王　君　朱志峰　胡延菊　吳紹榮

【摘 要】 隨著三峽大學仁和醫(yī)院(以下簡稱“我院”)支付方式的不斷增加,收入審核難度增大,如何準確、全面、及時地了解收入的上繳情況,方便核對賬目,已成為亟待解決的問題。我院財務人員經(jīng)過不斷摸索,利用Excel強大的數(shù)據(jù)管理功能,采用建立模板、自動匯總、公式判斷等辦法,建立了一整套工作流程,有效提高了財務收入審核的力度。

【關(guān)鍵詞】 收入; 監(jiān)審; Excel

一、Excel強化醫(yī)院財務收入的思路

醫(yī)院財務收入審核(以下簡稱審核)是醫(yī)院財務會計管理的重要組成部分,直接影響醫(yī)院財務會計管理的質(zhì)量。醫(yī)院一般建立了收入查詢系統(tǒng),其主要職能是對各種收入比如門診、住院、體檢等分別進行各種查詢,分類進行統(tǒng)計。審核不僅要對各種收入進行統(tǒng)計,更主要的是要在確保收入資金及時回籠的情況下對各收費員工作的準確性進行審核。傳統(tǒng)的審核一般只確保票款相符即可,審核完成沒有記錄,這在支付方式單一時是可行的。目前醫(yī)院收入的支付方式較以前有很大的不同,項目、品種繁多,主要有現(xiàn)金、社會醫(yī)療保險、特殊行業(yè)醫(yī)療保險、各類商業(yè)保險、各類金融機構(gòu)結(jié)算卡。同時,醫(yī)院為了簡化兄弟醫(yī)院單位送診的病人、大型廠礦企業(yè)職工就醫(yī)時的結(jié)算程序,一般采用掛往來賬的形式進行結(jié)算。因此當支付方式變得復雜,票據(jù)數(shù)目、種類、人次繁多時,出錯或者各種支付方式互串直接影響到收費員工作的質(zhì)量,核對查找困難會給月末銀行對賬、醫(yī)保對賬以及對往來單位(有時需要核對每筆明細)結(jié)賬帶來很大的工作量,工作效率極低。為此我院綜合現(xiàn)階段審核特點,利用Excel強大的數(shù)據(jù)管理功能進行審核管理,對各種支付方式分類匯總,完整記錄審核的整個過程,取得了良好的效果。

二、具體操作步驟

(一)建立Excel模板體系

醫(yī)院每筆收入均需通過收費員窗口進入收費系統(tǒng),醫(yī)院通常會設門診、住院兩種服務區(qū)域。門診、住院收入內(nèi)容及收費結(jié)算方法各有不同,為此我院根椐其結(jié)算特點建立了兩種Excel模板體系。

1.建立門診收入審核日報表模板。門診收入審核報表模板分日報表(圖1)和周報表(圖2)

圖1模板的建立通過Excel內(nèi)的公式來實現(xiàn)。其主要可分為四部分:(1)掛賬合計=SUM(H21:V21),H21:V21為統(tǒng)籌醫(yī)療、博愛醫(yī)院等醫(yī)保支付協(xié)作醫(yī)院、單位;(2)應交款合計=E19+F19-G19;(3)實交款合計=SUM(Z19:AE19);(4)誤差=+W19-Y19。通過設立誤差欄(W-Y)來檢驗其正確性。

周報表與日報表在同一個模板中,數(shù)據(jù)主要由日報表中Excel內(nèi)的公式匯總形成,如收入合計為+AH8+AJ8+AL8;統(tǒng)籌醫(yī)療為+H61;博愛醫(yī)院為+N4。周報表中重點要設置判斷差別欄來檢驗其正確性。判斷差別欄由應繳款+AI14+AI15+AI16+AP14

+AP1、實繳款+AN8+AH9-AP9-AS9-AI10-AM10-AP10-AS10

-AI11-AM11-AP11-AS11-AI12-AM12-AP12-AS12形成判斷,差別+AS13-AT12為零時保存?zhèn)洳?審核完成。

2.建立住院收入審核報表模板。住院收入審核報表模板與門診收入審核一樣,分日報表(圖3)和周報表(圖4)。住院收費通常采用預收款形式。醫(yī)保病人的醫(yī)保費用支出為結(jié)算金額與實結(jié)金額之差。建立日報表模板時分設應繳費J、應繳款R、實繳款T以及誤差S四區(qū)域。

J=+E5-F5+G5-H5(結(jié)算金額E、退費金額F、預收款G、退預收款H);R=+J5+K5-L5;T=SUM(U5:Z5)。在建立模板時考慮到結(jié)算金額與實際結(jié)算金額I形成醫(yī)保費用,醫(yī)保M=+E5-I5,通過設立誤差欄來檢驗其正確性S=+R5-T5。

周報表(圖4)住院周報表與門診周報表相同。

(二)數(shù)據(jù)的錄入工作

門診收入的錄入依據(jù)每位收費員當日填寫的收費報告單收入數(shù)據(jù),利用收入查詢系統(tǒng)進行查詢,此項工作必須細致、準確。它的準確性直接影響到Excel審核工作的質(zhì)量。將各位收費員收費報表一一錄入圖1所列項目中,利用誤差欄檢驗其正確性。數(shù)據(jù)錄完后自動累加至周報表形成圖2。以其差別判斷來檢驗;住院收入的錄入較門診收入復雜,不能單純以收費員的報告單錄入,要對結(jié)算金額等圖3所列項目進行明細錄入,如圖5。其他與門診收入錄入同理。數(shù)據(jù)錄入工作完成并保存后誤差為零,審核結(jié)束。

三、運用Excel進行審核解決的問題

(一)查詢對賬功能。如當月發(fā)現(xiàn)POS卡對賬有誤時,打開當天的記錄便清楚地顯示出明細,對賬一目了然,如圖6。有效糾正了原來對賬時漫無目的、全面審核工作量大而不能突出重點的弊端。

(二)審核更直觀,極大地提高了工作效率

由于設有誤差來判別正確且審核過程存檔,能準確把握每天的收費情況,審核更直觀,若有差錯及時更改。促使收費員上繳收入日清日結(jié),實時動態(tài)地反映收入變化狀態(tài),勿需等到周報表或旬報表出來后才能了解欠費、差錯等情況,極大地提高了工作效率。

目前醫(yī)院收入查詢是一項系統(tǒng)工程,財務收入審核如何與收入查詢系統(tǒng)連接是下一步需探究的問題。●

【主要參考文獻】

[1] 王成春,蕭雅云.Excel2002 函數(shù)應用秘笈[M].北京:中國鐵道出版社,2002.1.

[2] 實燕,劉丹.Excel實用財務系統(tǒng)設計[M].北京:電子工業(yè)出版社,2007.