李　慶

【摘要】ERP環(huán)境下,需要根據(jù)ERP系統(tǒng)集成性的要求,借鑒業(yè)務(wù)流程重組的思想,利用先進的信息技術(shù),對傳統(tǒng)的會計業(yè)務(wù)信息流程進行重組。這樣可以充分發(fā)揮ERP給企業(yè)會計業(yè)務(wù)帶來的優(yōu)勢,實時反映經(jīng)濟活動,變會計事后核算為事中控制甚至事前控制,實現(xiàn)由核算職能向管理職能的轉(zhuǎn)變,以滿足會計信息使用者以及現(xiàn)代企業(yè)管理的需要。

【關(guān)鍵詞】ERP;會計業(yè)務(wù);流程重組

近年來,隨著ERP產(chǎn)品的不斷發(fā)展與成熟以及中國企業(yè)的管理能力和信息技術(shù)應(yīng)用水平不斷提高,ERP系統(tǒng)逐漸被越來越多的企業(yè)所采納,但是并未取得預(yù)期效果。究其原因,ERP系統(tǒng)的優(yōu)越性的充分發(fā)揮不僅取決于系統(tǒng)本身的合理性及科學(xué)性,還取決于系統(tǒng)運行環(huán)境,特別是業(yè)務(wù)信息流程能否合乎現(xiàn)代化管理及信息網(wǎng)絡(luò)化的要求。

一、傳統(tǒng)的會計業(yè)務(wù)流程

傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)流程是建立在勞動分工理論下的一種順序化業(yè)務(wù)流程,入口的主要內(nèi)容就是會計憑證,即當(dāng)一項經(jīng)營活動發(fā)生時,會計人員根據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)(采購發(fā)票、銷售發(fā)票、入庫單等)編制記賬憑證,使用會計科目和復(fù)式記賬法這兩個強大的會計工具把會計主體的資產(chǎn)、負債、所有者權(quán)益、收入和費用等的財務(wù)度量結(jié)果分類匯總,然后進行賬簿登記和報表編制,最后使用標準格式和項目內(nèi)容的會計報表將匯總的數(shù)據(jù)定期提交給信息使用者。

二、ERP環(huán)境下的會計業(yè)務(wù)流程

ERP系統(tǒng)最大特點是財務(wù)信息和業(yè)務(wù)信息的集成,實行財務(wù)和業(yè)務(wù)的一體化管理。與傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)順序化的流程相比,ERP環(huán)境下的會計業(yè)務(wù)流程表現(xiàn)為集成性和實時性。ERP環(huán)境下的會計業(yè)務(wù)流程分為會計數(shù)據(jù)的采集、會計數(shù)據(jù)的處理、會計信息的輸出三部分,如圖1所示:

三、ERP環(huán)境下會計業(yè)務(wù)流程重組的必要性分析

(一)傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)流程的缺陷要求

1.業(yè)務(wù)信息被簡化

經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生時的信息,包含了大量業(yè)務(wù)活動的詳細數(shù)據(jù),而在現(xiàn)行的電算化會計流程中,是以記賬憑證為起點實現(xiàn)會計信息的處理和收集。這種信息處理方式存在兩個缺陷,一是處理速度緩慢,信息不直接來源于業(yè)務(wù)人員;二是會計人員遠離業(yè)務(wù),只能根據(jù)會計準則進行職業(yè)判斷,丟掉了大量的有用信息,而這些信息對于企業(yè)其他人員來說可能是非常重要的。

2.現(xiàn)行會計業(yè)務(wù)流程無法實現(xiàn)企業(yè)實時監(jiān)控的需要

信息的實時性決定了它的有用性和控制力度,能夠幫助管理者有效和實時控制非法事件的發(fā)生。會計信息的滯后性不能使管理者從會計信息系統(tǒng)中得到所需的信息?，F(xiàn)行會計信息系統(tǒng)提供滯后的信息不僅影響了信息的質(zhì)量,降低了它的相關(guān)性,而且正在逐步失去其應(yīng)有的價值。

