姜 波

摘要:鐵路供電段現(xiàn)場物資管理開始向低庫存、低成本,高效率的方向發(fā)展。文章在論述現(xiàn)場物資管理的現(xiàn)狀、存在問題分析的基礎上,提出了基于信息技術手段、通過建立現(xiàn)場物資管理信息共享平臺的方式來提高其管理水平和信息化程度。

關鍵詞:鐵路供電段;現(xiàn)場物資管理;信息技術;電子商務

中圖分類號:F273文獻標識碼:A文章編號:1009-2374(2009)20-0014-02

鐵路供電段現(xiàn)場物資管理,主要是對設備、備品備件、專用工具、材料以及供應商的采購及儲存管理。在物資采購中,必須要和市場發(fā)生業(yè)務關系,所以建立合適的企業(yè)外部網(wǎng),建立完整的供應商清單及評價體系是非常重要的,這樣就方便了物資采購時供應商的合適選取。在現(xiàn)在網(wǎng)絡技術已經很成熟的條件下,建立企業(yè)內外網(wǎng),開展網(wǎng)上交易也是物資采購的主要發(fā)展方向。網(wǎng)上交易可以使信息的流通更加暢通,企業(yè)可以通過因特網(wǎng)了解各個供應商,尤其是在網(wǎng)絡法律法規(guī)健全、企業(yè)評價體系透明的條件下,開展電子商務更加有利于提高物資采購及管理效率。

一、基于電子商務的物資采購管理

所謂電子商務是利用計算機技術、網(wǎng)絡技術和遠程通信技術,實現(xiàn)整個商務(買賣)過程中的電子化、數(shù)字化和網(wǎng)絡化。人們不再是面對面的、看著實實在在的貨物、靠紙介質單據(jù)(包括現(xiàn)金)進行買賣交易。而是通過網(wǎng)絡,通過網(wǎng)上琳瑯滿目的商品信息、完善的物流配送系統(tǒng)和方便安全的資金結算系統(tǒng)進行交易(買賣)。

進行網(wǎng)上交易的主要條件之一便是企業(yè)的內部管理系統(tǒng)應該與因特網(wǎng)之間有個信息交換的接口,企業(yè)發(fā)布招標信息,獲取市場信息,通過這個接口應該有流暢的信息流。因而,企業(yè)建立自己的網(wǎng)站是非常重要的,通過建立自己的門戶網(wǎng)站,一方面、企業(yè)可以通過自己的網(wǎng)站來更好的宣傳自己的企業(yè),從而可以提高企業(yè)的知名度;另一方面,企業(yè)可以在其網(wǎng)站發(fā)布招投標信息,如果做成B/S(瀏覽器/服務器)結構的招標系統(tǒng),那么就可以在網(wǎng)上進行招標,既省時又省力,并且能大大的縮短企業(yè)購買設備或者材料的周期。方便現(xiàn)場高效率的物資管理。

二、鐵路供電段設備管理分析

1.鐵路設備管理系統(tǒng)是現(xiàn)場物資管理的一個重要的管理子系統(tǒng),它實現(xiàn)現(xiàn)場物資對設備的管理的功能,主要包括設備清冊的制定,設備需求計劃制定,設備采購計劃制定,設備招標,設備合同管理,設備監(jiān)造,設備運輸,設備到貨檢驗,設備驗收入庫,設備出庫,設備安裝等的管理。其中的業(yè)務流程比如“審核”、“審批”等主要通過OA實現(xiàn),各個部分的臺賬管理主要是通過設備管理主程序界面進行全面管理。軟件采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)對各過程數(shù)據(jù)的存儲,系統(tǒng)各個部分實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的全面共享,大大減輕了用戶的工作量,提高了現(xiàn)場物資的設備管理效率。

2.設備清冊制定主要是根據(jù)鐵路設計施工單位制定的工程項目劃分,根據(jù)實際情況初步制定的可能需要購買的設備清單。設備清冊管理的主要根據(jù)是以前掌握的或者根據(jù)實際的項目計劃階段制定的設備費用、質量要求等來確定的設備的列表,這個設備清冊需要有一定的易修改的特性,因為設備的一些信息是根據(jù)市場的供需狀態(tài)以及科技的進步來確定的。清冊制定的主要目的是為了避免以后重復錄入設備信息,減少管理工作量。

3.設備需求計劃制定,根據(jù)現(xiàn)場施工進度的需要,實時的提出設備需求計劃,主要由各個電力施工單位提出,然后經過施工方項目經理審批,施工方項目經理批準后把設備需求計劃送交到業(yè)主工程部審批,業(yè)主審批通過然后提交給管理物資設備采購的物資部門,物資管理部門或者組織人員進行設備采購計劃的編制。

