的黑洞,使采購(gòu)更透明、更規(guī)范。有利于實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)程序標(biāo)準(zhǔn)化。物資采購(gòu)系統(tǒng)是在對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化的基礎(chǔ)上進(jìn)行的,必須按軟件規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行,可以規(guī)范采購(gòu)行為,規(guī)范采購(gòu)市場(chǎng),有利于建立一種比較良好的經(jīng)濟(jì)環(huán)境和社會(huì)環(huán)境,大大減少采購(gòu)過(guò)程的隨意性。有利于信息的溝通,促進(jìn)采購(gòu)管理定量化、科學(xué)化,為決策提供更多、更準(zhǔn)確、更及時(shí)的信息,使決策依據(jù)更充分。

參考文獻(xiàn)

[1]采購(gòu)工作中的策略分析[J].信息網(wǎng)絡(luò),2006,(11).

[2]熊志輝,吳良剛.基于供應(yīng)鏈管理的采購(gòu)策略分析與探討[J].企業(yè)家天地(下半月),2005,(11).