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摘 要:基于網(wǎng)絡的教務管理系統(tǒng)已應用于較多的高等學校,但由于各學校的辦學規(guī)模和辦學特點不同,教學管理制度也不盡相同,每個高校應該根據(jù)自己的管理制度構建符合自己特點的教務管理系統(tǒng),才能使高校的信息化工作穩(wěn)步推進,從而達到提高學校辦學效益的目的。本文將以暨南大學的網(wǎng)上綜合教務管理系統(tǒng)為實例,探討如何構建具有僑校特色的教務管理信息化模式。

關鍵詞:教務管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡化 教務管理模式

中圖分類號:TP315 文獻標識碼:B 文章編號:1673-8454(2009)15-0051-05

一、引言

高等學校的教務管理是實施學校辦學特點、辦學模式和辦學效益,保證學校良好的教學秩序和教學質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。教務管理系統(tǒng)工程的質(zhì)量優(yōu)劣主要取決于教務管理制度的合理性以及實施方法的先進性,兩者的良好結合才能發(fā)揮出較大的社會效益和經(jīng)濟效益。用先進的、高效的現(xiàn)代化手段代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工管理方法,實現(xiàn)教務管理信息化,已達成普遍共識。近幾年來,較多的高校已經(jīng)不同程度地采用了基于校園網(wǎng)絡的計算機技術的教務管理系統(tǒng)。由于教務管理系統(tǒng)就學校中其他管理系統(tǒng)而言,涉及的數(shù)據(jù)量更大、準確性更強、交互性更快、實時性更好、安全性更高及服務面更廣;且由于各高校的辦學規(guī)模和辦學特點不盡相同,教務管理制度也各有差別,所以教務管理系統(tǒng)的構建周期相對較長,構建難度相對較大。每個高校應該根據(jù)自己的管理制度構建符合自己特點的教務管理系統(tǒng),本文將以暨南大學的網(wǎng)上綜合教務管理系統(tǒng)為實例,探討如何構建具有僑校特色的教務管理信息化模式。暨南大學是一所綜合性的華僑大學,是全國高校中本科境外學生最多的高校。長期以來,學校創(chuàng)建了一套適合僑校特色的教學教務管理制度和實施方法,從2000年開始,學校逐步建設和完善了網(wǎng)上綜合教務管理系統(tǒng),使本科教學教務的管理制度和管理方法得到高效地吻合;管理水平和服務水平得到較大地提高。

二、構建教務管理系統(tǒng)要遵循教務管理制度而不斷完善

教務管理系統(tǒng)與教務管理制度的關系是相互吻合,相互依賴,相互促進的關系。制度先行,系統(tǒng)后建。但系統(tǒng)建設中往往能改變原有的工作流程,也使制度的改革成為可能,從而也推動了制度向更科學更先進的水平發(fā)展。當然,在建設一個教務管理系統(tǒng)時,要從現(xiàn)有的制度著手,要使系統(tǒng)能滿足制度的高效實現(xiàn),在系統(tǒng)試運行的基礎上再增加或修改制度,并改進系統(tǒng),這樣使得系統(tǒng)的實現(xiàn)水平隨著制度的改善而不斷完善。沒有教務管理信息化,很多制度是提不出來的,即使提出來也是“紙上談兵”,所以要允許系統(tǒng)不斷升級,制度不斷完善,管理水平才能不斷提高,管理效益才能不斷增強。

暨南大學從2000年開始在“標準學分制”的基礎上構建網(wǎng)上選課系統(tǒng),教務管理制度在信息化的基礎上不斷改善,如2001年提出可以允許學習成績優(yōu)秀的學生按平均學分績點超出標準學分選課,績點越高可允許超選的學分數(shù)越多。這條制度用手工選課是無法實現(xiàn)的。隨著信息化建設的發(fā)展,新的制度和規(guī)定大量提出,從2003年開始開發(fā)網(wǎng)上綜合教務管理系統(tǒng),包括13個子系統(tǒng),該系統(tǒng)基本能滿足現(xiàn)階段的教務管理制度的實現(xiàn)。但現(xiàn)在已有更多的需求提出,原有的系統(tǒng)功能還將不斷地擴充。

