■武漢市硚口區(qū)崇仁第二小學(xué) 陶俊

改革行政例會促進(jìn)學(xué)校管理高效

■武漢市硚口區(qū)崇仁第二小學(xué) 陶俊

行政例會是學(xué)校管理的一種方式，傳統(tǒng)上一般是校長書記說，與會干部聽；工作促進(jìn)上，布置的多，議論的少。長期以來形成“會而不議，議而不決，決而不行，行而無效”的現(xiàn)象。干部主動性創(chuàng)造性沒有得到較好的發(fā)揮，會議效率不高。為了提高行政會的效能，武漢市硚口區(qū)崇仁第二小學(xué)把行政例會變成團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)的方式，運(yùn)用學(xué)習(xí)型組織理論和ISO9000國際管理理論，制定行政例會的規(guī)范和程序，讓行政干部實(shí)現(xiàn)從“聽會”向“議會”轉(zhuǎn)變，促進(jìn)學(xué)校管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化，提高管理效能。

一、更新觀念——牢固樹立團(tuán)隊(duì)精神和溝通意識

改革行政例會，首先要認(rèn)識行政例會在學(xué)校管理中所起的作用。作為一種管理方式，行政例會主要目的在于溝通信息、整合工作；價值引領(lǐng)、激勵士氣；研究問題、科學(xué)決策。

要改革行政例會，還必須更新傳統(tǒng)“聽會”觀念，倡導(dǎo)新的會議理念引領(lǐng)行政會健康、有效地發(fā)展。在行政會上，我校倡導(dǎo)“一個目標(biāo)、一條心、一股勁、一家人”的四個“一”的團(tuán)隊(duì)精神。行政例會通過深度匯談樹立團(tuán)隊(duì)意識，讓大家集思廣益出謀劃策，統(tǒng)一思想、統(tǒng)一行動，解決問題。為了充分發(fā)揮行政會“溝通信息、整合工作”的功能，我校倡導(dǎo)“溝通無限”的理念，通過溝通增進(jìn)了解、增進(jìn)感情，提高管理的效能。我校要求每個參會成員放棄“心理防衛(wèi)”，捕捉他人發(fā)言中的“亮點(diǎn)”，充分表達(dá)自己的“創(chuàng)點(diǎn)”，然后由主持人組織大家討論，尋找“亮點(diǎn)”和“創(chuàng)點(diǎn)”的“焦點(diǎn)”，生成共同的智慧，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)的1+1＞2的效應(yīng)。

二、創(chuàng)新方法——積極深度匯談提高管理水平

為了提高行政會效能，學(xué)校研制了行政會的流程，如圖所示：

現(xiàn)僅從三個方面談?wù)劸唧w的操作方法。

1.會前備會

我校優(yōu)化了行政會的程序，要求參加會議的每個人都要“備會”，變多人說為中心發(fā)言人一人說，變以前校長一人說為干部眾人說，集中智慧，減少無用信息，提高交流的效率。具體做法是：

開會前每位行政干部將本周行政工作小結(jié)包括聽課情況反饋、部門工作情況、表揚(yáng)的人和事、學(xué)習(xí)與工作的感悟、下周的工作安排、對學(xué)校工作的建議詳細(xì)寫出來，交給中心發(fā)言人。

中心發(fā)言人與行政副校長對上交的工作小結(jié)進(jìn)行梳理、歸納、提煉，對各種信息進(jìn)行篩選，告知大家有價值的工作，讓豐富的資源在團(tuán)隊(duì)流動。中心發(fā)言人分別從具有全局性、績效性、影響性的亮點(diǎn)工作、教科研工作、合作性工作、其他工作、困難與不足等方面進(jìn)行總結(jié)，凝聚學(xué)校的主流價值觀。

2.深度匯談

深度匯談主要是根據(jù)各部門工作檢查中反映的普遍問題及學(xué)?，F(xiàn)階段的重大問題，確定主題進(jìn)行交流。行政會上為了促進(jìn)干部間的深度匯談，校長對各層級充分授權(quán)，明確責(zé)任與權(quán)力，讓行政例會站在學(xué)校角度，集中各部門的智慧來研究學(xué)校的大事，要求每個干部要胸懷全局高位思考（就是要站在自己上級的高度思考工作）、放眼未來長遠(yuǎn)思考（就是每一個部門圍繞學(xué)校整體改革五年發(fā)展規(guī)劃制訂部門五年發(fā)展規(guī)劃，系統(tǒng)思考本部門的工作）、立足崗位本位思考（要求學(xué)校各部門干部思考本部門的功能、職責(zé)，以及本崗位與其他部門、崗位的聯(lián)系）、設(shè)身處地低位思考（要求每個干部要站在一線教師的角度，在教師“最近承受區(qū)”內(nèi)安排工作），用這樣思考的方式來提升系統(tǒng)思考的能力。中心發(fā)言人概述完學(xué)校的工作，由校長主持問題的研究，每個人圍繞主題把看到、聽到、想到的都說出來，進(jìn)行歸因分析并提出解決問題的建議和意見。深度匯談過程中，每個人可以與發(fā)言人對話，對問題進(jìn)行詢問，會談氣氛和諧民主。校長在深度匯談中是一位引領(lǐng)者，通過多種方式“循循善誘”引導(dǎo)干部吐露心聲，放棄“自我防衛(wèi)”，改變心智模式，實(shí)現(xiàn)自我超越。

3.形成決議

校長對各部門的意見進(jìn)行歸納梳理，形成決議。我校倡導(dǎo)“決策前議論紛紛，決策后萬眾一心”，大家無條件服從會議決定。行政會形成決議大體上包括以下三個方面的內(nèi)容：一是明確周工作重點(diǎn)與要求，學(xué)校工作圍繞重點(diǎn)來運(yùn)行；二是明確重大活動（項(xiàng)目）的負(fù)責(zé)人，誰主抓，誰協(xié)助，分工明確，合作共進(jìn)；三是協(xié)調(diào)沖突，明確階段工作的輕重緩急，重要緊急的事先辦。行政副校長根據(jù)行政會決議制定學(xué)校周工作安排，交校長審閱調(diào)整后印發(fā)到學(xué)校各部門、各年組。各部門根據(jù)學(xué)校周工作安排擬定本部門周安排和個人周安排，從而統(tǒng)一思想統(tǒng)一行動，使學(xué)校工作“一盤棋”。

三、初顯成效——實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理的三大轉(zhuǎn)變

通過行政例會改革，學(xué)校管理實(shí)現(xiàn)了三大轉(zhuǎn)變：一是實(shí)現(xiàn)了從領(lǐng)導(dǎo)告訴型管理到干部研究型管理的轉(zhuǎn)變；二是實(shí)現(xiàn)干部從“聽會”向“議會”轉(zhuǎn)變；三是實(shí)現(xiàn)了部門工作從條塊分割向有機(jī)整合的轉(zhuǎn)變。這三大轉(zhuǎn)變，提高了干部參會的積極性、主動性和工作的創(chuàng)造性。干部工作的計(jì)劃性、條理性更強(qiáng)了，工作的熱情更高了，主動合作的意識更強(qiáng)了，學(xué)校管理工作的效能大大提高了。

通過行政例會改革，還增進(jìn)了干部之間的了解與理解，促進(jìn)了彼此“走近”與“走進(jìn)”，促進(jìn)了和諧，促進(jìn)了欣賞，促進(jìn)了主動，促進(jìn)了創(chuàng)新。

責(zé)任編輯 王愛民