黎榮香

摘要：隨著計算機技術在文件和檔案管理中的普及應用，無紙化辦公已經(jīng)成為辦公現(xiàn)代化的主要內(nèi)容。它在為文檔一體化管理帶來了難得機遇的同時，也給檔案工作帶來工作手段和工作方式以及管理、利用理念上的巨大挑戰(zhàn)。

關鍵詞：信息時代文檔一體化管理

0引言

“文檔一體化管理”，就是將文件管理與檔案管理這兩個管理環(huán)節(jié)銜接起來，納入一個管理系統(tǒng)中，通過采取計算機輔助管理等手段，在文件管理完畢隨時隨地進行文件整理歸檔。它強調的是查準率和檢索速度的提高。在實際工作中，人們也愈來愈感到要實現(xiàn)信息管理的連續(xù)性、一致性、經(jīng)濟性，文檔一體化系統(tǒng)是不容忽視的重要環(huán)節(jié)。為了把計算機上有保存價值的文件、數(shù)據(jù)以適當?shù)男问睫D到脫機保存的介質中，從而減輕計算機硬盤的負擔和保持文件的安全性，電子文檔的一體化管理已得到整個檔案界越來越多的關注，文檔一體化管理成為了檔案工作的必然趨勢。

1文檔一體化管理的積極意義

文書工作是檔案工作的基礎，檔案工作是文書工作的延伸和發(fā)展，兩者有機地結為一體，才能實現(xiàn)文書運轉的高效率和檔案管理的高質量。開展文檔一體化將公文處理與檔案管理相結合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案人員的重復勞動，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運轉、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔等工作與檔案管理和提供利用形成一個有序的整體，為檔案工作與辦公自動化聯(lián)網(wǎng)打下良好的基礎。概括的說來，文檔一體化管理的積極意義有以下幾點。

1.1方便檔案信息網(wǎng)絡化傳遞借助于現(xiàn)代化通信技術與網(wǎng)絡技術，檔案信息可以遠距離無障礙傳遞和交流。檔案人員可以建立不同形式、不同程度的網(wǎng)絡，一般單位都使用局域網(wǎng)。局域網(wǎng)把分布各地辦公室的計算機連接進來，具有辦公信息分布處理和信息共享的特點，從而實現(xiàn)檔案信息資源共享。

1.2提高文件編目的準確性和組卷質量辦公自動化管理的超前控制，把檔案工作的要求貫穿到文件產(chǎn)生、運轉、處理、歸檔的整個流程中，由于文件產(chǎn)生于管理人員手中，他們比檔案人員更了解文件材料產(chǎn)生的來龍去脈，從而提高了檔案的分類號、人工輔助標引主題詞、摘要等項目的準確性，提高了歸檔材料的價值性，使案卷質量得到了有力的保證。

1.3提高信息檢索效率檔案信息檢索問題是檔案手工管理的難題，如何從浩如煙海的檔案文件中及時、準確地查詢用戶需要的信息，一直是檔案管理者夢寐以求的事。計算機能準確地將搜尋指針定位到符合檢索特征的信息上，迅速、多方位地查詢到需要的信息，并能按各種不同的形式打印輸出，提高工作效率。

2實施文檔一體化管理的思路

2.1統(tǒng)一標準標準化是支撐文檔一體化建設的重要手段，也是文檔一體化管理實現(xiàn)互聯(lián)互通、信息共享、安全可靠的前提。國家檔案標準化管理部門應盡早制定電子文檔一體化業(yè)務流程技術標準體系和規(guī)則，提出電子文檔格式、版式的法定要求，以保證電子文件從辦公自動化系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)的平滑移交，實現(xiàn)檔案目錄信息，原文和元數(shù)據(jù)的計算機網(wǎng)絡規(guī)范化管理。各機關也要針對國家標準，結合自身業(yè)務特點，制定本機關電子公文文檔一體化業(yè)務流程，分別對文件、檔案、文檔交換三個方面建立文檔安全管理標準體系。一是應盡快建立和完善標準統(tǒng)一的文檔一體化管理平臺；二是檔案部門和標準化部門盡快聯(lián)手制定文檔一體化管理的技術標準體系和規(guī)則，如電子文檔的格式、版式的法定要求，文檔一體化管理的業(yè)務流程等；三是開發(fā)自動轉換軟件，以適應當前文檔一體化管理“雙軌制”，即利用通用軟件技術，實現(xiàn)不同標準間的自動生成功能。將不同手段形成的數(shù)據(jù)、版式，通過軟件自動轉化成統(tǒng)一的電子文件格式，保證紙質文件與電子文件的一致性，使文件從生成到歸檔整個生命周期中，實現(xiàn)電子公文統(tǒng)一傳輸、保存、管理與利用，從而有助于文檔一體化管理的實現(xiàn)。

