尚 兢

[摘要]保證會計資料的合法、完整是當(dāng)前 工作的一件大事,也是財務(wù)管理工作者的基本職責(zé)。當(dāng)前,隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展,市場經(jīng)濟改革的不斷深化,會計信息的質(zhì)量受到社會各界的廣泛關(guān)注。作為會計核算方式的重大革新,會計電算化已占到國民經(jīng)濟核算比重的一大部分,保證會計電算化工作的順利健康發(fā)展,是確保電算化會計信息合法、完整的基礎(chǔ),也為推動企業(yè)向更高一級的企業(yè)管理信息化打下良好的基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞]會計 電算化 管理分析

一、我國會計電算化發(fā)展歷程

1.嘗試階段(1979年至1983年)

1979年財政部撥款用于長春第一汽車制造廠的電算化試點工作為起點,我國正式步入會計電算化的歷程。1981年8月, 人民大學(xué)與長春一汽召開了專題 會,會上正式提出了會計電算化這一概念。這個階段主要特點為少數(shù)單位開展的單項業(yè)務(wù)電算化,最常見的是工資和固定資產(chǎn)核算的電算化,處于對電算化的試驗探索期,隨著應(yīng)用的逐步開展,人們逐漸認識到了電算化的重要性。

2.自發(fā)發(fā)展階段(1983年至1987年)

經(jīng)過前一段時期的探索,很多單位取得了較好的效果,在相關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)下,我國掀起了學(xué)習(xí)和使用 機的熱潮。計算機在國民經(jīng)濟各部門、各領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用,會計電算化的開展有了客觀上的基礎(chǔ)。推動了電算化在各行各業(yè)的應(yīng)用。主管部門領(lǐng)導(dǎo)認識到了會計電算化的意義,組織本系統(tǒng)內(nèi)部技術(shù)力量,進行財務(wù)軟件的自行開發(fā)工作,許多單位也采取委托高等院校、科研單位開發(fā)的方式,開發(fā)出許多適合本單位的會計軟件。會計電算化軟件的開發(fā)出現(xiàn)了喜人的局面。但這段時間也存在一些問題:如脫賬率很低,一些單位在采用電算化運行一段時間后,效果不理想,又回到手工狀態(tài);有些單位長期不能脫賬,增加了會計工作人員負擔(dān)。

3.商品化階段(1987年至1996年)

隨著經(jīng)濟的不斷發(fā)展,市場經(jīng)濟的不斷擴大,出現(xiàn)了一些專門從事會計軟件開發(fā)與銷售和服務(wù)的公司。如最早通過財政部評審的先鋒公司,以及后來的用友,金蝶、萬能、安易等軟件公司,其中用友公司從一開始就確立了面向普通財務(wù)人員提供實用、先進的技術(shù),開發(fā)的軟件具有較強的適用性和可靠性,近十年來一直位于應(yīng)用軟件公司的首位。

4.管理型會計軟件發(fā)展階段(1996年至今)

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展以及人們對經(jīng)濟管理要求的提高,以記賬、算賬、報賬為主要內(nèi)容的財務(wù)會計軟件難以滿足管理上的需求,各單位需要加強會計在管理中的作用,對事前預(yù)測、決策,事中規(guī)劃、控制,事后核算和分析的“管理型”會計軟件需求增加,以適應(yīng)市場經(jīng)濟下管理的要求。

二、我國會計電算化管理中存在的問題

電算化的實施,是電算化在財務(wù)工作中應(yīng)用的第一步,對以后電算化的逐步推廣,確立電算化在財務(wù)工作中的中心地位,建立電算化環(huán)境下的內(nèi)部牽制,防止用計算機竊取財務(wù)機密,進行經(jīng)濟犯罪等,具有重要的意義。

對于購買商品化軟件的企業(yè),電算化的實施由軟件公司負責(zé),由于軟件公司在這方面有豐富的經(jīng)驗,所以出現(xiàn)的問題較少,即使出現(xiàn),軟件公司也會解決。自行開發(fā)財務(wù)軟件,要求對軟件的開發(fā)進行有效的組織和管理,并進行適當(dāng)?shù)姆止?當(dāng)前自行開發(fā)軟件存在的主要問題如下。