現(xiàn)在運行的網(wǎng)上綜合教務管理系統(tǒng)符合以下幾條基本原則。

1.符合標準學分制的原則

暨南大學是全國高校中實行學分制較早的學校,并逐步完善為適合僑校特色的“標準學分制”。教學計劃制定及學生修讀的學分數(shù)每學期為一個標準值,即畢業(yè)應修總學分數(shù)按學制平均分配到每個學期。如:四年制的總學分為160學分,每學期的標準學分為20學分。但“標準學分”可以上下浮動,學生學習成績優(yōu)秀,平均學分績點達到或超過3.0時,可以超出“標準學分”選課,平均學分績點越高,可以超選的學分數(shù)越多。學生根據(jù)自身學習情況也可選擇低于“標準學分”選課,但每學期不得低于15學分。

2.符合綜合性大學的選課原則

暨南大學是一所綜合性的大學,學科門類多,課程種類豐富。在“標準學分制”修讀的原則下,實行靈活的課程種類選擇。如:本專業(yè)的必修課可以成為外專業(yè)學生的選修課。每個專業(yè)有30%選修課的比例,其中有10%為提高學生綜合素質(zhì)的公共選修課程。

3.符合優(yōu)化選修課的原則

選修課分為公共選修課和專業(yè)選修課。公共選修課為每學期由教師重新報名開設,分為續(xù)開課和新開課兩類。學生選課人數(shù)符合開課人數(shù)的選修課才允許開課,否則就淘汰。這樣可促使開設選修課的教師進一步提高教學質(zhì)量,吸引更多的學生進入課堂。

4.符合課堂教學質(zhì)量評估的原則

暨南大學長期以來堅持“三重”課堂教學質(zhì)量評估制度,學生、專家及院系領導參與評估。學生評估又以境內(nèi)外學生分別統(tǒng)計,這樣更能真實地反映教師課堂授課質(zhì)量。

5.符合校、院、系三級管理原則

教務管理要做到“公平、公正、公開”的原則,要建立教務信息的標準性、權威性、透明性、廣泛性和高效性,就要科學地規(guī)劃教務管理的工作流程,使校、院、系三級管理職責明確,權限清晰,有效地為教師、學生服務。校級管理功能主要為數(shù)據(jù)標準化、信息管理、信息發(fā)布、匯總統(tǒng)計、數(shù)據(jù)審批、決策分析、政策規(guī)劃和調(diào)整;院級管理功能主要為數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)匯總、統(tǒng)計分析、數(shù)據(jù)審核、信息管理、信息發(fā)布、信息接受與執(zhí)行;系級管理功能主要為基礎數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)匯總、統(tǒng)計分析、數(shù)據(jù)初審、信息管理、信息接受與執(zhí)行。

6.符合管理人員、教師、學生互動原則

教務管理系統(tǒng)實行“三級管理”和“三類服務”模式,即校、院、系三級管理及管理人員、教師、學生三類服務?！叭壒芾怼睒嫾苤械拿恳患壎家瑫r面對“三類服務”,實現(xiàn)縱向與橫向的信息全面溝通。

三、網(wǎng)上綜合教務管理系統(tǒng)的技術設計思想

1.教務管理信息化技術設計原則

系統(tǒng)設計的宗旨為利用先進的技術、產(chǎn)品,建立安全、穩(wěn)定、高水平的暨南大學網(wǎng)上綜合教務管理系統(tǒng);整個軟件系統(tǒng)在總體設計上遵循先進、開放、兼容、可擴充、經(jīng)濟、可靠和安全性等技術指標。從而使整個系統(tǒng)結構合理,技術先進,易于擴展,既能滿足當前的業(yè)務處理要求,又能符合長期發(fā)展的需要。