3.信息使用者的多樣化、個性化信息需求無法滿足

現(xiàn)行會計業(yè)務(wù)流程所編制的財務(wù)報告是標準化的、通用化的,以滿足外部使用者的共同需求。但是財務(wù)信息使用者眾多,其信息需求的差異很大,不同的人員一般只關(guān)心某些特定的信息,而對另外的信息可能不感興趣。但是目前的會計處理流程不是將源數(shù)據(jù),而是把處理后的數(shù)據(jù)進行呈報,中間有大量的對于某些人員非常有用的信息被處理掉了,從而無法滿足使用者的需要。

(二)ERP實施的要求

1.ERP系統(tǒng)的設(shè)計背景要求進行會計業(yè)務(wù)流程重組

眾所周知,ERP最早是從西方發(fā)達國家傳入我國的,它們是典型的市場經(jīng)濟運行模式,因此,ERP軟件正是適應(yīng)這一市場狀況和管理要求而設(shè)計的先進的企業(yè)管理信息系統(tǒng)。而我國目前許多企業(yè)的管理方法和管理手段都很落后,與西方發(fā)達國家的差異很大。這樣的一種企業(yè)管理現(xiàn)狀就必然要求企業(yè)在應(yīng)用ERP之前,首先要進行業(yè)務(wù)流程的重組,按照先進的ERP軟件的管理要求對現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程進行根本性的改造工作,對原有的機構(gòu)、人員和崗位設(shè)置進行必要的重新安排。

2.ERP系統(tǒng)的信息集成性要求進行會計業(yè)務(wù)流程重組

ERP系統(tǒng)最大的特點就是信息集成性,財務(wù)模塊與其他模塊有著密切的聯(lián)系,如分銷、制造模塊的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)通過信息集成,可直接傳入財務(wù)模塊,從而消滅信息孤島。在ERP環(huán)境下,很多原來由財務(wù)部門進行的工作,實施信息集成后可以由其他部門的員工來完成,會計數(shù)據(jù)可以由各部門分別收集。這樣一來,會計的工作內(nèi)容發(fā)生了重大變化,會計的工作流程也必然會發(fā)生重大變化,因此,對應(yīng)于企業(yè)信息集成的需要,需要重組會計業(yè)務(wù)流程。

3.ERP軟件的應(yīng)用目的要求進行會計業(yè)務(wù)流程重組

從根本上來講,企業(yè)應(yīng)用ERP的目的在于改善企業(yè)經(jīng)營管理,提高企業(yè)經(jīng)濟效益。這樣的一個最終目的必然要求企業(yè)能夠借助于ERP在企業(yè)中的實施應(yīng)用,不斷地優(yōu)化它的業(yè)務(wù)流程,使整個經(jīng)營活動更加符合科學(xué)管理的要求。

4.ERP、 BPR的實施要求進行會計業(yè)務(wù)流程重組

ERP系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程是根據(jù)物流、資金流設(shè)計的,取代了傳統(tǒng)的信息采集、匯總、統(tǒng)計與傳遞等管理統(tǒng)計工作,變“結(jié)果管理”為“過程管理”。如果依照原有業(yè)務(wù)流程實施ERP項目,ERP僅僅被用于處理一些簡單的車間報表,這些報表信息仍舊由班組一級級向上傳遞,ERP系統(tǒng)實時動態(tài)物流、資金流的高效性在舊的管理模式下得不到充分的體現(xiàn)。

四、ERP環(huán)境下會計業(yè)務(wù)流程重組

會計業(yè)務(wù)流程重組的實施要進行以下三個步驟:觀念重組、流程重組、組織重組。流程重組要求對企業(yè)的現(xiàn)有會計業(yè)務(wù)流程進行調(diào)研分析,舍棄重疊的、不合理的流程,設(shè)計適合企業(yè)的新流程。

(一)會計觀念的重組

在會計業(yè)務(wù)流程重組過程中,我們必須以向會計信息使用者提供決策有用的財務(wù)信息為目標,樹立新的會計觀念:

