摘要:對(duì)于關(guān)心ERP實(shí)施的人士來(lái)說(shuō),ERP實(shí)施的成功關(guān)鍵成功要素始終是關(guān)注的中心議題之一。本文首先對(duì)實(shí)施過(guò)ERP的企業(yè)進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致地分析,得出物料編碼及相應(yīng)數(shù)據(jù)的建立是ERP實(shí)施的成功關(guān)鍵,并且給出相應(yīng)的編碼方法。

關(guān)鍵詞: ERP 物料編碼數(shù)據(jù)實(shí)施

1. 引言

ERP是由美國(guó)著名的計(jì)算機(jī)技術(shù)咨詢(xún)和評(píng)估集團(tuán)Gartner Group Inc.提出的一整套企業(yè)管理系統(tǒng)體系標(biāo)準(zhǔn),其實(shí)質(zhì)是在MRP II(Manufacturing Resources Planning,“制造資源計(jì)劃”) 基礎(chǔ)上進(jìn)一步發(fā)展而成的面向供應(yīng)鏈(Supply Chain)的管理思想。ERP(Enterprise Resource Planning )企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng),是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上,以系統(tǒng)化的管理思想,為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。ERP系統(tǒng)集中信息技術(shù)與先進(jìn)的管理思想于一身,成為現(xiàn)代企業(yè)的運(yùn)行模式,反映時(shí)代對(duì)企業(yè)合理調(diào)配資源,最大化地創(chuàng)造社會(huì)財(cái)富的要求,成為企業(yè)在信息時(shí)代生存、發(fā)展的基石。

2. ERP實(shí)施要素分析

企業(yè)希望通過(guò)實(shí)施ERP系統(tǒng)來(lái)提高企業(yè)管理水平,增加生產(chǎn)效益的企業(yè),在經(jīng)過(guò)前期調(diào)研、選型后,還必須有目的、有計(jì)劃、有組織并在正確的方法指導(dǎo)下分步實(shí)施。ERP經(jīng)過(guò)近20年的發(fā)展,已經(jīng)形成了一套比較成熟的實(shí)施方法。成功實(shí)施ERP系統(tǒng)的基本方法對(duì)所有的企業(yè)都是適用的,不取決于生產(chǎn)的類(lèi)型和經(jīng)營(yíng)規(guī)模的大小。但在具體實(shí)施時(shí)必須注意對(duì)項(xiàng)目實(shí)施有重大影響的某些關(guān)鍵要素。

在ERP項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中,關(guān)鍵要素包括硬件、軟件、數(shù)據(jù)、組織和管理。

數(shù)據(jù)的整理與錄入是企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)的一大攔路虎,這也是實(shí)施ERP系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵之一。有人將ERP系統(tǒng)說(shuō)成是三分技術(shù)、七分組織、十二分?jǐn)?shù)據(jù),可見(jiàn)數(shù)據(jù)的重要性了。

企業(yè)數(shù)據(jù)基本上分為兩大類(lèi)。一是工程數(shù)據(jù),也稱(chēng)為靜態(tài)數(shù)據(jù),包括產(chǎn)品、部件、組件、零件、毛坯、原材料的基本屬性,產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、工藝路線(xiàn)、工時(shí)定額、消耗定額、定額成本、工作中心等。動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù):庫(kù)存調(diào)整和轉(zhuǎn)移、合同、庫(kù)存流水帳、主帳、生產(chǎn)計(jì)劃、采購(gòu)入庫(kù)、車(chē)間領(lǐng)料、生產(chǎn)開(kāi)工與完工報(bào)告、成品發(fā)運(yùn)、收帳付款、銀行對(duì)帳等。這些數(shù)據(jù)都有一定的時(shí)間性。

工程數(shù)據(jù)的整理與錄入涉及到許多部門(mén),如設(shè)計(jì)、工藝、勞資、財(cái)務(wù)、供應(yīng)、銷(xiāo)售、車(chē)間、設(shè)備動(dòng)力等,這些部門(mén)都有自己的一套慣用的數(shù)據(jù),對(duì)于這些數(shù)據(jù)做到簡(jiǎn)化、通用化、標(biāo)準(zhǔn)化,盡量減少數(shù)據(jù)冗余,要做到數(shù)據(jù)共享。

要檢查工程數(shù)據(jù)是否成套與完整。檢查輸入的一個(gè)產(chǎn)品及其相對(duì)應(yīng)的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、每項(xiàng)數(shù)據(jù)、消耗定額、工時(shí)定額、定額成本、計(jì)劃價(jià)格等都要成套地輸入,否則數(shù)據(jù)殘缺不全沒(méi)有使用價(jià)值。動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)相對(duì)比較獨(dú)立,如庫(kù)存流水帳、主帳的建立,不受其他數(shù)據(jù)的影響。