4.物資采購部門對各個施工單位的設備需求計劃做匯總,然后編制根據(jù)物資需求計劃信息再編制物資采購計劃,物資采購計劃編制完后,經過部門經理審核,然后送交管理物資的副總經理審批,如果物資價格比較小,此刻就可進行招標購買了,如果設備的價格比較高,則可能需要總經理進行審批,審批通過后,即可組織招標。

5.設備招標可以通過在網(wǎng)站發(fā)布關于招標信息,并且通過以往交易過的供應商列表以及評價信息,現(xiàn)場也可以根據(jù)自己的情況構建自己的招標管理管理系統(tǒng)。通過發(fā)布招標信息,收集盡量多的市場設備供應商信息,然后組織招標。

6.設備招標完畢后,合同會簽一般也是比較復雜的,如果各個部門一個一個的去進行手工簽字,那么一個合同的會簽過程往往是很漫長的,工作效率極低。如果合同的管理也借助網(wǎng)絡的話,合同會簽則可并行進行,即通過網(wǎng)絡辦公軟件OA實現(xiàn)合同的同步會簽,效率就會大大提高,周期也會大大的縮短。并且各個部門都可以即時看到合同的執(zhí)行狀態(tài)。設備采購合同管理主要是針對合同信息和合同中包括的設備信息管理,比如設備的到貨日期,合同付款日期等,以及合同執(zhí)行過程中的一些統(tǒng)計分析。一般情況下,合同的簽訂都比較明確,包括了設備的最早、最晚到貨日期,也包括了設備監(jiān)造、運輸?shù)鹊南嚓P事宜?，F(xiàn)場物資設備采購合同的管理,是現(xiàn)場物資管理中主要的一部分,設備的監(jiān)造、運輸、到貨驗收等都是圍繞合同展開的,合同也是財務付款的主要依據(jù)。所以在鐵路供電段現(xiàn)場物資管理中,設備合同的采購管理非常重要。如果建立合適的合同管理系統(tǒng),那么工作效率不僅會大大提高,而且可以節(jié)省很多人力成本。

7.設備到貨后,一般情況是先進行簡單的檢驗,如果檢驗合格,則可放入臨時的倉庫進行管理,當時機成熟,則組織相關的人員進行設備驗收,設備驗收主要是檢查設備的質量問題,以及是否符合合同簽訂的要求。設備驗收入庫后,當施工方需要使用或安裝此設備時,即可進行設備的出庫登記。主要登記領用部門、使用位置,以便以后設備運行時的維護等工作。

三、材料管理分析

鐵路供電段現(xiàn)場物資材料管理,主要包括材料需求計劃編制及管理、采購計劃編制及管理、采購合同管理,材料驗收入庫、出庫的管理以及針對材料供應商的管理。

1.材料的需求計劃編制,主要是根據(jù)現(xiàn)場施工單位的物資需求,根據(jù)施工進度對材料的需求計劃編制,編制完的材料需求計劃,經過施工單位項目經理審批、業(yè)主方審批,形成正式的需求計劃。正式的需求計劃即可提交給物資采購的相關部門進行物資采購計劃的編制,需求計劃的信息管理要實現(xiàn)需求計劃在各部們審批的流轉,以及一段時間內需求計劃的統(tǒng)計、查詢等功能。

2.材料的采購計劃管理,是根據(jù)材料的需求計劃編制的,主要是統(tǒng)計出幾個施工單位所需求的材料總量,然后根據(jù)施工方要求材料抵達的時間、材料市場信息、供應商信息等來進行編制。材料采購計劃編制完畢后,也要經過物資部門主管的審批、主管副總經理的審批,有的比較大宗的材料采購有時候也需要經過公司主要管理者的審批。審批及修改完畢后,形成正式的材料采購計劃。

3.當材料采購計劃編制完畢后,下一步就是組織人員進行招標或者直接進行合同的簽訂。簽訂材料購買合同的主要依據(jù)是材料的采購計劃。材料合同管理主要包括合同基本信息維護、合同變更、合同索賠、合同撤銷、合同歸檔等功能。

4.材料的驗收是指當材料運輸?shù)截浐?合同甲方根據(jù)實際到貨情況對材料的驗收,材料驗收入庫后,材料正式移交到甲方。材料的出庫管理主要是對施工單位領用材料進行管理,對領用的物資進行登記,并且能夠統(tǒng)計出各個施工單位材料使用的具體情況、以及各個時間段的材料使用情況。

四、結語

本文對鐵路供電段物資管理系統(tǒng)設計進行了分析,對設備管理系統(tǒng)、材料管理系統(tǒng)以及供應商的管理進行了分析,對提高設備物資管理效率具有重要意義。

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作者簡介:姜波(1970-),男,湖北黃陂人,鄭州鐵路局鄭州供電段電力主管副主任,助理工程師,研究方向:鐵路電力設備維護和電力工程管理、施工。