1.樹立面向顧客滿意的觀念

財務(wù)人員應(yīng)處理好與不同類型顧客的關(guān)系,加強雙方的交流與溝通,以實現(xiàn)雙贏,甚至是多贏。

2.樹立價值創(chuàng)造的觀念

要求財務(wù)人員不僅僅被動地去執(zhí)行工作,而是主動地與其他人員密切配合,形成良好的協(xié)調(diào)互動機制,為實現(xiàn)企業(yè)價值增值的目標出謀劃策。

3.樹立積極的風(fēng)險觀念

新經(jīng)濟時代是一個高風(fēng)險的時代,風(fēng)險伴隨一切活動,忽視或逃避都不是解決的根本辦法。應(yīng)建立全新的風(fēng)險觀念,通過積極行動加強風(fēng)險管理,有效地預(yù)測和控制風(fēng)險。

4.樹立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)觀念

網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)下的信息交流是多樣化雙向交流,財務(wù)流程必須按此要求進行改造和重構(gòu)。

5.樹立道德觀念

利用信息技術(shù)流程重組后的會計信息系統(tǒng)具有開放性,比較易獲得企業(yè)商業(yè)秘密,因此更應(yīng)該加強會計職業(yè)道德觀念。

(二)會計信息處理流程的重組

1.會計信息處理流程重組的目標

傳統(tǒng)的會計信息流程無法滿足信息使用者建立有效決策模型的需要,阻礙了ERP系統(tǒng)的信息集成和傳遞。重組后的會計信息處理流程應(yīng)充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢,實現(xiàn)自動收集的會計信息采集方式、事件驅(qū)動的會計信息處理方式以及實時報告的會計信息輸出方式。真正做到數(shù)出一源、數(shù)據(jù)共享、事件驅(qū)動、實時報告,滿足各類信息使用者不同的需求。

(1)會計信息的采集方式——自動收集

采集原始數(shù)據(jù)是會計業(yè)務(wù)流程的起點,傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)流程下財務(wù)模塊沒有與其他管理子系統(tǒng)集成起來,是一個孤立的系統(tǒng),因此,財務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門重復(fù)錄入原始數(shù)據(jù)。由于會計數(shù)據(jù)是會計人員通過手工篩選采集再錄入到財務(wù)模塊中,只能反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的小部分信息,與管理相關(guān)的信息并未采集,而且會計數(shù)據(jù)通常是在業(yè)務(wù)發(fā)生后采集,實時性差,通常只能為信息使用者提供事后進行監(jiān)控的信息。

重組之后ERP環(huán)境下的會計業(yè)務(wù)流程中會計數(shù)據(jù)的采集,根據(jù)業(yè)務(wù)流程重組的思想和ERP系統(tǒng)的集成管理方式,運用信息技術(shù)進行會計數(shù)據(jù)的收集。當(dāng)業(yè)務(wù)事件發(fā)生時,業(yè)務(wù)部門將原始數(shù)據(jù)按一定編碼錄入,并存儲于全局共享數(shù)據(jù)庫中。會計部門需要數(shù)據(jù)時直接從全局數(shù)據(jù)庫中調(diào)用數(shù)據(jù)進行加工。會計部門可以直接從ERP系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù),按照會計事項的定義來確認、計量和報告業(yè)務(wù)活動的發(fā)生情況,這將大大提高會計信息的及時性。