(1)先進性原則

系統(tǒng)設計應符合的先進性原則,考慮到今后的發(fā)展,不能使用落后的或即將過時的產(chǎn)品與技術,避免造成投資的浪費;在軟、硬件的選型及系統(tǒng)開發(fā)技術上要結合國內(nèi)外技術的發(fā)展。

(2)適用、經(jīng)濟性原則

在系統(tǒng)設計時應充分考慮系統(tǒng)適用性和經(jīng)濟性,立足增強系統(tǒng)的生命周期,協(xié)調(diào)系統(tǒng)的性能以及價格。系統(tǒng)按照教務管理基本功能規(guī)范,突出“以學生為中心”的管理思想,在提高教務管理水平的總目標下,運用計算機網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫、信息標準化、數(shù)據(jù)實時統(tǒng)計分析處理等多項高技術手段構成了一個較為全面的教務信息管理系統(tǒng),使眾多的部門、科室以及教務管理人員、教師、學生均可在各自的權限內(nèi)取得需要的信息或輸入必要的信息,實現(xiàn)信息的實時交流和共享。

(3)可靠、安全性原則

確保系統(tǒng)的安全可靠是系統(tǒng)開發(fā)的重要目標,數(shù)據(jù)安全以及設備安全是系統(tǒng)成功與否的重要指標。

(4)開放性原則

采用國際通用成熟的軟件開發(fā)標準與開發(fā)工具,確保系統(tǒng)的開放性。遵循統(tǒng)一規(guī)劃,統(tǒng)一設計,統(tǒng)一標準、協(xié)議和接口的原則。系統(tǒng)基本代碼的設置遵行“國家標準→教育部標準→省教育廳標準→學校標準→自定義”這一原則,在基礎代碼的編制上,首先考慮到如果存在國家標準,那么代碼的編制就采用國家標準,最后才是考慮自己定義代碼,從而確保系統(tǒng)的可擴展性。

(5)可擴充性原則

系統(tǒng)設計時應充分考慮系統(tǒng)的可擴性,以適應業(yè)務不斷發(fā)展的需求。系統(tǒng)涵蓋了各分校區(qū)的教務管理工作,為跨區(qū)域的高校教務管理提供了合理的解決方案。

2.系統(tǒng)的邏輯模型

系統(tǒng)邏輯模型如圖1所示,本系統(tǒng)主要包括三個層次的內(nèi)容:

第一層為業(yè)務邏輯層。主要是指教學管理相關的業(yè)務處理層。該層次的主要任務是適應教務管理制度的需要,完成教務管理相關任務,減低勞動強度,解決教務工作量大、繁瑣以及時間性強的矛盾,促進學校教務管理的科學化、規(guī)范化、信息化。

第二層為決策支持層。主要是指對教務日常管理工作產(chǎn)生的相關信息,利用一定的手段和方法進行分析,得出相應的結論,為學校管理的決策提供快速、詳盡、準確的數(shù)據(jù)支持,為了形成一個嚴密的、有機的、完整的教務管理體系,為高校建設面向未來的、先進的數(shù)字化校園奠定堅實的技術與管理基礎。

第三層為輔助管理層。主要提供系統(tǒng)相應的管理手段(包括角色定義、權限分配等),同時也為其他相關系統(tǒng)提供標準接口。

3.系統(tǒng)技術特點

(1)采用C/S(客戶機/服務器)和B/S(瀏覽器/服務器)相結合的模式,充分利用C/S在局部管理的速度優(yōu)勢和安全管理優(yōu)勢以及B/S的多用戶、跨平臺、多協(xié)議、多數(shù)據(jù)源的優(yōu)勢。

