林　高

摘要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)無(wú)論是現(xiàn)在還是未來(lái)都將是辦公技術(shù)的重要組成部分。談到辦公室，其實(shí)早已經(jīng)成為社會(huì)結(jié)構(gòu)的重要組成部分，自身也是一個(gè)小社會(huì)，其中產(chǎn)生了辦公人文、辦公環(huán)境、辦公生活和辦公文化等，作為未來(lái)辦公室的暢想和探討，文章從信息技術(shù)的角度淺析了辦公自動(dòng)化的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；辦公自動(dòng)化；應(yīng)用趨勢(shì)；辦公技術(shù)

中圖分類號(hào)：TP311文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009－2374(2009)12－0030－02

眾所周知，互聯(lián)網(wǎng)的普及正迅速改變著現(xiàn)代商務(wù)及辦公模式。據(jù)統(tǒng)計(jì)，到2010年全球的電腦將普及到30億臺(tái)，手機(jī)用戶將突破40億人，互聯(lián)網(wǎng)也在不斷地繁殖擴(kuò)大。2005年電子商務(wù)的規(guī)模比2004年增長(zhǎng)了約40％。而辦公技術(shù)的日新月異，已經(jīng)讓我們進(jìn)入了以信息技術(shù)為核心、以提高效率和生產(chǎn)為目的的辦公自動(dòng)化時(shí)代。信息技術(shù)無(wú)論是現(xiàn)在還是未來(lái)都將是辦公技術(shù)的重要組成部分，而隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我們的辦公室及辦公自動(dòng)化又該去往何方?

一、信息技術(shù)與辦公自動(dòng)化

信息技術(shù)(Information Technology)是研究信息的獲取、傳輸和處理的技術(shù)，由計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、微電子技術(shù)結(jié)合而成，有時(shí)也叫做“現(xiàn)代信息技術(shù)”。也就是說(shuō)信息技術(shù)是延長(zhǎng)人的思維器官處理信息和決策的功能，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息處理，利用現(xiàn)代電子通信技術(shù)從事信息采集、存儲(chǔ)、加工、利用以及相關(guān)產(chǎn)品制造、技術(shù)開(kāi)發(fā)、信息服務(wù)的新學(xué)科。辦公自動(dòng)化(Office Automation，簡(jiǎn)稱OA)是應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及系統(tǒng)科學(xué)和行為科學(xué)等多種技術(shù)，不斷使人們的一部分公務(wù)管理活動(dòng)物化于各種設(shè)備中，并由這些設(shè)備于辦公人員構(gòu)成服務(wù)于各種目標(biāo)的人機(jī)信息處理系統(tǒng)。

辦公自動(dòng)化是20世紀(jì)70年代中期發(fā)達(dá)國(guó)家迅速發(fā)展起來(lái)的一門綜合性技術(shù)，我國(guó)OA經(jīng)過(guò)80年代末至今10多年的發(fā)展，已從最初提供面向單機(jī)的輔助辦公產(chǎn)品，發(fā)展到今天可提供面向應(yīng)用的大型協(xié)同工作產(chǎn)品。

二、未來(lái)辦公自動(dòng)化發(fā)展的幾個(gè)特點(diǎn)

對(duì)于未來(lái)的辦公室及辦公自動(dòng)化發(fā)展，相信很難有一個(gè)準(zhǔn)確統(tǒng)一的構(gòu)思和描述，所謂智者見(jiàn)智，仁者見(jiàn)仁。但從信息技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)所見(jiàn)，本人認(rèn)為信息技術(shù)在未來(lái)的辦公自動(dòng)化的發(fā)展具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

(一)辦公的非專業(yè)化

在現(xiàn)在的商務(wù)環(huán)境下，一般的事務(wù)職員也能熟練處理文件，因此辦公環(huán)境需要設(shè)計(jì)完善，使普通用戶可以通過(guò)輸入數(shù)據(jù)和知識(shí)，然后制作出能讀的文件，可以即時(shí)檢索，瞬間向全世界傳送。雖然作出的數(shù)據(jù)和知識(shí)比專家的質(zhì)量會(huì)差，但是數(shù)量卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于專家。如今發(fā)布在互聯(lián)網(wǎng)上的內(nèi)容大約有數(shù)千億頁(yè)，這樣龐大的信息可以通過(guò)檢索高效地選擇。

