劉　波

企業(yè)對有關(guān)財(cái)產(chǎn)物資、貨幣資金、有價(jià)證券的收付,債權(quán)債務(wù)的發(fā)生和結(jié)算,資產(chǎn)的增減和費(fèi)用的支付等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),規(guī)定必須有兩名或兩名以上工作人員分工負(fù)責(zé)處理,以起到相互制約作用,這就是內(nèi)部控制制度。建立企業(yè)內(nèi)部控制制度,就是在企業(yè)內(nèi)部的職責(zé)分工、責(zé)任制度、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度和財(cái)產(chǎn)物資管理制度等有關(guān)企業(yè)管理制度中,都應(yīng)具體體現(xiàn)內(nèi)部控制的要求。強(qiáng)化企業(yè)的內(nèi)部控制已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)管理的重要手段。

一、建立企業(yè)內(nèi)部控制制度的必要性

企業(yè)內(nèi)部控制制度作為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)自我調(diào)節(jié)、自我約束的內(nèi)在機(jī)制,在企業(yè)管理系統(tǒng)中具有舉足輕重的作用,對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成敗的影響至關(guān)重要。企業(yè)內(nèi)部控制制度劃分為內(nèi)部管理控制制度與內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度兩類。內(nèi)部管理控制制度是指那些對會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)記錄和會(huì)計(jì)報(bào)表的可靠性沒有直接影響的內(nèi)部控制。例如,企業(yè)單位內(nèi)部的質(zhì)量管理、人事管理、安全管理等,就屬于內(nèi)部管理控制。內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度是指那些對會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)記錄和會(huì)計(jì)報(bào)表的可靠性有直接影響的內(nèi)部控制。例如,由經(jīng)管現(xiàn)金和簽發(fā)支票以外的第三人編制每個(gè)月的銀行存款調(diào)節(jié)表,就是一種內(nèi)部會(huì)計(jì)控制,通過這種控制,可提高現(xiàn)金交易的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)記錄和會(huì)計(jì)報(bào)表的可靠性。企業(yè)單位通過建立健全內(nèi)部控制制度,可以有效保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn),保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)的安全、完整與有效運(yùn)用,提高經(jīng)濟(jì)核算(包括會(huì)計(jì)核算、統(tǒng)計(jì)核算和業(yè)務(wù)核算)的正確性與可靠性,推動(dòng)企業(yè)各項(xiàng)方針、政策的貫徹執(zhí)行,評價(jià)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益,提高企業(yè)經(jīng)營管理水平。尤其是隨著企業(yè)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)電算化的普及,計(jì)算機(jī)電算化軟件密碼缺乏牽制性,常用的密碼設(shè)置方法已不適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的管理和發(fā)展,造成計(jì)算機(jī)信息失控、數(shù)據(jù)被破壞情況日趨嚴(yán)重,而相關(guān)人員又責(zé)任不明、相互推卸。財(cái)務(wù)管理電算化應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部控制,提高會(huì)計(jì)信息的保密程度,避免信息泄漏及對實(shí)體信息的破壞。內(nèi)部控制貫穿于企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)的各個(gè)方面,只要企業(yè)存在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和經(jīng)營管理,就需要建立相應(yīng)的內(nèi)部控制制度,加強(qiáng)內(nèi)部控制。

二、建立和評價(jià)企業(yè)內(nèi)部控制制度的基本原則

(一)互相牽制原則

企業(yè)每項(xiàng)完整的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng),必須經(jīng)過具有相互制約關(guān)系的兩個(gè)或兩個(gè)以上的控制環(huán)節(jié)方能完成。橫向上,至少由彼此獨(dú)立的兩個(gè)部門或人員辦理,以使一個(gè)部門或人員的工作受另一個(gè)部門或人員的監(jiān)督;縱向上,至少經(jīng)過互不隸屬的兩個(gè)或兩個(gè)以上的崗位或環(huán)節(jié),使上級監(jiān)督下級,下級牽制上級。

(二)職責(zé)分離原則

按照企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的性質(zhì)和功能,將其經(jīng)營管理活動(dòng)合理劃分為若干個(gè)具體工作崗位,賦予相應(yīng)的職責(zé)權(quán)限,對授權(quán)、執(zhí)行、記錄、保管、核對等不相容職務(wù)要相互分離控制,起到事前能預(yù)防,事中或事后能及時(shí)發(fā)現(xiàn)漏洞的作用。