C/S模式為兩層結構,交互性強是其固有的優(yōu)點。由于C/S模式在客戶端具有完整的應用程序,因而無論在出錯提示、在線幫助等方面都有強大的功能,并且可以在子程序間自由切換。由于C/S只有兩層結構,網(wǎng)絡通訊只包括Client與Server之間的通訊,因而C/S模式能降低網(wǎng)絡通訊量,有利于處理大量數(shù)據(jù),其處理大量信息的能力是B/S無法比擬的。

B/S模式是一種以Web技術為基礎的三層結構系統(tǒng)模式,這種模式可以將服務根據(jù)需要分別或重復地分布在不同的計算機上,使整個系統(tǒng)的工作量平均分配到網(wǎng)絡中,從而實現(xiàn)最佳的性能;同時對系統(tǒng)的修改或升級可以簡化到只對某個特定部件的更換,使系統(tǒng)的維護和升級更加容易;并且B/S具有很強的開放性,特別適合于網(wǎng)絡信息的發(fā)布,這是C/S無法比擬的。

(2)采用目前流行的.NET技術,提高了系統(tǒng)代碼的安全性、運行高效性,拓展了系統(tǒng)的跨平臺性。

這種技術的基本思想是:側重點從連接到互聯(lián)網(wǎng)單一網(wǎng)站或設備上,轉(zhuǎn)移到計算機、設備和服務群上,使其通力合作,提供更廣泛更豐富的解決方案。計算機、設備和服務將能夠相輔相成,從而為用戶提供豐富、統(tǒng)一的服務框架,用戶可以將他們的產(chǎn)品無縫地嵌入這一平臺。

(3)系統(tǒng)提供了多級的安全機制,包括口令加密、口令錄入次數(shù)限制、學生用戶IP控制、模塊授權、數(shù)據(jù)操作權限分級保護,以及系統(tǒng)數(shù)據(jù)的自動備份和系統(tǒng)數(shù)據(jù)的恢復,保證了系統(tǒng)的安全。

四、網(wǎng)上綜合教務管理系統(tǒng)基本內(nèi)容

網(wǎng)上綜合教務管理系統(tǒng)包括學籍管理子系統(tǒng)、教學計劃管理子系統(tǒng)、排課管理子系統(tǒng)、選課管理子系統(tǒng)、排考管理子系統(tǒng)、成績管理子系統(tǒng)、畢業(yè)審核管理子系統(tǒng)、“大平臺”選專業(yè)子系統(tǒng)、本科教學工作量管理子系統(tǒng)、本科教學質(zhì)量綜合評估子系統(tǒng)、綜合查詢子系統(tǒng)、系統(tǒng)管理子系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)同步子系統(tǒng)13個子系統(tǒng),如圖2所示。

1.學籍管理:體現(xiàn)的是學生的基本信息,包括學生基本情況、詳細情況和學生班級信息、注冊信息以及學生獎懲信息、異動信息等,它是整個教務信息的基礎信息之一。

2.教學計劃管理:主要反映的是不同類型(內(nèi)、外招)、不同專業(yè)、不同修學類型的(主修、副修及雙學位)學生在校區(qū)間學習計劃的安排,它對學生的學習計劃具有指導作用,是學生畢業(yè)審核的基礎。

3.排課管理:主要是依據(jù)教學計劃,根據(jù)實際情況以及教學資源的情況安排每學期的課程,并下達教學任務書給教學單位,它是選課管理的基礎。

4.選課管理:是學生根據(jù)教學計劃以及自己已修課程的情況,在當前排課中選擇自己合適的課程進行修讀。

5.排考管理:是根據(jù)全校所開的課程以及每個學生所修課程,結合學校課室資源統(tǒng)一安排學生考試、安排監(jiān)考人員。

6.成績管理:是學生在校區(qū)間學習成果的反映,是教務管理工作核心數(shù)據(jù)之一,也是評價審核學生能否畢業(yè)的重要依據(jù)。

7.畢業(yè)審核管理:主要是根據(jù)學生的學習成績以及獎懲情況,按照教學計劃所制定的培養(yǎng)標準,審核學生的畢業(yè)資格。

8.“大平臺”選專業(yè)管理:是實施學分制改革帶來的成果,相關平臺(招生時某一未定專業(yè)的群體)的學生在修完前兩年(或一年半)的課程后,依照相關條件和招生人數(shù)限制在平臺內(nèi)選擇適合自己的專業(yè)。