(二)更靈活的工作流

電子文件在網(wǎng)絡(luò)中傳輸，比起紙質(zhì)文件的傳送效率要高出幾個(gè)數(shù)量級(jí)，而且還可以包含文字、畫(huà)像、動(dòng)畫(huà)、語(yǔ)音等多種信息，傳遞的知識(shí)更豐富。文件只有在商務(wù)傳遞中才能顯現(xiàn)出價(jià)值，文件要相互傳遞和流動(dòng)，這種文件的流動(dòng)稱為工作流，在所有商務(wù)中工作流都是必要的。因?yàn)楣ぷ髁饔猛静煌?，所以傳送工作量的軟件的靈活性是不可缺少的。

(三)無(wú)限的無(wú)線辦公場(chǎng)所

隨著像Wi-H等無(wú)線技術(shù)的發(fā)展，基于網(wǎng)絡(luò)的通訊方式迅速在工作領(lǐng)域興起，這些通過(guò)手機(jī)、筆記本電腦等實(shí)現(xiàn)的通訊方式包括電子郵件、即時(shí)通訊、視頻會(huì)議等應(yīng)用得到了一次技術(shù)性的飛躍。封閉辦公室的概念已經(jīng)不復(fù)存在，人們可以在大廳、咖啡館、機(jī)場(chǎng)、賓館甚至于車上隨時(shí)辦公。

(四)技術(shù)革新使圍墻消失

技術(shù)上的革新已經(jīng)把辦公室的概念模糊化了。甚至有著名公司認(rèn)為隨著信息技術(shù)的發(fā)展，咖啡館是辦公產(chǎn)品最具潛力的市場(chǎng)。由于辦公室場(chǎng)所分散化，因此辦公建筑的設(shè)計(jì)也將發(fā)生變化，許多公司開(kāi)始在辦公建筑內(nèi)擴(kuò)大和重新設(shè)計(jì)公共區(qū)域，使其更寬敞、更具有家的感覺(jué)。這種充滿人性化的設(shè)計(jì)可以使員工在工作時(shí)心情舒暢。

(五)視頻技術(shù)的大量應(yīng)用

未來(lái)辦公室的另一大進(jìn)化是大量視頻技術(shù)的利用，視頻的感性表現(xiàn)力大，所以在重要場(chǎng)合中被使用，隨著視頻技術(shù)和壓縮技術(shù)的發(fā)展，諸如視頻會(huì)議等得到大力推廣。在微軟總部舉行的未來(lái)辦公用品展上推廣之一就是通過(guò)攝像頭全方地看到與會(huì)者參加會(huì)議的情況，甚至還可以看到每一位發(fā)言人的面部表情，并進(jìn)行互動(dòng)式的討論。

三、web2.0模式和UU-office概念

關(guān)于未來(lái)辦公自動(dòng)化的辦公景象，很多大公司和專家從不同角度提出了一些新的概念，如日本理光株式會(huì)社的Web2.0模式和東京大學(xué)坂村健教授的UU-office概念。

(一)基于Web2.0的未來(lái)辦公室

隨著信息流通量迅速增大，導(dǎo)致了商務(wù)本質(zhì)的變化，質(zhì)到量的變化促使我們的工作方式也必須隨之發(fā)生改變，以適應(yīng)商務(wù)領(lǐng)域的高速成長(zhǎng)。理光株式會(huì)社提出了Web2.0時(shí)代全新的未來(lái)辦公室概念。

首先什么是Web2.0呢?這已經(jīng)不是一個(gè)單純的軟件的話題，而已經(jīng)涉及到了新的商務(wù)模式，現(xiàn)在已經(jīng)有開(kāi)放的交流的平臺(tái)，服務(wù)器、內(nèi)容以及各種各樣的服務(wù)，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了服務(wù)的鏈接，從而提供了更為綜合的服務(wù)。已經(jīng)習(xí)慣于互聯(lián)網(wǎng)的一代新人，將在這樣的環(huán)境中建立起他們自己的生活方式和工作方式。