在數(shù)據(jù)的整理過(guò)程中,要特別重視物代碼的編制和單位換算。

企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng),必須科學(xué)地編制和應(yīng)用物料編碼,為計(jì)算機(jī)管理帶來(lái)極大的方便。在開(kāi)發(fā)或者推廣應(yīng)用ERP系統(tǒng)時(shí),要根據(jù)企業(yè)的具體情況及其特點(diǎn),建立企業(yè)的物料編碼體系,制定一系列的代碼編制標(biāo)準(zhǔn),為物料友碼設(shè)計(jì)以及輸入/輸出/核對(duì)提供依據(jù)。

3.物料編碼(Material code)

3.1 物料編碼的概念

物料編碼是唯一標(biāo)識(shí)物料的代碼,通常用字符串(定長(zhǎng)或不定長(zhǎng))或數(shù)字表示。

物料編碼是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)物料的惟一識(shí)別代碼。它用一組代碼來(lái)代表一種物料。物料編碼必須是惟一的,也就是,一種物料不能有多個(gè)物料編碼,一個(gè)物料編碼不能有多種物料。

物料編碼是以簡(jiǎn)短的文字、符號(hào)或數(shù)字、號(hào)碼來(lái)代表物料、品名、規(guī)格或類(lèi)別及其它有關(guān)事項(xiàng)的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類(lèi)極少的工廠(chǎng)或許有沒(méi)有物料編碼都無(wú)關(guān)緊要,但在物料多到數(shù)百種或數(shù)千、數(shù)萬(wàn)種以上的工廠(chǎng),物料編碼就顯得格外重要了。此時(shí),物料的領(lǐng)發(fā)、驗(yàn)收,請(qǐng)購(gòu)、跟催、盤(pán)點(diǎn)、儲(chǔ)存等工作極為頻緊,而借著物料編碼,使各部門(mén)提高效率,各種物料資料傳遞迅速、意見(jiàn)溝通更加容易。

物料編碼之功能如下:增強(qiáng)物料資料的正確性;提高物料管理的工作效率;利于電腦的管理;降低物料庫(kù)存、降低成本;防止物料舞弊事件之發(fā)生;便于物料之領(lǐng)用; 便于壓縮物料的品種、規(guī)格。

3.2 物料編碼的編制方法

目前工商企業(yè)所采用的物科編碼方法,主要有下列幾種:.阿拉伯?dāng)?shù)字法、英文字母法、暗示法、混合法。

3.2.1阿拉伯?dāng)?shù)字法

阿拉伯?dāng)?shù)字法,是以阿拉伯?dāng)?shù)字作為物料編碼的工具,采用以一個(gè)或數(shù)個(gè)阿拉伯?dāng)?shù)字代表一項(xiàng)物料。這種方法容易了解,只是需另外準(zhǔn)備物料項(xiàng)目與數(shù)字的對(duì)照表,又要記憶對(duì)照項(xiàng)目,因此有關(guān)人員必須經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的訓(xùn)練與適應(yīng)才能運(yùn)用自如。以阿拉伯?dāng)?shù)字做物料編碼的,較常見(jiàn)的有下列幾種:連續(xù)數(shù)字編碼法、分級(jí)式數(shù)字編碼法、區(qū)段數(shù)字編碼法、國(guó)際十進(jìn)制分類(lèi)法。

3.2.2 英文字母法

英文字母法是以英文字母作為物料編碼工具的物料編碼法。英文字母中I、O、Q、Z 等字與阿拉伯?dāng)?shù)字1、0、9、2等容易混淆,故多廢棄不用,除此之外,尚有22個(gè)字母可利用。如以A代表金屬材料,B代表非木材,C代表玻璃。以AA代表鐵金屬,以AB代表銅金屬……,英文字母在我國(guó)已經(jīng)相當(dāng)普遍,是可用的物料編碼方法。

3.2.3 暗示法

暗示編碼法是指物料編碼代表物料的意義,可自編碼本身聯(lián)想出來(lái)。暗示編碼法又可分為:字母暗示法、數(shù)字暗示法。

3.3.3 混合法

混合法物料編碼系聯(lián)合使用英文字母與阿拉伯?dāng)?shù)字來(lái)作物料編碼,而多以英文字母代表物料之類(lèi)別或名稱(chēng),其后再用十進(jìn)制元或其它方式編阿拉伯?dāng)?shù)字號(hào)碼。這種物料編碼方法較十進(jìn)制元采用符號(hào)較多,故有不少企業(yè)樂(lè)于采用此種方法。

4. 物料編碼標(biāo)準(zhǔn)化的具體實(shí)施過(guò)程

物料編碼標(biāo)準(zhǔn)化的工作主要可分為四個(gè)階段。

4.1 組織工作小組

工作小組并不是一個(gè)松散的團(tuán)體,而應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)完備的組織結(jié)構(gòu)、工作任務(wù)和工作計(jì)劃。