9.本科教學工作量管理子系統(tǒng):是針對本校的人事制度改革設計的一套程序,能及時統(tǒng)計出各位教師各教學單位承擔的教學工作量,并將數(shù)據(jù)傳送給人事部門。

10.本科教學質(zhì)量綜合評估子系統(tǒng):是對課堂教學的質(zhì)量評估,有學生、專家和領導分別進行的“三重評估”。

11.綜合查詢子系統(tǒng):是為用戶提供對通用信息進行查詢的途徑。

12.系統(tǒng)管理子系統(tǒng):主要是針對管理人員,一是提供對基本代碼維護的手段,二是提供數(shù)據(jù)表授權以及模塊授權管理,用于保證系統(tǒng)的安全性。

13.數(shù)據(jù)同步子系統(tǒng):主要是針對各校區(qū)以及本部之間進行數(shù)據(jù)同步。

五、構建“三級管理”與“三類服務”有效結合的模式

高校的教務管理既要確保各項制度和規(guī)定能嚴格和有效地實施,又要面向全體教師、學生和教務人員做好教學資源、教務信息與個人信息的高效提供和服務。管理過程中融合了各類服務,管理與服務的關系密不可分。

網(wǎng)上綜合教務管理系統(tǒng)要根據(jù)學校機構的實體功能和職責給予明晰的分工和有效的服務,稱為“三級管理”與“三類服務”,如圖3所示。

1.“三級管理”使管理系統(tǒng)的職責明確、權限清晰

本校采取校、院、系三級管理模式,校院系三級教務管理員在管理權限上既有嚴格的界限也有交叉的范圍。例如在學生成績管理上,只有教務處學籍科專職負責成績管理的“校級管理員”才有權限在已提交的成績上進行修改,并可查詢?nèi)１究茖W生的成績;而“院級管理員”只能查詢本學院學生的成績;“系級管理員”只能查詢本系學生的成績。在選課管理方面也有不同的權限。各院系教務管理員協(xié)助學生選課,除具有學生選課的功能外,還可以在系統(tǒng)關閉時協(xié)助學生退選、改選課程、增加選課的功能,但是受到可選學分、課節(jié)沖突、排課比例限制。協(xié)助選課成功后記錄協(xié)助者賬號和該學生選課流水號。教務處管理者協(xié)助學生選課,具有選課的最高權限,除具有學生選課的功能外,還可以在系統(tǒng)關閉時協(xié)助學生退選、改選課程、增加選課功能,可以選擇受或不受可選學分、課節(jié)沖突、排課比例限制。協(xié)助選課成功后,記錄協(xié)助者賬號與該學生選課流水號。

2.“三類服務”使全方位服務與為“僑”服務有效結合

“三類服務”是指教務管理系統(tǒng)要為全體教師、學生和教務管理人員提供服務。例如:為教師提供教學計劃、教學任務書、排課信息、排考信息、課程信息、成績錄入、選課情況查詢、個人課堂教學質(zhì)量評估結果、上傳個人教學基本信息等。為學生提供教學計劃教學資源信息、排課信息、排考信息、課程信息、個人成績查詢、選課情況查詢、在為學生和教師服務方面也采取個性化服務。例如:每個學生只能查詢自己的成績,不能查詢別人的成績;學生在選課的預選階段對自己本專業(yè)的課程有優(yōu)先選擇權;學生在公選課的優(yōu)先權根據(jù)其所在年級的高低而定,高年級學生優(yōu)先。教師擁有個人權限查詢自己的課堂教學質(zhì)量評估得分等。