Web2.0在縮短企業(yè)與用戶之間的鴻溝的同時(shí)，也改變著我們的辦公環(huán)境。企業(yè)不僅可以借助Web2.0絕佳的互動(dòng)性，更好地滿足用戶的需求，而且企業(yè)自身的辦公模式也正隨著改變。普適計(jì)算技術(shù)的出現(xiàn)無(wú)疑將令隨時(shí)隨地迅速訪問(wèn)到自己所需信息的夢(mèng)想得以實(shí)現(xiàn)，而這更將推動(dòng)Web時(shí)代高效率、輕松、愉快的工作方式演進(jìn)。

(二)用普適計(jì)算網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)筑起了真正智能的UU-of-fice辦公室

作為未來(lái)辦公室的重要實(shí)現(xiàn)技術(shù)，東京大學(xué)坂村健教授也利用最新的普適計(jì)算網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為我們展現(xiàn)了全新的U-U-office辦公室。

UU-office是Ubiquitous and Universal Office的簡(jiǎn)稱，Ubiq-uitous譯為隨時(shí)隨地，Universal，譯為遍及四方的。其核心也是令辦公系統(tǒng)能夠真正地服務(wù)于人，實(shí)現(xiàn)“以人為中心”的辦公。它以智能化為目標(biāo)，整合設(shè)備和技術(shù)構(gòu)建現(xiàn)代辦公模式，讓人們實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地、隨心所欲的辦公。

UU-office的底層實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)，是構(gòu)建于一種被稱之為ulD技術(shù)的基礎(chǔ)平臺(tái)上，它能夠通過(guò)為所有辦公室的個(gè)體物品(包括人和設(shè)備等)分配的一個(gè)特有的128bitucode代碼來(lái)自動(dòng)識(shí)別周圍狀況。這種uID可以利用目前的電子標(biāo)簽、條碼、UWB等任何數(shù)據(jù)信息技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)，最終為今天繁雜的辦公環(huán)境加全新的基于位置的智能化增值服務(wù)。比如，它可以自動(dòng)判斷誰(shuí)可以走進(jìn)哪個(gè)辦公室，會(huì)用到哪些資源，有哪些同事是他可能要聯(lián)絡(luò)的，他們又都在何方等等。試想一下，在這樣的辦公環(huán)境下，我們的工作將會(huì)多么的便捷、輕松與高效?這才是我們真正期待的未來(lái)辦公室。

四、結(jié)語(yǔ)

在我國(guó)，辦公室起源于古代皇帝和君王的居室，發(fā)生重大變革則是從漢代紙的利用開(kāi)始，而后的各朝各代，隨著知識(shí)利用的飛躍發(fā)展，行政變得更加高效，辦公室及辦公手段也在發(fā)生著飛躍發(fā)展。但通過(guò)以信息技術(shù)為核心的“辦公自動(dòng)化”演進(jìn)對(duì)傳統(tǒng)辦公模式的徹底革命則始于上個(gè)世紀(jì)末的信息技術(shù)熱潮。

隨著信息技術(shù)的日新月異，讓我們看到了未來(lái)辦公室的發(fā)展方向。未來(lái)辦公室的工作方式不僅僅提高工作效率，同時(shí)能以人為本地不斷進(jìn)化，靈活地組織，能夠?qū)崿F(xiàn)更快的決策。更重要的是，這種全新的辦公室將會(huì)提供我們更為順暢的工作環(huán)境，創(chuàng)造有個(gè)性而且多樣化的工作方式。我們相信，明天的辦公室將不再冰冷，明天的辦公室將更加聰明、更加貼心，一切由你而主宰，辦公也會(huì)更加輕松。

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作者簡(jiǎn)介：林高(1981－)，男，浙江臺(tái)州人，臺(tái)州職業(yè)技術(shù)學(xué)院助理實(shí)驗(yàn)師，研究方向：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。