(三)協(xié)調(diào)配合原則

協(xié)調(diào)配合原則是互相牽制原則的深化和補(bǔ)充。在強(qiáng)調(diào)互相牽制原則的基礎(chǔ)上,必須做到既相互牽制又相互協(xié)調(diào),要避免只管牽制而不顧辦事效率的機(jī)械做法,各部門或人員必須相互配合,各崗位和環(huán)節(jié)都應(yīng)協(xié)調(diào)同步,各項(xiàng)業(yè)務(wù)程序和辦理手續(xù)要緊密銜接,以保證經(jīng)營管理活動(dòng)的有效性和連續(xù)性,使內(nèi)部控制制度起到既防錯(cuò)防弊,又在保證質(zhì)量、提高效率的前提下促進(jìn)經(jīng)營管理效果的作用。

(四)成本效益原則

在企業(yè)內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)上,必須遵循成本效益原則。要在認(rèn)真總結(jié)、科學(xué)分析的基礎(chǔ)上,以高效、實(shí)用為出發(fā)點(diǎn),合理設(shè)置內(nèi)控層次和內(nèi)控流程。要使實(shí)行內(nèi)部控制的成本低于由此產(chǎn)生的收益,力爭以最小的控制成本取得最大的經(jīng)濟(jì)效益。

(五)時(shí)效性原則

在企業(yè)內(nèi)部控制制度建立并取得一定成效后,不能認(rèn)為就可以萬事大吉了。企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)涉及的內(nèi)容不是永久不變的,一些新的問題會(huì)不斷出現(xiàn),企業(yè)需要根據(jù)情況的變化,對相應(yīng)的內(nèi)部控制制度作出及時(shí)修正或建立新的內(nèi)部控制制度。

三、企業(yè)內(nèi)部控制制度的主要內(nèi)容

企業(yè)應(yīng)從本行業(yè)、本單位工作實(shí)際出發(fā),建立健全和強(qiáng)化自身合理的內(nèi)部控制制度,作出書面文字規(guī)定。這樣,不僅有利于企業(yè)有關(guān)人員了解處理日常經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的政策和方法程序,也有利于企業(yè)內(nèi)部控制制度的連續(xù)性。

(一)明確處理各種經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職責(zé)分工,制定業(yè)務(wù)工作流程

企業(yè)建立健全和強(qiáng)化內(nèi)部控制制度的核心問題是合理的職責(zé)分工。按照職責(zé)分離原則劃分各個(gè)人的工作,特別是一些不相容職務(wù)要實(shí)行嚴(yán)格分離。明確每個(gè)崗位的職責(zé),使每一個(gè)人的工作能自動(dòng)地相互檢查另一個(gè)人或更多人的工作,從而達(dá)到相互牽制的目的。為每一個(gè)崗位設(shè)計(jì)工作流程,將管理過程標(biāo)準(zhǔn)化,明確規(guī)定每個(gè)人應(yīng)該做什么、如何做、何時(shí)做以及正確進(jìn)行工作的結(jié)果等。一般情況下,處理每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的全過程,或者全過程的某幾個(gè)重要環(huán)節(jié),規(guī)定要由彼此獨(dú)立的兩個(gè)或兩個(gè)以上部門、兩名或兩名以上工作人員分工負(fù)責(zé),起到相互控制的作用。例如在采購業(yè)務(wù)中支出采購貨款時(shí),規(guī)定要由采購經(jīng)辦人填寫貨款支付申請單,物資供應(yīng)計(jì)劃員或供應(yīng)負(fù)責(zé)人審查貨款支付申請數(shù)額、內(nèi)容及收款單位是否與合同和計(jì)劃一致,會(huì)計(jì)員審核貨款支付申請單內(nèi)容并核對采購預(yù)算后編制付款憑證,最后由出納員憑手續(xù)完備的付款憑證辦理貨款支付,整個(gè)貨款支付過程前后須經(jīng)四人分工負(fù)責(zé)處理。

(二)嚴(yán)格資產(chǎn)保管與記錄的分工負(fù)責(zé)制

規(guī)定管錢、管物、管賬人員的相互制約關(guān)系,旨在保護(hù)資產(chǎn)的安全完整。建立現(xiàn)金收付復(fù)核制,物資收發(fā)復(fù)秤制、復(fù)點(diǎn)制等防錯(cuò)防弊的內(nèi)部控制制度。嚴(yán)格規(guī)定出納員不得兼管稽核、會(huì)計(jì)檔案保管和收入、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作;銀行票據(jù)的簽發(fā)印鑒,必須有兩人分別掌管;向銀行提取較大數(shù)額現(xiàn)金時(shí),必須由兩人以上,對領(lǐng)款、點(diǎn)驗(yàn)入庫的全過程共同負(fù)責(zé);倉庫材料明細(xì)賬要設(shè)專人稽核或另設(shè)記賬員記賬;管錢、管物、管賬人員離開工作崗位或調(diào)動(dòng)工作時(shí),要辦理必要的交接手續(xù)或正式移交清單。

