夏玲俐

摘要:自建項(xiàng)目是事業(yè)單位利用政府投資或自籌資金進(jìn)行建造的工程項(xiàng)目,長(zhǎng)期以來,對(duì)于自建項(xiàng)目的內(nèi)部審計(jì)一直存在各種各樣的問題。文章針對(duì)現(xiàn)在事業(yè)單位自建項(xiàng)目?jī)?nèi)部審計(jì)中普遍存在的問題,以流程管理作為切入點(diǎn),結(jié)合某辦公大樓改建項(xiàng)目設(shè)計(jì)了一套事業(yè)單位自建項(xiàng)目?jī)?nèi)部審計(jì)流程管理方案。

關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;自建項(xiàng)目;內(nèi)部審計(jì);方案設(shè)計(jì);流程管理

中圖分類號(hào):F239文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1009-2374(2009)10-0118-02

我國(guó)審計(jì)體系由政府部門審計(jì)、會(huì)計(jì)事務(wù)所審計(jì)以及單位內(nèi)部審計(jì)組成。內(nèi)部審計(jì)制度在1983年建立以來,在各大企事業(yè)單位內(nèi)部審計(jì)中發(fā)揮了重要的作用,是企事業(yè)單位內(nèi)部控制必不可缺的環(huán)節(jié)。但長(zhǎng)期以來,我國(guó)事業(yè)單位普遍實(shí)行項(xiàng)目使用管理單位自建自用的、非專業(yè)的、高度分散的政府投資或自籌資金項(xiàng)目管理模式,其缺點(diǎn)是“投資、建設(shè)、監(jiān)管、使用”多位一體,這種模式容易使事業(yè)單位的自建項(xiàng)目發(fā)生超預(yù)算、超標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象,甚至有些項(xiàng)目建成后也沒有辦理財(cái)務(wù)決算,內(nèi)部審計(jì)嚴(yán)重滯后,因此制定一套行之有效的事業(yè)單位自建項(xiàng)目的內(nèi)審方案,對(duì)于加強(qiáng)項(xiàng)目建設(shè)的監(jiān)管,減少國(guó)家或事業(yè)單位的損失極為重要。本文試從工程項(xiàng)目的流程管理入手,分析如何將流程管理應(yīng)用于事業(yè)單位工程項(xiàng)目的內(nèi)部審計(jì)之中并設(shè)計(jì)一套事業(yè)單位自建項(xiàng)目的內(nèi)部審計(jì)流程管理方案。

一、目前我國(guó)事業(yè)單位自建項(xiàng)目?jī)?nèi)部審計(jì)的困難與風(fēng)險(xiǎn)

(一)工程項(xiàng)目的復(fù)雜性

我國(guó)事業(yè)單位的自建項(xiàng)目由于建設(shè)的目的和今后的功能需求不同,因此項(xiàng)目本身就有很強(qiáng)的技術(shù)復(fù)雜性,這導(dǎo)致內(nèi)部審計(jì)中涉及的問題不僅包括財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)問題,而且包括工程技術(shù)問題,又由于事業(yè)單位自建項(xiàng)目的招投標(biāo)過程不夠規(guī)范,導(dǎo)致很多審計(jì)資料缺失,審計(jì)依據(jù)不完整而造成內(nèi)部審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。

(二)審計(jì)范圍的不確定性

我國(guó)事業(yè)單位的自建項(xiàng)目另一個(gè)問題就是審計(jì)的范圍不明確,有些內(nèi)部審計(jì)僅對(duì)最終的財(cái)務(wù)決算進(jìn)行審計(jì),而對(duì)前期的預(yù)算以及施工過程缺乏控制,審計(jì)的深度與廣度不夠,從而也造成了內(nèi)部審計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)。

(三)審計(jì)人員配置的不合理性

因?yàn)槭聵I(yè)單位很多自建項(xiàng)目都是工程項(xiàng)目,因此對(duì)審計(jì)人員的要求較高,除了要具備財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的知識(shí)之外,還應(yīng)有一定的建筑施工,工程管理,工程造價(jià)方面的專業(yè)技術(shù)知識(shí),而我國(guó)大部分審計(jì)機(jī)構(gòu)的內(nèi)審人員主要以財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員為主,缺乏相應(yīng)的工程項(xiàng)目知識(shí),因此增加了審計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)。

二、流程管理的定義及要求

(一)流程管理的定義

流程管理是把一個(gè)具體的任務(wù)通過規(guī)范有序的流程分解成各個(gè)部分,并把這些分解的任務(wù)具體落實(shí)到流程中的各個(gè)環(huán)節(jié)中,同時(shí)通過內(nèi)部控制與監(jiān)督來保證任務(wù)的有效完成的一種系統(tǒng)性的管理方法。

(二)流程管理的要求

流程管理最重要的是對(duì)整個(gè)流程的控制與監(jiān)督,保證流程的有序進(jìn)行,流程管理的基本要求就是對(duì)任務(wù)的有序分解和對(duì)每一環(huán)節(jié)的控制監(jiān)督。