工作小組通常應(yīng)由標(biāo)準(zhǔn)化部門(mén)(一般情況下屬于研發(fā)或設(shè)計(jì)部門(mén))牽頭,并抽調(diào)相關(guān)部門(mén)(如信息化、銷(xiāo)售、采購(gòu)、工藝、財(cái)務(wù)、倉(cāng)庫(kù)及售后等)人員組成,同時(shí)分部人員也應(yīng)參與其中,以便對(duì)涉及物料運(yùn)營(yíng)的各方面進(jìn)行充分的了解。小組成立之初,應(yīng)由專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行編碼基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn),而為了配合信息化項(xiàng)目安排,一般應(yīng)提前3~6個(gè)月啟動(dòng)編碼工作小組。在不同的階段,小組結(jié)構(gòu)和成員可進(jìn)行調(diào)整。此外,當(dāng)企業(yè)存在較多物料問(wèn)題時(shí),工作小組有必要保持一定的編制,保障系統(tǒng)上線(xiàn)直到運(yùn)行良好。

4.2 物料整理、分類(lèi)

在這一階段,工作小組要對(duì)歷史資料進(jìn)行收集、清理物料、確定物料的分類(lèi)原則和層級(jí)關(guān)系、識(shí)別物料的性質(zhì)。

借此機(jī)會(huì),企業(yè)對(duì)物料進(jìn)行一次清查十分必要。不僅需對(duì)歷史數(shù)據(jù)理分析,還要對(duì)實(shí)物進(jìn)行清查,確定對(duì)廢舊物料的處理方式。清查的范圍還可包括供應(yīng)商供應(yīng)物料的范圍以及倉(cāng)庫(kù)、貨位等情況。清查完成后,即可著手開(kāi)始建立物料明細(xì)總表和產(chǎn)品型號(hào)規(guī)格表(可參考使用企業(yè)之前的庫(kù)存物料表)。

對(duì)物料進(jìn)行整理后即可著手對(duì)物料進(jìn)行分類(lèi)并確定層級(jí)。每一種類(lèi)別的層級(jí)以不超過(guò)三層為宜,此種層級(jí)是為更好的編碼結(jié)構(gòu)做準(zhǔn)備。對(duì)于裝配制造企業(yè)而言,大類(lèi)一般可根據(jù)裝配部件的工程材料特性不同而進(jìn)行劃分,例如分為電器件、塑件、鐵件、附件等;中類(lèi)可根據(jù)物料的用途劃分,例如電器件里面分為PCB、充電器、變壓器、電池等;小類(lèi)中則可進(jìn)一步考慮顏色/尺寸的不同。物料分成三級(jí)以?xún)?nèi)有利于容納物料,使其具有更大的靈活性以適應(yīng)企業(yè)未來(lái)產(chǎn)品的發(fā)展。

4.3 編碼準(zhǔn)備

在此關(guān)鍵階段,將對(duì)物料名稱(chēng)、規(guī)格進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化,進(jìn)一步確定物料的細(xì)分與組合,最后確定編碼規(guī)則和BOM規(guī)則。

經(jīng)過(guò)上面的階段,物料編碼規(guī)則和BOM的規(guī)則已不難確定。物料編碼的分類(lèi)很多,從不同角度可分為定長(zhǎng)編碼和非定長(zhǎng)編碼、數(shù)字編碼和混合編碼、順序編碼(無(wú)含義編碼)和規(guī)則編碼(賦義編碼)、人工編碼和自動(dòng)生成編碼。裝配制造企業(yè)通常所采用的是定長(zhǎng)、數(shù)字、規(guī)則編碼。其優(yōu)點(diǎn)是定長(zhǎng)編碼可較容易發(fā)現(xiàn)手動(dòng)輸入錯(cuò)誤,全數(shù)字利于快速輸入提高效率,規(guī)則編碼便于簡(jiǎn)單識(shí)別物料。當(dāng)然,有優(yōu)點(diǎn)必然也有缺點(diǎn),采用哪種編碼方式具體還需要根據(jù)企業(yè)物料特性而定。

4.4 應(yīng)用基礎(chǔ)物料檔案與物料清單

在最后階段系統(tǒng)即將上線(xiàn)前,工作小組分工導(dǎo)入數(shù)據(jù)。物料檔案不僅記錄有物料的編碼、名稱(chēng)、規(guī)格、單位,還要設(shè)置有關(guān)屬性,使得物料在不同的運(yùn)營(yíng)環(huán)境下起到不同的作用,滿(mǎn)足不同部門(mén)的需要。物料清單BOM的錄入和調(diào)整工作量大,且需要細(xì)致的處理,適當(dāng)?shù)夭捎靡恍┩ㄓ媚K可以大大減輕工作量,提高BOM的準(zhǔn)確性。

5. 結(jié)束語(yǔ)

從國(guó)內(nèi)裝配制造企業(yè)現(xiàn)狀來(lái)看,ERP的實(shí)施過(guò)程需要從基礎(chǔ)抓起,從最基本的物料入手。我們并不只是為了獲取一套完美的編碼方案,而是要通過(guò)對(duì)物料編碼標(biāo)準(zhǔn)化的工作,去查找和發(fā)現(xiàn)物料管理中的黑洞,對(duì)其進(jìn)行修正和規(guī)范、提升我們企業(yè)的物料管理水平,為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介:陳錦標(biāo):男(1972～),籍貫:福建南安。福建交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院教師,碩士,研究方向:電子商務(wù)。