2.2建立文檔管理體制一個單位的檔案部門在行政關系和業(yè)務關系上，分屬于不同的部門。就國企而言，檔案工作在業(yè)務上更多地由地方檔案機關領導，而文件管理則由國企辦公室負責。這就使得在現(xiàn)實工作中,主管辦公室的國企領導者更多地把目光集中在文件管理的層面，檔案部門難以“越權”對文件管理部門進行規(guī)范管理和業(yè)務指導，造成文檔分離，如文件登記與檔案著錄，就缺乏統(tǒng)一指導和監(jiān)督機構。對此，為實現(xiàn)檔案一體化，首無要建立統(tǒng)一的管理機構，負責管理文書工作和檔案工作，能在體制上解決文檔同步管理問題。規(guī)范部門職責，同時要賦予檔案部門一種新的職權，統(tǒng)一協(xié)調和指導從文件到檔案的各環(huán)節(jié)的工作。確保檔案管理職責滲透到各部門，使文件的形成處理、立卷歸檔與檔案的收集、整理、利用在統(tǒng)一監(jiān)督指導下有機銜接在一起并在掌握控制之中。

2.3提高檔案管理員的綜合素質長期以來，有關單位檔案管理人員全靠手工檢索、管理檔案，習慣于傳統(tǒng)簡單的手工管理方式，計算機技術應用較少，再加之受經(jīng)濟條件所限制，實行計算機管理檔案的單位較為有限。這就要求檔案管理人員平時在刻苦學習專業(yè)知識的同時還要努力學習計算機應用技術，以適應社會進步的需要，以便更好地開展單位文檔一體化計算機管理工作。如廣西電力公司，組織了專門力量編寫操作手冊式的機關電子文檔管理指南，并開展專門的實踐性培訓，使從事檔案工作者快速掌握電子文檔管理的基本概念、技術和方法，使大家能完成基本工作任務。同時，針對電子文檔技術發(fā)展更新快的特點，也要抓好專業(yè)技術骨干的理論研究和指導能力培訓。通過兩個方面的努力，從整體上提高檔案工作人員應對電子文檔管理新任務的能力，為電子文檔管理奠定知識基礎。

2.4加強立法文檔管理一體化改革需要政策法規(guī)的保障，為了規(guī)范文件和檔案的管理，我國曾制定了一些管理原則和規(guī)范，以協(xié)調“歸檔”前的文書工作和“歸檔”后的檔案工作之間的一致性，這些原則和規(guī)范對加強我國文書工作及檔案工作發(fā)揮了積極的影響，但要保證文檔管理一體化的實現(xiàn)還有距離，因而有必要對我國文檔管理一體化實行專門立法。如：法國政府意識到，要使檔案信息安全運行和傳遞，就需要加強必要的法律建設，以其作為檔案信息安全的第一道防線。1985年通過刑法修正案，將非法使用計算機和損害檔案資料的行為規(guī)定為犯罪，并就檔案信息立法中的一些專門術語作了嚴格定義，以杜絕罪犯玩弄技術術語逍遙法外的現(xiàn)象。

隨著互聯(lián)網(wǎng)絡的迅猛發(fā)展和廣泛應用，檔案信息安全問題變得日益嚴峻，計算機黑客的入侵、網(wǎng)絡病毒的泛濫、檔案信息的泄露、網(wǎng)絡事故等，既會造成難以彌補的經(jīng)濟損失，也會破壞和擾亂正常的社會經(jīng)濟秩序和人們的正常工作和生活，嚴重的甚至威脅著各企業(yè)、事業(yè)單位、國家機關等。目前，網(wǎng)絡黑客對計算機系統(tǒng)中高度敏感的保密檔案信息的攻擊和竊取正在日益上升。面對如此嚴峻的檔案信息安全問題，政府必須要進一步完善相關的政策法規(guī)，以保電子檔案信息的安全。

3結語

綜上所述，文檔一體化管理實際上是一場以技術革命為中心的全面改革，具有強烈的前瞻性和必要性，也顯示出很大的可能性。而作為文檔專職管理人員，要做的工作還很多,關鍵是不斷地提高自身的修養(yǎng)，不斷地總結經(jīng)驗。隨著時代的發(fā)展,科學的進步，對信息化管理要求越來越高，這項工作對檔案管理員來說，任重而道遠。

參考文獻：

[1]胡均蘭，盧月梅.文檔一體化管理初探[J].中國高新技術企業(yè).2009年第6期.

[2]傅冬梅.文檔一體化管理問題探討[J].山西檔案.2007年第1期.

[3]張惠.榮昌縣加速電子文件中心建設[J].中國檔案.2008年第9期.