三、流程管理在工程項(xiàng)目?jī)?nèi)部審計(jì)中的應(yīng)用

企事業(yè)單位的自建工程項(xiàng)目從招投標(biāo)直到項(xiàng)目的完工驗(yàn)收就好比是一個(gè)流程被執(zhí)行的過程,而對(duì)工程項(xiàng)目的內(nèi)部審計(jì)控制當(dāng)中就可以應(yīng)用到流程管理的方法,具體來說工程項(xiàng)目的流程管理主要包括三個(gè)方面:

第一,根據(jù)工程項(xiàng)目的進(jìn)程設(shè)計(jì)相應(yīng)的流程。這包括明確工程項(xiàng)目的業(yè)務(wù)流程,定義不同環(huán)節(jié)的時(shí)間節(jié)點(diǎn),根據(jù)它們之間的關(guān)系描繪出初步的流程。

第二,確定重要控制環(huán)節(jié)。對(duì)一些涉及其它環(huán)節(jié)或重要的環(huán)節(jié)的應(yīng)對(duì)其具體量化,明確其控制的目標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)。

第三,明確控制風(fēng)險(xiǎn)。核查流程中存在控制風(fēng)險(xiǎn)的環(huán)節(jié),建立相應(yīng)的外部控制體系。

四、事業(yè)單位自建項(xiàng)目?jī)?nèi)部審計(jì)流程管理方案

以下以我單位的一個(gè)自建工程項(xiàng)目為例(項(xiàng)目為園區(qū)內(nèi)新改建了一棟科研辦公大樓,該自建項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)是由國(guó)家部分撥款和單位自籌資金解決),圖1是此自建項(xiàng)目審計(jì)的的流程管理圖,通過分析該圖來探討如何將流程管理應(yīng)用于自建項(xiàng)目的內(nèi)部審計(jì)之中。

(一)大樓自建項(xiàng)目的起始階段

第一,應(yīng)確定大樓項(xiàng)目是由單位內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行審計(jì),還是完全外包給外部審計(jì)單位,或者是一部分由外部審計(jì)單位完成,一部分由內(nèi)部審計(jì)單位完成。如果確定由內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)完成,則應(yīng)設(shè)立一支由法人直接領(lǐng)導(dǎo)人員配置合理的獨(dú)立內(nèi)部審計(jì)隊(duì)伍,獨(dú)立行使監(jiān)督權(quán)。

第二,根據(jù)辦公大樓改建的內(nèi)容對(duì)這支內(nèi)部審計(jì)隊(duì)伍進(jìn)行分工,明確各自的任務(wù)與目標(biāo),同時(shí)內(nèi)審機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)該工程項(xiàng)目的特點(diǎn),對(duì)于在工程施工中可能出現(xiàn)的一些專業(yè)性較強(qiáng)的、難度較大的問題應(yīng)在準(zhǔn)備階段就與外部審計(jì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通,借助外部審計(jì)機(jī)關(guān)對(duì)這些可能出現(xiàn)的問題從項(xiàng)目的起步階段進(jìn)行控制,以促進(jìn)審計(jì)的實(shí)效性,從而協(xié)助大樓工程管理人員更有效的管理和控制工程項(xiàng)目,以提高管理水平。

第三,明確大樓改建項(xiàng)目的審計(jì)內(nèi)容后,內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)就應(yīng)該根據(jù)審計(jì)的原則來編制審計(jì)計(jì)劃,審計(jì)計(jì)劃包括以下一些內(nèi)容:被審計(jì)項(xiàng)目的基本情況,項(xiàng)目審計(jì)的進(jìn)度與時(shí)間安排,相關(guān)的項(xiàng)目造價(jià)預(yù)算控制計(jì)劃,審計(jì)過程中可能碰到的重要審計(jì)問題和疑難工程項(xiàng)目審計(jì)問題,相關(guān)項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)評(píng)估。審計(jì)計(jì)劃的編制應(yīng)由單位內(nèi)審機(jī)構(gòu)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人編制,相關(guān)項(xiàng)目管理人員討論確定。審計(jì)計(jì)劃作為整個(gè)項(xiàng)目審計(jì)的一部分,在項(xiàng)目結(jié)束后應(yīng)記錄歸檔。在審計(jì)計(jì)劃的編制過程中,可以將整個(gè)項(xiàng)目劃分為不同的階段,每個(gè)階段可能又有不同的項(xiàng)目步驟,每一步驟中可能又包含幾件不同的事件,因此要盡可能將項(xiàng)目細(xì)分,然后根據(jù)細(xì)分后的項(xiàng)目單獨(dú)做好事件預(yù)算,確定好執(zhí)行每一步驟需要的人員和時(shí)間。審計(jì)計(jì)劃編制之后,還要對(duì)審計(jì)計(jì)劃進(jìn)行審核。審計(jì)計(jì)劃的審核可以由單位的內(nèi)審機(jī)構(gòu)組織專門人員進(jìn)行,也可以委托會(huì)計(jì)事務(wù)所進(jìn)行審核。審計(jì)計(jì)劃的審核包括核審審計(jì)目的、審計(jì)范圍是否恰當(dāng),項(xiàng)目審計(jì)進(jìn)度是否合理,重點(diǎn)審計(jì)領(lǐng)域和重要會(huì)計(jì)問題所擬對(duì)的審計(jì)程序是否符合具體情況,項(xiàng)目財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是否充分等方面。