(三)保證會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)記錄完整性和正確性的規(guī)定

對各種自制原始憑證,在格式、份數(shù)、編號、傳遞程序、各聯(lián)的用途、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和經(jīng)辦人簽章、明細(xì)數(shù)同合計(jì)數(shù)及大小寫數(shù)字一致等方面作出明細(xì)規(guī)定;制定對各種賬簿記錄要求賬證一致或保持一定統(tǒng)馭關(guān)系的規(guī)定;建立會(huì)計(jì)核算中規(guī)定的雙線核對、余額明細(xì)核對、各種報(bào)表相關(guān)數(shù)字核對的內(nèi)部稽核制度等。

(四)建立財(cái)產(chǎn)清查盤點(diǎn)制度

為了保證財(cái)產(chǎn)物資的安全和完整,物資保管員對每項(xiàng)物資進(jìn)行收付后,除要實(shí)行永續(xù)盤存辦法核對庫存賬實(shí)外,還要規(guī)定財(cái)產(chǎn)物資的局部清查和全面清查制度,以保證賬卡物相符或及時(shí)處理發(fā)生的差錯(cuò)。對現(xiàn)金出納員規(guī)定每日下班前要結(jié)賬清點(diǎn)庫存現(xiàn)金,遇有差錯(cuò)要及時(shí)報(bào)告,會(huì)計(jì)主管人員還要經(jīng)常檢查出納員工作,定期或不定期檢查庫存現(xiàn)金及金庫管理情況。

(五)加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制制度

1.記賬憑證的制作和審核。計(jì)算機(jī)代替手工填制記賬憑證比手工制作的憑證更規(guī)范、效率更高,但是難以給查賬和審計(jì)工作提供可靠的依據(jù)。應(yīng)先由計(jì)算機(jī)填制輸出記賬憑證,然后由有關(guān)經(jīng)辦人確認(rèn)后簽名或蓋章,無簽名或蓋章的視作無效憑證,不得進(jìn)行賬務(wù)處理。為了對原始憑證與記賬憑證中的差錯(cuò)進(jìn)行校正,可直接由主辦會(huì)計(jì)根據(jù)審核無誤的原始憑證操作計(jì)算機(jī)制作記賬憑證,并將數(shù)據(jù)存入一個(gè)臨時(shí)數(shù)據(jù)庫中,以便調(diào)出修改。同時(shí)對輸出的記賬憑證確認(rèn)后簽名或蓋章,然后交稽核員稽核。對于審核無誤的記賬憑證,稽核員交出納進(jìn)行收、付款,并操作計(jì)算機(jī)將主辦會(huì)計(jì)存入臨時(shí)數(shù)據(jù)庫中的憑證數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入正式數(shù)據(jù)庫中,以便進(jìn)行賬務(wù)處理。

2.電算化人員配置與分工。會(huì)計(jì)電算化可以大大提高會(huì)計(jì)工作效率和會(huì)計(jì)工作的水平,但是不能以此代替原手工會(huì)計(jì)處理中已建立起來的內(nèi)部控制制度和管理制度,應(yīng)加強(qiáng)對電算化系統(tǒng)的管理。要明確系統(tǒng)管理人員、維護(hù)人員不得兼任出納、會(huì)計(jì)工作,任何人不得利用工具軟件直接操作數(shù)據(jù)庫。程序設(shè)計(jì)人員應(yīng)對數(shù)據(jù)庫采用加密技術(shù)進(jìn)行處理,嚴(yán)格按會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要求配置人員,健全數(shù)據(jù)輸入、修改、審核的內(nèi)部控制制度,保障系統(tǒng)設(shè)計(jì)的處理流程不走樣、不變形。

3.系統(tǒng)操作權(quán)限的控制。設(shè)多級安全保密措施,系統(tǒng)密鑰的源代碼和目的代碼應(yīng)置于嚴(yán)格保密之下,從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理方面對數(shù)據(jù)信息提供保護(hù),通過用戶密碼口令的檢查,識(shí)別操作者的權(quán)限;防止用戶利用合法查詢推出該用戶不應(yīng)了解的數(shù)據(jù)。系統(tǒng)操作權(quán)限的分配,應(yīng)由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一專管,達(dá)到相互控制的目的,明確各自的責(zé)任。

建立和完善內(nèi)部控制是企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)下必然而且必需的選擇,在我國現(xiàn)實(shí)國情下,內(nèi)部控制的建設(shè)不是短期內(nèi)就能完成的,也不是單靠企業(yè)的自身的努力就可以達(dá)到的,因此,需要政府、企業(yè)、社會(huì)個(gè)方面共同努力,進(jìn)一步完善公司治理結(jié)構(gòu),促進(jìn)我國社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的健康發(fā)展。

(作者單位:河南省地質(zhì)礦產(chǎn)勘查開發(fā)局第三地質(zhì)調(diào)查隊(duì))