(2)會計信息的處理方式——事件驅(qū)動

傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)流程是功能驅(qū)動的一個順序化的信息處理過程,即對各種功能規(guī)定了數(shù)據(jù)的處理和輸出方法。在會計業(yè)務(wù)處理中,通常將會計信息系統(tǒng)分解為原材料核算、工資核算、固定資產(chǎn)核算、成本核算、報表編制等若干子系統(tǒng),每個系統(tǒng)有自己專門的職責(zé)。重組后ERP環(huán)境下的會計業(yè)務(wù)流程是事件驅(qū)動的,事件驅(qū)動本是一種計算機術(shù)語,意指當(dāng)某一特定事件的要求代碼進入工作時,程序指令開始執(zhí)行。事件包括五個基本特征:一是發(fā)生了何事,涉及哪些資源;二是何時發(fā)生;三是涉及何人,充當(dāng)何種角色;四是事件發(fā)生的地點;五是在事件發(fā)生時為什么可能出錯,風(fēng)險是什么?事件驅(qū)動會計信息處理流程是:當(dāng)業(yè)務(wù)事件發(fā)生時,根據(jù)數(shù)據(jù)處理規(guī)則,各業(yè)務(wù)部門將業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)存入業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)庫,業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)為只經(jīng)過初步加工的源數(shù)據(jù),當(dāng)信息使用者想從系統(tǒng)中獲取信息時,由信息使用者輸入信息處理代碼,系統(tǒng)啟動相應(yīng)的信息處理程序,對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中的信息進行加工處理,并將處理結(jié)果實時反饋給信息使用者。企業(yè)通過ERP系統(tǒng)將各信息系統(tǒng)集成,使得原始數(shù)據(jù)收集分散化,而數(shù)據(jù)處理和存儲集中化,從而實現(xiàn)了財務(wù)和業(yè)務(wù)的協(xié)同?；谑录?qū)動的ERP會計業(yè)務(wù)流程徹底打破了傳統(tǒng)會計業(yè)務(wù)流程的結(jié)構(gòu)模式,能夠強有力地支持管理決策的信息需求,符合信息技術(shù)和信息系統(tǒng)應(yīng)用的發(fā)展方向。ERP環(huán)境下事件驅(qū)動會計業(yè)務(wù)流程如圖2所示。

(3)會計信息的輸出方式——實時報告

對ERP環(huán)境下會計業(yè)務(wù)流程重組的目的之一,是改變會計目前提供的信息滯后的劣勢。當(dāng)ERP系統(tǒng)接收到會計信息使用者發(fā)出的指令后,報告生成器根據(jù)用戶的選擇,在ERP系統(tǒng)中找到相應(yīng)的事件驅(qū)動模型(報告生成器),啟動相應(yīng)的信息處理程序(模塊),調(diào)用模型庫中適合的會計處理程序,對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中的信息進行加工處理,生成用戶需要的信息,并將處理結(jié)果實時反饋給信息使用者。對于ERP系統(tǒng)中沒有的事件驅(qū)動模型,需要信息使用者自己設(shè)計相應(yīng)的事件驅(qū)動模型,事件驅(qū)動模型制作完成后,使用者只需點擊一下鼠標就能發(fā)出指令,幾秒鐘之后,會計信息就呈現(xiàn)于眼前。如果信息能夠滿足需要,則會計業(yè)務(wù)流程結(jié)束;如果不能滿足需要,那么使用者可以重新發(fā)出其他指令,或者附帶條件地發(fā)出指令,而財務(wù)模塊就重新進行處理數(shù)據(jù)——輸出信息的流程。

2.設(shè)計新會計業(yè)務(wù)流程的原則

BPR思想一種著眼于長遠和全局,突出發(fā)展與合作的變革理念。要達到會計信息處理流程重組的目標,必須遵循以下原則:

(1)圍繞結(jié)果而不是工序重新設(shè)計新會計流程

既然我們要全新設(shè)計會計業(yè)務(wù)流程,以往的工作程序就不再是新會計流程的依據(jù),更不是變革的依據(jù)。所謂圍繞結(jié)果,就是圍繞企業(yè)最終要提供的會計信息進行會計流程的設(shè)計和組織,圍繞目標或產(chǎn)出而不是單個任務(wù)來設(shè)計人員的工作。從結(jié)果出發(fā),才擁有進行真正徹底變革所需要的靈活性。