(二)大樓自建項(xiàng)目的過程階段

在大樓改建工程項(xiàng)目的具體實(shí)施過程中,內(nèi)部審計(jì)工作發(fā)揮的兩大具體職能是控制與監(jiān)督。配合著大樓改建工程項(xiàng)目的實(shí)施,內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)該做好相應(yīng)的審計(jì)控制監(jiān)督工作,確保項(xiàng)目每一環(huán)節(jié)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的完整性、準(zhǔn)確性。通過內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督功能,要有效的監(jiān)督在項(xiàng)目實(shí)施過程中可能出現(xiàn)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域。具體來說,在這一階段涉及的內(nèi)部審計(jì)工作包括:決定內(nèi)部審計(jì)財(cái)務(wù)預(yù)算,執(zhí)行和監(jiān)督審計(jì)計(jì)劃在時(shí)間預(yù)算上的安排,評(píng)價(jià)內(nèi)部審計(jì)控制質(zhì)量,監(jiān)督項(xiàng)目經(jīng)理是否按照審計(jì)計(jì)劃執(zhí)行相關(guān)財(cái)務(wù)支出,收集審計(jì)證據(jù),對(duì)于一些工程項(xiàng)目的審計(jì)疑難問題及時(shí)咨詢或聯(lián)系外部審計(jì)機(jī)構(gòu)審計(jì)。在項(xiàng)目實(shí)施的各個(gè)環(huán)節(jié),內(nèi)部審計(jì)師要充分分析工程項(xiàng)目哪些環(huán)節(jié)存在風(fēng)險(xiǎn)及影響因素,從而幫助管理層建立防范風(fēng)險(xiǎn)的管理制度,內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)要向管理層提供相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)信息,幫助他們了解風(fēng)險(xiǎn)因素和權(quán)衡風(fēng)險(xiǎn)與回報(bào)的關(guān)系。內(nèi)部審計(jì)師在分析項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)因素時(shí)一定要考慮:信息系統(tǒng)和外部事件這些因素。有效的內(nèi)部控制可以為識(shí)別、反饋和應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)提供合理的保證。強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)職能有利于促進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)管理程序與政策的貫徹執(zhí)行。內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)與管理部門合作,建立良好的風(fēng)險(xiǎn)管理文化,共同處理和解決風(fēng)險(xiǎn)所要求的業(yè)務(wù)流程和技術(shù)方法。

(三)大樓自建項(xiàng)目的收尾階段

在大樓改建工程項(xiàng)目管理的收尾階段,內(nèi)部審計(jì)工作主要集中在整理審計(jì)證據(jù)和審計(jì)工作底稿、編制項(xiàng)目審計(jì)報(bào)告初稿、與項(xiàng)目經(jīng)理或負(fù)責(zé)人溝通與交換對(duì)項(xiàng)目審計(jì)報(bào)告初稿的意見、項(xiàng)目審計(jì)報(bào)告定稿、項(xiàng)目審計(jì)報(bào)告的報(bào)送、審計(jì)報(bào)告和相關(guān)證據(jù)、工作底稿和審計(jì)記錄檔案建立等工作上。其中,審計(jì)工作底稿是聯(lián)結(jié)整個(gè)審計(jì)工作的紐帶,是審計(jì)師形成審計(jì)結(jié)論、發(fā)表審計(jì)意見的直接依據(jù),同時(shí)它也是審計(jì)質(zhì)量控制與質(zhì)量檢查提供了可能,并對(duì)未來的審計(jì)業(yè)務(wù)具有參考備查價(jià)值。審計(jì)工作底稿包括被審計(jì)單位的未審情況,審計(jì)過程的記錄與注冊(cè)會(huì)計(jì)師的結(jié)論。工作底稿形成后,要對(duì)其進(jìn)行復(fù)核,包括所引用的有關(guān)資料時(shí)是否詳實(shí)、可靠;所獲取的審計(jì)證據(jù)是否充分、適當(dāng);審計(jì)判斷是否有理有據(jù);審計(jì)結(jié)論是否恰當(dāng)。在審計(jì)工作底稿形成后,審計(jì)小組因按照一定的標(biāo)準(zhǔn)予以歸檔。在工程項(xiàng)目實(shí)施過程中會(huì)遺留下來的一些專業(yè)性較強(qiáng)的工程技術(shù)問題,這些問題可以通過內(nèi)審?fù)獍姆绞铰?lián)系專業(yè)的會(huì)計(jì)事務(wù)所合作進(jìn)行審計(jì),借助外部審計(jì)機(jī)關(guān)的專業(yè)技術(shù)力量對(duì)這些遺留問題進(jìn)行再審計(jì)。

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