1.認為實施會計電算化的過程就是編程序的過程

這一錯誤認識會導(dǎo)致將會計電算化看得過于簡單,忽視了會計電算化的分析、決算和規(guī)劃等工作,往往造成一些不該上的項目上馬,去實現(xiàn)與企業(yè)現(xiàn)有條件不相符的項目;同時,由于忽視了事前的規(guī)劃、分析和決策等工作,往往使得建立的電算化會計信息系統(tǒng)滿足不了使用單位的要求,不能投入使用,或者暫時滿足了使用單位的要求,但由于可維護性差,單位內(nèi)外部的條件一旦變化,系統(tǒng)的使用不得不終止,這不僅造成了巨大的浪費,還影響了會計電算化的聲譽。這種認識在實際中表現(xiàn)為:開發(fā)軟件時急于進入編程階段,開發(fā)出來的軟件可理解性,可維護性差,文檔資料嚴重缺乏。

2.人員分工不合理

正如同要保證 信息的質(zhì)量,就必須對會計人員進行合理的職位設(shè)置一樣,軟件開發(fā)也要求對開發(fā)人員進行合理的職責(zé)設(shè)計,而由于財務(wù)主管人員常常沒有開發(fā)過電算化的軟件,對這一點不了解,使得程序的設(shè)計,從機構(gòu)設(shè)置上就不能保證生產(chǎn)出合格的軟件。

三、對策分析

1.計算機開發(fā)與財務(wù)人員的分離

在計算機開發(fā)過程中,計算機專業(yè)人員要和財務(wù)人員進行溝通和交流,但要分工明確,不能身兼二職,否則不利于檢查與核對資產(chǎn)實物和賬面記錄

2.計算機人員之間職能分離

由于系統(tǒng)開發(fā)人員包括系統(tǒng)分析、操作、測試和管理人員,他們都是可以直接接觸到系統(tǒng)的人員。因此內(nèi)部控制制度還應(yīng)確保這些人員間的平衡。由于會計電算化是一項系統(tǒng)工程,具有系統(tǒng)的特點,即有自身的生命周期,根據(jù)生命周期理論,可將電算化的開發(fā)分為系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)實施。

(1)系統(tǒng)分析

系統(tǒng)分析包括可行性分析。如有可能,再進行進一步分析,經(jīng)過多方論證后才可以進行設(shè)計,如果未進行可行性分析就設(shè)計,假若系統(tǒng)不成功,或改造成本過大,將造成極大浪費。

(2)系統(tǒng)設(shè)計

系統(tǒng)設(shè)計一定要在系統(tǒng)分析人員與財務(wù)及相關(guān)部門充分溝通的基礎(chǔ)上才可以進行開發(fā),并在每一個環(huán)節(jié)都能與用戶及時聯(lián)系,保證設(shè)計過程的順利實施,及時解決設(shè)計過程中遇到的問題。系統(tǒng)設(shè)計還包括系統(tǒng)的測試,其中包括對系統(tǒng)正確性、可靠性、安全性、實用性、可維護性、靈活性、可移植性等方面進行測試。對新程序進行測試,要由審計人員,財務(wù)人員和計算機測試人員分別進行,得出測試結(jié)果。因為他們的測試側(cè)重點是不一樣的。

(3)系統(tǒng)實施

就是將電算化軟件具體運用到財務(wù)工作中,并替代手工操作。包括輸入控制、處理控制、輸出控制和日常維護。

①輸入控制。計算機使系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)量大,有效的輸入控制可以使錯誤的數(shù)據(jù)輸入比較容易地發(fā)現(xiàn),并及時糾正。

②處理控制。處理多為程序控制,一般由程序設(shè)計和數(shù)據(jù)庫流程設(shè)計來保證〕

③輸出控制。包括對輸出結(jié)果的正確性進行檢查,防止泄密:對輸出的及時性和傳遞的準確性進行檢查。

④日常維護。包括數(shù)據(jù)備份制度,電源,打印,磁盤管理等等。

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