本校是一所僑校,實現(xiàn)為“僑”服務的理念是學校的宗旨。由于境外學生占的比重很大,在教務管理制度上就充分考慮了這一特點。例如:在按標準學分選課,并可按學分績點超選,實行“彈性修讀”方面,就考慮了境外生入學前的教育背景不一致,允許學生個性化發(fā)展,成績好的學生可提前修完學分,成績差的學生可以延長修讀年限。另外在“大平臺選專業(yè)”上也實行境內(nèi)外學生分別排隊“打擂臺”,這樣既照顧了境外學生的特殊性,又不影響境內(nèi)學生的公平性。

系統(tǒng)從一開始設計時就重視為學生服務好的基本理念,方便本校學生回到境外的家中進行查詢教學計劃、選課、查詢成績等操作。校院系教務員也可以協(xié)助上網(wǎng)選課有困難的學生選課。

六、管理效益和社會效益明顯增強

網(wǎng)上綜合教務管理系統(tǒng)管理功能全面,覆蓋了校、院、系三級教務管理的工作流程,也將相關信息公開透明地面向教師和學生,使教務管理員、教師、學生三者形成良好的互動,全面提升了管理效益。大大提高了教務管理人員的工作效率,在學生人數(shù)成倍增多的情況下,教務管理人員的數(shù)量保持穩(wěn)定,為學校節(jié)省了大量的人力資源。

據(jù)2007年海外一家著名校園網(wǎng)流量統(tǒng)計分析機構公布,暨南大學校內(nèi)域名訪問比例:教務處網(wǎng)站域名訪問率為29%,排第一。由此可見教務系統(tǒng)的開發(fā)是成功的,實用性強,系統(tǒng)運行情況也很好。

從2004年至2007年,平均年用戶數(shù)為2.1萬人數(shù),平均年點擊數(shù)為190萬次。在選課期間,系統(tǒng)能夠滿足3000-5000人同時在線選課,系統(tǒng)速度快、效率高,沒有出現(xiàn)網(wǎng)絡阻滯現(xiàn)象。

系統(tǒng)充分體現(xiàn)了信息公開、透明、高效、公正的服務宗旨,在“大平臺”選專業(yè)子系統(tǒng)中采用了學生根據(jù)自己的成績選專業(yè),按平均學分績點在線“打擂臺”的方式,受到廣大師生和教務管理員的歡迎。

七、結束語

系統(tǒng)上線以來,取得了不錯的效果,但是管理軟件本身的特點就是在不斷的使用過程中成熟和完善。我們下一階段的任務首先是不斷優(yōu)化和改進現(xiàn)有系統(tǒng),完善和拓展現(xiàn)有系統(tǒng)。為了更好地為教學管理工作提供服務,在今后的工作中需要在以下兩個方面做好工作:

1.建立短訊平臺。充分利用移動通訊技術,結合無線互聯(lián)技術及通訊渠道,以及龐大的移動用戶群優(yōu)勢,拓展教育受眾,體現(xiàn)移動教育的隨時隨地、個性化的特點及功能,提供專業(yè)化、科學化、娛教于樂的服務。在當前的形勢下,移動電話的普及為教務管理的服務工作提供了更加廣闊的平臺,通過教務信息與移動通訊技術的結合,可以更加有效地為廣大師生提供教務管理相關的信息。

2.與網(wǎng)絡教學平臺集成。網(wǎng)絡教學平臺為廣大師生提供了一個生動的教學平臺,通過網(wǎng)絡教學平臺與教務系統(tǒng)的結合,為師生提供一個學習、討論等的教與學的互動環(huán)境,實現(xiàn)機構數(shù)字化資源和教學內(nèi)容的平臺框架,以便測評并提高學員學習效果、提高教師工作效率、實現(xiàn)基于課堂、網(wǎng)絡輔助的教與學活動。?筅

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