(2)讓那些需要得到流程產(chǎn)出的人自己執(zhí)行流程

當(dāng)與流程關(guān)系最密切的人自己可以完成流程時,會大大消除原有各工作組之間的摩擦,從而減少管理費用,但是這并不意味著要取消所有的專業(yè)部門的專業(yè)職能。例如,對于企業(yè)主要設(shè)備和原材料,還是需要由采購部門來專門完成的。具體如何安排,要以全局最優(yōu)為標準。讓那些需要得到流程產(chǎn)出的人自己執(zhí)行流程,才能使責(zé)任和利益相統(tǒng)一,既調(diào)動工序?qū)嵤┱叩姆e極性,又使會計流程成為有人負責(zé)的過程,避免相互推卸責(zé)任。

(3)采集會計信息的同時進行相關(guān)會計信息處理工作

會計信息在傳遞過程中的缺失和曲解一直是困擾企業(yè)管理的問題,這一問題在今天看來,由于計算機網(wǎng)絡(luò)的普及,會計信息的傳遞在速度上和質(zhì)量上都得到了前所未有的飛躍,通過對會計流程的重新組織,我們可以使會計信息在產(chǎn)生的地方就得到處理。通過重組會計流程,使會計信息的收集者來負責(zé)會計信息的處理工作,從而使得其他人處理、協(xié)調(diào)該信息的工作量降到最低。通過減少會計信息的外部接觸點,從而大大減少了差錯。

(4)使決策點位于工作執(zhí)行的地方,在會計流程中建立控制程序

隨著社會的進步,人的學(xué)習(xí)能力、受教育程度和專業(yè)知識技能獲得了很大的提高,尤其是現(xiàn)代信息技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用,極大地增強了員工的獲取信息、進行決策和管理的能力。員工完全有能力組建一個自我管理的工作團隊,而不再需要中層管理者的貯存、傳遞和決策。流程重組后,可將決策點放在工作執(zhí)行的地方,在會計流程中建立控制程序。這樣,可以削減大量的中層管理者,極大地簡化會計流程,使組織機構(gòu)趨于扁平化,從而也會使伴隨金字塔式組織結(jié)構(gòu)的效率低下和官僚主義消失。

(5)從信息來源地一次性地獲取信息

每個人都懂得應(yīng)該從信息來源地一次性地獲取信息,因為不這樣做就會浪費時間和金錢。但是,在信息難以傳遞的時代,人們往往會重復(fù)采集會計信息。由于不同人、不同部門和組織對于會計信息有各自的要求和格式,不可避免地會造成企業(yè)業(yè)務(wù)延遲、輸入錯誤和額外費用等。利用網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)可以解決這個問題。在會計業(yè)務(wù)流程重組中,應(yīng)爭取能夠從信息來源地一次性地獲取信息。當(dāng)采集一條信息之后,可以將它儲存于在線數(shù)據(jù)庫中,與所有需要的人實現(xiàn)共享,其他人需要相關(guān)信息時只要從信息系統(tǒng)中查找就可以了。

(6)會計流程重組必須顧及受影響的人們的個人需求

設(shè)計新會計業(yè)務(wù)流程必須邀請當(dāng)事人參與,任何變革都不是變革者個人的事,它涉及許多人的切身利益,如果關(guān)起門來搞變革,企業(yè)的大多數(shù)員工難免心存疑慮。失去正當(dāng)?shù)南碓?各種小道消息就會大行其道。不注意組織中人們的所思所想,就不能指望人們理解和投入到變革中來。

會計觀念重組的手段主要是培訓(xùn)、宣傳與交流,用新的思想、新的觀念來為重組后的會計流程順利進行提供保障。會計信息的處理流程重組主要以自動收集會計信息、事件驅(qū)動的信息處理方式和實時報告會計信息為目標,采用全新設(shè)計法,按照但并不完全拘泥于給出的設(shè)計原則來完成會計流程與業(yè)務(wù)流程、管理流程的無縫鏈接,以實現(xiàn)由核算職能向管理職能的轉(zhuǎn)變,滿足會計信息使用者以及現(xiàn)代企業(yè)管理的需要?！?/p>

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